改进你工作方法

改进你工作方法 序言 优秀员工，三个条件。第一是能干，第二是肯干，第三是会干。 能干，指的是工作能力。比如：技术好，业务精。 肯干，指的是劳动态度。如果不想干活，能力再强也做不出多少成绩。 会干，指是的工作方法、工作技巧。正确的工作方法，可以事半功倍；错误的工作方法，不仅会影响个人工作，还会给所在团队，甚至周边团队带来不利影响。 目录 有效沟通 控制情绪 有效会议 管理时间 提高思维与表达能力 汇报、反馈与知会 职业化修炼 学习与求助 分析设计技巧 其他 提高沟通效果——沟通的途径 问题： 邮件沟通太多，电话沟通太少，当面沟通更少。 建议： （*）优先选择当面沟通，其次电话（或短信）沟通，最后是邮件沟通； （*）电话沟通，邮件确认。 提高沟通效果——邮件讨论的“度” 问题： （*）邮件沟通来往次数太多 （*）你说这，我说那，讨论的基础不一致 （*）效率低（和说话相比，打字多慢啊） 建议： （*）若邮件讨论往返超过5次，就算过度了，应改为电话或当面讨论形式； （*）电话沟通，邮件确认。 提高沟通效果——远程沟通的“利器” 问题： （*）iVAS跨深圳、南京两地，沟通不便 建议： （*）电话沟通，邮件确认 （*）多方会议+共享桌面 （*）耳麦 提高沟通效果——联系不上某人怎么办？ 问题： （*）邮件不回，电话不接，怎么办？ 建议： （*）给邮件加上回执 （*）电话不通时发短信 提高沟通效果——说服他人 问题： （*）说服不了别人 （*）反而得罪了别人 （*）反而被别人说服了 建议： （*）态度很重要，不要居高临下，不要强硬 （*）时间、场合也很重要 （*）说服的具体内容也很重要（非本文重点） （*）妥协 控制情绪——争论的“度” 问题： （*）过度争议使人激动，难以理性思考 （*）互相说服不了，达不成结论 （*）争论过于激烈，措辞不当，伤感情 建议： （*）对事不对人，不进行人身攻击 （*）降低音调 （*）等对方讲完了再发言 （*）换位思考，考虑对方意见的优点、已方意见的不足之处 （*）画对比表格，比较两种意见的优缺点 （*）提交上级裁决，尊重上级裁决（执行但保留个人意见） 控制情绪——批评的技巧 问题： （*）语气过重，用词伤人，导致对方抵触 （*）当众批评，令对方难堪 （*）只有批评，没有辅导，令对方不知道如何改进 （*）一味批语，不给对方辩驳的机会 建议： （*）批事不批人 （*）等自己的情绪冷静下来之后再去批评 （*）私下批评 （*）批评要具体，并给出改进建议 控制情绪——尊重、理解、善待他人/其他部门 Why? （*）部门之间的配合，需要理解与支持 （*）人与人之间的协作，需要理解与尊重 （*）尊重他人，才会赢得他人的尊重 （*）习惯善待他人的人，往往都有平和的心境 How? （*）不使用带有攻击性、侮辱性的词汇，比如：BT （*）谦让，低调 （*）以德服人 （*）多了解，再理解 控制情绪——换位思考 换位思考： （*）同事——同事 （*）上级——下级 （*）部门——部门 （*）新员工——老员工 （*）下游——下游 （*）我们——客户、用户、合作方 作用： （*）使你的分析、设计更周全 （*）使你更容易理解他人，减少误解和冲突 提高会议效率——会前 问题： （*）会议通知太突然 （*）参会人过多 （*）议程、材料未事先了解 （*）待解决的问题未事先分析，导致决策型会议无法形成决策 建议： （*）提前发会议通知（会议级别越高，越要提前） （*）安排部分人员分段参会 （*）议程提前知会，材料提前发放 （*）问题提前分析，会议上只做决策 提高会议效率——会中 问题： （*）跑题 （*）议而不决 （*）参会人心不在焉 （*）会议时间不够用，或者用不完 建议： （*）会议开始时，组织者应介绍新成员、会议背景、会议目的 （*）会议组织者加强会议控制，使内容不发散，进度不拖沓 （*）围绕会议目的来开会，努力达成结论 （*）引导心不在焉者多发言，抑制发言过多者 （*）会议结束前，请记录员回顾会议结论和遗留问题 提高会议效率——会后 问题： （*）无会议纪要，或者纪要不及时，或者纪要内容有错漏 （*）会议结论未执行 （*）遗留问题未跟踪 建议： （*）及时输出经过审核的会议纪要 （*）跟踪遗留问题 时间管理 问题： （*）缺少计划 （*）健忘 （*）并发任务多时手忙脚乱 建议： （*）制订计划（长期计划、中期计划、短期计划、每日计划……） （*）调整并刷新计划 （*）使用提醒工具（notes提醒，手机闹钟，桌面记事簿……） （*）区分多任务的紧急、重要级别 （*）象分时操作系统一样，让自己可以同时处理多个任务 提高你的思维能力 问题： （*）归纳提炼能力弱，越想越乱，越想越糊涂 （*）发散思维能力弱，缺少创新，思维很局限 （*）抓不住要点，走不出误区 例1：以汤易面 例2：王老板损失了多少钱？ 建议： （*）知识和经验很重要，多经历，多积累 （*）方法论也很重要，多看书 提高你的表达能力 问题： （*）听不见 （*）听不清     （*）听不懂（看不懂） （*）记不住 建议： （*）合适的音量 （*）抑扬顿挫 + 标准的普通话 （*）用对方的语言来描述，深入浅出 （*）条理，简明，重点突出 描述一个人（演练） 描述名人 应描述其最突出的特点：职业，头衔，做过的事，作品，．．． 介绍男(女)朋友 应描述： 　硬性指标：年龄，高矮胖瘦，学历，职业 　软性指标：外貌，气质，性格，爱好 　其他指标：财力(男)，家庭，对婚姻的态度，优缺点 描述一件事情, 一件实物 描述一项业务或者产品 例1：彩铃是一个什么样的电信业务？ 　特征：被叫定制、主叫享用、振铃时听到 　闪光点：彰显个性（被叫），表达爱意（向特定主叫） 　费用：最终用户须支付月租费、内容费 　价值链：运营商，设备商，内容商，用户 例2：简介彩铃产品 　领域：GSM, CDMA, WCDMA, PSTN, PHS 　外延：overlay the network, under Admin, SP and Eng User 　内含：接入(AIP+UI)，管理(Web/SMS/WAP/IVR Portal) 　优势：功能强，容量大，响应快，全球领先 描述一项需求 首先，介绍需求背景 　who：哪个客户提出的需求 　when：何时提出此需求，要求何时完成该需求 　which：要求由哪个系统提供（功能分解，与其他系统分工界面） 　where：要求在什么地方（局点）使用该需求 其次，描述需求本身 　定义：。。。。 　要求： 汇报、反馈、知会 建议： （*）及时汇报，主动汇报 （*）汇报重要的事情，过于琐碎、影响较小的事情可以不汇报 （*）及时反馈，形成闭环 （*）知会合适的人、合适的部门，信息共享 职业化——接打电话 接电话： （*）用词礼貌 （*）语气温和 （*）确认对方身份，防止泄密 打电话： （*）自报家门 （*）确认对方身份，防止打错 （*）确认自已身份，让对方放心 （*）用词礼貌，语气温和 职业化——例行与例外的关系 概念： （*）例行工作：计划中的、流程化的、熟悉的工作 （*）例外工作：突发的、份外的、不熟悉的工作 关系： （*）完全计划，完全没有例外是不可能的 （*）过多的例外工作，使人身心疲劳，工作效率低下 （*）理想的比例：80%例行，20%例外 （*）当例外工作过多时，要推动相关部门改进工作，使例外工作例行化 职业化——积极主动 主动性： （*）主动学习，积极思考 （*）主动承担有挑战性的工作 （*）主动发现工作中的不足，并设法改进 （*）主动帮助他人 （*）主动为团队出谋划策 （*）…… 积极主动的人把握机会，消极被动的人失去机会。 职业化——持续改进 （*）改进无极限，持续改进 （*）主动改进 （*）有追求完美的意识 （*）细节决定成败 （*）对缺陷敏感，善于发现问题 （*）对优点敏感，关于学习别人的长处 （*）不仅改进自己，也推动他人进步 （*）…… 学习 （*）学习的目的——学以致用，提高终生就业能力 （*）学习的方向——开发技能，业务知识，组网知识，成熟产品的经验，操作系统，数据库，双机，硬件，R&D/MKT/GTS协作关系，带管理，工作方法，等等 （*）学习的方法—— 自学 主动学习 挤出时间学习 遇到一点学习一片 在工作中学习，在实践中体会 求助 （*）求助过少，低效 （*）求助过多，……？ （*）求助要及时，尤其是时间紧迫时 （*）维护一份专家名单，以找到最合适的专家 （*）info-server上有许多跨产品的资料，通过它可以了解其他产品 （*）系统部人员见多识广，即使他们不懂，也可以告诉你该找谁 （*） 设计技巧 （*）方案是讨论出来的 （*）谋定而后“写” （*）站在巨人的肩膀上（成熟产品，老专家，……） （*）review时，请外部专家了吗？ 其他 （*）改进工作三步曲：发现问题，提出改进建议，执行 （*）以发现问题为始，以改进执行为终 （*）解决问题（乃至预防问题）才是关键 （*）培养“私人感情”，提高沟通效果 （*）私人感情与坚持原则并不矛盾 （*）当主管、专家犯错误时，不要盲从，应坚持原则