吉宁博士说：时间管理——找出浪费员工个人时间的罪魁祸首

在过去，主管们都很担心员工使用企业的办公电话打不是很有必要的私人电话。他们也算计着有多少铅笔是用于私人用途。在食品自动贩卖机出现之前，他们也担心员工在饮水机旁花费的闲聊时间。现在，主管们担心员工在私人邮件和网络搜索方面耗费的工作时间。研究表明，平均每人每天在私人邮件和私人上网方面要耗费一个或半个小时。到底是一个还是半个小时，这并不重要。但这就是浪费时间，而将这个时间乘以员工数，这个数字就变得十分庞大。你能想象一个拥有1万名员工的组织每天浪费1万个小时工作时间的情形吗?但是事实是，这种情况很常见。

组织中的每个人，从高层到低层，都会浪费时间。我们不可能百分之百地利用我们的时间。没人能在每天480分钟的工作时间里一直工作。一定的社交时间是很重要的，虽然这不能直接提高生产率。由于个人原因所浪费的时间大多是因为缺乏纪律。但是组织的纪律并不是那么严明，也没有严厉的惩罚措施。纪律意味着秩序和行动自由之间的平衡。纪律定义了什么是可以接受的行为，其目的在于不断改善人们的行为。它创造了一种言而有信的氛围和精神，并绝不允许有任何借口。

组织金字塔顶层和各个部门主管传达的指令既可以提升也有可能降低绩效。很多情况下，这些要求会产生许多无关紧要的工作，对提高绩效毫无帮助。通常，当某位领导者或企业家制定出一个新项目用来把组织“推向另一个阶段”，这种情况就会发生。很不幸的是，仅仅关注诸如授权、改造组织、参与管理等一时流行的问题并不能保证真正的成功。

各管理层要求的日常报告会耗费员工很多时间。这些报告里有很多都鲜少有人阅读，一般情况下最后都会归入档案。作为经理人，你的上级很有可能要求你作出一些贡献，你就有机会要么取消这些报告，要么对它们进行重新安排，让它们不再像以往那样耗费员工的精力。这可能需要一些说服技巧，但如果不解决，你的部门就会浪费时间。

吉宁博士第一次担任管理职位时，手下有14名工程师。他发现，对每个项目进行月度报告会耗费很多时间。和他一样的管理人员共有8名，他们都向同一个主管汇报，整个部门有大约150名工程师、设计师和绘图员。他们8名管理人员还要向其他大约30名主管提供高科技工程服务。可要知道，在那个时候装有微软文字处理系统的个人电脑还是天方夜谭，所以他们所有的报告都是用打字机打出来的。他的主管也要和其他15名主管向同一位工程主管汇报，于是他找到他的主管，建议说他们应该每月对那些有一定价值的项目作正式报告。这将减少85％花费在完成报告上的时间。但他却回答说这不可能。于是吉宁在月度会议上又多次提出这个建议，最终他答应可以试试。

于是，我们每个月对那些价值低于一定数额的项目不再作正式报告。那30位主管并没有什么反应。8个月后，工程主管找到我的主管问为什么还没收到部门月度报告。我的主管非常有礼貌地告诉他，我们在8个月前就不做了。那个工程主管当时虽然有些不高兴，但在那之后我们就再也没为小项目作过报告了。这么多年来，我们到底花费了多少时间和精力来撰写那些根本没人读或完全没有意义的报告呢?

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