5个步骤帮你更好地管理文件

原创 2015年01月05日 13:24:39

是否在老板催你催得火急火燎的时候,怎么都找不着文件?或是在一大堆文件里,你急着用的那份突然就不知道躲到哪里去了?用Zoho Docs,上传、存储与管理文档变得前所未有的简单。

5个步骤帮你管理文件:

1. 命名很关键:创建不通用的文件夹名称

简明的命名方便你搜寻文件,创建文件夹则方便你将文件分组。将文件夹命名为年份-主题-备注是最周全的。仔细想想你会如何搜索你的文件,然后创建一个目录列表。混乱与通用的文件名会让你搜索起来特别费劲。尽量命名为:发票-六月-2014,7月14销售,主页设计图,ZoholicsPPT ,之类的,方便你快速定位。

  1. 做好分类工作:移动你的文档

在你创建好目录以后,下一个任务就是将文件分类到对应的文件夹里。你的文件可能在系统里,在线的,离线的,分散的到处都是。在检查文件的时候,哪些文件可以拖进回收站也是一个重要的决定。将文件移动到云端,你可以直接上传文件,或者从你硬盘和本地文件里移出来都行。

  1. 设置关键词:添加标签

每个文件都被分配有属性,如:作者,最后更改日期,大小等等。在文件属性选项就可以看到。给文件分配标签可以在属性上添加额外的值。跟其它的属性相比,标签向来是最有用的。在标签里设置方便你搜寻的关键字或短语。你还可以将多重文档命名为同一个标签,只要你方便即可。

4.层级管理:创建嵌入式文件夹

更深入地细分你的文件,你可以创建嵌入式文件夹来存储文件。多层级分类可以方便你精准的找到你想要的文件。当然,太多的层级反而会变成累赘。分层的话最多分两到三层就可以了。

  1. 简单定位:标记为收藏夹

总有一些文件你访问的次数要比其他文件频繁的多。可能是你的销售日报,考勤表,或是市场文件。最简单的定位方法就是把这些文件拖入收藏夹。下次访问直接从收藏夹里进就可以了。不只是文件,你可以把整个文件夹都拖入收藏夹。

这五个步骤帮你更好地管理你的文件。试试Zoho Docs,体验零杂乱的文件管理。


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