项目管理工具到底应该为谁服务?

原创 2015年11月18日 12:38:58




项目管理工具到底应该为谁服务?

为管理者,还是为了团队;为了管理报表,还是为了协作需求,这些是在项目管理工具选择或开发时需要面对和思考的一个问题。

传统项目管理工具在团队内部臭名昭著

项目管理工具当初都是为了项目团队开发的,协助项目团队管理项目:目标和进度,主要服务主体是项目团队,但是当管理者知道了有这么一个工具,于是就提出了很多管理性需求,这样就慢慢让传统的项目管理工具越来越庞大,越来越复杂,使用越来越困难,困难的让团队失去了项目管理工具的主动权。你会经常看到厚厚的帮助项目管理工具帮助文档,一系列的项目管理工具培训,这些都让传统项目管理工具在团队内部臭名昭著。

两张皮和成本浪费

现在,再来具体看看传统项目管理工具:基本上都是从管理的角度出发,也就是有管理需求,就添加一个操作要求;有报表需求就添加一个字段;有管理期望,添加一个新的功能。围绕管理,让团队配合,无形之中,团队就增加了很多为了满足管理需求的工作,如:填写工作日志,估算进度,精确填写工时,填写风险,上传里程碑报告等等。

这样就容易造成如下两个问题:

1. 两张皮,实际状况和管理看到的报表不匹配

a) 更新不够及时,实际情况无法及时反馈到系统中

b) 应付性操作,仅仅为了在“数据”上满足管理需求

2. 成本浪费,团队投入了大量的工作在满足管理需求上,而不是业务目标上

a) 由于不能直接给团队带来直接收益,团队被动执行,耗精气神

b) 管理需求就像多变的天气,变来变去,系统为了满足,就不断打补丁,推出新的操作要求

值得高兴的是,伴随着敏捷方法的出现,现在的很多工具已经意识到了这一点,再次回到项目管理工具的原点,回归当初的驱动力,从团队自身出发,打造团队自己的工作平台。同时,这些工具也能兼顾管理需求。这样就让项目管理工具或团队协作平台真正发挥作用,有效提升组织的协作效能。

这类的工具有两个基本要求:

1. 团队协作

首先,是要透明,有透明才有真正的协作。每位成员每天的工作对相关干系人都可视化;遇到的问题、实际进度要及时团队共享共担;相关完成标准可视化、易理解、易执行。

其次,给团队协作提供相关团队决策支持。

最后,就是要简单、方便。从团队自身的角度设计具体操作,减少团队的学习和使用成本;要不负面影响团队的正常工作,能正面提升团队的工作效率。

leangoo

2. 满足管理需求

管理需求确实要满足,但是前提是不能通过改变或增加团队的工作来满足的,可以在不改变团队自身的工作,利用信息化工具自动收集,并进行大数据分析,从而获得。这里举两个例子:

1) 风险管理,风险管理不是靠在系统中识别和记录几条风险就能解决的,真正的风险已经隐藏在日常工作日志中,如:

◦ 某个Task已经在Doing状态停留了很长时间(进度风险)

◦ 某些Backlog的优先级已经被调整了好几次(需求风险)

◦ 每次冲刺评审都没有用户参与,也没有用户反馈(商业风险)

◦ 每次冲刺,记录速率,并重新估算剩余的Backlog(成本风险)

这些实实在在的风险完全可以通过系统日志自动分析得出(建立风险管控模型),无需项目经理或SM再搞个风险管理文档进行控管。

2) 进度管理,进度不是靠项目经理汇报出来的,真正的进度已经隐藏在日常工作日志中了,如:

◦ Backlog、Task的燃尽速度,关注的是剩余工作的进度,而不是完成的进度。因为整个项目的进度取决于还有多少没有完成,而不是已经完成了多少。(剩余工作进度)

◦ 基于里程碑的计划管理粒度已经不能满足当前的管理需求,进度需要每天真实更新,每日站会能满足这个需求,团队协作看板让每个任务的移动直接关联进度(每日进度更新)

◦ 进度不再是需要重新计算,不再是需要被动汇报,不再是复杂看不懂的图表。而是及时、实时和一线保持一致的可视化的简单视图,对管理者开发和推送,也会有能力请管理者走下来,实时了解和指导(进度走动管理)。

Scrum_leangoo“舍得舍得”

这里管理需求的满足谈的比较多,这也是笔者近15年的项目管理工具实践经验,如果不能满足管理需求,相关的项目管理工具或团队协作工具很难得到管理层的支持,也就很难申请到相关资源(如:费用等)。所以项目管理工具必须要满足管理需求,但是方法不能简单粗暴,直接强压,而是应该长效考虑,从团队的角度深入思考。这个和“舍得舍得,有舍才有得”的道理是一样的,只有当我们真正为团队服务时,相关的管理需求也就自然满足了,也只有团队真正使用了项目管理工具,管理需求才能得到真正的满足,否则得到的仅仅是两张皮的假象、劳民伤财的结果。所以选择或开发项目管理工具要“勿忘初心”——不要忘记服务团队!

 

 

作者:Scott ,王庆付

Scrum中文网资深敏捷顾问和教练,CSM,PMP,CMMI,Prince2,TOGAF,TTT

来源:www.leangoo.com

原创文章,转载请注明


版权声明:本文为博主原创文章,未经博主允许不得转载。

项目管理工具到底应该为谁服务?

项目管理工具到底应该为谁服务?为管理者,还是为了团队;为了管理报表,还是为了协作需求,这些是在项目管理工具选择或开发时需要面对和思考的一个问题。传统项目管理工具在团队内部臭名昭著项目管理工具当初都是为...
  • leangoo_cooperation
  • leangoo_cooperation
  • 2015年07月17日 11:53
  • 430

VS2015配置海康威视SDK环境报错“编译提示应输入字符串文本”怎么办

VS2015配置海康威视SDK环境报错“编译提示应输入字符串文本”怎么办? 1>C:\Users\Administrator\Desktop\CH-HCNetSDK(Windows32)V5.2.1...
  • ZuoYueXian
  • ZuoYueXian
  • 2017年02月20日 21:21
  • 1365

谁应该为流氓软件的恶性膨胀负责?

刚刚看到某BBS上的一个帖子(XX社区 → 新软件介绍),有同感,转载之。标  题: 目前流氓软件的流氓程度已经令人发指类似于www.58.com www.byair.com等每天都会从我的maxth...
  • y97523szb
  • y97523szb
  • 2006年05月10日 22:54
  • 757

谁应该为流氓软件的恶性膨胀负责?

                          标  题: 目前流氓软件的流氓程度已经令人发指类似于www.58.com www.byair.com等每天都会从我的maxthon上跳出来,设定了当...
  • fisher_jiang
  • fisher_jiang
  • 2006年08月31日 18:41
  • 1105

应该为在运行时可能编辑的任何文本嵌入字体,具有"使用设备字体"设置的文本除外。

今天在cs5里重用一个cs4写的flash时候发现xml载入的字不显示了。报出 “应该为在运行时可能编辑的任何文本嵌入字体,具有"使用设备字体"设置的文本除外。”改了一下字体和xml也没好,后来搜到一...
  • yukon12345
  • yukon12345
  • 2011年11月26日 18:28
  • 7030

该为谁卖命?

         我进不了MicroSoft Corporation,也进不了IBM,Just have not enough power to communicate in English 。可能技...
  • ITuring
  • ITuring
  • 2007年01月10日 19:04
  • 752

“应该为在运行时可能编辑的任何文本嵌入字体,具有”使用设备字体”设置的文本除外。使用”文本” > “字体嵌入”命令嵌入字体。”

选定文本框,属性-字符-消除锯齿,把可读性消除锯齿改成使用设备字体。   要么 嵌入 字体 要么使用 设备默认字体 要么 Ctrl + B  , Ctrl+ B 打散 文本框可以用这三种处...
  • wuyixy1
  • wuyixy1
  • 2012年08月25日 22:00
  • 985

谁愿为你的错误买单

犯错是孩子的天性,小孩生来充满了好奇心,这是这种好奇心驱动着他们学习、成长。在家父母疼爱孩子,犯错了会无条件的原谅你,因为父母的爱从来都是无条件的。 但当你第一次步入学校,进入课堂,进入社会,你会发...
  • u013031185
  • u013031185
  • 2015年11月09日 16:29
  • 701

剑指Offer_面试题06_重建二叉树

输入某二叉树的前序遍历和中序遍历的结果,请重建出该二叉树。假设输入的前序遍历和中序遍历的结果中都不含重复的数字。例如输入前序遍历序列{1,2,4,7,3,5,6,8}和中序遍历序列{4,7,2,1,5...
  • JarvisKao
  • JarvisKao
  • 2017年07月12日 14:44
  • 292

《C/C++工程师综合练习卷》

前言前天拿这个《C/C++工程师综合练习卷》练习了一下,现将错题以及精题分析总结。错题分析与总结2 . 下面的程序可以从1….n中随机等概率的输出m个不重复的数。这里我们假设n远大于m,填充空缺语句。...
  • fly_yr
  • fly_yr
  • 2015年06月13日 11:48
  • 1046
内容举报
返回顶部
收藏助手
不良信息举报
您举报文章:项目管理工具到底应该为谁服务?
举报原因:
原因补充:

(最多只允许输入30个字)