企业项目管理体系及其信息系统研究-1.4 企业项目管理信息化的意义

原创 2006年06月13日 23:58:00

在 2l 世纪,信息技术将更具有战略意义,它可以使网上虚拟项目团队共享群体组件应用技术、多媒体技术以及企业范围的项目管理软件,从而可以对项目进行更协作、更熟练的管理,也更容易实现项目目标和组织目标 [28] 。信息时代的项目管理将极大的改善项目的运作方式,具体表现在以下方面:( 1 )组织间的沟通:在网络时代,每一个项目都可以从会议与协作工具中受益,它能使分散的项目团队成员通过电子形式实时地参与会议。在项目组成员较分散时,项目团队关于商业和技术管理方面的大量文档资料将随时可供查阅,既方便快捷,而且储存费用也不高,解决了项目组经常碰面所带来的不便。在信息时代,项目可以从各种各样的群件应用程序中进行选择,以达到这些要求。( 2 )企业范围的项目管理工具:在信息时代,给市场创造产品或提供服务的项目团队需要提高估算项目开发所需要的资源和时间的能力。传统模式下的项目估算工具往往得出的估计缺乏准确性和可靠性,而以此为基础来分配项目团队成员的估计量,最终将会给项目带来巨大的损失。在信息时代,管理者可以使用以知识为基础的估算工具,这种估算工具以项目管理信息系统结合使用。以知识为基础的估算工具是利用可靠的内部或外部知识,编制一个详细的任务层次计划,包括项目大小、复杂程度、分类、语言和其他属性等的工具。在 21 世纪,只有少数技术专家使用这些工具来管理高科技项目的情况将越来越少,企业中会有越来越多的项目专家使用这些工具。这个趋势要求项目团队清楚地认识这些系统给组织带来的利益,以及购买和维护这些系统的成本 [29]

项目管理信息系统的发展早期的项目管理软件只能在大型计算机上应用,适用于大型项目的管理,且系统功能比较单一,应用范围也有限,随着小型和微型计算机的发展和普及,以小型和微型计算机为基础的项目管理软件得到了广泛的应用,这些软件可以应用于各种商业活动,通常有便于用户操作的图形界面,可以帮助用户安排好活动,制定工作任务,计划时间进度,把握任务之间的关系,管理好资源,控制项目进程。用于控制简单或者中小型项目,使用其实时掌握项目进度的完成情况、实际成本与预算的差异、资源的使用情况等信息 [30]

项目管理信息系统 (PM I S) 与企业管理信息系统 (MI S) 有明显的区别。 MI S 服务于企业的人、财、物、产、供、销等的管理,进行信息的收集、传输、加工、存储、更新和维护、以人事管理、财务管理、设备管理等为目标,支持企业高层决策、中层控制、基层运作的集成化的人机系统。 PMI S 中采用的方法即项目管理的方法, 主要是运用动态控制原理,对项目管理的投资、进度和质量方面的实际值与计划值相比较,找出偏差,分析原因,采取措施,从而达到控制效果。因此, PM I S 主要包括项目投资控制、进度控制、质量控制、合同管理和系统维护等功能模块 [31]

基于项目信息门户 (P I P) 是在对项目实施全过程中项目参与各方产生的信息和知识进行集中式管理的基础上,为项目参与各方在 Internet 平台上提供的一个获取个性项目信息的单一入口,其目的是为项目参与各方提供一个高效率信息沟通和协同工作的环境 [32] 。与传统项目参与方信息的分散保存和管理不同,基于项目信息门户 (P I P) 的项目管理具有以下特点:( 1 )加强了信息的存储与沟通——通过信息进行集中和共享式的存储与管理,提高了信息交流的效率,降低了信息交流的成本,提高了信息交流的稳定性、准确性和及时性。( 2 )提高了信息的可获取性和可重用性——使项目信息的使用者可以不受时间和空间的限制,并改变了信息的传送媒介。( 3 )改变了项目信息的获取方式—— PIP 通过信息的集中表达和有效管理,信息获取者可以根据业务处理和决策工作的需要来获取信息,缓解了“信息过载”现象, 提高信息利用和项目决策的效率 [33]

企业实现项目管理,是指企业按照项目管理的理论和方法管理企业或企业内的一次性任务。在企业内实现一种管理思路有很多种办法,如建立一套规章制度、通过各种体系认证等,最终目的是通过管理体系的运行达到管理目标 [34] 。通过运行管理软件构造企业管理体系是一种切实可行的办法。一个成熟的项目管理系统中贯穿了科学的项目管理理念、积淀了项目管理实践经验,在软件的实施过程中,对规范企业的管理行为、形成项目管理体系能起到事半功倍的作用 [35]

企业的项目管理信息系统应该具备以下特点:

  • 功能和结构应当与企业组织整体机制相适应;
  • 操作流程应当符合项目管理的基本方法和企业项目管理的方法;
  • 易学易用,便于企业各级管理人员使用;
  • 及时综合项目信息,提供实时、准确的项目数据;
  • 为高层决策者提供多计划、多项目的全部信息;
  • 对进度计划、工作完成情况和预测做出更新,做出项目绩效评估报告;
  • 具备开放性,便于和其他系统功能整合,容易升级;
  • 具备优先级管理和预警系统
  • 为工作在不同等级的各种干系人提供不同的功能与等级的信息;
  • 支持在地理上分隔的虚拟团队;
  • 提供历史数据库,收集公司特定信息并对未来进行计划和估算;
  • 减少行政管理的负担;
  • 支持标准的建立和多项目的一致性;
  • 提供书面沟通和项目交换的中央集散地。

根据 Gartner 的调查,到 2006 年,超过 50% 的企业将会采用各种各样的项目管理系统和服务来管理部门之间的合作,合理分配资源,追踪利用率和成本。根据调查,使用项目管理工具的获得的收益如下:投资收益率增加 25% ;生产能力增加 15% ;节省时间 15% ;工作效率增加 20% 。 PMIS 对企业项目管理的实施能起到事半功倍的作用。

信息化建设是一种管理的变革和改造,由于它涉及到企业的方方面面,所以信息化建设的实施是一个企业全员的行为,而不只是单个部门的行为。信息化项目决不仅仅是流程的自动化,它一定是带动着管理模式及业务流程的优化,如果没有业务部门的全力参与甚至是起主导作用的话,根本不会取得成功。抓好组织落实工作。在起步阶段,应选择有能力的项目实施经理及成员,这对系统的初始建设具有重要作用。要加强对成员项目管理方法的学习与深刻理解,加强信息化知识的学习,提高自己对管辖领域信息化建设的分析决策能力。信息化的实施过程是一个艰苦的、反复的过程,只有坚定信念,持之以恒,才能取得结果,否则必然会半途而废 [36]

需要项目管理信息系统来支持和提高企业项目管理体系。项目管理信息系统本身不会提高项目经理的能力,但可以提高效率 [37] 。选择项目管理软件要根据项目类型和项目经理的能力来选择,比如是进行单项目管理、还是企业级的多项目管理。

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