管理电子邮件的五个简单但有效的小窍门

转载 2012年03月29日 10:46:29

 您是否为处理大量邮件、常常手忙脚乱而烦恼呢?您是否在思考如何高效处理邮件、合理安排时间呢?请您看看下面的小窍门。

  现在人人经常收到大量邮件,花费大量时间在处理邮件上。如果你感到为此浪费了太多时间,那么你需要重新考虑如何管理邮件。这里有五个小窍门,帮助你重新管控你的收件箱,这样你可以腾出时间做更多重要(和有意思的)事情。

 您是否为处理大量邮件、常常手忙脚乱而烦恼呢?您是否在思考如何高效处理邮件、合理安排时间呢?请您看看下面的小窍门。

  现在人人经常收到大量邮件,花费大量时间在处理邮件上。如果你感到为此浪费了太多时间,那么你需要重新考虑如何管理邮件。这里有五个小窍门,帮助你重新管控你的收件箱,这样你可以腾出时间做更多重要(和有意思的)事情。


  

1、控制在六句话以内

  没人愿意读冗长的邮件。越来越多的人在手机和平板电脑上查看邮件,因此你需要书写简明。

  邮件尽量简短,不超过六句。这会使你直接切中要点。如果你需要用更多的句子,那么请考虑打电话或面对面会谈来和对方交流想法。

  2、将其放在第二位

  不要成为收件箱的奴隶。如果你是这样的人,这意味着其他人可以决定你的工作效率,这将导致灾难。如果你把收件箱视为工作安排,外界将直接控制你一天如何度过以及工作量大小,使你成为控制的对象。

  这里有一个容易的方法。你不妨这样,不要在早上第一件事就是查看邮件,而是将其排在第二位,在你做完最重要的事情后。

  这小小的一步可以消除对你时间的控制。即使邮件对你非常重要,试一试吧。如果这意味着将查看邮件的时间推迟半小时,照做吧。这段时间足够完成一件重要的任务。

  3、不要总是马上反应

  邮件不是传播紧急事情的最好媒介,电话才是。然而,当你不需要立刻得到答复时,邮件对通信意义重大。

  这就是为什么你应该将不马上回复邮件当作一个习惯。这一想法是你不想使其他人认为邮件是传播紧急事情的有效媒介。如果其他人注意到你常常在十分钟内回复邮件,那么他们会开始认为出现紧急事情可以邮件通知你。

  不! yixieshi

  你要尽量避免这一情况发生。当你大量使用邮件与他人通信时,留出提前量。我常常告诉其他人,他们会在两个工作日内收到我的回复。如果你有紧急事情要联系我,可以打电话或发短信给我。如果不是紧急事件,可以发邮件。

  4、邮件热点

  如果你常常查看邮件,并且一收到邮件就处理它,那么你浪费了大量时间。 实际上,你应该批量处理邮件。将任务批量处理是处理和完成相似事情的一种高效方式。这就是你为什么要将其作为管理邮件的一部分。这里有个简单的小窍门。 一些事

  固定时间点查看邮件,每次花费不超过半小时。

  我乐意将批量处理邮件花费的时间这一概念称为“邮件热点”。这需要你关掉邮件程序,意识到可以在每天的固定时间处理邮件。

  这一指导方针是灵活的,取决于你收到多少邮件。如果你每天收到少于三十封邮件,两天查看一次邮件就够了。对于一个典型的朝九晚五工作日,上午十点(在查看邮件之前你有一个小时时间完成一项任务)和下午三点是合适时间。

  5、一次处理

  一次处理原则指每个事项只能处理一次。对于邮件尤其如此。你是否曾经读了一封邮件,考虑回复,然后搁置,不得不重读邮件来理解其中内容。我们大都有过这样的经历。

  这对于一封邮件是好的。如果你需要处理二十封邮件呢?你会浪费大量时间。当你第一次读时就处理邮件更加有效。别让邮件拖延到以后。立即处理。读取邮件并决定如何处理。如果回复时间少于二十分钟,立即做吧。

  如果你不得不回复,但由于某些原因没有,可以将邮件放入草稿箱。这个文件夹内有所有你开始回复的邮件,但还没有发送出去。当你回去处理邮件时,你知道在哪里找到这些邮件并能快速回复。


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