管理信息系统(MIS)

转载 2005年05月31日 19:24:00

  管理信息系统(MIS,Management Information System),是一个由人、计算机等组成的能进行信息的收集、传送、储存、维护和使用的系统,能够实测企业的各种运行情况,并利用过去的历史数据预测未来,从企业全局的角度出发辅助企业进行决策,利用信息控制企业的行为,帮助企业实现其规划目标。这里给出的定义强调了管理信息系统的功能和性质,也强调了管理信息系统中的计算机对企业管理而言只是一种工具。管理信息系统是信息系统的重要分支之一,经过30多年的发展,已经成为一个具有自身概念、理论、结构、体系和开发方法的覆盖多学科的新学科。
  4.2.1 管理信息系统的主要任务



图4.2.1 管理信息总体结构图

  从概念上,管理信息系统由四个部件构成:信息源、信息处理器、信息用户和信息管理者。它们的联系如图4.2.1所示。 信息源是信息的产生地;信息处理器负担信息的传输、加工、保存等任务;信息用户是信息的使用者,利用信息进行决策;信息管理者负责信息系统的设计、实现和维护。
  管理信息系统一般被看作一个金字塔形的结构,分为从底层的业务处理到运行控制、管理控制、最高层的战略计划。最基层由任务巨大处理繁杂的事务信息和状态信息构成。层次越往上,事务处理的范围越小,针对的也是比较特殊和非结构化的问题。
  一个组织的管理信息系统可分解为四个基本部分:
  1、EDPS部分,主要完成数据的收集、输入,数据库的管理、查询、基本运算、日常报表的输出等。
  2、分析部分,主要在EDPS基础之上,对数据进行深加工,如运用各种管理模型、定量化分析手段、程序化方法、运筹学方法等对组织的生产经营情况进行分析。
  3、决策部分,MIS的决策模型多限于以解决结构化的管理决策问题为主,其决策结果要为高层管理者提供一个最佳的决策方案。
  4、数据库部分,主要完成数据文件的存贮、组织、备份等功能,数据库是管理信息系统的核心部分。
  此外,一个组织的管理信息系统可以根据管理功能的不同划分为纵向的子系统。主要的子系统有:
  1、库存管理子系统,功能包括对库存的控制、库存台账的管理、订货计划的制定和仓库自身管理等。
  2、生产管理子系统,功能包括物料需求计划的制定、生产计划的安排、生产调度和日常生产数据的管理分析等。
  3、人事管理子系统,功能包括人员的档案管理、人员考勤情况管理、人员各种保险基金的管理和人员培训计划的制定等。
  4、财务管理子系统,功能包括财务账目管理、生产经营成本管理、财务状况分析和财务计划的制定等。
  5、 销售管理子系统,功能包括销售计划的制定、销售状况分析、顾客信息的管理和销售合同的管理等。
  6、决策支持子系统,功能包括企业经营战略的制定、企业资源的分配等。 系统功能子系统的划分因企业的生产经营特点的不同而存在差异,上面的六个功能子系统一般企业都具有的,而且上面的每一个子系统可以进行更细层次的划分,这里我们不再作详细的说明。
  4.2.2 管理信息系统的主要任务
  管理信息系统辅助完成企业日常结构化的信息处理任务,一般认为MIS的主要任务有如下几方面:
  1、 对基础数据进行严格的管理,要求计量工具标准化、程序和方法的正确使用,使信息流通渠道顺畅。有一点要明确,“进去的是垃圾,出来的也是垃圾”,必须保证信息的准确性、一致性。
  2、确定信息处理过程的标准化,统一数据和报表的标准格式,以便建立一个集中统一的数据库。
  3、高效低能地完成日常事务处理业务,优化分配各种资源,包括人力、物力、财力等。
  4、充分利用已有的资源,包括现在和历史的数据信息等,运用各种管理模型,对数据进行加工处理,支持管理和决策工作,以便实现组织目标。
  4.2.3 管理信息系统的特点
  管理信息的特点可以从七个方面来概括:
  1、MIS是一个人机结合的辅助管理系统。管理和决策的主体是人,计算机系统只是工具和辅助设备。
  2、主要应用于结构化问题的解决。
  3、主要考虑完成例行的信息处理业务,包括数据输入、存储、加工、输出,生产计划,生产和销售的统计等。
  4、以高速度低成本完成数据的处理业务,追求系统处理问题的效率。
  5、目标是要实现一个相对稳定的、协调的工作环境。因为系统的工作方法、管理模式和处理过程是确定的,所以系统能够稳定协调地工作。
  6、数据信息成为系统运作的驱动力。因为信息处理模型和处理过程的直接对象是数据信息,只有保证完整的数据资料的采集,系统才有运作的前提。
  7、设计系统时,强调科学的、客观的处理方法的应用,并且系统设计要符合实际情况。
  4.2.4 管理信息系统的开发方法
  管理信息系统的开发是一个复杂的系统工程,它涉及到计算机处理技术、系统理论、组织结构、管理功能、管理知识等各方面的问题,至今没有一种统一完备的开发方法。但是,每一种开发方法都要遵循相应的开发策略。任何一种开发策略都要明确以下问题:
  1、系统要解决的问题,如采取何种方式解决组织管理和信息处理方面的问题,对企业提出的新的管理需求该如何满足等。
  2、系统可行性研究,确定系统所要实现的目标。通过对企业状况的初步调研得出现状分析的结果,然后提出可行性方案并进行论证。系统可行性的研究包括目标和方案卸可行性、技术的可行性、经济方面的可行性和社会影响方面的考虑。
  3、系统开发的原则。在系统开发过程中,要遵循领导参与、优化创新、实用高效、处理规范化的原则。
  4、系统开发前的准备工作,作好开发人员的组织准备和企业基础准备工作。
  5、 系统开发方法的选择和开发计划的制定。针对己经确定的开发策略选定相应的开发方法,是结构化系统分析和设计方法,还是选择原型法或面向对象的方法。开发计划的制定是要明确系统开发的工作计划、投资计划、工程进度计划和资源利用计划。
  MIS开发方法主要有:结构化生命周期开发方法、原型法、面向对象的开发方法等。
  1、结构化生命周期开发方法
  目前较为流行的MIS开发方法是结构化生命周期开发方法,其基本思想是:用系统的思想和系统工程的方法,按用户至上的原则,结构化、模块化地自上而下对生命周期进行分析与设计。
  用结构化生命周期开发方法开发一个系统,将整个开发过程划分为五个依次连接的阶段:
  (1)系统规划阶段,主要任务是明确系统开发的请求,并进行初步的调查,通过可行性研究确定下一阶段的实施。系统规划方法有战略目标集转化法(SST,Strategy Set Transformation)、关键成功因素法(CSF,Critical Success Factors)和企业规划法(BSP,Business System Planning)。
  (2)系统分析阶段,主要任务是对组织结构与功能进行分析,理清企业业务流程和数据流程的处理,并且将企业业务流程与数据流程抽象化,通过对功能数据的分析,提出新系统的逻辑方案。
  (3)系统设计阶段,主要任务是确定系统的总体设计方案,划分子系统功能,确定共享数据的组织,然后进行详细设计,如处理模块的设计、数据库系统的设计、输入输出界面的设计和编码的设计等。该阶段的成果为下一阶段的实施提供了编程指导书。
  (4)系统实施阶段,主要任务是讨论确定设计方案、对系统模块进行调试、进行系统运行所需数据的准备、对相关人员进行培训等。
  (5)系统运行阶段,主要任务是进行系统的日常运行管理,评价系统的运行效率,对运行费用和效果进行监理审计,如出现问题则对系统进行修改、调整。
  这五个阶段共同构成了系统开发的生命周期。结构化生命周期开发方法严格区分了开发阶段,非常重视文档工作,对于开发过程中出现的问题可以得到及时的纠正,避免了出现混乱状态。但是,该方法不可避免地出现开发周期过长、系统预算超支的情况,而且在开发过程中用户的需求一旦发生变化,系统将很难作出调整。
  2、原型法 原型法在系统开发过程中也得到不少应用。原型法的基本思想是系统开发人员凭借自己对用户需求的理解,通过强有力的软件环境支持,构造出一个实在的系统原型,然后与用户协商,反复修改原型直至用户满意。 原型法的应用使人们对需求有了渐进的认识,从而使系统开发更有针对性。另外,原型法的应用充分利用了最新的软件工具,使系统开发效率大为提高。
  3、面向对象系统开发方法 面向对象的系统开发方法(OO,Object Oriented),是近年来受到关注的一种系统开发方法。面向对象的系统开发方法的基本思想是将客观世界抽象地看成是若干相互联系的对象,然后根据对象和方法的特性研制出一套软件工具,使之能够映射为计算机软件系统结构模型和进程,从而实现信息系统的开发。
  4.2.5 管理信息系统的经济效益评价
  管理信息系统的效益评价分为直接经济效益评价和间接经济效益评价。
  1、直接经济效益评价 直接经济效益评价是指企业运行MlS之后,使用计算机管理所节约的开支与企业在MIS实施过程中一次性投资(包括软件、硬件投资)的折旧和运行费用相比较的结果。
  2、间接经济效益评价 间接经济效益的评估是指企业在运行MIS之后,在提高管理效率方面和数据集中管理方面,以及在建立网络系统之后数据的共享和数据传递的及时性、准确性方面,可以实现实时、定量的管理方面,提高了企业竞争力而带来的效益的评价。

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