《时间管理》培训笔记

原创 2007年10月15日 21:44:00

本文最初发表于恋花蝶的博客(http://blog.csdn.net/lanphaday)如蒙转载,敬请保留全文完整,和保留本声明。

《时间管理》培训笔记
缘起
上个月的时候,参加了公司组织的《时间管理》培训课程。经过三个小时的学习,收获很大。后来应用到日常的工作中,也产生了较好的效果。工作更容易完成了,工作也更容易受自己控制了。尤为重要的是,自己觉得日子过得更踏实了。
下面和大家分享这次培训的笔记,经过一段时间的实践,这个笔记里也会加入我自己的一些体会、心得,欢迎大家一起探讨怎么样有效地利用时间。
时间管理
其实所谓的时间管理就是:自我管理和事件管理。也可以称为自律与他律。我们初中的时候,刚学英语,整整三年学得单词量也是极小的;后来高中了,单词量明显加大,一课的新词就相当于初中的一个单元的数量;再后来到了大学,单词量就更上一个数量级。为什么会有这样阶梯式地递进?原因是随着我们年纪的增大,自我管理能力增强,能够更长时间地集中注意力,从而能够在更短的时间里接受更多的单词。
从这个事例可以看出,自我管理好的人,他做事的效能就比较高。这里有个新词——效能。做事快叫效率,做事快而对才叫效能。众所周知,并非每一个人都是随着年纪的增长就能记忆更多的英语单词。但主要原因其实并非智力的因素,而是自我管理不严格的结果,也就是自律不严。自我管理达不到要求,就会被事件管理。比如一个差生记不住很多单词,老师可能会罚他在早读上单独地监控他到课室外听他读单词,如果老师能坚持这样监控,一段时间后这个差生的成绩肯定会上升,记忆的单词量也会增加。这就是他律。
从上例可以看出,被他律是很痛苦的。我一直英语不好,初中、高中都曾被老师“他律”,印象至今难忘。我觉得很难说这没有给我留下“少年阴影”。所以我们要尽量避免被他律。
时间管理就是以希望能够以自律替代他律。由我们自我控制事件,能够提高生产力,获得内心平静。这很重要,特别是后者,平静的内心能增进我们的修为。
我的时间管理问题在哪里?
很多人非常忙碌,但很少人能够说清楚自己为什么忙得要死,没有时间。而且这些人你问他们在忙什么,他们很难说得上来,很多时间里他在做什么他根本想不起来。
培训老师提供了一个很好的方法:制作自己的时间日志。把每天起床后到睡前的时间以30分钟为单位,记录在每一时间单位里所做的事情。不管你是在写邮件还是在花时间找你前天写下的备忘便条纸。
结果是吓人的。就我个人而言,我发现工作时间里花在工作上的时间惊人地少。很多时间花在了回复email、看书、看别人的blog、看新闻和与同事交谈中。
通过时间日志,每一个人都可以发现自己在哪里浪费了时间。如果你觉得自己每天都很忙,但睡前回想自己的这一天却感到无限空虚,那敬请建立你的时间日志,找出浪费时间的事件。
事情很多吗?
通过时间日志,我们可以发现其实我们日常工作与生活的事情就那么几样。其实天天都差不多,怎么就搞得自己这么忙碌了呢?
培训老师的建议是把自己常规的工作和生活事件写到一个列表,并标识它们的优先级,再根椐优先级进行排序。
以后我们做事,就依照优先级来做事。优先级高的,先做;优先级低的,后做。比如程序员,上班之后优先级最高的模块先完成,然后再check mail,回复同事的问题等。
其实各项事情之间,也不必完全按照优先级来做的。原因很简单,人的注意力集中时间是有限的,工作一段时间之后,注意力需要及时恢复。那么,如果我们编写一段时间的代码之后,可能就觉得有些劳累,需要休息一下,但这时我们的代码并未完成,那是否应该强打精神写代码呢?答案并非如此,我们可以改为写写文档,或者跟同事交流一下彼此的对工作的设想。
经验有助于时间管理
要有效的工作,我们要吸收和总结经验。经验可能来自他人也可能来自自己。因为前人的经验或者自己做过的事情,都能大大减少我们做事情的时间,并且能够帮助我们更加有效地组织自己的全局工作。
开拓自己的眼界、扩大自己的兴趣都能有效地获得他人的经验。那自己的经验呢?有一段译自孔夫子的话很有意思:
I hear and I forget;
I see and I remember;
I do and I understand.
            -- Confucius
可见要获得自己的经验就只有去做,实践一番。荀子也有过类似的话:不闻不若闻之,闻之不若见之,见之不若知之,知之不若行之。学至于行之而止矣。呵呵,荀子的话,有些让人迷糊了,陆放翁说得简明些:纸上得上终觉浅,绝知此事须恭行。
为什么会没有时间?
这个问题很好回答:
一、没有计划
二、拖延
三、没有拒绝别人
四、不速之客(事)
五、包揽所有事情
解决之道
一、              制定计划,要事第一。既然没有计划是无法有效管理时间的最主要原因,那我们就对症下药,制定完备的计划。我们做应该遵从PDCA原则(Plan, Do, Check, Adjustment),即先做好计划,然后再做事,再检测,再根据问题调整。在计划中也应该列出事情的轻重缓急,又重要又紧急的事情优先,精益生产。根据80/20法则,我们通常只要花费20%的努力就能够完成80%的需求。
二、              针对拖延,也可以充分利用良好的计划来解决问题。因为拖延成性,所以在计划中事事制定deadline。结合时间日志,压缩自己花在其它事件上的时间。确保按计划完成任务。
三、              拒绝其实是一件简单事情。只要Say No就可以解决。但就像林语堂在《吾国与吾民》一书中讲到,中国人一出生就有三大女神伴之左右——面情、命运与恩典。面情就是面子,中国人最看重就是面子。同事来请求自己帮忙,领导要求自己完成一个任务,那是极具面子的事情,所以无法拒绝。其实真实情况并非如此。不仅同事、同学和朋友的请求可以直接拒绝,即便是自己的领导或上级,也是可以直接拒绝的。只要你认为你的工作表已经无法安排他们的事情即可。但如何有效拒绝,是一件很有技巧的事情,单讲这一个主题就能写上几千个字。所以在这里就不写了,大家去“百度一下,你就知道”。在这里只特别提醒一点,如果有朋友在跨国公司工作或者跟外国人有合作,那要注意一下中国人“不说答应就没答应”,而西方人普遍信奉“不说不就算答应”。
四、              对于不速之客(事),我们的方案是能拒绝就拒绝,不能拒绝的,尽快解决。比如几年不见的老同学在工作时间打电话来,不忙的时候可以多唠几句,忙的时候大可以说:现在是工作时间,比较忙,能不能下班后再说,或者我打回给您?如果是直接找上门来的客户(朋友),可以采用站立会客的方式,开门见山地讨论话题,往往能在极短的时间里解决不速之客(事)。
五、              喜欢大包大揽是中小企业主和企业中层干部最常见的毛病。他们要不就怕这些事情属下干不好,要不就怕这些事情给属下干好了会抢自己的位子。其实单凭这一点,他们就干不成啥大事业。战国时期的纵横家韩非子就说过:下君,尽已之能;中君,尽人之力;上君,尽人之智。可见越高明的管理人员,越是能够放权。如果你觉得自己时间太少,那就是该考虑放权的时候了。如果放权又怕属下完成不了任务,那就应该在放权的同时对属下灌能,即培养属下的能力,教导他处理事务的方法。
指导理论
有一个名为戴明期望指数的理论很适合作为我们安排时间的指导方针。简单地说,如果把所有事情按轻重缓急来分那么大抵可以分为:重要而急迫、重要但不急迫、不重要但急迫,不重要且不急迫四类。根据戴明博士的调查,普通人花在这四类事情上的时间比例为:25%~30%、15%、50%~60%和2%~3%。有点古怪吧?我们主要的时间花在了不重要但急迫的事情当中。按我们的思维来说应该是重要而急迫的事情最耗时间啊。其实不是这样的,重要而急迫的事情通常都会被快刀斩乱麻地解决掉,占不了多少时间。相反,我们很多时间花在接电话、与回复同事的email/popo信息、查找资料(文件)等不重要但急迫事情上。针对这一状况,戴明提出了所谓的戴明期望指数,即对上述四类事情,按以下比例分配时间:20%~25%、65%~80%、15%和<1%。也有点古怪吧,为什么重要但不急迫的事情要花费超过三分之二的时间呢?原因是重要但不急迫的随着时间的推移会变化为重要而急迫的事情,把问题消灭在萌芽状态,无疑是最好的。举个例子,比如学习设计模式,就是一件重要但不急迫的事情;如果我们不花时间去学,那如果有一天工作变动,调去一个高度应用设计模式的项目组,那学习设计模式就变成一件重要而紧迫的事情了。这时去做重要而急迫的事,肯定会忙得够呛。
其实这所谓的戴明期望指数没有什么大不了的,我们的老祖宗早就给我们造了两个成语叫“曲突徙薪”和“未雨绸缪”,比这形象多了。
 
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