报表警报

原创 2003年11月16日 10:47:00

目录:
一、关于报表警报
二、使用报表警报
1、创建报表警报
2、编辑报表警报
3、删除报表警报
4、查看报表警报
5、在公式中引用报表警报

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一、关于报表警报
报表警报是在 Crystal Reports 中创建的、当报表数据遇到特定条件时出现的自定义消息。报表警报可以指示用户将采取的操作或有关报表数据的信息。

报表警报是用对指定条件进行计算的公式创建的。如果条件为真,则触发警报并显示出警报消息。消息可以是文本字符串或者是兼有文本和报表字段的公式。

一旦触发报表警报,则直到您刷新报表数据时才会再次对该警报进行计算。

报表警报是针对每个报表的,因此您需要决定何时使用它们,何时不使用它们。报表警报对于指出重要信息(如高于或低于某一界限的销售额)很有用。而且由于警报消息是由您创建的,因此也可针对您的数据。
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二、使用报表警报
着重介绍为使用报表警报而需执行的任务:

1、创建报表警报
2、编辑报表警报
3、删除报表警报
4、查看报表警报
5、在公式中引用报表警报
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1、创建报表警报
创建报表警报时,必须完成下列三个步骤:

命名警报。
定义触发警报的条件。
创建希望在触发警报时显示的消息(此步骤是可选的)。
创建报表警报
在“报表”菜单上,指向“警报”,然后单击“创建或修改警报”。
出现“创建警报”对话框。

单击“新建”。
出现“创建警报”对话框。

在“名称”框中输入新警报的名称。
在“消息”框中输入警报消息。
“消息”框使您可以输入用作默认值的消息。如果希望每次触发警报时显示相同的消息,请在“消息”框中输入该消息。

然而,如果希望使用公式以便用数据元素自定义消息,请参阅下一个步骤。

 如果希望使用公式创建警报消息,请单击“消息”框右侧的公式按钮。
出现公式工作室。有关如何使用编辑器的信息,请参阅使用公式编辑器。

输入警报消息公式。
例如,如果希望看到消息“Country is a star performer”(其中 Country 是某个具体国家/地区的名称),可以创建下列公式:

GroupName ({Customer.Country}) + " is a star performer"

注意:   

警报消息公式的结果必须是一个字符串。
DefaultAttribute 函数可用于引用添加到“消息”框中的消息。例如,如果“消息”框中的消息是“is a star performer”,则警报消息公式可以是:
GroupName ({客户.国家或地区}) + DefaultAttribute

该公式依赖于您在“消息”框中输入的文本,那些文本成为 DefaultAttribute。

消息条件公式可以使用 Crystal 语法或 Basic 语法来创建。
单击“条件”。
随即出现公式工作室。

输入警报条件公式。
警报公式可以基于重复性记录或基于汇总字段,但不能基于打印时间字段(如运行总计或打印时间公式)。警报公式不能有共享变量。

如果警报公式基于汇总字段,那么所使用的任何重复性字段必须在汇总字段中保持不变。例如,如果按照“国家/地区”、“地区”和“城市”分组,可以创建如下警报:

Sum ({客户.去年销售额}, {客户.地区})

在本例中,您的公式可以引用“国家/地区”或“地区”,但不能引用“城市”或“客户姓名”,因为它们是变化的。

注意:    警报条件公式可以使用 Crystal 语法或 Basic 语法来创建。

如果不希望计算警报,请清除“启用”复选框。
否则,保留它的选中状态。

单击“确定”保存警报。
随即返回到“创建警报”对话框,并且列出了您的新警报。您可以看到它的名称和状态(“启用”或“禁用”)。

 

在“创建警报”对话框中仅显示已启用和已禁用的警报。如果触发警报,则可以在“报表警报”对话框中看到它。
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2、编辑报表警报
在“报表”菜单上,指向“警报”,然后单击“创建或修改警报”。
在“创建警报”对话框中,选择要编辑的警报,然后单击“编辑”。
提示:    双击警报也可以对它进行编辑。

在“编辑警报”对话框中进行所需的更改。
单击“确定”保存更改。
注意:    如果已经触发警报,编辑它时会将其从“报表警报”对话框中删除。
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3、删除报表警报
在“报表”菜单上,指向“警报”,然后单击“创建或修改警报”。
在“创建警报”对话框中,选择要删除的警报,然后单击“删除”。
所选警报随即从“创建警报”对话框中删除。

注意:    如果已经触发警报,删除它时还会将其从“报表警报”对话框中删除。
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4、查看报表警报
可以通过下列方式查看触发的报表警报:

刷新报表数据。
从“报表”菜单的“警报”子菜单中选择“已触发的警报”。
注意:    如果希望在报表数据刷新时查看警报,必须在“选项”对话框的“建立报表”选项卡上选择“刷新时显示警报”(该选项在“报表选项”对话框中也可用)。

查看报表警报
在“报表”菜单上,指向“警报”,然后单击“已触发的警报”。
出现“报表警报”对话框。

 

选择要查看其记录的警报。
单击“查看记录”。
一个新报表选项卡打开,显示出触发警报的报表记录。如果记录是隐藏的,则记录组会显示出来,但不进行深化。

注意:    如果单击“查看记录”按钮之前选择的已触发警报不止一个,则结果是通过对所选警报执行 AND 布尔运算来生成的。

若要返回到“报表警报”对话框,请单击“预览”选项卡。
单击“关闭”关闭“报表警报”对话框。
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5、在公式中引用报表警报
可以在公式中引用警报。引用警报的任何公式都将成为打印时间公式。

有下列函数可用:

IsAlertEnabled( )
IsAlertTriggered( )
AlertMessage( )
这些函数的行为与在“创建警报”对话框中创建的警报相同:

IsAlertTriggered("AlertName") 仅对于触发警报的记录为真。
AlertMessage("AlertName") 在警报为真时显示记录的消息。
因为警报不是字段对象(不能把它们放到报表中),所以它们的表示形式与公式工作室中的报表字段不同。在“函数”树中,可以看到函数本身所在的“警报”标题。可用警报按名称列在此标题下方。

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