项目需求变更控制技术---技术性论文

转载 2011年01月19日 11:13:00

摘要
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 项目需求变更控制技术是保证项目成果于客户期望一致,控制项目成本,按期完成项目进度的关键性保障之一。本文从某市应急联动指挥系统的实际建设出发,介绍我在该项目建设过程中需求变更控制技术的应用。在该项目中,我担任项目经理,在项目变更控制技术应用上,为团队思想意识,说话态度,及其处理步骤上都建立一套标准。意识上要求从团队在意识上树立正确的认识,态度上在团队内部形成对待项目变更的沟通态度。步骤上建立对变更控制的步骤和控制方法技巧,其一是建立需求变更的处理流程,让所有的干系人认同根据此流程进行需求变更;其二要求团队对变更的需求有充分的理解并形成各类文档,还有进行全面的变更风险分析;其三坚持以文档的形式将需求实施方案经客户确认。经过我对待项目变更意识、态度、方法步骤的全面合理应用,项目成果与客户期望没有发生偏移,团队开发工作也建立在一个反工率不高的基础上,变更引起的各类风险也基本得到控制。现在我对在该项目中变更技术应用细节一一做个详细阐述,以供相互学习,共同进步。技术分析员 李海 ---nclihai@tom.com

正文
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2007年,我作为项目经理,参与了某市应急联动指挥系统的建设。该项目是由该市发改委市政府领导,该市是公安局主持的项目。该市是奥运会帆船比赛城市,为了提高整个城市对突发事件的处置响应能力,建设了该项目。其业务范围包括110、119、122三警合一平台,各联动单位如地震、人防、海事等16个联动单位的应急协作业务。项目组成包括网络、机房、接警处警工作台、调度台、视频监控、地理信息系统、电话话务系统、短信系统、计算机综合调度系统、决策分析系统等。我公司负责的是用于业务处理的电话话务系统、短信系统、计算机综合调度系统、决策支持系统。我公司项目从2007年5月开始,由于奥运会在2008年8月份开幕,工期十分紧张。而最大的麻烦是项目需求不十分明确,为迎接奥运,又三警联动,发改委、市政府、公安局都在深入学习。奥运会头一次在家门口开,谁也没有成熟的经验。在此项目中,需求的充分调研、研究,对需求变化的记录、分析、跟踪、评估、设计、确认等技术十分重要。我作为业务软件系统的负责人和项目经理,运用了很多变更控制技术在这个项目中。
项目变更主要体现方式是项目的需求变更,客户的要求有前后不一样的,有新增的。所谓的变更控制,就是做到项目成果和客户最终需求一致,完成项目需求变更与项目成果的双向跟踪。项目变更,其含义不是说不让变更,而是让变更朝着有利项目建设的方向发展。在该市项目中由于软件功能需求不明确,客户随着对项目深入的了解和知识的积累,那么对软件功能及建设环境都可能产生前后不一致的需求,我主要负责软件方面的工作,本文也只谈对软件需求变更的控制和管理。
该市项目中,我首先从开发团队内部对待变更的意识态度调整思想:
一、要求自己和团队成员树立对需求变更的正确认识。
首先,我告诉大家,该市项目是为某市在12月内完成的特定的任务(需求)。项目建设过程中,客户是随着我方一样,有一个逐步熟悉的过程。随着对业务的深入理解,当初的要求肯定发生变化。所以该市项目发生变更是一种必然现象,无法回避,必须认真正确处理。
其次,我告诉自己和团队成员,需求变更具有很大的危险性。需求变更处理不好,不停地变,项目结项遥遥无期,成本无限制地被扩大,项目注定要失败。
二、要求团队成员学会处理需求变更的正确沟通态度,总结相应的注意事项。 该市项目的客户是很有特点的,他们都是一些政府官员,第一、有一定语气命令式的强硬态度;第二:听不管别人老是说“不”;对于他们所要的东西,总想马上可以立竿见影式地做好;对于我方来说,客户要的越多,我方就做得越多,而且有一定周期。所以我在团队制定一个标准,不要直接当面对客户说“不”,也不能当场答应下来,说“好”,记录整理好客户意见后,就说“在计划安排”。
以上两点为对待变更的意识和态度,我处理变更的步骤是这样的:
一、 建立需求变更的标准
为应对变更工作的有效开展,我找公安局客户代表,客户聘请的技术顾问,监理方,商讨了需求变更处理流程,并达成一个共识,其核心思想是这样的:
客户提出意见—》团队成员详细记录――》理解写成文档,同时进行各类风险分析
――》交付由公安局客户、技术顾问、监理方、我方团队四方组成变更委员会审核,达成一致意见――》我方设计实施,形成方案文档――》交付变更委员会确认――》开发、测试、发布。

根据此流程,使变更处置方法在各方之间形成共识。对待需求变更,无论是客户,还是监理,都知道按照此方法处理,进行有效的接受或者驳回。我们对变更的实施过程,也有一套标准保证设计结果与客户确认,发布前必须经过测试,来预防各类风险的发生。
不过有时候,有的客户领导不愿意参加确认会议,对于自己提交的需求,认为说的很清楚了。我只能找到客户代表(负责统建项目的客户方领导),让他帮助我们协调,通过多次跑腿上门解释确认的方式,来完成需求的确认。这个过程中,经常发生需求理解的差异,我通过这个差异向项目客户方代表反映,确认的重要性,让他理解并更支持我方的工作。
二、充分理解变更要求。 我在项目建设过程中发现,客户经常对自己的意见难以表达清楚,或者有时候我们难以全面理解客户的话。其问题在于两方面,其一,客户的表达和他对业务的理解上,需要我方人员给与提醒,来帮助客户充分表达;其二,客户意见经过理解和传递,发生一定信息丢失和误解。对此,我要求团队完整记录客户的意见,并形成文字描述,经过客户确认后,方视为需求表达工作完成。然后还要求团队将理解写成文字向客户反馈,经过确认后,方视为理解工作完成。 这样就保证了需求变更的充分准确理解。
三、全面分析需求变更风险及对应步骤。 在项目建设过程中,为了提高119的接警效率。消防部门提出改变119接警模式,将原来的接处合一统一接警模式变成119只顾自己,不参与统一接警。这个问题一引起合同变换,二、引起项目周期变化 ,三、违背三警联动的建设目标。
我发现,客户经常提出需求仅站在自己的角度思考问题,具有一定的局部性。我需要站在全局高度全面分析客户需求风险,来了解客户需求到实现的整个过程有没有冲突,会不会引起其它已经完成任务发生问题。于是我申请召开变更控制会议。经过会议,我为项目建设申请到17人月的建设成本。试想,如果不进行风险分析,匆匆了事。我无人力资源负责任务,公司成本无缘无故地扩大,那么项目失败将势在必行。
四、需求变更确认。 客户提出的需求,虽然我执行了充分理解、全面分析这些步骤,但是是否真正理解了客户的需求,还需要客户来一起验证确认。我在这个项目建设过程中,坚持了两个层面的确认。首先,需求功能层确认;其次,软件实现界面操作层确认。这样做的目的,是为了能够准确把握对需求的理解,然后再开始开发,从而让开发工作尽量减少反工。因为代码层的反工,比文档层功能设计反工成本要高得多。试想在文档上把变更功能,及操作界面都定义好之后,经过客户确认,接下来的编码工作就水到渠成,反工会几率大大降低。
另外我还使用了一个工具SharePoint,来管理各类变更文件。此工具可以将各类Word、EXCEL等文件,以表记录形式建立配置库,方便访问查询。对于一个需求的变更,可以为每一个版本建立一条数据记录(可自动添加属性:摘要,日期等),并将文件以附件的形式绑定在改记录上,很方便。
以上是我在该市应急项目中,对需求控制技术运用的介绍。经过我们近一年的努力,该市项目如期上线了。奥运期间,是我们的系统在为民众服务。现在回想起来,成功运用需求控制技术为我的工作真是带来了很大帮助。
不过对自己的需求控制技术,我还并不满意,就是有时候被客户强行施压时,我无法找到技巧坚定不移地执行相应的标准。有一次客户提出一个变更,必须在几天内完成。我快速地经过理解、分析、确认后,提交会议评审。会议上我分析了各类风险,监理公司也认可风险。但是客户强行要求通过评审,我签署完个人保留意见后,也不得不同意执行了,但同时申明无法承担相应的风险。变更后,果然出了大问题,全市110瘫痪了,虽然很快回复,心里很是后怕,如果110瘫痪时有人求助无法响应而发生人命,将叫人悔恨终生。目前我还在学习应对此类事件的处理技巧和方法,希望有朝一日可以轻松自如处置好此类问题。

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