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医院OA系统解决方案

标签: 工作文档任务网络internet平台
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一、OA系统简介:

办公是我们每个人工作中接触到的最多的事务,办公自动化并不是计算机和办公业务的简单结合,办公自动化仅仅是OA系统最初发展阶段人们对其的理解。随着网络经济的发展,市场经济模式从销售型经济模式转变到服务型经济模式,行政办公的内容和方式也发生了许多的变化,从以前以文档处理和工作流为主的管理方式,发展成为以知识的共享和交流,强调协作和团队精神的协同化的办公和服务, OA越来越成为这种变化的载体。现今的OA带来的不仅是行政业务的制度化、规范化和高效率,同时带来了知识经济时代的知识获取和交流、知识利用以及知识的管理等许多行政管理理念的变革。下面我们从OA系统发展的三个阶段来阐述人们对OA系统理解的过程。

第一层是以数据处理为中心的最初的文档处理系统。这个阶段强调的是对数据的计算和统计能力,它存在于行政办公最初的信息化阶段。这种处理多是基于单机的文档处理为主,不涉及或很少涉及到协作办公。这个阶段其实不能称为办公自动化,但由于我们目前社会的信息化程度低,应用水平不高,许多人对此的理解也许还停留在这个层次。

第二层是以工作流为中心的,日常行政办公事务的处理。这种办公业务的处理是基于通讯、协同操作、协同运行的基础之上,强调工作流程的自动化和规范化,以及提高行政办公效率、降低行政办公成本。 办公自动化应用中,主要包含大量的信息发布、信息管理和工作流应用。通过信息发布,能把单位领导的意图及时、有效地提供给单位每一位员工;通过信息管理,能对单位中不同的文档资料进行归类和整理,便于信息使用人员对信息进行查阅和检索;通过工作流应用,能规范企业内部的审批和管理流程,单位中的每一位办公人员能及时地完成个人的工作内容,完整提高单位的办公效率。 这个阶段主要致力于办公过程中实用功能和模块,如会议、通知公告、事项申请、收发文、文件管理、档案管理,车辆、固定资产的管理、个人事务、新闻发布,以及各个部门具体行政业务的处理等。它在给行政办公带来了效率同时,更是带来了办公业务规范化,制度化的理念,这个阶段的OA系统涵盖了行政办公业务众多的内容。然而,它仅仅停留在处理各种工作流程的基础之上,还没有形成一种基于服务和知识管理为前导的网络经济下的管理理念。

第三层是知识管理和协作系统。随着市场竞争以及企业和客户之间联系的越来越紧密,企业和客户之间越来越需要进行信息的交流和共享,同时企业员工也需要不断的学习和获取企业中潜在的或别人的知识,避免重复劳动和重复错误。因此办公业务越来越多的是融入这种对企业所有知识进行管理和使用的服务中。这种服务是建立在INTRANET 平台上的企业员工的协作过程,这种过程帮助企业实现动态的知识管理和再利用,得以最大化的提高企业的运作效率,在整个企业范围营造电子化协同的工作氛围和学习气氛,使系统最大限度的发挥出应有的作用,提高企业的核心竞争力。

第三代OA系统有几个突出的特点:

实时通讯:提供知识共享和交互环境,当你有某个问题需要与专家商量时,能够及时通过基于网络的电子协作,找到相关人员,与专家进行深入交流。通过人的实时参与和协作,实现更有效的协作

信息的广泛的管理和集成:OA系统中着重于文档的组织和管理,方便用户的检索和查询,在你有某个疑问时,能够及时地检索出最有用的知识,正确解决问题。

知识门户的构造:随着企业和客户联系的越来越紧密,企业内部的信息和企业外部的信息的相互交融,信息化应用和服务越来越多的转到基于WEB的体系结构上,企业的行政管理决策越来越依靠各种企业资源系统,如企业资源信息系统、客户资源信息系统、质量管理系统等,这个阶段的OA系统将是从企业各种资源中获取各种信息,使办公自动化从业务处理为中心的联机事务处理中进展到以分析处理为中心的决策型办公系统发展。

二、 医院为何要用OA系统

因为目前很多医院都存在着一些问题: 医院中部门繁多,传统的管理方法往往会造成:

(1)签核程序繁琐,工作相互干扰

(2)人工操作难免疏忽与意外,造成遗失、延误、缺席等

(3)制度制定后不易迅速执行

(4)制度调整更加困难重重

(5)人事组织异动,“适应期”较长

(6)难以掌控工作进度,更无法分析流程合理度

(7)纸张表单难以查询

(8)制度执行人为影响大,效率、质量低下。

以上因素导致了医院整体对外竞争力的降低、工作效率的低下、成本的增加。如何解决以上问题——OA

三、 东坑医院OA系统

(一)、功能特性与介绍

1、营造医院电子化协同办公氛围:

OA系统是以通讯和协同操作、协调运行为技术基础,在这种机制下,日常行政事务,如会议管理、日程、通知、查询、统计等功能都在网络环境下实现,收发文也从传统的方式向工作流自动化方式进行,OA系统更多的承担了信息通道的责任,它是各个部门信息沟通和共享的渠道。每个员工可以在此根据自己的权限,了解和自己相关的工作,如上级交代的事情、自己需要完成的事情、需要和别人合作的事情、或需交于别人完成的事情。员工同时可以在此就工作中所遇到的问题,查询专家库或在网上进行提问,寻求帮助,最大化的利用企业资源和提高企业核心竞争力,在企业中建立团队意识,发挥团队精神。

2、综合调配医院现有信息资源,文档进行一体化管理。

OA系统把文档处理和文档归档自动的联系在一起,无须人工进行复杂的文档归档过程,处理过的文档如需要归档,可以自动进行归档过程。OA系统提供了强大的文件检索功能,任何人只要分配了权限,便可以在网上方便的进行数据库检索,获取自己所需的资料。

3、规范工作方法

OA系统以工作流为办公机制,每种办公事项都有相应的工作流程,同时各种文档进行规范化登记和处理,这种基于工作流约束的机制,带来了规范化、制度化的管理的理念,可以最大化的减少工作中人为的错误,无形而有效的提高企业中管理水平。OA系统之所以被许多企业推崇同时被一些企业弃用正是它给企业所带来的管理理念的更新,然而这种更新并不是以一种非常激烈的方式进行的,它通过规范化的工作方法带来规范化的管理。OA系统这种基于工作流的约束机制并不是一成不变的,它同时可以灵活的进行配置,根据具体需要进行调整。

4、提高工作效率,降低成本

行政办公从手工到网络、从文档的人工处理到工作流的自动化,最明显的效果是提高了工作效率,节约办公成本,最大化的利用企业资源。系统针对个人和部门及全院都设计了不同的方便而快捷的信息传递机制。能让用户以最快速度知道自己要干什么,需要什么样的资料及这些资料到那里去寻找的信息,从而提高工作效率。

5、完善的安全机制

安全是OA系统超越其他系统最主要的特点。我们系统在Domino七层安全机制,的基础上开发系统,由根据模块和用户的职务划分了权限,从而保证了数据物理上的安全。而B/S架构系统的数据在传输过程中所利用的加密机制是Domino本身所具有的业界最优秀的机密方式。还可以借助SSL的方式发布我们的系统,这重重安全保障措施确保了我们系统的安全与稳定。

6、支持移动办公

我们的系统用户支持移动办公、远程用户、可离线式工作。无论何时何地,在便携机和家用电脑上就可和本单位的OA系统服务器进行数据同步。在家里就可以处理公文、批示意见、进行日常办公事务,也可以查询调阅所需资料,真正实现远程办公,异地办公。

7、个性化的设计方法,界面友好。

OA系统的界面简明清晰、工作处理入口单一,用户进入系统后,系统自动判断其身份和所在部门,能调出与其部门和个人工作相关的个性化信息,用户只需办理和自己相关的日常事务。这种人性化的设计理念正是软件设计开发的大趋势,整个系统将处处体现以人为本的思想。

8、易用性

B/S构架的OA系统,提供了WEB应用方式,其方便和易用性就如我们上网一样,一般人员只需很少培训,便可掌握OA系统的使用方法。极大的减少了用户培训的时间和系统实施的周期,减轻系统管理员的负担。

9、应用的灵活性和适应性,系统伸缩性好,可扩充性好。

OA系统可支持各种规模的用户,各种用户可以根据自己的需求灵活的构架自己的应用。其智能化流程配置的方法,可以使企业根据不同的业务流程和各个时期的需求自由设置。OA系统可构架在INTRANET或INTERNET上,进行跨区域的多级管理,并且可以容易的进行扩展,而不用改变界面和系统构架。

10、完善的工作追踪功能

系统提供了工作追踪功能,可以监控工作实施情况,例如在公文发布后能自动提示阅读,系统对工作的每一步进展情况均有详细的记载,追踪工作执行情况。从而让用户能在第一时间了解到自己所需他人办理事宜的进展状况。

(二)、系统的实施特点

行政办公OA系统优良的系统构架和完善的系统功能使得OA系统有实施周期短、实施快、维护工作量少、培训简单等特点。

1、实施快、实施周期短

OA系统所涉及到的行政办公业务和办公流程,在各个行业都有着共性,许多模块可以不用修改就可应用在不同的企业中,同时OA系统智能化的工作流程设置,以及完善的系统功能使得系统的设计和配置非常方便。一个中等规模企业的OA系统从开发到实施完成只要两到三个月的时间,

2、 维护工作量少

OA系统代码效率高,可重用性高,OA系统实施和维护的工作量主要集中在各种具体业务模块的定制上,在了解用户需求后,可以很快的构架起应用系统,系统维护和管理的工作量也远远底于其他平台的MIS系统。

3、培训简单、易上手

OA系统界面风格简单、清晰,熟悉起来很快。在B/S架构下的OA系统和现今的网站风格一致,人们能象上网一样,方便而轻松的操作,普通人员经过简单的培训即可使用。

三)、与同类型OA产品的优势

1、 切合用户实际应用,从医院的实际应用角度出发

我们的在开发过程中,亲眼看到有传统的OA厂商为医院开发了OA系统,但是在实施过程中缺失败了。 原因就是缺乏对医院业务的认识和对HIS系统的认识。传统HIS厂商,却没有技术和实力去开发这方面的系统,它们的精力在于维护原先HIS系统和开发LIS,PCS等系统。而这些问题对我们却不存在障碍,反而是我们优势所在。

2、 多重安全机制、保证数据安全可靠

我们的系统基于业界安全性最高的OA开发平台Lotus Domino,再其本身的七层权限控制的基础上,我们又加了模块层次和职务级别两层控制。从而将数据的安全性真正的落到了字段级别的程度。以往的系统,即使系统设计的时候可以防止用户看到某些数据,屏蔽某些功能,但是对于系统管理员和懂技术的内部人员来说,他们通过普通的关系型数据库的访问终端就可以看到所有的内容了。而我们则将数据控制到了字段级别,连拥有最高权限的管理员也无法通过工具查看内容,只有授权用户才能操作。这对于医院中某些敏感而重要部门的数据保护是最合适不过的了。例如:出国人员的审批,党办部门的信息、审记部门的科室资金调查等。

3、 系统构架合理,从全院、部门、个人三个方面进行设计

系统按照全院、部门、个人三个层次来分别考虑与设计,最后融合统一,因而系统的架构十分合理而先进。 个人只能看到自己的相关事务,直属领导除了看自己的任务,也可以监督管理下属的部分数据。各部门的人员只能看到自己本部门的数据,无法侵入其他科室查阅相关信息。 公用性的模块则向全院任何一个人开放,不论是什么部门科室。只通过个人所担任的角色加以控制。

4、系统配置灵活、流程自定义能适应多种不同需要

OA系统的精髓部分就是工作流,我们的系统将工作流的管理和具体应用业务剥离开来,从而能对流程进行管理和控制。系统管理员只要通过简单设置,就可以轻易改变原先的工作流程。例如:医院的出国申请流程改变了,审批部门由党办变成院办了,以往的做法是更改程序,而现在只要更改设置文档就可以了。具有极大的灵活性。

5、 通用化的数据转换平台,保证系统的兼容性

根据我们对医院行业的深刻认识,开发团队考虑到兼容各家医院所正在运行或将要使用的不同HIS系统和各种历史数据。所以开发出了一个数据转换平台,确保能将医院中原先有的,能归入OA范畴的,或者系统中需要查询的数据全部通过我们的平台进行整合统一,从而保证数据的一致性与兼容性。

6、 系统扩展性强,给予用户全套解决方案 系统在考虑设计的时候,考虑到用户的需求与今后的系统发展趋势,采取当前最先进的“企业门户”概念,且充分发挥公司的技术优势将系统不仅仅设计成一个简单的OA系统,而是一个门户系统的概念。给予客户的是一整套的解决方案,使系统的生命周期和应用范围大大增强和扩展。解决方案中包括了电子邮件的内外部统一、内部通过Internet实现异地办公等内容。

上述方案无论从理论上还是技术上都切实可行,且得到了实践认证。

(四)、系统实施后的效果

这里我们将从几个方面为您描述实施我们系统后的效果,且这些效果是从我们已经成功应用的用户那里所获取的真实资料,也我们当初的设计目的相一致。

首先从不同角色的人来讲:

医院领导:

◆能实施查阅自己所需要查阅的资料。(例如:想查看某人的人事信息,不用象以往那样,打电话找人事科的负责人,让其翻箱倒柜找到资料送到自己办公室,只需要打开电脑,进入我们的系统,它的一些相关信息就可以查询到。或者给人事科长发封邮件,让其将资料发到自己邮箱中)

◆能快速而准确的规划自己的任务安排工作(作为领导人,各种各样的会议要求参加,但桌上一堆请柬和通知难免有所遗漏,但电脑就不一样,用日历的方式显示每一天,几点到几点有什么安排。当中若有人打电话请领导参加什么活动,也不必查本子和安排,只要看自己的时间安排就可以马上给对方答复了)

◆能查看下属所管辖的各个科主任的工作计划或者是工作汇报信息

◆能听到医院各个层次的员工直接发给你的意见或者建议(作为一个开明而负责的领导人,总想听他人对工作或者是院务工作的看法和意见,平时的见面和电话不一定能表述明白,但是文字却是最佳媒介。)

◆与普通员工一起参与网上讨论与学术探讨(针对任何人开放的各色论坛是大家畅所欲言的场所)

◆政务公开,可指定职务代理人(将自己的行踪公之于众,或者指定自己不在时普通事务的处理人员,避免因人不在而导致某些审批项目受到耽误的情况发生)

科室主管:

◆能查看下属所管辖员工的工作计划、工作汇报或工作日志

◆能快速而准确的规划自己的任务安排工作(做为中层管理人员,他们的任务来自几个方面:院领导的指派,其他部门主管的委托、自己部门下属的汇报,及自己的任务安排)

◆对下属员工指派任务监控具体项目的进度

◆实现网上的普通事务处理和电子审批操作

◆对本科室的具体应用模块和功能项目指派管理和维护人员(例如:科教部门主管需要指定,谁来维护部门的信息代码,谁来管理研究生信息等。)

◆对一些普通的公共事务,且由本部门员工提出的申请进行审批(例如:部门大事记的登记归档、部门公告的发布审核工作等)

普通员工:

◆能通过电子邮件对领导反映问题,和表达自己的意见。

◆快速便捷的获取信息和资料

◆到自己喜欢的论坛与人进行交流和沟通,学习到更多知识和内容

◆看到领导给自己下达的明确的任务书

◆实时监控自己的申请项目和需要他人审批的内容(例如:自己的请假申请已经递交,要等领导和人事处的批复。平常的话对此将无法知道结果,而现在只要打开电脑就知道领导是否已经同意)

◆很多文字和书面的任务完成简单方便(例如:领导要求院长办公室的某人将今年人事部门今年的用车情况汇报一下。以往的话,将查询大量的资料,然后在电脑里打好,然后打印输出后拿到领导那里。而现在只要通过系统简单查询一下,将结果用邮件发给领导即可)

新 员 工:

◆任何一个新员工都可以通过系统中的新员工快速导航,找到自己岗位的职责说明书。对于新人需要查看的全院性的规章制度,部门规章制度等信息可以随时调阅查询。自己所要办理的各项手续,到什么部门,联系人是谁等都可以查询到,这样亲切而周到的环境能让员工迅速溶入集体中来。

院外人员:

◆这里主要指病人和病人家属。可以通过医院的门户,查询到医院每天的开诊时间,坐堂专家,医疗特色、交通指南等各类信息。方便就诊和提高医院形象。 可以通过直接的网络上的信访部门的通道,反映问题,对医疗、护理等进行投诉或建议。

下面从各个不同的职能科室来描述效果:

信息科:

◆全院的电脑保修工作,可以用电脑网络来进行。(月底、季度或者年底的时候简单操作就可以统计出来个人人员工作量了。或者科主任可以监控修理工作完成情况与质量评价)

◆原先需要专门维护的内外部网站现在只要通过一个口径管理就可减少工作量,保持数据一致性。

院长办公室:

◆管理客饭申请,用车申请、会议资源、会议安排等信息。查询统计方便,快捷。能充分利用现有资源进行管理和调配。

党委办公室

◆实现网上信访登记,查询汇总统计,登记管理党内人员或民主党派人员信息。

科研教育办公室

◆可以将某些模块数据公布到网络上,供院内人员查询查看。例如:科研论文、学术会议年度安排等。

总之,各个科室都有其应用特色,我们的系统能满足院内各主要职能部门的网络办公需要。也能适应院内各种不同角色人员的大部分需求。

 

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