如何优雅的向同事说明他该清理文件夹了 -- Power BI 应用实例

女人最开心的一件事之一就是买买买，买各种衣服，鞋子和包包，但是随之而来就会有一件最头疼的事，那就是清理自己的衣柜–要选择收起哪件衣服，哪件衣服不合适要送人，哪件衣服已经过时需要淘汰，这永远都是一个难以抉择的事情。

公司服务器上的文件也有类似的情况，君不见1 T，2 T不断增加的共享空间也难以满足广大吃瓜群众不断上传文件的需要。老板一边咆哮着服务器维护成本的增加，一边又抱怨着服务器反应速度越来越慢。此时作为挨踢人士的你该怎么办呢？– – 最简单直接又好操作的方法当然是让用户删除无用文件，优化服务器了啦！但是应该如何建议呢？显然光靠嘴说似乎没有什么说服力，因为用户第一反应肯定就是“我的文件很重要，都不能删除”。所以，此处应该本着有图有真相的原则，用一张Power BI的漂亮报表来一个一击必杀告诉用户，咳咳，其实你大多数文件用处都不大。

那么如何来做这张表呢？首先，准备个tool用来扫描文档服务器，并将扫描的结果存储在SQL DB当中。主要获取的File属性包括：Name，Size，Type，Owner, Location，Creation Time，Last Modified Time和Last Access Time。如果还想制作一张重复文件报表，还需要增加获取每个file的Hash值属性用以判断某两个文件是否是相同文件。

扫描结束之后就可以用Power BI链接到这个SQL DB当中来生成报表了。为了免于用户一目了然的了解服务器当前文档的存储情况，可以生成以下几张数据表：

文件创建，修改以及访问时间统计

这张图可以清晰地告知客户其环境上文件的使用情况，可以帮助其制定归档和清理策略。（没错，一些5年，10年前没有被访问过的文件是不应该被继续保留在主服务器上的，应该尽早归档为新文件腾地方）

重复文件报表

这张表单可以表明当前服务器重复文件的分布情况，可以帮助用户制定重复文件的删除策略。（一个文件被不断地copy来copy去不但容易泄露机密信息，也不利于文件版本的管理。对于重复文件，应该先找到原始文件的owner，然后再确定其他copyer是否都应该被删除）

文件大小统计：

主要将文件按照size进行分类，可以一目了然的获知文件服务器上各个大小区间包含的文件个数。清理服务器时可以优先查看这些大文件，看其是否需要保留。（对于一些非商业用途的视频和音频类文件不应该被长时间的存放在主文件服务器上。一些安装程序文件也应该有单独统一的地方进行管理，以便于用户使用和更新。）

文件格式统计

这张表可以清晰的标出每种类型的文件个数，帮助用户决定从哪种文件类型入手来进行清理。

文件分布情况

这种图标的目的是告知用户文件夹中包含的文件个数，可以帮助客户选定清理文件的方向。