1.1.1    仓储管理子系统

1.1.1.1       业务概述

仓储管理子系统是企业内部的产品库存管理系统，它支撑了整个销售业务的开展。库存也是整个企业积压资金的重点部门，对仓储管理的优化也是十分重要的。为了降低库存，在一定程度上又能满足销售部门提出的销售要求，及时响应客户的需求，因而，在设计系统时，接合比较严格的JIT（JUST IN TIME）管理原则，制订比较严谨又灵活的管理方法，为降低库存提供优化的管理模式。

仓储管理子系统中包括：

下面是仓储管理系统与其他系统的关系：

在外部接口中，主要是提供现有库存的信息到数据交换平台；同时，也从数据交换平台中获取其他部门提供的库存数据。企业管理人员可以随时了解到各地仓库现有库存情况、被订货单分配的库存情况等信息。

在与销售管理系统的接口中，由销售部门产生送货单后，转发给仓储部门；仓储人员根据销售人员提供的送货单分拣产品并包装后，搬运到待出货区中，等待出库。当销售人员或运输人员拿着送货单来提货时，由仓储人员确认送货单后，再出库，同时核销送货单。当客户存在退货情况时，由销售人员产生退货单后，再转发给运输人员、仓储人员。仓储人员可以准备好退货入库的仓位等信息。在退货入库后，再核销退货单。

采购管理系统中，最主要的就是采购单情况。采购人员根据跟踪采购单的情况，通知仓储人员、销售人员，采购的产品什么时候、多少数量、什么订货单的产品将会到达；从而这些部门之间会形成统一的步骤，安排自己的工作。仓储管理系统中根据采购入库计划，准备好入库的仓位。当采购产品入库后，核销采购单；从而采购人员可以直接查看到采购单已入库，以及入库的情况。当有销售退货时，由销售人员通知采购人员有关退货的信息；采购人员再根据这些信息，制订采购退货单后，通知仓储人员，准备好退货产品并准备出库。当采购人员、运输人员依据退货单提货后，由仓库产生出库信息并核销采购退货单。

在与运输管理系统的接口中，存在销售出库信息、销售退货信息、采购入库信息（由运输人员提货）、采购退货信息（由运输人员送货）等。运输人员根据采购部门、销售部门提供的单据到仓库提取产品后，再运送到相应接受方手中（包括供应商、第三方物流、客户等）；同时，也收取要入库的产品后，运送到仓库后进行入库。

在分销计划方面，由计划人员依据现有的库存情况、产品的采购提前期、安全库存、最大库存等信息，计算需要采购的数量、采购日期、送货数量、送货日期等信息。使这些部门形成一个统一的整体，集中企业力量、减少订单在企业内部停留的时间，及时讯速地做出反应。同时，对于分销计划不合理的地方，可以提出修改意见并反馈给计划人员，从而修正这些不适合的地方。

在仓储管理活动之中，每个员工的操作都会记录在系统中，当人力资源管理系统要分析员工的绩效时，可以从仓储管理系统中提出仓储人员的工作情况，为制订仓储人员的绩效信息提供参考依据。

1.1.1.2       业务流程图

1.1.1.3       业务环节说明

1、仓储位置(货架)管理：仓储人员根据企业内部的仓库分布情况，把仓库区域进行划分。从而方便仓储的产品管理(如：在一般的企业仓库中，分为成品区、半成品、废品区等。)。在分区管理的基础上，再对每一个区域分配能够存取产品的位置，也就是货架的定义。.如在A区中定义10个存放产品的货架，在货架上存放被管理的产品；再对货架能够存放产品的位置定义每一个小格，每一个小格中，可以存放一个拖盘、一件产品或一层产品等。

a)        在定义仓储区域、货架、位置信息后，再对每一个位置能够承受的压力、体积等进行设置。这些信息将为制订仓储计划时提供仓储的能力信息。

b)        对于已存在货架上的产品，仓储人员可以随时随地进行移动，也就是在企业内部的移动；并根据移动信息,产生产品的转仓信息，这些转仓信息也保存在系统中，为将来进一步分析提供有效的信息。

c)        对于在仓库之间进行地移动，也就是调拨操作时，系统记录转出的成本，转入的成本，数量等信息。

2、仓储计划管理：仓储计划管理主要是对采购的通知信息、销售的通知信息、以及从分销计划管理系统中传入的计划信息。这些信息对指导业务人员进行日常操作是十分有效的。在计划管理中，可以查询相关的计划信息，也可以制订仓储内部自己的操作计划信息。这些计划包括：销售送货计划，采购入库计划，采购退货计划，销售退货计划等。

a)        在仓储计划管理中，有从采购管理中传入的采购单信息，采购单的跟踪信息，采购退货通知信息。在这些信息共享的基础上，更加合理地协调采购部门与仓储部门之间的有效沟通，减少仓库的库存压力，提供资金的周转率。

b)        在与销售管理的接口中，有从销售管理中传入的送货单信息、销售退货信息等，还有从分销计划管理中传入的送货计划信息。仓储人员根据这些信息，可以有效地与销售人员进行沟通。同时，在销售订单的采购入库情况，及时反馈给销售部门、采购部门，从而更加准确地进行管理。

3、分销计划管理：计划人员根据销售人员提交的订货单、现有库存情况、运输能力、采购能力、仓储能力等信息，计算客户订货单的采购计划、送货计划、仓储计划、运输计划。

4、入仓管理：在入仓管理中，仓储人员可以根据入仓计划信息(采购入库计划、销售退货入库计划等)自动生成入仓单，也可以由仓储人员手工输入入仓单。在入仓信息输入后，可以选择暂存的方式，暂时保存在系统中，不进行实际入仓操作；当检验人员在检验之后，修正相应的入库数量、异常数量等资料后，再执行实际的入仓操作。当然，也可以直接选择确定操作后，保存入仓数量，并进行实际的入仓操作。

a)        在入仓操作之后，系统自动根据业务人员或系统自动生成的入仓单中的采购单编号或销售退货单的编号，核销相应的单据。如果是采购入库单，形成会计凭证过帐到财务管理系统中。如果是销售退货单据，形成应收帐的冲红凭证，并过账到财务管理系统中。

b)        对于手工输入的入仓单，如果选择的采购入库方式时，必须输入有效的采购单的编号。

c)        在入仓之后，生成相应的成本信息，过帐到财务管理系统中，进行库存成本核算。

d)        在实际入发生时，对库存的数量、成本、金额等进行更新操作。

5、出仓管理：出仓管理中，最重要的是销售出仓管理。它根据销售送货单的内容，由仓储人员准备好出仓产品并包装后，等待销售人员或运输人员领取产品后，进行实际的出仓操作。在出仓操作中，仓储人员可以选择送货单、采购退货单、出仓计划等资料，直接输入实际出仓的数量，系统自动生成出仓单据。在出仓时，同样可以选择暂存的方式，保存出仓单据，不进行实际的出仓操作；当产品真正出仓时，再对出仓单进行确认，才更新库存数据。

a)        在出仓操作中，记录原始单据的内容，包括数量、产品规格、价格、折扣等资料。

b)        在真实出仓后，自动对采购退货单、销售送货单、分销计划管理中的出仓计划进行核销。在核销采购退货单之后，形成应付款冲红凭证，再过帐到财务管理系统中。

c)        在出仓之后，生成相应的成本信息，过帐到财务管理系统中，进行库存成本核算。

6、入库检验管理：在入仓操作的过程中，有些产品需要在待检区中等待检验后入库。仓储检验人员根据采购单、退货入仓单等单据，检验产品的质量。在质量检查时，依据系统中提供的检验标准对规定的产品进行检查，并输入检查后的情况：包括正常数量、异常数量、异常比例等信息。

a)        在检验之后，确认检验结果时，系统自动生成暂时入仓单据；从而仓储人员根据检验人员提供的依据，对待入库的产品进行处理。这些处理方式包括：拒收、收一部分退一部分、全收但一部分做异常处理、全部接受等。系统根据这些处理情况，分成相应的入仓单据：正常入仓单、异常入仓单（进入呆滞仓、废品仓等）。

b)        对于拒收情况，系统自动记录采购单（销售退货单）拒收数量。

7、库存管理：在库存管理中，仓储人员对库存情况进行常规的检查管理。在检查过程中，发现异常情况，并记录异常情况。如产品的规格定义、产品编号定义、单位定义、查看现有库存情况等。

8、库存调拨管理：调拨管理是仓储管理中经常要进行处理的一件工作。在日常操作中，仓储人员对产品货架的调整、位置调整、区域调整等时，必须进行仓内的调拨处理。如果是在两个仓库之间进行产品移动并存在资金流动时，系统应自动记录调拨操作过程中的所有相关资料。在调拨过程中，系统生成库存的账面变动情况，这些情况自动过帐到财务管理系统中。

a)        如果在仓内进行的调拨操作（也叫转仓操作），系统记录出仓的位置、单位、单价、数量等信息；同时对入仓的内容：转入的数量、单位、单价等信息进行记录。如果转入时，成本发生变化时（如转为废品、赠品时，相应的处理价格），记录单价情况。

b)        在调拨之后，系统自动生成成本变动情况，过帐到财务管理系统中，从而对对成本信息进行核算。

c)        调拨存在着调入、调出两个过程，也就是出仓、入仓的过程，系统应自动记录这些相关信息。

d)        如果调拨是在两个经济实体之间移动，并存在资金流动时，系统自动生成应收、应付账款信息，并过帐到财务管理系统中。

9、盘点作业管理：在盘点作业管理中，最主要的是制订盘点计划。在盘点计划中，录入相应的盘点起动日期、结束日期、盘点区域、盘点产品等资料，并根据盘点资料生成盘点表。在实际盘点时，打印盘点表，再由盘点人员进行实际的盘点操作。在盘点结束之后，由盘点人员录入实际的盘点数量、位置等信息，经确认后，自动形成盘盈盘亏表，再调整库存的账面值。

a)        盘点时形成盘盈盘亏表，系统自动过帐到财务管理系统中，进行调整库存的数量、成本信息。

b)        形成盘盈盘亏表，由盘点人员、仓储负责人员说明相应的原因，从而形成会计凭证的摘要信息。

10、                库存查询管理：在进行出入仓操作的过程中，形成仓库的产品数量、成本等的变动情况，出入仓情况；仓储人员可以通过库存的查询管理功能中提供的库存查询，可以清楚地了解到现有库存的情况。当然，这些查询也可以在销售人员进行销售时，直接查看；采购人员也可以查看现有库存情况，从而决定是否采购产品。

a)        在查询过程中，应能够提供入仓情况查询、出仓情况查询、调拨情况查询、现有库存情况查询等功能。

1.1.1.4       输入输出数据

1.1.1.4.1 参与类图

1.1.1.4.2 参与类数据项

1.1.1.4.2.1 入库单

数据项	数据来源	数据获得方式	备注
单号	采购入库单	系统自动获取	唯一标示单据号
单号用途	采购入库单	手工录入
供应商名称	供应商资料表	自动获取
录入人员	采购入库单	手工录入
入库数量		自动获取
入库金额		自动获取

1.1.1.4.2.2 入库单项目

数据项	数据来源	数据获得方式	备注
单号	采购入库单	系统自动获取
商品编码	商品资料表	自动获取
商品名称	商品资料表	自动获取
分类（大）	大类表	自动获取	商品分大类
分类（小）	小类表	自动获取	商品分小类
类型	类型划分表	自动获取	小类下的类型划分
供应商	供应商资料库	自动获取
出版社	商品资料表	自动获取
计量单位	商品资料表	自动获取
成本价	商品资料表	自动获取
折扣	商品资料表	自动获取
数量

1.1.1.4.2.3 出库单

数据项	数据来源	数据获得方式	备注
单号	出库单	系统自动获取	唯一标示单据号
单号用途
录入人员
出库数量
出库金额
出库对象

1.1.1.4.2.4 出库单项目

数据项	数据来源	数据获得方式	备注
单号	出库单	系统自动获取
商品编码	商品资料表	自动获取
商品名称	自动获取	自动获取
分类（大）	大类表	自动获取	商品分大类
分类（小）	小类表	自动获取	商品分小类
类型	类型划分表	自动获取	小类下的类型划分
供应商	供应商资料库	自动获取
出版社	商品资料表	自动获取
计量单位	商品资料表	自动获取
成本价
折扣
数量

1.1.1.4.2.5 销售退货单

数据项	数据来源	数据获得方式	备注
单号	销售退货单	系统自动获取	唯一标示单据号
单号用途	销售退货单	手工录入
客户名称	客户资料表	自动获取
录入人员	销售退货单	手工录入
退货数量	销售退货单	系统自动获取
退货金额	销售退货单	系统自动获取

1.1.1.4.2.6 销售退货单项目

数据项	数据来源	数据获得方式	备注
单号	销售退货单	系统自动获取
商品编码	商品资料表	系统自动获取
商品名称	商品资料表	系统自动获取
分类（大）	大类表	自动获取	商品分大类
分类（小）	小类表	自动获取	商品分小类
类型	类型划分表	自动获取	小类下的类型划分
供应商	供应商资料库	自动获取
出版社	商品资料表	自动获取
计量单位	商品资料表	自动获取
成本价	商品资料表	自动获取
折扣	商品资料表	自动获取
售价	商品资料表	自动获取
数量

1.1.1.4.2.7 货品进仓检验报告

数据项	数据来源	数据获得方式	备注
单号	检验报告单	系统自动获取	唯一标示单据号
单号用途	检验报告单	手工录入
货品名称	检验报告单	手工录入
送货数量	检验报告单	手工录入
送货日期	检验报告单	手工录入
期数	检验报告单	手工录入
验收数量	检验报告单	手工录入
验收日期	检验报告单	手工录入
取样	检验报告单	手工录入	是 /  否
取样数量	检验报告单	手工录入
封面	检验报告单	手工录入	完好 / 破损
包装	检验报告单	手工录入	良   /  差
赠品/附件	检验报告单	手工录入	有   /  无
压损	检验报告单	手工录入	有   /  无
沾污	检验报告单	手工录入	有   /  无
残/缺/折页	检验报告单	手工录入
验收人签名	检验报告单	手工录入
备注	检验报告单	手工录入
公司验收标准	检验报告单	手工录入	公司制定的规范

1.1.1.4.2.8 盘点计划表

数据项	数据来源	数据获得方式	备注
单号	盘点计划表	系统自动获取	唯一标示单据号
单号用途		手工录入
盘点日期	盘点计划表	手工录入
盘点负责人	供应商信息表	手工录入
录入人员		手工录入
盘点仓库	仓库表	自动获取
商品大类	商品大分类表	自动获取
商品小类	商品小分类表	自动获取
商品类型	商品类型分类表	自动获取
总数量		自动获取
总金额		自动获取

1.1.1.4.2.9 盘点计划表项目

数据项	数据来源	数据获得方式	备注
单号	盘点计划表	系统自动获取
商品编码	库存表	自动获取
商品名称	自动获取	自动获取
计量单位	自动获取	自动获取
成本价	自动获取	自动获取
折扣	自动获取	自动获取
数量	自动获取	自动获取

1.1.1.4.2.10       调拨单

数据项	数据来源	数据获得方式	备注
单号	调拨单	系统自动获取	唯一标示单据号
单号用途		手工录入
出仓位	仓库位置表	自动获取
进仓位	仓库位置表	自动获取
调拨数量		自动获取
调拨金额		自动获取

1.1.1.4.2.11       调拨单项目

数据项	数据来源	数据获得方式	备注
单号	调配单	系统自动获取
商品编码	商品资料表	自动获取
商品名称	商品资料表	自动获取
分类（大）	大类表	自动获取	商品分大类
分类（小）	小类表	自动获取	商品分小类
类型	类型划分表	自动获取	小类下的类型划分
供应商	供应商资料库	自动获取
出版社	商品资料表	自动获取
计量单位	商品资料表	自动获取
成本价	商品资料表	自动获取
折扣	商品资料表	自动获取
数量		手工录入

1.1.1.4.2.12       仓库位置表

数据项	数据来源	数据获得方式	备注
位置编号	仓库位置表	系统自动获取	唯一标示单据号
位置名称		手工录入
位置说明		手工录入

 

1.1.2    运输管理子系统

1.1.2.1       业务概述

运输管理是物流管理的核心内容，怎样控制运输成本，也成为物流企业最重要的主题。在分销系统中，同样也存在着配送的过程。配送的成本，对企业来说：与仓储的成本一样重要。运输管理是销售的最前端，运输速度、配送批量、运输路线等决定整个运输的成本、质量。

运输管理主要实现驾驶员管理、车辆管理、电子地图管理、运输计划管理、车辆路线安排、派车管理、车辆运输跟踪、车辆费用管理等业务。

下面是运输管理系统与其他系统之间的关系：

运输管理是一个独立的业务系统，同时，它也是与其它系统有联系。在与外部的接口信息中，主要是提供运输管理过程中发生的信息提交到数据交换平台中，方便客户直接通过销售终端信息、电子商务系统等查看企业运输产品的情况(每一个客户只能看到自己订购的产品的运输情况)，从而提供有效的信息给这些客户，为客户制订自己的仓储计划、销售计划、产品存放位置等提供参考资料。

在运输管理中，由分销计划人员制订采购计划、送货计划、运输计划，然后通知采购人员、销售人员、运输人员、仓储人员，协同一致后，为更有效地为客户服务提供有效的保障，以最大限度地降低库存、加快交货提前期、加速资金周转率。运输部门接收到计划人员传达的运输计划后，再进行内部的运输计调整；对于紧急情况，可以直接录入的运输计划，从而处理一些突发事件的需求。在确定运输计划后，然后根据运输路线的情况、车辆的情况，安排运输路线。在运输路线确定之后，才进行派车管理，也就是决定采用什么车辆进行运输。在选择运输车辆时，应提供要运输货物的总体积、总重量信息，为运输人员安排车辆提供帮助；当然，缺省状况下，系统应该提供缺省已安排的车辆，从而更好地为管理人员服务。

在安排车辆后，根据实际的驾驶员的情况(驾驶员的信息已被管理)，选择比较适合的驾驶员，进行产品的运输。制订完派车安排后，生成派车单并打印出来，交给驾驶人员，派车单有什么人、什么时间、什么路线、什么客户等信息，为驾驶员进行实际的运输时，提供有效的参考信息。在运输过程中，可以使用PDA技术，随时传递回车辆的位置信息、客户收货时的签收信息等；从而企业可以更加透明地管理整个运输过程、更有效地调动车辆、更可能的减少运输成本、信息更可靠地进行反馈。在跟踪过程中，对跟踪信息可以及时地输入系统中，从而自动核销送货单、退货单、采购单、采购退货单等相关单据。

在运输过程中发生的费用情况、维护情况等，运输人员在回来之后，录入到系统中，从而可以对运输过程中发生的费用(包括加油费用、维护费用、其它异常时提供的费用等)进行管理，并可以自动过帐到财务管理系统中，自动结算相关费用。

1.1.2.2       业务流程图

1.1.2.3       业务环节说明

1、运输计划管理：在运输管理计划管理中，计划信息的来源有：分销计划管理、采购管理、销售管理。这是它的三大来源，但最主要的来源是分销计划管理；其他的两个，主要是应急处理时，才会发生。运输人员可以查看什么时候要运送什么产品给什么客户手中、或者是从供应商(第三方物流)处提货入库、或回收客户回收的退货、退货给供应商(第三方物流托运)。

a)        运输人员可以根据运输计划，决定自己在什么时候要有运输请求信息。这些信息包括：送货(提货)地址、时间、供应商名称(或客户名称)等。

b)        在运输计划中，存在着计划类型：销售送货计划、销售退货计划、采购提货计划、采购退货计划、其他计划等。运输人员根据不同的运输类型情况，制订相应的运输安排信息。

c)        运输人员可以查看运输计划的执行情况、什么时候该执行运输计划。还有计划快到期时，有计划提醒功能，提醒运输人员采取相应的措施，保证运输计划地执行。

2、车辆管理：在运输管理中，车辆是运输的必要工具；因此，必须对这些运输工具进行管理。在管理车辆时，应定义车辆的型号、体积、重量、容积等信息，这些信息在制订分销运输计划时，提供能力信息，从而避免计划中存在车辆的超载、或轻载情况，尽可能的利用车辆的运输能力，从而在一定程度上，降低运输成本。

a)        可以定义车辆的类型信息：小车、货车、大型货车、平板车等类型。

b)        车辆信息中，包括：车辆的型号、体积、重量、容积、登记日期、出厂日期、车牌等信息。

3、驾驶员管理：在驾驶员管理中，主要是登记驾驶员的基本信息、姓名、准驾车型、领证日期、有效日期、驾驶证号、联系人、联系电话、驾驶状态(可以出车、无法出车等)、技术等级等信息。

a)        也可以查询驾驶员出车情况、费用登记情况信息。

4、电子地图管理：车辆的行走路线，是根据电子地图制订出来。在管理中采用平面图形的管理模式，也就是一种连通图的结构。在图中的每一条线代表实际的一条交通通路；图中的交叉点，代表几条路的交叉点，也就是十字路口。图中线条上的权值，就是实际交通路线的长度。

a)        在每一条路线中，可以定义一些客户的送货地点信息。同样，客户地点的位置也存在权值信息，从而为计算最优路径提供参考依据。

b)        为了与将来的地理信息管理系统接合，应提供位置的坐标信息(经度、伟度信息)。

5、车辆路线安排：在运输计划确定后，就可以制订车辆的运输路线。系统可以根据电子地图信息，自动计算出最优的运输路线，为运输人员制订实际的运输路线提供参考。在生成之后，运输人员可以修改不合理的路线信息。

a)        运输路线包括开始点(从公司开始)、终结点(到公司结束)、每一个送货地点的次序、车辆在运送过程中经过的路线。

6、派车管理：对于决定路线之后，接下来要处理的是派车安排，也就是那一条路线派什么车进行运输、以及那一个驾驶员进行运输。

a)        系统应提供选择驾驶员的功能，从驾驶员管理中定义的驾驶员中，查找到比较适合的驾驶员进行运输。

b)        在决定驾驶员之后，再打印派车单给驾驶人员。派车单中包括车辆行走的路线、停靠的地点、客户(供应商、第三方物流)、驾驶员、开始时间、结束时间类型(往返、前往、返回)等信息。

c)        应能生成每一天车辆的安排信息列表，以避免存在冲突的情况。如果安排超载、时间冲突时，应以不同颜色提醒。

7、车辆运输跟踪：在车辆进行运输的过程中，可以记录车辆什么时候在什么地点信息，以及客户签收产品、退货等信息。如果有PDA功能，可以直接在PDA中，输入位置信息、客户客户签收产品、退货、以及驾驶员归队的时间等信息。

8、车辆费用管理：在车辆运输过程中，产生一些相应的费用情况，运输人员归队后，及时输入到系统中。费用包括：维护费用、加油情况、过路费、过桥费、保险费等。

a)        费用记录中，应记录发生的日期、金额、原因、费用类型、报销人、审核人等信息。

b)        在费用登记后，经审核无误之后，自动过帐到财务管理系统中，为会计人员提供原始凭证信息。

1.1.2.4       输入输出数据

1.1.2.4.1 参与类图

1.1.2.4.2 参与类数据项

1.1.2.4.2.1 运输计划

数据项	数据来源	数据获得方式	备注
用车部门	车辆使用申请表	输入
申请人	车辆使用申请表	输入
用车时间	车辆使用申请表	输入
使用时间	车辆使用申请表	输入
所去地点	车辆使用申请表	输入
用车原因	车辆使用申请表	输入
所载货物明细	车辆使用申请表	输入
备注	车辆使用申请表	输入
特急情况审批	车辆使用申请表	输入
运输队队长	车辆使用申请表	输入
申请部门	车辆使用申请表	输入

 

1.1.2.4.2.2 车辆路线安排表

1.1.2.4.2.3 行走路线表

1.1.2.4.2.4 电子地图信息

1.1.2.4.2.5 车辆信息

1.1.2.4.2.6 驾驶员信息

1.1.2.4.2.7 派车单

1.1.2.4.2.8 运输跟踪记录

1.1.2.4.2.9 运输费用信息

1.1.3    财务管理子系统

1.1.3.1       业务概述

财务管理是企业内部资金控制的核心部门，它记录了企业部门所有的运作过程，并用货币的形式表现企业内部业务发生的情况。它记录了成本信息、销售信息、采购信息、库存信息、运输信息等，同时，还记录了应收、应付帐款的情况。在财务管理中，最核心的是记录的及时性、真实性，体现企业内部实际的运作过程。

由于财务管理是企业内部最核心的部分，涉及到许多机密的信息，从而在安全方面提出更高的要求，所有的安全信息，必须在财务内部进行严格的数据权限控制。所以设计系统时，应重点考虑企业财务信息的访问控制。

财务管理是企业的核心部分，涉及到企业运作的每一个层次，因此它与企业其他系统都有密切地联系。下面是它的接口图：

在财务管理接口中，存在着与外部系统的接口关系。第一个是电子商务系统，它提供销售信息、网上支付系统到财务系统中。在财务系统中，对支付信息进行确认，然后由销售人员发送产品到客户手中。如果是电子之类的产品，当网上支付成功后，直接销售产品给客户；发生的这些交易信息，也自动通过财务管理接口过帐到财务系统中。

对于销售终端系统的交互情况，主要的是销售货款的对帐处理。由财务管理接口产生客户的对帐单信息，并在支付之后，对销售信息进行核销处理。对帐处理可以自动进行，由销售终端系统提供对帐单，再与系统产生的对帐单进行比较，自动核实货款。如果对帐无误后，反馈给终端系统、业务人员；如果存在不一致的地方，系统自动产生差异表，通知销售终端系统及业务人员，以核实货款。也可以设置应收预警功能，从而在应收到期之前，提醒业务人员回收货款，减少坏帐，加快资金回笼。

与第三方物流的接口中，也主要是对帐信息，包括委托第三方物流公司托运的货款、支付信息；当然，也会存在对帐的过程，从而也会产生第三方物流公司的对帐单。对帐处理可以自动进行，由第三方物流系统提供对帐单，再与系统产生的对帐单进行比较，自动核实货款。如果对帐无误后，反馈给第三方物流、业务人员；如果存在不一致的地方，系统自动产生差异表，通知第三方物流及业务人员，以核实货款。

与供应商信息系统的接口中，对帐、应付、支付信息，是主要的功能。系统应提供自动对帐处理功能。由供应商信息系统提供对帐单，再与系统产生的对帐单进行比较，自动核实货款。如果对帐无误后，反馈给供应商信息系统、业务人员；如果存在不一致的地方，系统自动产生差异表，通知供应商信息系统及业务人员，以核实货款。对帐单确认后，财务人员支付供应商的货款，产生支付信息。有关应付信息、支付信息自动过帐到财务系统中。

在与财务系统的接口中，上面已讲到一部分。它包括企业的应收、应付、成本、费用信、支付、收款信息，并自动过帐到财务系统中。

在内部系统中，包括采购管理、运输管理、仓储管理、销售管理的接口。

采购管理中的采购供应商的产品而产生的应付款信息，传递到财务系统的接口。由接口再过帐到财务管理系统。同时，在应付管理中支付的货款信息，自动过帐到财务管理系统中。对于采购管理中的退货信息，形成冲红信息，再冲减应付款，并过帐到财务管理系统中。

在销售管理的接口中，由销售管理传递送货产生的应收款信息到接口中，再由应收管理中收取客户的货款。这些应付款、收款信息过帐到财务管理系统中。同时，客户退货信息，也传到接口中，开成应收冲红信息，并过帐到财务管理系统中。

运输管理中，运输人员在运输过程中产生的费用情况，传给接口，再由接口过帐到财务管理系统中。

仓储管理系统中进行的出入仓、调拨等操作时，生产的库存的变化情况，通过接口过帐到财务管理系统中。再由财务管理系统进行成本分析。

人力资源管理系统中产生的费用信息、员工工资信息等通过接口过帐到财务管理系统中。

1.1.3.2       业务流程图

1.1.3.3       业务环节说明

1、多币种管理：多币制管理是使用与国外客户和供应商有工作关系的企业能以外币或当地货币准确地管理付款和接收。该模块扩大了订单输入模块、采购模块、应付款模块、应收款模块、发票管理模块的功能，包括多种货币业务，具有货币转换，汇率管理的能力。可通过多种方法跟踪由货币波动所产生的汇率变化还可以自动产生差异而过入总帐。

a)        调整货币：财务人员根据外币的折算、外币的兑换、汇率的变动情况，调整系统中的货币信息。包括添加新的货币、禁用某些货币、调整对本位币的汇率、保存调整前的汇率等。

b)        应收帐货款：对于调整后的货币情况，在应收货款时，根据新汇率进行计算。

c)        应付帐货款：对于调整后的货币情况，在应付货款时，根据新汇率进行计算。

d)        应付帐凭证：在结算应付货款时，产生的结算信息，使用新的汇率进行计算。

e)        总帐现金帐户：在有多种现金的时候，用新的汇率进行折算。

f)          采购单：在发送采购单时，可以选择采购单的货币类型；从而在支付货款时，可以使用外币或本币支付。

g)        销售发票、借/贷通知单：根据业务办理情况，可以使用多币种进行业务处理。当对帐时，可以产生对应货币的借/贷通知单。

2、应付帐管理：财务人员根据采购管理中产生的采购单被核销后的单据，自动生成应付帐凭证。在生成凭证时，系统根据现在的货币的汇率自动换算成本位币。当采购单被生成应付凭证后，核销相应的采购单据。

a)        可以生成供应商对帐单，对帐单的信息可以从已生成的应收凭证、付款凭证、采购退货冲红信息，生成供应商的对帐单。

b)        可以生成供应商的帐龄分析报表，为财务人员付款时，提供有效的依据。也就是明确那些应付款该在什么时候支付；避免过早的支付可以延迟的货款。

c)        供应商的几张采购单，可以形成一张应付帐凭证；也就是可以选择多张同一供应商的采购单，生成一张应付凭证。以适应一次支付多张采购单的情况，这时核销采购单时，根据系统记录的采购单的情况，自动进行核销。

d)        在支付货款时，可以制订付款计划。根据付款计划，财务人员可以可靠地支付货款。同时，系统根据制订的付款计划，自动提醒财务人员，什么货款到期，需要支付了，以提高自己本身的信用额度。

3、应收帐管理：财务人员根据销售人员形成的已送货的送货单，产生应收帐凭证信息。在生成凭证时，系统根据现在的货币的汇率自动换算成本位币。当送货单被生成应付凭证后，核销相应的送货单据。

a)        可以生成客户对帐单，对帐单的信息可以从已生成的应付凭证、收款凭证、销售退货冲红信息，生成客户的对帐单。同时，也可以针对大客户的各个销售点的对帐单进行汇兑后，形成总的对帐单，从而为由总公司进行结帐的情况，提供十分方便地处理方法。

b)        可以生成客户的帐龄分析报表，为财务人员在收款时，提供有效的依据。也就是明确那些款项该在什么时候收取；避免形成的坏帐的情况。

c)        客户的几张送货单，可以形成一张应收帐凭证；也就是可以选择多张同一客户的送货单，生成一张应收凭证。以适应一次收取多张送货单的情况，这时核销送货单时，根据系统记录的送货单的情况，自动进行核销。

4、预收款审核：对于客户订购的产品需要提前支付货款的情况，由销售人员申请后，传到财务部门，财务人员核对申请单，并根据客户支付货款的情况，对申请单进行审核。

a)        在审核时，需要客户提供已支付货款的单据，以及银行的入帐凭证，再选择已支付、未通过、通过等审批选项。

b)        当选择已支付后，销售人员才可以根据支付的情况，确认订货单。

5、预付款审批：对于在采购过程中，供应商需要提前支付一部分货款的情况，由采购人员提出申请后，经财务部门审批通过。再由财务部门支付货款后，反馈给采购人员。采购人员联系供应商经确认后，确定采购单。

a)        如果需要总经理进行审批的情况，可以设置总经理审批环节，从而传递给总经理，由总经理确认后，财务人员才可以支付货款。

b)        如果审批不能通过时，反馈给采购人员，并说明不能通过的原因。采购人员再根据审批的结果，处理采购单。

6、付款管理：在应付款过帐后，由财务人员支付货款给供应商。在支付之后，核销应付款凭证，并同时过帐到总帐中。

a)        在支付货款时，可以选择多种货币支付的方式，系统自动换算成本位币后过帐到总帐中。

b)        财务人员可以选择多次支付一张应付款凭证，从而形成多次过帐情况。只有全部付款后，才能核销应付款凭证。

7、收款管理：在应收款过帐后，由财务人员根据客户支付的货款情况，登记收款情况到系统中。在收款之后，核销应收款凭证信息，并过帐到总帐中。

a)        在收取货款时，可以选择多种货币支付的方式，系统自动换算成本位币后过帐到总帐中。

b)        财务人员也可以选择多次收取货款的形式，从而一张应收付款凭证产生多次收取货款的情况，形成多个收款凭证信息。这时，只有全部收款之后，才能核销应收款凭证。

8、采购退货管理：在采购人员退货给供应商之后，财务人员选择退货单信息，再生成应付款冲红信息，冲减供应商的应付款。当财务人员在形成应付款时，自动根据退货单据，冲减应付款。

a)        在生成应付款之后，自动核销采购退货单据。

9、销售退货管理：在客户退货给销售人员之后，财务人员选择退货单信息，再生成应收款冲红信息，冲减客户的应收款。当财务人员在形成应收款时，自动根据退货单据，冲减应收款。

a)        在生成应收款之后，自动核销销售退货单据。

10、                成本核算：在企业进行采购、销售、运输、仓储业务时，发生的成本信息，自动转入到成本管理功能中。在成本管理功能中，计算相应的成本信息，并过帐到财务管理系统中。

a)        在出入仓操作中，存的货物进出情况，过帐到财务管理系统中。

b)        仓储的盘点信息，盘盈、盘亏情况也过帐到财务管理系统中。

c)        在运输过程中，产生的运输费用情况，由财务人员过帐到财务管理系统中。

d)        在人力资源管理系统中产生的工资发入情况、费用支付情况等，进行成本核算功能中。

1.1.3.4       输入输出数据

1.1.3.4.1 参与类图

1.1.3.4.2 参与类数据项

1.2       数据交换平台功能

1.2.1    功能描述

数据交换平台是一个独立的平台，企业内部系统与外部系统的共享与交换的信息，通过这一平台进行；这些系统之间不能直接地进行数据共享与交换，从而提供系统的安全、可靠、稳定地运行。

数据交换平台，它是一个服务器，独立地运行在网络平台上。它接受各个系统发布的信息，并通过权限配置，设置各个用户的数据权限、功能权限。各个系统定义发布的数据接口信息、权限信息，然后通过数据平台进行发布定义的接口信息；这些接口定义信息，通过XML文件格式传递到数据交换平台上，由数据交换平台解释它。

当数据交换平台接受了发布系统定义的接口信息、数据后，由数据交换平台按照一定的规定，解释这些信息；然后提取发布的数据信息、权限信息、接口信息。数据交换平台再保存这些发布的信息，然后通过统一的方式，在网络中发布已定义的数据。

接受的系统，同样也通过数据交换平台上发布的共享信息、交换信息，从数据交换平台上接受数据。在接受信息时，可以采取订阅、点对点的方式，提取共享的数据；但这些数据信息，必须在授权的范围内进行。也就是说，订阅或点对点提取信息时，必须提供用户的安全认证信息，通过数据交换平台认证之后，才可以从数据交换平台上下载数据信息。

在上传、下载数据时，系统自动记录用户进行的操作过程、时间等信息，为将来进行数据分析时，提供有效的数据信息。

例如，对于各个系统中会员信息，可以在数据交换平台上共享数据之后，会员就可以在各个销售终端进行消费，而且消费信息通过统一的交换平台，进行结算，从而实现数据信息的共享。

下面是它与外部系统的接口图：

在数据交换平台中，为整个DRP管理提供实时的共享、交换信息。这些信息包括采购信息、销售信息、仓储信息、运输信息等。在采购信息中，主要是采购单信息，由采购人员通过交换平台，向供应商进行电子采购申请；相应地，供应商对采购单的处理情况，也会通过交换平台反馈给采购人员；为采购人员提供方便、实时的采购单处理跟踪信息。在与供应商结算过程中，由供应商提供对帐信息；同时，DRP系统也产生对帐信息，相互之间传递对帐信息后，进行确认。对于支付信息，也可以通过交换平台传递给供应商系统。

在与销售管理系统中，也存在着与销售终端系统进行集成的问题。由于各个销售终端系统的开发商都不一样，因而存在着比较大的差别，在系统设计时，应提供比较灵活的方案，适应不同的销售终端系统。在与销售终端系统传递信息时，有销售终端的采购信息、库存信息、销售记录等信息。同时，DRP管理系统也提供采购单的确认信息、采购单的处理信息、送货计划信息、运输信息等给销售终端系统，方便业务人员进行跟踪。在结算方面，由销售终端系统传递对帐信息、结算信息；同时，DRP管理系统也提供相应的对帐信息、结算信息给销售终端系统。

在电子商务信息系统的接口上，主要传递给DRP管理系统的是会员在网上的订货信息、支付信息，同时，也传递给电子商务信息系统有关订货处理情况、送货情况，方便会员通过网上查阅订货的情况。

在与第三方物流方面的接口处理中，DRP管理系统传递的托运信息、对帐信息，结算信息等。同时，第三方物流信息系统也传递给DRP管理系统有关托运的信息、对帐信息、客户签收信息、支付托运费用等信息。

与分析决策系统的接口信息，主要是与统计有关的报表信息，由各个销售终端信息传递给分析决策系统有关销售信息、采购信息、支付信息等。

在与系统管理的接口方面，主要是用户的权限信息、用户信息、部门分布信息等。但真正的权限控制，是在数据交换平台上自动进行。也就是由各个子系统自己选择可以共享给那些部门中的用户查看，在数据上传后，只有被授权查看的人员才可以下载共享的数据。

1.2.2    功能流程图

1.2.3    功能环节说明

1、交换策略管理：由各个系统按照规定的格式定义要进行交换时的各种策略，这些策略之中，包括数据交换格式、部门（用户）访问权限等。在交换平台中，不针对各种数据的处理，它只是提供了一种中介服务的方式，为各个系统提供有效的服务。因此，它是自管理的系统，系统不需要系统管理员的干涉。交换方式，只提供点对点进行数据传递操作，不提供多点操作。

a)        在定义交换策略之后，由各个系统上传这些格式文件，再由交换平台统一解释、管理这些文件。

b)        服务器应提供是否采用断点续传的方式，以便由系统提供断点续传功能，为用户提供服务。

2、共享策略管理：共享策略管理与交换策略管理是一样的，只是针对的用户群不同。它是一种进行网终广播的方式进行发布。各种订单订阅用户。

a)        在定义交换策略之后，由各个系统上传这些格式文件，再由交换平台统一解释、管理这些文件。

b)        服务器应提供是否采用断点续传的方式，以便由系统提供断点续传功能，为用户提供服务。

3、发布管理：发布管理是数据在共享、交换之前，必须进行的功能，它由用户根据定义的策略信息、选择要发布的数据，由用户手工进行发布。

a)        发布的方式，可以提供自动方式，也就是设置什么时间进行发布。当时间到达时，由系统自动起动发布过程。调用发布的策略信息后，进行发布数据到数据交换平台上。

b)        如设置为手工方式，必须由用户干涉的情况下，进行数据的传递。也就是说用户可以选择是否发布自己的信息。

4、数据交换：数据交换是发布时，由用户选择要交换的数据，然后执行数据交换功能。在交换的过程中，系统提供断点续传的功能，系统自动管理传输到那里，还有那些还要传递。

5、订阅管理：订阅管理是由用户发布了信息之后，数据交换平台解释用户的共享信息、权限信息等。然后下载的用户再订阅自己的需要查看与交换的数据信息。在定义订阅功能后，再执行定义后的订阅功能。

a)        系统根据用户定义的订阅项目，登陆数据交换平台后，从数据交换平台下载需要的数据信息。

b)        数据交换平台记录用户下载的数据信息，以备将来查阅。

1.2.4    输入输出数据

1.2.4.1       参与类图

1.3       系统管理功能

系统管理功能是整个系统安全运行的保障，并同时提供系统的相关运行的系统参数。在一定程度上，它提供了比较核心的作用。如数据备份、数据恢复操作，为系统的数据安全提供了有效的手段。

下面是系统管理的用例模型图：

系统管理的一个功能是代码集的维护，它涉及到整个系统中使用的代码集进行管理、产品的代码进行管理等。

对于部门信息的管理分成几个层次：最高层次是企业总部部门层、下一级的配送中心、批发中心，批发中心下的配送中心等。并且由于地域的区别，对于部门划分时，应能体现企业管理的层次关系、地域关系。

用户是直接归属于部门下的，在每一部门下，有许多的操作用户。并为各种用户分配相应的操作角色，角色才直接对应于系统的操作功能、数据功能。在权限管理时，对用户分配角色，就把相应的角色功能授权于操作用户。

在系统管理中，短信与IC卡的管理，也是比较方便的操作方法。通过短信，可以发送最新产品的信息、引导客户消费；对于产品订购后的跟踪信息，也可以通过短信通知客户。在对用户管理上，采用IC卡管理模式，用户直接使用IC卡进行考勤管理，用户进入系统时，出示IC卡，从而验证用户的身份，更有效地管理系统的安全。

在日志管理中，对用户每一个操作进行管理，从而跟踪用户的具体操作，分析用户权限、是否存在错误操作等信息。

 

发表于 @ 2007年10月29日　17:57:00 | 评论( loading... ) | 编辑| 举报| 收藏

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