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Outlook 2002的经典技巧

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一、邮件保存为约会

  我们经常碰到这样的情况,收到一封邮件,必须在若干天之后才能回复,但是又怕到时候忘记。这时你可以用Outlook 2002的定时提醒功能来解决这个问题,将收到的邮件从“收件夹”中拖动到“日历”目录中,在弹出的约会设置对话框中为这个约会设置日期和时间。到时候Outlook2002就会弹出提醒窗口通知你处理邮件。

图 1

二、Outlook 2002自动回复

  通常自动回复都是收费信箱提供的服务,你以Web方式登录登录到信箱中才可以设置自动回复,非常麻烦。其实完全不必绕那么大的弯子,
Outlook 2002中就有现成的自动回复功能,而且功能强大,它可以识别来信人,进行不同的回复,让你的自动回复不再千遍一律,叫人一眼识破。

1)新建消息模板

  新建一个新邮件,输入自动回复的内容,用文件另存为保存为
Outlook 2002模板,如图 2。注意:如果你用Word作为默认的邮件编辑器,不能将邮件另存为Outlook 2002模板,必须关闭Word作为默认的邮件编辑器,方法是打开“工具->选项->邮件格式”将“用Word作为邮件编辑器”前的勾号清除。如果你想对不同的邮件使用不同的自动回复内容,可以多建立几个模板。Outlook模板文件的扩展名为.oft。

图 2

2)建立自动回复规则

  打开菜单“工具->规则向导”(如果你在工具菜单下找不到规则向导,请将当前文件夹切换至收件夹)。单击“新建”,选择“由空白规则创建”,再选择“邮件到达时检查”,单击下一步。在这一步将选择规则,比如我们选择“发件人为个人或通讯组列表”,表示如果邮件是来自我的一个联系人的,那么将进行自动回复。单击下面的连接对这个规则进行进一步的细化,选择一个或者多个联系人,如图 3示。

图 3

进入下一步选择规则满足时的动作,选择使用“特定模板回复”,找到前面建立的Outlook模板文件,如图 4示。

 


 
图 4

 

3)如果要关闭一个自动回复可以在规则向导中清除规则前的复选框。

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