通向从容之道1

原创 2007年09月14日 19:39:00
前言:

欢迎来到蕴涵着深刻洞察力的战略黄金宝库。这里介绍了如 何获取更加旺盛的精力,变得更加轻松自如,事半功倍的方法。 如果你像我一样,既希望出色地完成工作,也期待着品味生活的 滋味,这不再是一种鱼和熊掌不可兼得的选择了。你完全有可能 做到在快乐地享受生活的同时,高效地处理工作上的事务。

我认为高效是一种非常有价值的东西。也许你目前从事着十 分重要、妙趣横生或者值得赞扬的工作;又或许并非如此,但是 你仍不得不面对这一切。在第一种情况下,你希望所投入的时间 和精力收获尽可能丰厚的回报。在第二种情况下,你希望能够尽 快地投入到其他工作中去,同时不遗留任何令你念念不忘的问题。

无论正在做什么,你都希望更轻松更自信,这正是你需要做 的事情—你可能正在同你的员工们一道举杯痛饮;夜深人静时, 你正温柔怜爱地凝视着摇篮中安然酣睡的爱子;也许你正忙忙碌 碌地回复着涌向你面前的电子邮件,或者在会议结束后抽几分钟 的时间与具有潜力的新客户攀谈。

     放松精神的技巧和使其远离烦恼与忧虑的力量,很可能
就是我们那些伟人的秘诀。
                        —J •A •哈特菲尔德(J. A. Hatfield)

本书写作的宗旨在于:教你在有需要或期望之时,如何才能尽管去做达到高效和轻松的最佳境界。我已经探求了很长一段时间(也许你也曾尝试过),一直希望找到下列问题的答案,即做什么,什么时间去做,以及如何去做。根据2 0多年发展和应用提高效率的新方法的实践,我可以断言,没有一种万能的解决方案。当你跋涉在每天、每周乃至一生的漫长旅途中,没有任何一种软件产品、研讨会、一流的个人计划手册或者个人使命的宣言,可以简化你的工作或者代替你作出选择。而当你刚刚掌握如何在某一个层面提升办事效率和决策能力时,又会不知不觉地接受一批新的任务和富于创意的目标。由此所产生的新的挑战,公然否定了任何一个促成你达到目的、解决问题可以套用的简单公式或者人们最近流行的某种方法。不过,即使不存在一种通用手段,我们还是可以通过采取某些措施来提高效率和完善个人管理。当我逐渐地成熟起来,我发现了许多层次更深刻、内容更丰富、意义更重大的事情,值得我去关注、探讨和付诸行动。而且,我已经找到了一些完全可以学习到的简单方法,它们将显著地提高我们处理日常烦琐事务的能力。

下面是对2 0多年来有关个人效率各种发现的汇编:最大程度地增加输出和最小程度地缩减输入,并且在工作量变得日益庞大且性质模糊不定的现实世界推行这种做法。我曾经耗费几千个小时,在工作台边实地培训,帮助人们处理和组织安排手头上的所有工作。我所揭示的这些方法,在各种类型的企业中,在每一种工作层面上,在不同的文化氛围中,甚至在家庭和学校里,也已经证明是功效卓著的。在我花费了2 0年的时间培养 和训练了一些最为精明干练的专业人士之后,我才领悟到当今社会正如饥似渴地寻求这些方法。

长期以来,顶层的经理主管们一直不遗余力地向他们自己和 其他员工灌输“冷酷执行”这个基本标准。他们知道,我也清楚,每一天,在紧闭的大门后,经过几个小时的苦苦奋斗,还存在着 一大堆没来得及回复的电话,需要应付的电子邮件,有待指派他 人处理的任务,会后尚未处理的事务,以及缺乏管理的个人工作。而无数的商业人士之所以成功,是因为他们解决的危机和把握的 机遇,远远多于在自己的办公室和公文包里存在及制造的问题。

一方面,我们需要一些大家公认的手段,可以帮助人们从战略和战术的双重角度来集中精力,不遗漏任何一件事情。另一方 面,我们需要创造工作氛围和技能,以保证那些投入最为彻底的 人们,不会因为不堪重负而惨败。我们急需积极而正确的工作标 准,来吸引和挽留精英和奇才们。

我们知道各种企业机构迫切地需要这个信息,同时在学校也 存在着这种需求。在那里,我们的孩子尚未受到有关如何处理信息、如何关注成果,和采取哪些行动达到目标的教育。而对于我 们每个人来说,这样的信息也是不可或缺的。只有这样,我们才能够充分地利用机遇,积极、长久地为这个世界增添价值。

我在 《尽管去做》一书中所讨论的简单性和高效性最好成为 你在生活中实时的亲身体验,因此,本书必须将工作流程管理法 的精髓用直线的形式体现出来。我试图这样安排本书,以便使你 在实践的过程中,一面领悟到鼓舞人心的全局总览,一面品尝立竿见影的成效。

本书分为三个部分。第一部分扼要地介绍了这个系统的概况,并解释了其独特性和时效性。接着,又以最为凝练和基础的形式提出了这些方法论。第二部分展示了如何实施这个系统。它是你        的私人培训顾问,指导你循序渐进地在真刀真枪的现实生活中运用这些行动模式。第三部分进入更加深刻的讨论。描述了当你把这些方法和模式融入到你的工作和生活之中后,可以产生的形式更加微妙、意义更加深远的众多成果。

    我希望你加入这个行列,我盼望你检验这些内容,甚至提出质疑。我渴望你向自己证明,我所承诺的效果对你个人来说,不仅可能而且伸手可及。此外,我还希望你了解,我提出的每一项建议都是简单易行的,根本没有涉及任何的新技能。你早已经掌握了如何关注问题,如何把它们记录下来,如何判定成果和行为,以及如何回顾各种选择并作出决定。你将证实,你长久以来一直凭借本能和直觉对许多问题进行的处理都是正确而恰当的。我将为你提供一些方法,帮助你充分地利用这些基础技能,将它们推向高效的新境界。我希望能够激励你把它们纳入一个令你为之振奋的全新的行为模式中。
在本书中,我自始至终地提及针对这些资料所开展的培训工作和研讨会。在过去的2 0多年中,我作为一名“管理学顾问”独立地工作着,并与别人进行了小范围的合作。我的工作主要是围绕本书中介绍的方法,针对个人进行提升效率的培训,以及举办各种讲座。我(和我的同事们)已经指导了一千多人,训练了几十万名专业人士,举办了几百次公开研讨会。这就是我提取经验和总结实例的背景情况。

    我的一位客户曾经生动形象地描述了我所作出的承诺:“当我习以为常地采纳着本书中的各项原则时,它拯救了我的生命;当我一丝不苟地运用它们时,它改变了我的一生。这是一种疫苗,可以预防日常生活中的 ‘救火现象’(在某个工作日中,出现的所谓的紧急事件和危机);同时也是一种解毒剂,能有效舒缓人们施加在自己身上不平衡的压力。”



                      第一部分    通向从容之道

第1章

新情况,新做法

   可能有这样一种情况:一个人整日事务缠身,却仍然能够头脑清醒,轻松自如地控制这一切。极高的效率,卓著的效果,这是生活和工作的一种美妙的境界。同时,这也是那些经验丰富的专业人士要获取成功所必备的一种关键性的运作模式,你已经知 如何做才能达到这种高效率的境界,然而,如果你本人同其他大多数人一样,那么,你必须快速地、完整地、系统地运用这些技巧,才能够真正地把握住它,而不会有一种被深埋其中的感觉。尽管本书中所描写的方法和技巧具有极强的实用价值,并且源于生活常理,但是,大多数人都已经养成了自成体系的工作习惯,他们只有对自身这些工作习惯加以调整之后,才有可能实施本系统。不要小看这些微小的调整,它们能够给你日常生活中处理重要工作的技巧带来清新的变化。我有很多客户把这种方法称之为范例改变 (paradigm shift )。


     焦虑是由于缺乏控制力,组织管理、准备和行动不足所造成的。
                               —戴维•凯克奇 (David Kekich)

我在这里所介绍的方法主要基于两个目的:(1)抓住所有一切需要 处理的事情 (现在的、以后的、将来某时的;大的、小的、或者不大不小的)把它们统统置入一个脱离大脑的逻辑系统中。

      (2 )训练自己在接受一切“输入信息”的前期作出决定。这样一来,在任何时候,你都把下一步行动计划掌握在手,可以实施或者进行再议。本书提供了一种经过实践验证的、高效的工作流程管理方法。为推动这一方法的实施,还列举了一些实用的手段、技巧及窍门。
      你将发现,这些原理和方法无论是在你的个人生活中,还是在你的职业生涯里都可以立即派上用场。(我是从最普遍的意义出发来考虑“工作”的。它可以是指你希望或者需要改变任何一种有别于当前状况的事情。许多人把 “工作”和 “个人生活”严格区分开来,但我不是这样:对于我来说,清除花园中的杂草或者更新我的遗嘱都不亚于撰写本书或者培训一名客户的工作。本书中所涉及到的各种方法和技巧都可以广泛地融入生活及工作的各个领域中去。) 正如在你之前的很多人已经体验到的那样,你可以把我所描述的这种颇具活力的模式融入你的工作以及你的世界中去。或者,你也可以仿效其他一些人的做法,当你感觉必要时,把它仅仅选定为一个向导,以获得更佳的控制状态。

问题:新的要求,匮乏的资源.

   这些日子以来,几乎我遇到的每个人都感叹自己要处理的事情过于繁多,而且总是缺乏足够的时间来一一搞定。在仅仅一周的时间里,我与一位在一家较大的全球投资公司任职的合伙人交换了意见。他承担着公司的管理工作,但他担心沉重的工作负荷将会影响到他的家庭生活;另一位中层的人力资源经理打算在一年的时间内,把公司在该地区办事处的人员从1 100人扩增到2 000人。由于受到这一目标的驱使,她每天都要拼命地处理1 5 0多封电子邮件。她忘我地工作着,为的是保住自己在周末能享受到正常的社交生活。新千年伊始,就出现了这样一个自相矛盾的现象:人们的生活质量得到了显著提高,但是同时又承担着自己力所不能及的工作,结果导致他们承受了越来越大的压力。这似乎是眼高手低造成的,而且绝大多数人都对怎样改善这种局面感到茫然。

    工作不再有清楚的界线

    我们感到身上的压力与日俱增,一个主要的原因在于:工作的性质发生了快速而巨大的变化,这种变化是我们自身的能力以及我们为此所接受的名目繁多的培训都追赶不上的。仅仅在2 0世纪的后5 0年中,在这个工业化的世界里,工作的性质已经由流水线装配、制造,以及搬运一类的活动转变为彼得•德鲁克(P e t e r D r u c k e r )所恰如其分地描述的那种 “知识工作”(k n o w l e d g e work )。

 
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