通向从容之道2

原创 2007年09月28日 10:53:00
 以前,工作是一件不言而喻的事情。人们耕田种地,用机器加工工具,装箱搬运,挤牛奶,摆弄精密的工具。你知道哪些工作必须完成,哪些工作已经大功告成,哪些问题还悬而未决,一切都明明白白。 现在,大多数人接手的大部分工作都不具备明确的边界。我所认识的大多数人,他们手头上都至少堆积着半打子的事情要处理。即使他们搭上自己的下半辈子去苦苦地努力,也不可能把一切都做到尽善尽美,恐怕你也深有同感。这次会议有多大的潜力可以挖掘?这个培训计划是否有效?或者主管人员的解聘赔偿结构是否合理?你正在起草的文章是否能够鼓舞人心?即将召开的员工会议能否令人为之振奋不已?公司的重组计划是否行之有效?还有一个问题:要想更加出色地完成这些任务,你能够搜寻到多少相关的资料呢?回答是:通过因特网,你可以轻而易举地获取数目无穷无尽的信息,至少存在着这样的潜力。

   几乎每一件事情都可能处理得更加完善,而且现在促成这一切成为现实的信息,已数不胜数、唾手可得。

另一个问题是,工作缺乏明确的边界导致每一个人的工作量加大。今天,许许多多大公司的运作都是各部门之间互相交流、鼎力合作和磨合的结果,我们这个独立的部门由于从不愿自找麻烦地去查阅由市场部、人力资源部或某个专门的委员会转发来的电子邮件,结果导致我们的部门正面临着彻底崩溃的威胁。

           工作在不断地变化

           一般情况下,我们工作中所出现的参差不齐、变化万千的枝节问题,对任何人来说都是一个不小的挑战。现在,在这个基础上还要添加一个变化无穷的工作定义的问题。我经常在研讨会上提问:“你们当中,有谁做的是招聘你的时候要你做的事情?”很少有人举手。由于工作职责很可能既无明确的限制,又无特定的形式,因此,如果你有机会在相当长的一段时间里从事某一特定的工作,也许你才有可能弄明白你到底需要做什么?做多少?做到什么程度?才可以使自己的头脑保持清醒。但是,很少有人能享受这个福分,主要有以下两个原因:

    1.我们所工作的机构似乎处于一种永恒的变化之中,奋斗目标、产品、用户、市场、技术,以及所有者都在不断地更新变化。这必然导致各种现存的结构、模式、角色和责任的重组整顿。
    2. 与从前相比,当今一般的专业人士具有更强的独立性和自由度。他们变换职业就如同他们的父母换工作岗位一样频繁,甚至连4 0多岁和5 0多岁的人也信奉不断发展的信条。他们希望更全面地融入主流社会中去,投身于 “包罗万象的发展大潮之中,无论是在专业方面、管理方面还是行政方面”。简单地说,他们不会长期从事任何一个职业。

    我们永远无法为那些新的事物真正作好充分的准备。我们不
得不调整我们自己,而每一次彻底的调整本身就将使自尊心面临
一次危机:我们经受着考验,我们不得不证明自己。这需要我们
振奋起自信心去面对剧烈的变革,这样内心深处才不会感到瑟瑟
发抖。
                                 —埃里克•霍弗 (Eric Hoffer)

    现在很少有人非常清楚,工作到底是什么?到底需要多大的投入才能够把它做好呢?我们从外部世界吸取了大量的信息,同时,在我们的内心世界又形成了同样数量巨大的观点以及与别人达成的共识。然而,我们自身还没有具备相应的能力来承担和调整来自于我们内心和外界环境的一切。


   旧的模式和习惯已显得力不从心
           无论是我们所接受的标准教育,或是传统的支配时间的方法 ,还是当今那些充斥市场、随手可得的管理辅助工具,如个人记事本、微软的O u t l o o k软件或者个人掌上电脑 (P D A ),都无法全面地帮助我们应付我们所面对的各种新要求,如果你已经试过使用上述任何一种处理器或者工具,恐怕你已经发现,它们都无法满足工作中各种不断产生和转移的复杂要求。要期望在这个波涛汹涌的时代获得轻松和良好的自我控制,人们需要全新的思维方式和工作模式。我们迫切地需要挖掘出一些新方法、新技术和新的工作习惯,以帮助我们永远立于不败之地。

           狂风和巨浪永远站在最精明强干的航海家一边。
                            —爱德华•吉本 (Edward Gibbon )

           传统的时间管理法和个人管理法在过去的时代大显身手。当劳动大军从工业化装配流水线中抽身出来,涌入一种全新的工作模式时,这些传统的方法为我们提供了极为有益的参照点。这包括对行动对象和时机的判断。而当“时间”自身也转化为一种工作因素时,个人日程表随之成为一种关键性的工作管理工具。(2 0世纪8 0年代,许多专业人士把袖珍日程表视为工作条理化的主要手段。时至今日,仍有许多人把自己的日程表奉为重要工具。)有了自由支配的时间,选择做什么事的要求也接踵而来。“1 2 3”优先顺序代码和每日开列的事务清单,就是人们在过去的实践中逐渐发展起来的重要手段。如果你拥有作出选择的自由,你也需要考虑到那些需要优先解决的事情。
    你可能已经认识到,尽管日程表的作用不容忽视,但是实际上,它也只是有效地管理了你所从事的大量事务中的一小部分内容,至少在某种程度上如此。而且,已为人们所证实的是,每天的工作清单和那些重要事件的顺序代号,远远不足以应付一个普通专业人士所遭遇到的数目巨大、纷繁复杂的日常事务。越来越多的人每天要处理几十封甚至几百封电子邮件,他们不能忽略掉任何一个邀请、投诉或订单。几乎没有人能够 (或者甚至应该)把所有的事务一一按照“1、2、3 ”的顺序排出先后,也没有人敢在接到老板的电话或指令后,不立即撤消自己事先确定的工作日程。

    “大局”与事物的本质

    另一方面,大量的商业书籍、范例、研讨会和专家权威们,都极力推崇把“着眼大局”作为一种处理我们复杂问题的思路。认清主要的目标和价值观,为我们的工作赋予了先后次序、意义和方向。然而,在实践中,运用价值观思维方式这一良好的初衷却经常达不到预期的效果。我经常看到,出于下面三个原因,这些努力往往都付诸东流了:

1.      在处理每天、每小时的事务时,有很多干扰因素分散了我们的注意力,以致我们无法集中足够的精力关注更重要的问题。
2.      由于个人管理系统方面存在欠缺,引发了一种下意识的抵触情绪,在面对那些原本棘手的重要项目和目标时,这种情绪阻止了具体行动的实施。结果导致了更加严重的干扰作用,进一步强化了压力。
3.       一旦阐明了更高一级的水准和价值观,我们原有的标准尺度也随之提升,这使我们认识到有更多的事物有待转变。对于那些自己原已应接不暇,又不得不应付的工作我们已经作出了强烈的消极反应。那么,是什么促使我们首先在清单上堆积了大量的任务呢?是我们的价值观。 

通向从容之道——Getting things done读书笔记

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