拯救被信息“淹没”的企业——越来越引人注目的企业内容管理

 

■ 张颖

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雅虎公司收购付费搜索服务供应商Overture；IBM公司收购澳大利亚Web内容管理软件供应商Aptrix公司；Interwoven公司收购数字资产管理解决方案供应商MediaBin及文档整合管理以及协同内容管理解决方案供应商iManager；EMC公司即将以17亿美元的高价收购内容管理软件公司Documentum…… 今年，一连串的收购事件将无数业内人士的目光吸引到了这样一个名词上——内容管理（CM，Content Management），尤其是面向企业用户，对企业内部和外部多种信息资源进行全面整合管理的企业内容管理（ECM，Enterprise Content Management）。它之所以得到了如此多的关注，就是因为它诞生在这样一个数字信息极度膨胀的年代，它成为拯救无数在信息海洋中挣扎的企业CIO们的一根“救命稻草”。 聚焦ECM 随着人们对电子商务的反思和重新认识，以传统企业和政府为代表的电子商务模式正在重新崛起，电子商务和电子政务正在迎来一个新的大力发展阶段。与企业日益高涨的电子商务活动和需求相对应的是，企业内容管理（ECM）开始变得越来越重要。 在政府和企业信息化的不断推进过程中，信息被转化为数字化的形态，呈现在信息处理、交互、传播的过程中，对于一个信息化发展到一定程度的政府或企业来说，在政府或企业内部同时运行着数百个甚至数万个不同的程序和应用系统，这些不同的程序和系统往往都会产生一些信息和内容。这些信息和内容之间往往不能相互传递和利用，而是形成一个个的“信息孤岛”，使用者如果要寻找一份特定的资料，就可能要到很多个“信息孤岛”里的浩如烟海般的内容中去查询和搜索，尤其是对于历史久远的内容来说，这个工作往往像大海捞针一般困难。 为了改变这种状况，在过去，企业通常的做法是，针对某一个特定的程序和内容专门开发内容管理工具。这种做法带来的问题就是，一旦这个程序升级或者发生改变，随之而来的也必须对内容管理工具进行相应的改变。当企业的应用系统越来越多、内容也越来越复杂时，这个过程就像滚雪球一般，使这种单独开发的只针对某一应用的内容管理工具的成本变得非常高昂，而且维护和升级的代价更是不菲。 面对这样的问题，企业开始意识到，必须建立起一个跨平台、破除孤岛的内容管理系统（或内容管理平台），无论企业有多少个应用系统、多少内容，也无论这些内容放在哪里、谁在更新、谁在使用，所有内容都通过一个中间的内容管理平台进行转换、重新定向和提供，才能真正、有效地利用整个企业内部的信息和内容，使之发挥最大的效益。这对于机构遍布全球的大企业集团来说尤其重要。 ECM的四大能耐 经过多年的发展，内容管理的概念已经与发展初期有了很大的不同，并针对客户的需要逐渐形成了一套完整的体系结构，明确了一些基本的功能。这些基本功能也在一定程度上成为衡量一个内容管理系统到底有多大“本事”的标准。 以前，内容管理可能是指对一个平台、一台PC上的信息管理；而现在，网络已经可以把所有的系统都联系起来，内容管理则是要在使用端建立起一个跨平台的系统，让各种操作系统、应用系统、数据库，例如Windows、Linux、Lotus Notes、微软Office 等软件都能在这个跨平台的系统上运行，并让人事、销售、行销等不同部门、不同需求的人都能使用，这才是真正有效率的企业内容管理系统（ECM）。 因此，内容管理就是要解决对信息的分析、过滤、阅读权限、内容安全等多方面问题，实现从内容采集、创建、传递到内容分析等整个产业价值链的完全整合。内容管理平台就是以信息共享为目的，面向海量信息处理，集信息数字化、分布存储、管理、传播、查询为一体的管理平台。 所以，内容管理系统应该具有四大功能：内容集成、内容管理、内容智能和内容发布（如图所示）。内容集成功能可以让使用者到不同系统中寻找到不同形式的资料文档，该功能可协助一般消费者利用网站查询资料，完成自我服务。而内容管理功能，就是要让成千上万的使用者同时使用不同系统的内容，就像百年前福特汽车公司提出的生产线观念，让员工站在生产线上投入不同的物料及零件，生产线的那端就会产出产品。现在，使用者投入不同的知识在这条“信息生产线”上，就能从内容管理系统上得到不同的知识型产品。另外，一个好的内容管理系统还应具有内容智能的功能，就像在藏书浩瀚的图书馆中，要用书签等归类方式，让使用者顺利找到他想要的书一样。这时，内容智能就是扮演这种书签的角色，将内容分类归档，让信息变得更易取用、更有价值。 具备这三项功能之后，如果缺少了内容发布的功能，仍然不能算一个完整的内容管理系统。所谓内容发布功能，是要让所有的使用者在同一时间接收到信息，而不会延误任何时间。以某家全球知名的投资银行为例，它每天要把各种不同的研究报告同时传递给全球3300个大型投资机构的客户，由于每份报告都牵涉到重大投资案的评估结果，因此，好的内容发布系统必须保证让所有人都同时拿到同样的报告，不至于让少数的使用者因较晚拿到资料而可能造成巨大的投资损失。 那么，内容管理系统到底能够为厂商带来多少效益呢？以东芝美国公司为例，它有数百家经销商销售各型电子产品，如何管理这么多需求各异的经销商是对东芝公司的一个挑战。该公司后来建立一个企业门户网站，用内容管理架构达到开放、动态、智能与快速的目的。结果是，东芝美国公司在一年的时间里节省190万美元的直接成本，IT人员也从原本的8人减少到1人。另外，以前该公司靠传统信件与各经销商联络，现在，客户、销售商全都与网络相连，在线完成联络，节省了大量的时间和人力。 ECM需要练好“内功” 在武学上，习武之人如果没有深厚的内功永远都只能练一些花拳绣腿的功夫，达不到很强的杀伤力。同样，内容管理系统要真正拯救企业于“水深火热”之中，也必须练好“内功”，所谓“没有金刚钻，莫揽玉器活”。而这里所说的“内功”就是指内容管理所涉及到的若干关键技术。 在技术上，企业内容管理系统首先面临的就是整合的问题，在数据采集中，跨组织流程再造、内部知识资源整合、供应链管理、客户关系管理、电子商务等一系列层出不穷的管理系统为企业带来了大量的不同信息来源、不同存储格式、不同运行系统、不同访问和检索方式的信息数据，如果不对其进行整合那就意味着要被这些数据所“淹没”，因此数据源整合势在必行。目前的企业内容管理系统通常采用平台结构和XML技术对异构数据源进行整合。企业内容管理平台将各种应用系统产生的异构数据通过一定的转换器转换成XML格式，实现内容的结构化和格式的统一，同时通过建立一个共同的目录控管机制，各个应用系统的数据都依此目录配送，使数据流动横跨各个系统，既不必制造一个集中的庞大数据库，也不必更改现有系统的运行，达到屏蔽各种异构应用系统的目的，便于对内容进行进一步地分类、索引、排序、搜寻等。同时，对XML的支持也使得企业内容管理系统可以很方便地捕获用户的特有数据格式或新增加的数据格式。 整合的另外一个重要方向就是对内容发布终端的整合。数据发布和服务的质量是衡量企业内容管理系统优劣的最直接因素，它只有做到随需应变，满足不同客户、不同终端、不同形式的发布需求，在动态的环境下支持内容的发布和共享，才能真正实现内容管理的最终目的。这方面的整合在很大程度上需要企业内容管理厂商和各种终端厂商（例如移动终端厂商）紧密配合，同时ECM系统还需要提供丰富的API接口，以便进行二次开发。 除了整合以外，信息检索技术，尤其是中文全文检索技术也是企业内容管理系统必须解决的一个核心技术，信息检索技术目前正在朝着智能化和全息化方向发展。目前的大多数检索系统都是采用关键词匹配的方式进行检索，而信息检索真正需要的却是“概念检索”，它要求系统能够正确理解和描述各种数据的内容，同时能够准确表达用户的信息检索需求，要做到这一点需要厂商在人工智能和自然语言理解方面做更加深入的研究。另外，企业内容管理系统不应该仅仅停留在对数据库信息、文本信息等的检索上，还应该对包括多媒体数据在内的大量非结构化数据进行全文检索，这其中如何对多媒体数据进行有效的索引、提取其中的概要片断将是一个关键问题，它涉及到多方面的技术，例如图像处理、语音识别、自然语言理解、视频分析等，这些都是企业内容管理厂商面临的技术挑战。 因此，企业内容管理系统目前在技术上的发展并非“炉火纯青”，还需要继续加强“内功”的修炼。 ECM渐入佳境 正是因为看到了内容管理的无限发展空间，才使得无数厂商趋之若鹜，才有了本文导语中所列举的一连串并购事件的发生。这样看来，内容管理领域要开始热闹一阵子了。 目前，全球许多大型的内容管理厂商都在朝着建立跨信息平台、打破孤岛的方向前进，例如Interwoven公司在它的旗舰产品TeamSite的牵头下，形成了一个比较完整的、强大的企业内容管理技术平台；另外，IBM、英特尔这两大IT巨头也正与Interwoven联手，建立跨系统平台，共同跨越内容管理障碍，实现资源的充分共享，使各环节真正地做到“无缝连接”，促使信息内容自由快速地流动与传播。 无疑，近来一系列围绕内容管理领域的并购事件表明，内容管理正在成为继ERP、CRM和SCM之后的又一大热点，各大厂商都正在纷纷加大力度投入到这一新兴的领域，而在这一领域的领先厂商也正在加速扩张，一场新的“圈地运动”正在紧张地进行之中。