[项目管理] 项目成功的关键

原创 2004年09月15日 12:44:00

     一般人对于项目管理之概念,倾向于认为大型项目才需要利用项目管理的方法进行管制。好比新系统开发,需要大量人员投入,花费数月甚或年余时间,经由不断编码、测试除错的过程,正式推出上市,这种整体发展的过程才需要项目管理。可是在这个求速度、讲变化的时代,有任何人可以说他的工作不需要讲求质量、时程及成本吗?如果不能以项目管理之方法管制工作,不能从质量、时程、成本间求取平衡,如何又能够面对速度及变化之要求?
 
    实际要成功的完成一个项目并不简单。成功项目的定义是同时达到不超出时程、不超过成本及合乎质量要求之条件。好吧!有人也许说:那我就依照前言所述的「在执行过 程中看紧一点」不就得了?试将场景搬到以下的状况:

    『某天早上,当你(妳)走进公司,老板把你(妳)叫进办公室并且说「嗨!机会来了!公司刚决定××项目由你(妳)负责,好好做,不要搞砸了」。兴奋之余,下一步你该怎么办?』成熟的项目人员会马上把思绪组织起来,考虑下列问题:
 
    1. 如何将顾客的「需要」反映到「水平、规格」上?项目执行过程中如果遇到技术或管理上之突破或困顿,如何反映在项目计划或者项目目标之改变上?(范围管理)

    2. 如何来预估所需之时间及成本?预估出来的时间及成本是否真能反映实际状况?项目执行过程中应采取何种手段来有效控管时程及成本?(时间、成本管理)

    3. 项目产品之质量应如何维持?项目之质量又应如何维持?(质量管理)

    4. 影响项目顺利完成之关键因素有那些?该采取何种手段以消弭这些因素?(风险管理)

    5. 项目从概念形成一直到收尾,需要那些人力资源之参与?如何获得?又该如何领导及激励他们?(人力资源管理)

    6. 项目应建立何种垂直及水平之沟通管道?各类型之项目会议应何时召开、如何召开及何人参与?项目文件之类型及管理方式又如何?(沟通管理)

    7. 项目所需之人力资源、设备、原物料是否可以获得?应如何获得?何种获得方式最符时效?(采购管理)

    8. 项目经理是否称职?项目成员是否称职?企业文化是否支持项目式管理?项目管理办公室之功能如何发挥?如何运用最新的信息技术辅助项目管理?各种管理技术如何运用至项目发展之各个过程中?(整合管理)

    项目有其一定之发展过程及管理程序,其整体架构可由下图来说明。

    任何的项目在发展过程中,一定经过概念形成、计划、执行、控管及收尾五个阶段。概念形成就是需要(Wants)的产生,不论这个「需要」是由顾客牵引(Pull)或是技术推播(Push)产生的,反正总是有个开头,没有第一步,其它的也就不必再谈了。
 
    将「需要」定型成为外在的功能水平(Functional performance)及内在的技术规格(Specification),并为达到此规格应完成之工作列出清单,加上时程及成本因素后,便完成了一个最基本的项目计划。接下来就是按图索骥,依着计划一步一步去做,而在执行的过程中看紧一点,不要超脱进度及成本的要求,一个项目才能大致说是成功的。

    速度,是e时代提高竞争力的主要利器。系统开发要快、建置要快、研改维护也要快。在上市时间的压力下,项目管理人员必须考虑:
 
    1. 系统开发不可避免的必须经过构想、设计、发展、运用之循环,项目人员必须预先完成次二至三个循环之规划,以安排所需资源之计划。

    2. 项目管理之过程(概念形成、计划、执行、控管及收尾)可以适度调整,但不可因噎废食,为了速度而放弃项目管理之整体架构。

    3. 运用项目总时程的10-20%时间好好的规划一下要做的事,可以省郄因为错误而重做 (Rework)之风险。

    4. 项目过程是不断决策的过程,譬如质量/时程/成本之取舍要做决策,风险承担也要做决策。项目小组应建立良好的决策机制,以避免仓促而思虑不周的决定。

    5. 产品发展先要求完整,再要求完美。企业项目管理人员可适度考虑将侦错之工作交由顾客进行。但是,记住,这是要承担风险的!
 
    有效利用internet之优势,与顾客沟通、与项目成员沟通、与企业内所有人员沟通,并且进行修订及维护版本之发布。
 
    项目管理是面对问题时做事的流程及方法,在美国项目管理学会所出版的A Guide to the Project Management Body of Knowledge(PMBOK)中所述及的只是项目管理之基本,等于是打地基的工作,至于说要盖怎么样的房子,就看各个行业如何设计。有效的运用项目管理手段,配合e时代环境需求,以新的思维来经营项目,才是项目成功最主要的关键。

作/转载者:郑文彬
来源:项目管理者联盟
http://www.mypm.net/articles/show_article_content.asp?articleID=6096

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