简单的企业电子传真解决方案

原创 2004年10月11日 16:07:00
 

现在的企业中,不管大小,大抵都会有自己的局域网,并且会有自己的内部邮件服务器,而很多的企业会有共享自己传真机的要求,就是说,每个公司可能有一台或者两台传真机放在文印室之类的地方,各个部门的人要发送传真的时候,需要拿着要发的文档到文印室(姑且这么假设),然后,通过传真机发送出去;如果有了传真,要么自己要跑到文印室去拿,或者好一点的公司会有专门的人员通知传真收件人或者直接给收件人送过去。如果收到的是广告之类的垃圾传真,不但浪费纸,而且浪费人力。

    有的大公司用到了电子传真。所有的传真都是电子的(一般是Tif格式的图片),会通过电子邮件分发到收件人的办公桌上。但是,实现这个功能的成本很高。需要有专门传真线路(这样才可以通过信令之类手段来分发传真)、需要专门的传真服务器(传真软件很贵的,可能几十万左右,并且按坐席收钱)。有没有办法通过简单的办法来实现这些呢?

    我提到的这个方案被我自己称为土八路方案,但是,很管用,在几个朋友的公司试用,评价还好。

   首先,是硬件设备。我们需要一台计算机(能够跑windows2000或者xp就行),计算机上需要安装一个带FAX功能调制解调器(现在只要是modem都可以收发传真),然后,将用于接收传真的电话线接到这个Modem上。

   其次,我们需要启用windows2000XP自带的传真服务(或者安装其他的传真软件)并将它设置为自动收发传真状态。

   其实,说道这里,我们的解决方案基本上就好了。怎么用呢?

   当有人给你们公司的人发送传真时,传真服务会自动给信号接收传真。计算机接收到的传真就会自动保存到传真服务设置好的目录下。那么,你只需要将这个文件夹共享就可以了。或者,你会觉得这样不妥,因为大家都可以访问这个文件夹,有些传真还是不希望所有的人都过目的。那么,你就安排一个文印室的工作人员,定时的查看一下有没有新的传真(文件是有创建时间的嘛),然后,打开看一下这是谁的,然后通过Email发送给收件人就行了。

是不是觉得这样对文印室的工作人员要求有点高?是不是害怕他漏掉你的传真?或者,是不是担心他区分不了哪些传真分拣过,哪些没有?那你就可以设计一个小的应用程序来做这个事情。(我想了很久,一直没有做,因为,我们用的传真软件可以自动将传真发送到文件管理员邮箱里,然后,他在转发好了)我的设想是这样子的:

   这个程序会监控用于传真的文件夹,如果发现里面有文件就在程序里打开(很容易啦,传真是图片嘛,就用一个图形控件就好了),同时,通过声音提醒文管员。文管员根据显示的传真内容,知道是发送给谁的,然后,通过内置在这个程序里的发送邮件程序发送给相关人员(发送邮件的程序也好做吧);发送完成后,将这个文件从这个文件夹移到一个指定的归档文件夹,然后,接着打开下一个传真。好了,这样的话,文管员就只要定时的来看看这个程序就好了。

    至于,发送传真嘛。我现在是这样做的,如果发送的文件不用盖章签字之类的,通过邮件将word文档直接发送给文管员好了,文管员再通过计算机传真服务将传真发送出去。

    呵呵,真的可以解决一些问题哦。至少不会因为垃圾传真浪费我们的纸了。

 

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