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看到效率的工作方法

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从2011年7月开始实践GTD到现在已经3年多了,按照年初设定的目标,应该写点GTD的体会,但提起笔来的时候却发现并没有什么太新的体会,大部分体会都已经在以前的文章中写到了,甚至有些流程已经简化了,看来这篇文章也就是把以前的文章再梳理一遍。

 

1、GTD到底是什么?

GTD是一种时间管理的系统性方法,一方面让你全面掌控工作和生活中的事务,减轻焦虑,提高效率,另一方面让你把握视角,让你把主要精力集中在有意义的事情上。

这本《搞定III》中的下面这张图用2个维度说明了这种理念,水平方向上你用GTD的流程来处理事务,让你有一个可依赖的系统,做事的时候能够排除杂念,减少焦虑,使GTDer处理事务的效率更高。纵向上让你从6个层面审视各项事务,如果说水平方向上让你高效做事,则纵向上是让你做正确的事。

2、三年来对GTD的体会有什么主要改变?

1)刚学GTD两个月时:重点是看书,查找网络资料,实践GTD的流程,提高效率,减少焦虑,当时写的文章:《我的iPhone+Mac+Omnifocus实践GTD和ZTD的几点心得》。

由于我当时已经刚买了iPhone,所以工具很快就选定了Omnifocus,我挑选它的一个主要理由是稳定强大,许多人在挑选GTD工具时花费了太多的时间,建议最好在看GTD书的1个月内选定。看《搞定I》,《小强升职记》,实践快速收集,计划与整理,执行,参考资料的归档,每周回顾。总的来说,收集做得不错,计划和整理得到的action不是都容易执行,回顾的效率不高。

2)学习了一周年时:仍是实践GTD的流程,学会了纵向项目分解,养成了时间记录、读书和锻炼身体的习惯。正好当时去上海出差有一个调研任务,就联系上海GTD演讲俱乐部进行了一次演讲《用iPhone打造GTD实践1年后的心得体会》。实际上软件工具集并不是主要的,而是几个习惯的养成,让你有一个正能量的不断循环。时间记录让我知道时间都去哪儿,从而减少浪费时间的行为;读书让我了解世界,促进心智成长,学到别人一生总结出来的宝贵经验;锻炼身体让我保持充沛的精力去做事、去生活。

3)学习了二周年时:事情更有条理,开始关注视角,梳理自己的角色、职责与目标,当时写了一篇文章:《GTD实践2周年后的一些体会》。首先打造了高效的OmniFocus系统,事务分类更有条理,为了使办公环境更高效,打造了GTD风格的桌面,明确了自己的职责范围,用年度梦想图来激励自己达成年度目标。

4)学习了三周年时:感觉不到GTD的过多存在,毕竟GTD只是一个工具,我并不是一个时间管理的培训师,我只是用GTD来梳理我的视角、你的行动,其它大量的时间里,我还是主要来执行Action,要把事情搞定(Get Things Done),可能也是因为有了稳定的GTD系统,以后只是一个慢慢地打磨的过程。

 

3、对GTD流程中几个步骤有何体会?

上面这张GTD流程图有各种各样的版本,但主要内容都差不太多。

收集:建议不要有太多的收集工具,如果确实比较多,在回顾检查表中逐个列出来,一个一个地清空。这样至少保证每周都可以把收集到的东西处理好。

这是什么:是明确意义的一步,有些事务不符合自己的目标,可能就需要丢弃;有些虽然暂时不符合长远目标,但可能会在其它方面得到收获,就需要放到“将来/也许”中;有些事情明显在最近一段时间内排不上时间,就可以给它设置一个起始时间,在那个时候才考虑一次是否该项目可行。

项目分解:当需要多个步骤时,就需要安排一项action,等有时间的时候就把该项目进行分解,思考的过程可以用上《搞定I》63页上的自然式计划模式来进行分解,分解出来的内容再纳入GTD管理。

委派别人:委派别人后,把action的上下文设置为"waiting”,可以再设置一个截止时间,在那个时间到来的时候就询问一下该事的进度。这个waiting清单在每周回顾的时候也是要检查的。

日程表:如果没有严格的时间要求,就不用把action设置到日程表中,但如果某个任务确实非常非常重要,你也可以强迫自己把它放进日程表来强制执行,但要慎用。在想养成某个习惯时,可以设置一些循环任务来提醒自己每天坚持下去。

上下文的分类方式:我当前的context有:Focus, Reading, Browsing, Call/Email/QQ, Outdoor, Home, Waiting, Future/Maybe,根据个人情况自己调整,但最好别超过10个。

参考资料:归类方式也有技巧,我在《GTD实践2周年后的一些体会》中介绍了一种归类方法,可以把电脑的文件夹结构与GTD中的几个职责范围相对应。 

 

4、6个高度如何实践?

一开始学习GTD时,难以明白这6个高度的意思,当实践GTD1年以后,随着流程的熟悉以及50多次的周回顾,慢慢对几个高度有所认识。GTD作者提出了6个高度,实际上主要是下面4个高度的实践。

Level 4:目标 –> 年

Level 3:职责 –> 月

Level 2:项目 –> 周

Level 1:行动 –> 日

最低的一层是由许多行动(Action)构成的,要落实到每天的事务中,需要熟练地应用GTD流程,对所有事务收集、整理、执行、回顾、记录,这些都是GTD的基础,当把这些事情处理好后,效率自然就会提高。

再上面一层是由项目(Project)组成,这里的项目有点不同于工作中常说的项目,项目可大可小,只要需要多个步骤或Action,就可以设置为一个项目,一个原则就是让项目中的任务容易执行。在每周回顾时,就要逐个检查这些项目的执行情况。

再上一层就是职责范围,是指每个人在社会上的不同角色所对应的不同责任,身为孩子的父亲,身为单位的管理人员,身为妻子的丈夫,身为父母的子女……都要承担相应的责任,可能人与其它动物的不同就在于人生中要承担这些吧。

再上一层对应于1-3年的目标,在年初时可以设定此目标,并不断地在周回顾和月回顾中分解,落实到每周、每日中,而且随着变化,有些目标也不适应于最新的变化,就需要大胆地调整。

作者提到了第5层高度对应于5年左右的目标,而第6层则是人生中必须尊重的一些原则和准则。可能GTD没有实践到3年时,也还理解不了这些高度吧。

 

5、高效GTDer的一天是怎样度过的?

以前对GTD中的每日例程没有在意,后来发现制定一个比较规律性的每日例程,可以保证高效的GTD运转。

我平常工作阶段时候的日程大概是:5:45(或6点)起床准备早餐,期间阅读或看时事新闻,7:30到单位,背单词(或听VOA),8:00(8:20)工作,11:30午餐及午休,14:00工作,18:00晚餐,19:30锻炼,20:00阅读、陪家人或家务,22:30睡觉。在工作时间,一般从GTD中找出该做的一件事,开始执行,在专注一段时间(40-60分钟)后休息一会,再来一段专注时间。

如果遇到了比较大的变化时,需要快速调整好每日例程,例如我在2013年参加了一段密集培训,在第一周时间里基本上就设定了每日例程,再经过一个阶段的尝试,感觉比较高效的每日例程是:6:00跑步或阅读,6:30背单词,7:20早餐,7:50英语听写VOA,8:30-11:30上课,午餐,12:20浏览新闻、午休,14:00-17:00上课,晚餐,看看新闻,19:00-21:30复习或GTD中其它事务,21:30跑步或朗读或其它不费脑力的事宜,23:00睡觉。

有了上面的一段经历,感觉对于一名学生(大二以下),主要任务还是学习,用不用GTD可能作用并不大,他只要有一个简单的日历及任务清单就差不多了,但对于大三以后的学生来说,如果有课程、论文、找工作等事情,可能就需要GTD了。

在每天的事务处理中,这里用的最多的还是GTD的主要流程:

1)遇到一些新的事情或好的想法,马上收集到inbox中。

2)有空闲时间时,把Inbox中的任务思考,分类,如果一个复杂的项目,就专门安排上一段时间进行头脑风暴,认真思考该项目的意义,将项目分解,形成多个action纳入到系统中。

3)执行一件事务时,养成专注的习惯,关掉QQ等打扰类程序,写程序、写文档、思考项目计划、回顾等等

4)执行一件事后,在evernote记录一小行时间日志,如果当时忘了,可以在后面补上。下面是我的evernote的结构。

gtd-evernote

5)晨间日记的习惯我没有坚持下来,我认为有每周回顾,足够将事务整理清楚了。

6)晚上主要是读书、锻炼身体、陪伴家人。

 

6、每周回顾重要吗?做些什么?

我认为如果没有每周回顾,不能称为GTD。如果你的事务相对单调,可以每两周回顾一次, 这个回顾是必须的。

GTD系统要求成为你依赖的系统,而每周回顾的过程就是不断更新GTD系统的过程,找出一小段时间进行思考、计划,你才信任它,你才不会焦虑。如果某件事情没有安排好,该事就会不断地在你的脑海中浮现,从而导致焦虑。

有了evernote中的时间日志,对一周的事务总结通常可以在20-30分钟之内完成,我把总结的内容汇总到一份WORD文档中:

image

每周总结完成后,接着就是按照每周回顾检查表(在GTD2周年总结中有详细清单)进行回顾,另外强烈推荐这种高效的OmniFocus归类系统,回顾时更加清晰快速。

 

7、如何做每月总结?

我做了一份WORD文档,里面记录着每周总结和月度总结,已经从2011年10开始坚持到现在。月度总结时,对照着年度目标中的各项职责范围,把各周的工作内容汇总起来,看看每个目标分解执行的进度。

image

下面是月度总结的一个大纲:

image

 

8、每年要总结什么?

年初设置一个目标是相当必要的,并且要公开出来,这样才有动力去完成它,也不会随便撕毁与自己的契约。年初画出一幅愿景图也是相当有诱惑力的。

下面这张职责范围图稍微修改,加上一些数字,就可以当做年度愿景图了。

年度总结时,只需要对着年初的目标,再把几个月的总结汇总一下,就可以写出一份全面的年度总结了。

 

9、我最主要使用的工具有哪些?

当前常用的主要这几个:

Omnifocus for iPhone:还是用的1版本,没舍得100多元再买版本2。据说有个大牛只用iPhone中自带的任务清单管理,照样实现了GTD。

Omnifocus for Mac:回顾用,平常基本不用。实用上用iPad回顾也足够了。用iPhone回顾效率有些低。

Evernote:用的是国际版,免费的,用我的时间记录法,60M流量还剩余不少。

金山快盘:收集一些文档、电子书,关键是云同步,我喜欢它集成在windows的资源管理器的功能。

everything:查找文件的利器,当然要起个好文件名。

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