Project2000专题知识(4)

转载 2004年10月16日 19:15:00

Project2000专题知识(4)

席相霖(出处不详)  2003年05月08日
 

Project 2000 如何帮您管理资源

  为完成任务,需要安排人、设备等在其中工作,也需要投入材料和资金,我们把这些统称为"资源"。资源管理是Project 2000的另一个非常重要的内容。它是怎样帮助您管理资源的呢?它为您提供每个资源的全方位的信息;帮您编制资源库并按类别组织起来;帮您把资源分配到各个任务上;帮您检查分配的资源是否超出了现有的强度;帮您调配平衡资源,根据任务实际情况为您合理地安排在一个任务上工作的资源如何有效投入;为您绘出需求、成本、工作量等分布图;您准备好详尽报表,您需要的资源信息几乎都能从中获取得到。

提供全方位资源信息

  为了有成效地利用资源,加快项目进展,您需要随时了解每个资源的诸多方面的信息,例如,承担的任务、时间、工时、成本等等。如果按传统办法,由办公室工作人员搜集、汇总、计算,很难做到准确和及时。Project 2000则能自动地、随时地、全面地为您提供这方面的信息。Project 2000为每个资源设置了多达202个数据域,也就是说,对于每一个资源它可以为您提供200多个数据信息,让我们列举一些主要的信息内容。

  资源基本信息 对于每个资源,Project 2000都能够为您提供出它们的名称、数量、所在部门、正常班费率、加班费率、设备进出场费额、工作日历、结算支付方式等信息,以及它们的电子邮件地址,Windows帐号,在国际互联网上的站址等。

  资源工作量和成本信息 Project 2000能够把正常班发生的工作量和成本与加班发生的工作量和成本分别统计,它向您提供出资源在原计划中工作开始时间、结束时间、工作量和成本;根据项目实际运作的情况,最新调整后的开始时间、结束时间、工作量和成本;实际开始的时间和结束时间,实际已经执行的和待执行的工作量和成本,并且显示出当前计划或实际的计划日期和原始计划比较的差异值,从而可以评价项目在资源使用方面的运作情况。

  资源状况信息 资源最高峰时分配量,资源是否过度分配,可以使用的时间区间,已经分配的资源占全部资源的百分比。

  这里列出的仅仅是Project 2000能够向您提供的资源信息中的一小部分,如果您自己或请办公室的工作人员到现场去搜集整理,要花不少时间,但从Project 2000中获取,只是手指点鼠标之劳。和任务信息一样,Project 2000提供的这些信息并不要求您事先一一输入给系统,它要求您提供给它的只是非常基本的数据,绝大部分信息都是系统自动计算和生成的,而且总是最新的。真是滴水之劳,得之涌泉之报。

为您编制管好资源库

  为了在项目中更有效地使用资源,减少重复输入操作,Project 2000为您提供视图用来建立项目上使用的资源库。资源库的基本信息主要有名称、数量、所在部门、正常班费率、加班费率、设备进出场费额、工作日历、结算支付方式等信息,以及它们的电子邮件地址等。您只要把资源的基本信息输入到库中,在项目中到处都可以直接使用这些数据。

  Project 2000给您提供手段把资源划分成若干个"组"或"部门",您可以按这些组或部门进行检索和统计生成报告。在Project 2000中新设置了"材料"资源类型,您可以把人员设备和材料分开统计,制定各自的计划。

多类别分段计费机制使资源成本计算更符合项目实际

  就以往的软件而言,资源的费用率在整个项目进行过程中只有一个档次,也就是说从头到尾按一个标准计费,显然与现实情况不符,因此无法适应当前激烈市场竞争的大环境。Project 2000对于费率计费机制进行了大幅度更新,采用多类别、分段计费机制,从而成功地解决了这一难题。

  在同一时间内,Project 2000为每种资源设置5种费率类别成本比率表(A、B、C、D、E),假定这5类费率分别为每天50、100、120、150、170元。用户在把资源分配给任务后,可以指定按哪个类别计费。如果指定按A计费,则50元/天,如果指定按E计费,则170元/天。

  在项目运作期内,每种费率类别又可以划分为25个时间段,用户可以规定每个时间段的正常班费率、加班费率和出场费,当分配的资源在哪个时间段工作时就按哪个段的费率计算费用,和项目实际相吻合。

把资源分配到任务上并检查是否超出了现有的强度

  在Project 2000上分配资源是一件非常容易的事情。当您想分配资源时,按一下"分配资源"工具栏按钮,列有全部资源的"资源分配"对话框就出现在屏幕上。您把鼠标光标放在您要分配的资源的名称前,按住鼠标左键,然后把它拖动到想要分配到的任务上,松开鼠标键,这个资源在该任务上的分配就算完成。您只需按鼠标就能在全部任务上分配好需要的资源。

  在分配资源时,您不必担心在某个时刻现有的资源是否不够用,这个检查工作Project 2000会替您做,您只要注意在每项任务上不要分配超出现有资源数量就够了。

  在您用鼠标分配资源的过程中,Project 2000也在紧张地为您检查您已经分配的资源数量是否超出了现有的数量,一旦发生这种情况,它会立即用显著的标志告诉您是哪个资源超出了。Project 2000还提供多个手段向您报告这个问题,并告诉您问题发生在什么时间,在哪些任务上,您可以自己解决,也可以委托Project 2000自动解决。

  Project 2000增强了控制资源在项目上工作的时间段功能。在以前的版本中,资源要么在整个项目生命期间都可用,要么只在一个时间段内可用,而这个版本中,您可以按排资源分别在25个时间段内可用。

为您做资源平衡调配

  当资源超量分配存在时,项目就不能按计划进行,必须调整解决这个矛盾。这个调整过程,我们就称之为"资源平衡"。平衡工作可以由您自己按它提供的信息逐个调整,Project 2000也能为您自动平衡。

  在平衡前您可以先规定平衡的原则,比如,不允许延误整个项目工期,只在时差范围内平衡;或者,不考虑项目延期,只需要解决资源超量分配问题。您也可以规定平衡的时间区间,是整个项目周期内,还是在某个特定的时间范围中。您还可以规定是否允许某种资源把任务拆分成几个时间段完成。您更可以为任务设置优先等级,规定平衡的次序,或不准对其平衡。

  Project 2000遵照您的规定逐个反复调整资源承担的各个任务的开始时间,寻求一个最佳的方案,解决冲突问题。最后向您报告平衡的结果。在您的平衡条件比较苛刻的情况下(比如,不能延长项目工期),如果它无法做平衡时,它会立即告诉您问题发生在哪个任务上,以及在何时间。这种平衡功能即可以在整个生命期内平衡,也可以在某个时间期间内平衡。

  Project 2000还为您保存着平衡前的信息,如果您对于它的平衡工作不满意,它可以为您恢复到平衡前的状态。

生成需求、成本、工作量图便于宏观控制

  Project 2000综合资源在项目生命期内的全部信息,自动为您生成资源图形。通过这些图形您可以对于资源的使用效率、成本、工作量等进行综合分析、优化,使项目进行得更好。既可以单独为一种资源生成这些图形,也可以生成全部资源图形,也可以把二者汇集于同一个图上。这些图包括:

  资源需求曲线图 在项目生命期内,资源在每个单位时间里需求数量(即峰值数量)。这是项目计划中必备的图。如果资源有超量分配问题,这个图将告诉您发生在什么时间里。

  资源工时量图 在项目生命期内,资源在每个单位时间里在全部任务上安排的工作量数。它告诉您哪个时间工作量最集中,哪些时候不饱和。

  资源累计工时量图 在项目生命期内,到某个特定日期为止,资源在全部任务上安排的累计工作量数。如果您想知道截止到一个日期为止的资源工作量,只要看看图上那个时标上的值就清楚了,无须再进行任何计算。

  超分配工作量图 当您想知道到底资源超量分配严重到什么程度时,您可以查看这个图,他告诉您在哪些时间资源超出现有的资源强度,超出的工作量数值为多少。

  资源已经分配的百分数图 您想看看资源的实际使用效率时就选择这个图。它告诉您每个单位时间内分配的资源数占拥有资源数的百分之多少。超过100就产生超分配,低于100就可以再安排工作。

  资源剩余可用工作量 在项目生命期内,资源在每个单位时间里剩余可用工作量数量。当您想安排资源新的工作时,这个图为您提供资源何时可用的信息。

  成本图 当您需要了解在项目生命期内每个阶段需要多少钱时,查看这个图,它告诉您资源在每个单位时间里在全部任务上发生的成本数。

  累计成本图 在项目生命期内,到某个特定日期为止,资源在全部任务上发生的累计成本数。您想知道截止到一个日期为止的资源成本数,只要看看图上那个时标上的值就清楚了,无须再进行计算。

  您还可以生成资源在每个时间段内的总可以使用的数量和工时量图。

  您可以调整这些图的时标宽度,按天、周、月、季、年分析资源运作情况。

给您准备丰富多彩的资源报告

  在您使用Project 2000做项目管理的过程中,它每时每刻都在为您准备各种资源报告。

  系统会按您的意图选择合适的周期(天、周、月、季、年)进行归总输出。

  您可以选择安排不同信息列的表格,按您的需要输出信息。

  现在,让我们列举几种资源报告。

  预算报告 这个报告为您列出每个任务上发生的固定费用、资源费用和总费用。

  超量分配资源报告 这个报告为您列出在工作分配上发生超量分配问题的资源,以便您重点解决它们的问题。

  超出预算资源报告 这个报告给您汇总成本上超出了原始计划的资源信息。通过这个报告您可以分析问题何在。

  资源工作安排报告(谁做什么报告和谁什么时间做什么报告)这两种报告为您列出每种资源整个项目期间或特定期间的派工单,包括它们所承担的任务名称、投入数量、工作起止时间等。

  周(月,季,年〕现金流 每单位时间发生的成本信息。

  Project 2000还为您准备了工作量报告,挣得值值报告,资源基本信息报告等。

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