项目管理的通俗解释--与谈恋爱的异同

原创 2006年05月22日 09:59:00

   

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项目管理的通俗解释--与谈恋爱的异同

概述

项目定义:什么是一个项目呢?使用可以调动的资源达到一个特定目的,有一个主要发起人,实现过程中有不确定性,而且是一次性的。

由此看来,谈恋爱完全满足这个定义:一个人为达到和另一个人携手走入婚姻殿堂的目的,动用自己的有限资源,不管成功与否,谈恋爱都是一次性的,如果分手再谈,应该可以看作是另外一个项目了。

当然也有些谈恋爱完全抱着是试试看或者是玩的目的,这种情况可以对应试验性项目。

三要素

范围:指项目的最终任务,需要满足的需求,发起人要通过项目获得什么样的产品或服务。对于谈恋爱来说项目的任务就是感情生活的满足或结婚,一切为了结婚这个最终任务。结婚就是最终产品,没有达到这个目的说明项目失败。

时间:指完成项目所需时间,进度的安排。

成本:指完成项目的花费。

项目管理定义

在项目活动中运用专门的知识、技能、工具和方法,是项目能够实现或超过项目干系人的需要和期望。需要管理的方面包括:范围、时间、成本、质量、人力资源、沟通、风险、采购。

环境和过程管理

组织结构

先说说IT项目的组织结构,主要分为这几种:职能型、项目型、矩阵型(弱矩阵型、均衡矩阵型、强矩阵型)。

谈恋爱的组织结构和此完全一样,项目发起人(主动追求方)其实就是项目经理,对于花花公子来说属于职能型,谈恋爱不过是个兼职的娱乐活动。随着恋爱双方态度、经济状况、社会地位的相对改变,逐渐向矩阵型、项目型转变,如果双方情况差不多,譬如说郎才女貌、家境类似,那么就成为均衡矩阵型,如果项目经理处于绝对优势地位,比如说有大把钱、或者是王公贵族,那么在项目中一般是有很大权力,这样就成为项目型,项目经理对项目拥有完全的控制权。

职能工作

1. 确定项目的范围

2. 识别项目干系人

谈恋爱的项目干系人包括恋爱双方及双方的父母,亲戚朋友也可算上。

3. 制定详细的任务清单

4. 估计时间要求

5. 制定初步的项目管理流程

6. 确定所需的资源和预算

需要的人际关系网络、请客吃饭送礼耗费的资金

7. 评估项目要求

8. 制定应急计划

紧急事件的发生可能使项目朝好的方向也可能朝坏的方向发展,一定要对特殊情况的出现有充足的认识。

9. 明确相互关系

对于最大干系人来说最好是相互平等。

10. 确定并跟踪项目的关键里程碑

谈恋爱的关键里程碑包括第一次约会、牵手、接吻、拥抱、结婚,视情况而定可能还有同居。

11. 参与项目阶段的评估

12. 保障所需的资源

13. 管理变更控制过程

14. 汇报项目状态

及时跟知心朋友和父母汇报项目状态,朋友可以出谋划策,父母对项目有知情权,有些情况下是要父母对项目的进一步发展作出决定。

一个高效的项目经理应该具有这些特征:有魅力、有洞察力、有决断力、善于沟通。

谈恋爱时的魅力非常重要(借句广告词:有实力,自然有魅力),还要求能够洞察到对方的目的和想法,审时度势作出适当的决断,甜言蜜语是沟通的关键因素之一。

过程

对某个人来电后就可以进行可行性评估,如果可行,则立项,启动项目,同时开始进行计划,确定怎么个追法和时间表,然后开始采取行动,通过各种方式及手段推进项目,谈婚论嫁时即进入到收尾阶段,要注意对整个过程进行监控。

整体管理

项目计划制定

项目计划是一份经过批准的正式文件或文件集,用来管理和控制项目执行,随着有关项目信息的获得而不断改变。

通常包含如下内容:

? 项目章程

? 项目管理方法和策略描述

? 范围说明

? 执行控制工作分解结构的人

? 费用估算、计划开始时间和职责

? 进度和成本执行情况测量基准计划

? 主要里程碑和每个目标的实现日期

? 关键的或所需人员

? 主要风险,包括约束条件和假定,以及各自计划的应对措施。

? 辅助管理计划

? 未解决事宜和未定的决策

? 组织结构图

恋爱计划有很大的不同,只能作个参考,指导性作用,制订一个粗略的计划即可。制作时可以参考他人的成功经验,不过借鉴性不大,俗话说,一千种女人有一千种男人去爱,要具体情况具体分析。

项目计划执行

项目的预算在执行过程中被花掉。在这个过程中,项目经理必须协调和指导项目中存在各种技术和组织问题。这是项目的应用领域最有影响的项目程序。因为项目产品是在这个过程中产生的。

恋爱计划执行困难,过程双方互相影响,可能要用博弈论来解释:)

整体变更控制

1. 影响促使变更形成的因素以确保变更对项目来说是有利的,必须在范围、时间、成本之间权衡。

2. 确定变更的发生,项目经理必须知道项目关键方面的各个阶段的状态。

3. 对实际的变更发生加以管理。

不管IT项目还是谈恋爱,变更都是客观存在的,不变的是“变更永远存在“,所以对变更的管理非常重要。随着时间的推移,项目发起人的生活、精神状态及需求都在发生变化,导致变更的发生。

范围管理

项目范围管理包括了用以保证项目且只包括所有需要完成的工作,以顺利完成项目所需要的所有过程.它主要涉及定义及控制项目应该包括或不包括的内容。产品范围—产品或服务所包含的特征或功能。

项目范围—为交付具有规定特征和功能的产品或服务所必须完成的工作。

谈恋爱的项目范围比较好定义,不需要反复的需求调研及确认过程,从整体上看很简单--婚姻。

重要性

正确的范围界定是项目成功的关键。

如果有说人谈恋爱是为了生个孩子,无疑会大大提高项目的成本,因为这需要全体项目干系人达成共识,否则将导致不可预料的结果,借句电影里的话说就是父母很生气,后果很严重。

时间管理

重要性

? 从达到项目范围、时间和成本预测方面来看,许多IT项目是失败的。

? 按时交付项目是管理者的最大的挑战之一。

? 失败IT项目平均超出时间大约是原始估计的222%。

? 进度问题是项目生命周期内造成项目冲突的主要原因。

对于谈恋爱来说时间非常难以控制,关联因素太多,可变性极强,如果哪位能按时交付项目简直可以称之为情圣。

一般来说,谈恋爱不存在进度上的冲突,虽然存在并发的各个子过程,但是基本是互相促进的。

主要过程

1. 活动定义,涉及确定项目团队成员和项目干系人位完成项目而必须完成的具体活动。

2. 活动排序,涉及确定项目活动之间的关系,并形成相应的文档。

3. 活动历时评估,涉及估计完成具体活动所需要的工作时段数。

4. 制定进度计划,涉及分析活动顺序、活动历时估算和资源要求,来制定项目进度计划。

5. 进度计划控制,涉及控制和管理项目进度计划的变更。

直观的图表在这里很重要。

缩短项目进度的技术

? 赶工是一种平衡成本与进度的技术,以达到最低的增加成本进行最大限度的进度压缩。

缺点:常常增加项目的总成本。

对于谈恋爱来说赶工是一种不好的或者说是不负责任的做法,双方没有足够的时间互相了解。项目总成本的增加体现在:比方说某人为了赶工,送某女一辆豪华小汽车,对方立马嫁给他,这辆车的成本往往大于正常恋爱这程的成本。

? 快速跟进涉及并进行哪些顺序进行或者有轻微重叠的活动。

缺点:由于太早开始某些任务常常增加项目风险并导致返工,从而可能导致项目进度的拖延。

成本管理

项目成本管理关心的是完成项目活动所需资源的成本。

过程

? 资源计划过程:决定完成项目各项活动需要哪些资源(人、设备、材料)以及每种资源的需要量。

? 成本估计过程:估计完成项目各活动所需每种资源成本的近似值。

? 成本预算过程:把估计总成本分配到各具体工作。

? 成本控制过程:控制项目预算的改变。

在这一点上谈恋爱往往呈现两个极端:一个是不惜成本,一个是斤斤计较。送礼、请客、游玩都需要费用的,所以有人说浪漫需要物质基础。我的这次恋爱在这一点上做得不够,倒不是因为我斤斤计较,而是平时生活就比较俭朴,更没有认识到这是个增值的过程,有限的物质投入可能会产生大量的感情收入,比如说送点小礼物可能会产生意想不到效果。当然也要量力而行之。

感情投入也可以算作是一种成本吧,不过我感情丰富,取之不尽,用之不竭,所以这个不是控制对象:)

我的个人看法是ROI并不重要。

质量管理

质量是反映实体满足明确和隐含需要的能力的特性总和。

? 与要求的一致性(Conformance to requirements),项目的过程和产品满足书面规范的要求

? 适用性(Fitness for use),产品能像它被 计划的那样使用。

项目质量管理包含一些程序,它要求保证该项目能够兑现它的关于满足各种需求的承诺。它包括"在质量体系中,与决定质量工作的策略、目标和责任的全部管理功能有关的各种活动,并通过诸如质量计划、质量保证和质量提高等手段来完成这些活动"。

重要性

? 项目质量管理的主要目的是确保项目满足它所应满足的需求。

? 糟糕的质量将影响项目的进度、成本、客户关系,导致项目失败。

? 必须把质量看做与项目范围、时间和成本同等重要。

如果公司有ISO质量控制体系,大概都知道这句:以质量为基础,以诚信为保证,以创新为动力,促进社会信息化发展。

质量的重要性不言而喻,谈恋爱的质量不高的话将影响以后的生活,隔三岔五吵架,经常打冷战,严重的话将对项目成员产生很大的心理阴影,并可导致不可接受的产品。

主要过程

1. 质量计划编制包括确认与项目有关的质量标准以及实现方式。

2. 质量保证包括对整体项目绩效进行预先的评估以确定项目能够满足相关的质量标准。

3. 质量控制包括控制特定的项目结果,确保他们遵循了相关的质量标准,并识别提高整体质量的途径。

谈恋爱的质量标准我觉得应该是双方互相了解、尊重、爱恋,保证和控制没有复杂的策略,要经常回顾总结,不足之处要深刻反省并及时改正。

提高IT项目质量

? 领导:质量问题的主要原因是缺乏领导,大部分问题出现在管理上,而非技术上。

? 质量成本: 一致成本(交付满足要求的和适用性的产品所导致的质量成本,例如制定质量计划、检验成本等)加上不一致成本(对故障和没有满足质量期望负责,例如软件缺陷造成停机成本)

? 组织影响、工作环境因素和质量:提供专注的工作空间和安静的工作环境是提高生产率和质量的关键因素。

? 成熟度模型: 用于帮助组织改进项目质量的过程和系统的框架模型。软件质量功能实施(SQFD)模型、能力成熟度模型(CMM)、项目管理成熟度模型。

谈恋爱要多站在对方的角度来看问题,多替对方着想,这样对方可以感受到浓浓的爱意,质量自然也就提高了。

总之就是用心去爱、去感觉,互相体谅、关怀,没有什么模型可以应用或借鉴。

人力资源管理

项目人力资源管理就是有效的发挥每个参与项目人员作用的过程。

主要过程

? 组织计划编制,包括对项目角色、职责以及报告

? 人员获取,包括获取项目所需的工作人员

? 团队建设,包括为提高项目绩效而建立的每个人和项目组的技能

重要性

“人是我们最重要的财产”

? 人的因素决定一个企业或者项目的成败

? 有效的管理人力资源是项目经理所面临的最为艰巨的挑战

? 项目人力资源管理是项目管理中至关重要的组成部分

相对来说恋爱的人力资源固定,毋须着重考虑。

关键

马斯洛的需求层次

每个成功男人的背后都有个的伟大的女人,恋爱双方互相扶持、鼓励、帮助将对双方(或至少一方)的生活、事业产生积极影响,需求节节攀升,低层次的需求很容易得到满足,高层次的需求在强大的精神推动力下可能实现

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