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退回验退件四大任务 让物料管理更加严谨

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【IT168 专稿】虽然在管理学上,企业应该先检验,再入库。但是对于绝大部分企业来说,在原材料到达的时候,做不到这一点。由于原材料数量多,企业无法做到在入库前进行一一检验。即使企业能够做到这一点,但是由于需要花费比较多的时间,所以,供应商的货车也等不及。为此,根据笔者了解,绝大部分企业在原材料管理上,都是先入库,然后再检验(包括发料检验与生产线检验)。检验不合格的产品就是验退件。把检验不合格的产品再移拨到不良品仓库,然后有仓库或者采购部门统一退回给供应商。

    验退件作业在ERP系统中,起着承上启下的作用。通过物料检验单据,把验退件转移到不良品仓库;然后再通过验退件退回作业,把验退件退回给供应商。与此同时,更新采购订单的已收数量,方便供应商补货与企业收货。这就是验退件退回作业的基本思路。具体来说,验退件主要完成四大任务。

    任务一:关联采购订单,更新已收数量
    当企业发现供应商送过来的产品不合格时,他们往往会采取三种处理方式。一是在企业中进行返工,其返额费用直接从货款中扣除;二是退回给供应商,然后向其他企业采购;三是退回给供应商,让其重新加工或者提供新的原材料。实际工作中,可能第一种与第三种的处理方式更加常见。

    笔者这里以第三种处理方式为例,谈谈验退件退回作业是如何在这里起到承上启下作用的。
    首先,在制作验退件退回作业时,务必要跟原有的采购订单进行关联;或者说,干脆从采购订单或者进货单生成验退件退回单据。这主要是因为在验退件审核时,要更新采购订单中的已收数量。如当采购订单数量为500件,已经收货500件。若在验退件退回给供应商时,没有更新这个已收数量。则系统就会认为这张采购订单已经结束。后续若供应商再次送货过来的时候,企业用户就无法在系统中收货了。

    其次,有利于在报表中对于不良品的追踪。对于这些退回给供应商,又要让供应商补货的原材料,企业也要进行追踪。若在验退件退回单据中,把它跟采购订单关联的话,则系统中导出的采购订单未结案报表中,就会显示相关的内容,以方便用户对这些验退件补货的追踪。

    所以,验退件退回中,把验退件窗口跟采购订单窗口进行关联是非常有用的。在系统中,用户可以通过单据性别设置,让验退件单据在审核的时候,核对采购订单。如果采购订单不存在就会提示错误信息。笔者在给企业实施这个作业的时候,就是这么建议用户的。

    任务二:验退件可转换为调货单
    正如上面所说的,发现不良品后,把验退件退回给供应商,并让供应商补货这是最常见的处理方式。此时,若直接把货退回给供应商然后再从开进货单收货会增加一些工作量。如第一次进货单需要生成一张应付帐款单据;然后验退件退回单据要生成一张扣款单据;后续的补货进货单又要生成一张应付帐款单据。如果这三笔业务在同一个月发生,还好处理。只要同时选择这三张单据,系统会自动进行对冲并计算最终的应付帐款。可是若不在同一个月发生,那么就凭空会增加不少的工作量。

    为此,ERP企业就可以企业的实际工作模式,设计出了一个验退件调换的作业模式。即企业把验退件退回给供应商时,不做退货处理,而是做调货,从供应商那边掉一批货物。如此的话,企业在结帐的时候,就只需要利用进货单就可以了。当然,为了企业资金安全,仍然需要进行相关的控制。如在根据采购订单或者进货单开立验退件调换单据时,只要这张单据一审核,就会在采购订单或者进货单上加把锁,防止他们生成应付帐款。然后在供应商送货过来后,企业用户再对其进行解锁。如此,就可以省去很多的工作量。

    如果企业不良品的处理方式已跟供应商补货为主的话,则可以通过这个验退件调换方式,提高工作效率,让企业物料控制更加严谨。

任务三:可与进货单等单据结合,加强对供应商不合格率的考核
    在对不良品的管制中,除了要管理其数量之外,还有一个很重要的任务,就是要为供应商考核提供数据上的支持。说实话,对于企业来说,发生不良品事件,其损失可能比供应商要大的多。因为供应商提供不良的原材料,其损失的可能只是金钱与时间而已。但是,企业若收到这些不良品,轻者的话延误交期,重者甚至会失去某个重要客户。

    所以,企业在不良品的管制中,不仅仅只关系这个不良品数量所设计的金额而已。而是把这个不良品事件直接跟供应商考核相关。如企业希望,在ERP系统中,能够自动统计不良品退回的次数与所涉及的金额,采购员会根据这个数据对其进行平分。

    如有些采购员,还需要统计从企业把不良品退回给供应商到供应商提供合格的原材料之间的时间差。如笔者为一家企业实施ERP项目的时候,他们就提出了类似的需求。他们会对其进行分类。如果供应商能够在三天之内提供合格原材料的话,可以从轻发落。如果补货的时间超过五天的话,则企业就会采取比较严厉的处罚错误,如直接进行扣款或者减少后续的订单量等等。

    再者,在供应商考核的时候,还需要关注类似事故发生的频率。如同一个产品是否多次发生了不良品事故,以及发生的原因是否相同等等。若企业在ERP使用过程中,能够通过验退件退回作业来管理不良品的话,则系统就会提供相关的报表。如在某一段时间内,某个产品发生不良品次数的概率。若再结合检验单据,还可以显示其发生不良品的具体原因等等。这将给采购员进行供应商考核提供很好的数据支持。若没有系统帮助的话,采购员整理供应商半年的不良品记录,可能需要花费半个月的时间。可是在系统的帮助下,可能半个小时都不用就可以搞定。

    可见,退回验退件作业,不仅可以管理不良品的数量,而且还可以为企业进行供应商考核提供很好的数据支持。

    任务四:进行返工费用的统计。
    对于不良品,除了让原供应商补货之外,企业往往还会采取另外一种处理方式。就是对于一些容易处理的不良品,如商标贴错等等问题,在企业中就可以对其进行返工。当然,这个返工的费用就需要供应商来承担。为此,这就出现了一个新的问题,这个返工费用在ERP系统中如何体现。

    这里有两种处理方式。一是直接在应付帐款中扣减或者通过扣款单扣除。但是这些处理方式有一个共同的缺点,就是没有原始单据。此时,往往只有通过备注的方式提醒用户有这种情况的存在。在后续追踪的时候,可能不好分析。而且,也不利于对这些作业的追踪。如在ERP系统统计供应商不良率的时候,这个返工的情况就很难统计进去。所以,这往往不是最好的处理方式。

    另外,就是通过退回验退单据来处理这种返工的情况。在退回验退单单据设置处,用户可以新建一张验退件退回单据,如验退件返工单据,然后把单据性别设置为企业返工。如此的话,这张退回验退单据就会变成一张费用单,用来统计返工的费用。这么处理有一个好处,就是除了统计费用当作应付帐款的扣减项之外,还可以帮助用户来统计不良品发生的数据。如同一个产品不良品发生几率与原因、对于供应商考核的影响等等,都会反映在相关的报表中。

    另外,在ERP系统中这么处理,也是体现了一个流程标准化的精神。即对于同一类事件,要在ERP系统中进行标准统一管理。而不是分开在几个模块中处理。因为前者的处理方式,更容易事后的跟踪与分析。而后者数据在多个模块中,不利于用户的统计。如用户需要收集供应商不良品的相关数据,需要到多个模块中去调取,那显然会增加许多额外的工作量。

    故笔者在给企业实施这个作业的时候,就强调他们需要在同一个窗口中管理这些验退件的不同处理情况。要进行区分的话,则可以通过建立不同的单据来进行区分。如此的话,用户统计相关数据就会简单许多。而且,现在ERP系统中的不少单据都支持类似的功能,可以在单据性质处根据不同的用户,设置不同的单据。以达到在同一个平台中管理类似作业的目的。

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