转载:我们的企业比日本少了什么

转载 2007年09月25日 14:55:00

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不知不觉,就在日本学习、工作、生活了10多年,成了地道的“日本通”、“知日派”。

  最近,受祖国大好形势的召唤及朋友的邀请,我毅然回国发展。回国几个月来,明显感觉到国内企业的管理水平和日本企业差距很大,工作效率也远比日本低。

  我们的企业究竟比日本少了什么?

  在我看来,国内优秀企业与国际社会的最大差距不在于人的素质,而在于管理的体制和方法。作为世界上最发达的工业化国家之一,日本的很多管理方法和经验是世界上公认最好的。由于同样是东方国家,同样是黄色人种,又有相似的文化背景,我认为日本经验的价值可能高于其他任何工业化国家。我们应当更多地学习和借鉴日本的经验,对于其中特别符合中国国情的部分,甚至可以采取“拿来主义”。

  盖楼先打好基础。同样,要学习日本企业管理,最好从其基本的地方入手。在日本企业工作的8年,我以此为出发点,一步一步地探索着日本企业的精神和管理的精髓。

  1.树立认真踏实的工作态度,培养员工顽强的斗志

  毛主席说:“世界上怕就怕认真二字。”凡事只要采取认真的态度,就不怕不成功。这句话真是放之四海而皆准。

  一位一同留学的朋友,曾经在勤工俭学期间大骂日本老板。他的工作是打扫洗澡堂。因为日本老板特别讲究干净,要求不锈钢水龙头上不能有指纹,这令他难以接受。“日本人真是吃饱了没事干,吹毛求疵”。一年以后,当他回国探亲时,却不断抱怨家乡的洗澡堂不干净:“还是干净的澡堂洗着舒服,还是认认真真地工作好啊。”他为此感叹不已。

  我认识一个餐馆的老板,做事一丝不苟。餐馆里有两道菜他特别注意,一道是烤龙虾,另一道是煎神户牛排(一种相当高级的菜)。当客人没有将这两道菜吃完时,他便要切下剩菜的一小块尝尝,以确认到底是菜做得不好,还是因为客人吃饱了而剩下的。如果发现是前一种原因便会立即向客人道歉,并迅速重新做好一份献上。工作结束后还会长时间的反思和检讨:“我今天工作为什么会这样差,真不像话,再也不能这样了。”老板这样做,其他的员工也这样做。结果,这个餐馆的服务质量一直是这一带最好的。在经济萧条的岁月里,那个地区的其他几家餐馆都倒闭了,唯他生意兴隆。

  任何时候都以最认真、最踏实、最兢兢业业的态度对待工作,一丝不苟,精益求精,最大限度地做到最好。这就是日本企业的精神。个人有了这种精神就能在企业内立足;企业有了这种精神就能在行业内立足;国家有了这种精神就能在世界立足。

  许多人认为,日本能创造一流的产品,是因为有一流的技术,其实这是不正确的。上世纪50年代初的日本,并没有什么太多的好技术,但日本人已经创造很多一流的产品了,靠的就是这种态度和精神。日本企业重视培养员工的敬业精神,为日本产品走向世界奠定了坚实的基础。

  此外,日本企业还重视培养员工顽强的斗志,并认为这是职工能持续地高效率工作的精神支柱。

  在日本企业工作,有时候会看见这样的情景:已经深夜了,但办公室仍有不少人在废寝忘食地工作。我工作过的一个公司,一线工作人员的办公室上写的是“前线”二字,工作人员就是前线作战人员,工程的进展就等于战线的推进。“老子大不了今天就死在战场上”,几乎所有的人都有这样的精神。部长经常说的话就是:“大家记住,我们的精神是:有一流的工作条件也好,没有一流的工作条件也好,都要创造一流的产品,努力,努力,努力。”所以,在日本你会发现尽管前一天深夜离开公司时,大家已经筋疲力尽了,但第二天一早,大伙又像上足了发条一样,生龙活虎。

  认真踏实的工作态度和顽强的斗志就像两个大力士一样,将日本企业乃至整个国家稳稳当当地支撑起来。

  2.工作汇报总结力求简短

  现代社会,会议繁多,进入管理层以后,会议就更多了。给上级汇报,听下级的汇报;今天写设计大纲,明天写工作总结;横向的汇报,纵向的汇报等,让人忙得不可开交。如果所有的汇报总结都长篇大论,不仅时间不够用,说不定人会被累死。而且,冗长的汇报总结也让听取者难于抓住重点,严重影响工作效率。

  日本企业对付这个问题的方法就是:采取强有力的手段让汇报总结力求简短。

  我刚在日本企业就职时,一位部长希望我在写报告时学习两个人,一位是前苏联领导人斯大林,另一位是英国前首相丘吉尔。斯大林要求部下汇报时言简意赅,要使用发电报的语言;而丘吉尔在二战期间,不管战况多么惨烈,国际国内发生了多少重大事件,只允许报告官将每天的所有情况写在一张信签纸上向他汇报。

  不知有多少次,社长向我们呼吁:“汇报总结只需要精华,多一个字都不要。”有时,社长看见谁的汇报书特别厚,会问:“你有这么多的精华吗,是因为你是天才呢,还是因为你总结能力不够?”一句话,令长篇大论者羞得无地自容。

  3.培养员工单纯化的思想

  要让员工将所有精力投入到工作中去,就必须培养单纯化的思想。

  回国后,一位同行曾经问我:“在日本企业工作时你能把多少精力投入到工作中去?”“95%”,我回答。“真幸运,我只有40%,也许更少,怪不得你能做这么多工程,既做管理,还能做设计。而我不得不每天将大量的时间花在各种关系应酬上、花在与同事和上级的感情联络上、花在琢磨别人的真实意图上。”假设我和他在单位时间内的效率一样,则我一天的工作效率是他的2.4倍。

  在日本企业,你会发现,大家的思想都很单纯。在工作中,人人都自由地表达自己的思想和看法,说话直来直去,毫不掩饰自己的观点,不用琢磨说出一句不好听的话或表达了一个与众不同的观点,是否会影响自己的前途。

  企业非常注意培养员工单纯化的思想,尽力将员工的精力最大限度地引导到工作上来,不让公司内部出现复杂的关系网、感情网,也绝不允许记恨或打击报复的现象存在。所以,不管是刚刚毕业的大学生还是即将退休的老职工;不管是技术骨干还是人事干部;不管是最高领导还是底层员工;不管是提拔前还是提拔后,人们的思想结构没有太大的变化,想的都是一个问题:怎样把精力百分之百地投入到本职工作中去,除此之外,什么都不想。

  在国有企业工作过的人也许对以下现象有深刻体会:某某经过多年的锻炼,成熟了,老练了,说话会三思而行了。在对他的进步赞美的同时,人们是否计算过他有多少精力消耗在毫无意义的关系应酬和言语词令上,他有多少闪光的智慧和谋略被埋葬在企业内部复杂的思想体系中呢?

  为什么获得诺贝尔奖的炎黄子孙到目前为止都是外国籍,在国有企业现有体制下他们还能取得如此成就吗?

  4.不论奖惩都公开进行

  奖励和批评是管理的一大技巧,在运用这一技巧时,不论是奖励还是批评,都最好是正式的、严肃的,并且面对大家进行。

  奖励赞美先进者,批评训斥后进者是理所当然的事。赞美是对先进者的肯定;批评是对后进者的鞭策。但如果将此技巧施展于大庭广众时,会更有利于工作效率的提高。

  人是有荣誉感和耻辱感的。在众人面前,这种感觉尤其强烈,且刻骨铭心。正式地、大声地在众人面前奖励和赞美受奖者能使其获得最大的满足,舒缓其因工作带来的压力,激励其再接再厉,加倍努力。同样,在坐满工作人员的办公室或会议室里严厉地批评后进者和犯错误者,更能使其深刻反省,催促其痛改前非。

  这便是管理方面的双赢。而众多的旁观者既能从受奖者方面得到好的影响,以其为榜样努力工作;也容易从被批评者上吸取教训,不至于重蹈覆辙。

  5.合理编制精干的工作小组

  以我工作过的土木设计咨询公司设计部为例。每个小组由4~5名设计人员组成,在一名主任设计工程师的领导下进行工作,称为“三三制(即主任设计工程师1/3的时间用于指导工作小组的设计;1/3的时间用于自己部分的设计;1/3的时间用于管理、协调,解决技术难题及平衡工作)五人团队”。

  从美国、日本等工业化国家的经验来看,以这样的小组组成的团体既有强大的战斗力,又比较精干,分工较清晰,人员不容易重叠,便于管理,并且能很好地保障工程的顺利进行。各小组负责人既要具有较高的设计水平,又要具有较强的协调、交流和平衡能力。各小组之间实行公平竞争,完全以业绩进行考核。但各小组之间的设计成果毫不保密,一旦哪个小组有好的建议、方法及成功的经验,立即在其他小组推广。既提高了效率,又充分发挥了设计人员的主观能动性。

  这样的编制和时间分配也使各小组负责人管理任务并不繁重,有充裕的时间自己进行设计和指导小组成员进行设计。各小组中指定一名各方面能力比较强的预备负责人,以备在特殊情况下临时接管负责人的工作和职务。由上级领导指定的具有很高设计水平和协调能力的总监监督总体工作的进展,解决技术难题,协调与各分包公司、上下级公司的关系以及向业主汇报工程进展。各小组负责人每天向总监简要地汇报工作。总监每周定时召集所有的设计人员召开短时间的业务会,公开表扬业绩好的小组及个人,赞美提出合理化建议的人员,并承诺业绩和合理化建议将作为颁发奖金、评定职称的一个参数,以此激励人们的聪明才智和灵感,保证工程一直能按高质量、高标准进行。

  大型工程不是一个人就能完成的产品,即使是天才所发出的光芒也是有限的,它是一个团队共同创造的成果。通过合理化的编制、强有力的工作小组以及适时的横向和纵向的协调工作就能集思广益,威力无穷,创造出最好的作品来。

  6.培养员工的追赶意识和追赶精神

  科学家们发现:在追赶一个领先的目标时,人所展示出的能力可能是没有目标时的数倍。

  1945年日本二战战败时,无疑是世界上最穷的国家之一。战后的日本政府迅速制定了国家重振计划,锁定了短期、中期和长期的追赶目标,并在国民中推广追赶意识和追赶精神,强化危机感教育。

  全国上下群情振奋,斗志高昂。各城市、各公司、各项目组以及每个人都确定了追赶目标;城市与城市比,公司与公司比,个人与个人比;除了与国内同行比,还与国际同行比;比产品质量比吃苦耐劳,比谁先追上目标,比谁更赢得顾客的尊重。

  为了早一点赶上目标,大多数人会自愿将自己的精力尽量多用在工作上。每当赶上一个目标,便欢呼雀跃,击掌庆祝。集体和集体之间相互鼓励;个人和个人之间也相互鼓励。于是,日本人的能力得到了最大程度的发挥;日本企业显示出惊人的效率;日本的GDP增长达到了世界最快;日本人创造了一个又一个的奇迹……

  日本被公认为最成功的追赶国家。今天的日本,拥有世界上最先进、最繁忙、最密集的铁路网络系统;日本的外汇储备雄踞世界第一;日本的海外资产有两万多亿美元;日本人的平均寿命连续十几年世界最长,但日本人还在各个领域寻找追赶的目标。

  7.提倡模仿

  在日本生活时间稍长一点的人也许会发现,日本中小企业人员素质并不高,工作环境和软硬件设施也不比国内同行好,但效率却很高,很有活力。原因是什么呢?很简单:模仿。

  中国有一句谚语:照葫芦画瓢。很多人对此不屑一顾,认为照葫芦画瓢的人都很笨,没有创新,没有出息。其实,对普通人来说,一生中的创新也就那么一点,大部分还是学习和继承别人的精华,而学习和继承的最简单方法就是模仿。

  拿我在日本的公司来说,大部分雇员的素质不及现在设计院的同事,但设计图和设计计算书的质量仍然很高。原因是他们选用的样本比较标准,雇员也照样本认真做,因此做出的东西质量很高。

  我在日本从事铁路桥梁的设计,每当新设计规范发行时,“日本铁道综合技术研究所”就会发行相应的设计算例或范本。设计算例都是由专家做的,并且经过了反复检查审核,覆盖了可能出现的各种问题,堪称精品。这些精品说穿了就是为了教大家模仿用的。

  每当要进行设计工作时,设计人员便选出相应的算例,然后基本上按照相同的步骤展开工作。通常情况下,按部就班就能完成80%~90%的工作,剩下很小的一部分才请教专家或通过集体讨论解决。

  一个工程下来,不管是新手还是老手都进步显著,几个工程下来就会在头脑中形成一整套设计思路,并且通过总结还可以提出一些改进的建议和措施。几年下来,大部分人已在某个领域有所建树了,优秀者甚至已成了专家。所以模仿是一种很好的学习和进步的方法,应该提倡模仿。

  8.对员工行为举止高标准严要求

  学生时代起,老师和长辈就告诉我们:“一个人的外表可以反映心灵。”外国人说:“一流的企业由绅士和淑女组成,三流企业的雇员仪表行为举止个个邋遢。”中外认识惊人的一致。

  端庄整洁的外貌让人亲近;也使自己心情舒畅,充满自信。在社会交往中,容易给人留下美好的印象,是提高你地位的最佳方式,无形中,你已经战胜很多对手了。

  看看丰田公司的骨干,男人哪个不是穿着整洁,西装革履,头发梳理得整整齐齐,从下到上,标准的绅士打扮;而女雇员则人人略施粉黛,衣着得体,完全的淑女。站有站相,坐有坐相,行为举止优雅,彬彬有礼是上班第一天的必修课。奇装异服、衣着不洁者被拒绝进入公司,行为举止粗鲁者请到别处去。

  也许你会问:“我也见过日本大公司的职员有染着黄头发,上班穿着牛仔服的。”我的回答是:“上司会告诉你,别和那些人一般见识,他们没有前途,你要为公司增光,做一个绅士。”

  在日本工作时,部长要我们随身携带两样东西:口香糖和梳子。以备与客人商谈前进行短暂的形象处理。

  我当过兼职翻译,参加过一些国际谈判。亲眼见过我方的一些代表团成员由于不注意仪表仪态而被对方看不起的痛心事例。很多时候,我方在谈判前就已经输给其对手一半了。

  9.要求员工体育锻炼

  回国工作时间虽短,有一点却很清楚,国内同行个个都相当聪明,绝对优秀,但健康状况普遍不及日本同行。大肚子明显比日本同行多,体育锻炼意识不强。

  现代社会的发展,使得社会分工越来越细,环节也越来越多,往往是一人负责一环,环环相扣。如果谁身体不好,经常生病,自己不但要受罪,还会增加公司负担。更重要的是,工程进展得不到保证,影响公司经营。

  为了自我的生存,集体的生存,也为了国家的生存,日本企业便极度重视员工的身体健康,倡导员工参加体育锻炼。

  在企业内部,工作以外最多的话题就是有关身体健康和体育锻炼了。上级有责任向下级、前辈有责任向后辈灌输身体健康和体育锻炼重要性的思想,教导养成良好生活习惯的方法。

  周末一到,上司总是苦口婆心地劝我们休息日别待在家里,要多锻炼身体,这样才能消除疲劳,恢复体力。

  每次公司员工体检完毕,部长总是打听每人的各项检查指标。“远藤的肺活量比去年增加了,不错。”“小野寺的脂肪率超过全国平均值6个百分点,不像话,给我锻炼。”“对了,向先生,金井可是你的部下哟,你别只管自己,休息日你带上他一块跑步。”

  因为我长期以来比较重视体育锻炼,每年检查时各项指标都比较好。去年,由于我在仰卧起坐这个项目上的成绩超出日本平均水平很多,得到了部长的特别表扬:“大家看啦,向先生真厉害,仰卧起坐成绩这么好,中国人超过日本人啦,您们要好好向他学习,加油啊。这个周末都打棒球去。”

  10.正视员工的发泄及正确引导员工发泄

  长期以来,发泄被认为是一个贬义词,是一个不友好、不健康的行为。其实,发泄是人的一种本能。当肉体和精神的压力达到一定程度时,人是需要通过发泄来缓解或消除紧张的。无视这种现象不仅会伤害员工的身体健康,挫伤员工的工作积极性,还可能加大同事之间、上下级之间的误解。正确引导员工的发泄能显示领导者的管理艺术。

  体育锻炼是一种非常好的发泄方式,特别是剧烈的、对抗性强的体育项目,如足球、排球、棒球、橄榄球等。

  卡拉OK的发泄效果相当好。卡拉OK是日本人20世纪的杰作,当初发明的意图除了自我表现以外,还考虑了发泄因素。我们经常能看到这样一种现象,日本人在卡拉OK厅唱歌就如同杀猪一样的嚎叫,甚至泪流满面、泣不成声,但第二天上班却精神抖擞,如猛虎下山。

  下班后偶尔去餐馆吃顿饭喝喝酒也是一种很好的发泄方式。大家天天在一起工作,朝夕相处,就算是最好的关系,也难免发生矛盾,产生误解。如果让矛盾、误解积小成大,终有一天会出事的。于是,周末或月末,同事、上下级相邀,外出吃饭喝酒,在谈笑声中,在觥筹交错之中,相互问候,祝愿对方健康,祈祷公司发展,互赔不是。结果,不满和误解得到发泄,同事关系、上下级关系拉近了,大家也不计较以前的言语过失了。

  结语

  我以为,本文探讨的十方面内容既体现了日本企业的精神,也构成了日本企业管理的最基本的框架,是最行之有效的措施,也是我们的企业比日本缺少的宝贵财富。

  回国后发现,我周围有大量青年朋友和同事。他们从来耻于与日本人为伍,更别提向日本人学习。另外,不少国人特别是热血青年因为历史原因痛恨日本的一切,否定日本的一切,甚至瞧不起日本,不愿意学习其先进的东西。

  近几年中日关系的恶化更加剧了这种趋势。在当今开放的社会,在我们这个刚刚恢复元气,有着远大志向并在各个方面正加倍努力的国家,抵制日本先进的思想、技术和管理方式只会阻碍自己的进步,满腔的热血和震耳欲聋的口号如果不化为实际的行动,将是毫无意义的,而狭隘的爱国主义更会引人误入歧途。

  以我之见,真正的爱国者应该勇于承认与对手的差距,尊重对手,毫不犹豫地学习对手的一切长处。如果要让我向勇敢的企业改革者和管理者奉献更精辟的提案,那便是:学习日本,彻底改革。  

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