项目管理：如何让例会高效

案例

老张是某个系统集成公司的项目经理。他身边的员工始终在抱怨公司的工作氛围不好，沟通不足。老张非常希望能够通过自己的努力来改善这一状况，因此他要求项目组成员无论如何每周都必须按时参加例会并发言，但对例会具体应该如何进行，老张却不知如何规定。很快项目组成员就开始抱怨例会目的不明，时间不长，效率太低，缺乏效果等，而且由于在例会中意见相左，很多组员开始相互争吵，甚至影响到了人际关系的融洽。为此，老张非常若恼。

分析

案例中，老张对沟通管理掌握的不好，只是主观地认为开例会是一个沟通的方式，但实际上目的不明确的例会并不能解决老张的问题，反而带来了更多的问题。对于一个事件的解决，最好的办法就是找到事件发生的原因，针对原因找到解决办法。
作为项目经理的老张应该向员工进一步了解沟通不足的原因，是否由于会议周期太长，办公地点不集中，团队成员互相不熟悉，还是其他原因。

怎么让会议高效率

1 会议有明确目的
开会前要明确：在会议中解决什么问题，什么分歧，需要哪些人参加，会议在什么时间，什么地点举行。一句话，不开没有准备的会。只有明确会议目的，参会人员获得详细的参会资料，并为会议发言做好准备，会议才能高效进行。

2开会成员不要迟到
柳传志曾讲过联想开会的规则：“联想开会，谁迟到的话罚站一分钟；会议正开的时候停下来默哀式的让你站一分钟，这实际是个非常难过的事儿。这件事情从1990年开始一直执行到今天，只要有一定做。包括我自己迟到也被罚过三次”。

3不争论
很多公司决策特慢，会开的又臭又长，最核心问题是每个人建立在不同视角上开会，所以认识不一样，相互争论，没玩没了。有不同的意见，可以提出来，记录下来。

4 会议要有主持人
没有主持人的会议将是一盘散沙，会议主持人负责主持和引导会议的进行，活跃会议气氛，让会议按照预定的流程和目的走，避免在会议上带入太多和议题无关的内容。会议主持人在引导会议的同时，还应该负责会议纪律，当会议偏题时，会议主持人应中止偏题的讨论，让会议回到正题。

5会议要有总结
在所有议题讨论完毕后，会议主持人应对会议进行总结，重申会议决策。会议完毕后应有会议记录进行备案，做到有据可依。讲会议记录，及时发送给相关人员，便于进行工作安排。

6开会人员不要太多
会议人数最好不要超过八个，会议只邀请必要的人参加。