集团信息化之路——关于网络电子采购系统的需求报告

一、应用电子采购系统的目标

电子化企业采购系统是从采购项目立项及审批，计划安排、招标文件编制、招标公告发布、标书网上下载、投标文件制作、网上投标到开标、评标、监督实现全流程的电子化、程序化、规范化管理，利用先进的计算机网络和平台技术，为采购需求方、采购执行人、投标人、专家、监管机构提供一个一体化的操作平台，实现企业采购工作的信息化和规范化。

通过实施应用集团化电子采购平台，预期达到以下目标：建立集团级供应商管理平台，对供应商进行资质审核、评估，使得供应商的管理更加科学、合理；充分发挥集中采购的规模优势，降低了采购价格；通过集中掌握主要物资的库存，使得物资调配更加合理，库存水平明显下降，资金占用更趋合理；实现对采购价格执行情况实时、动态分析，有效地控制采购成本；采购业务处理流程更加规范合理。

三、电子采购系统主要功能

    电子采购系统通过搭建集团采购门户的方式为供应商提供获取信息及完善相关资料、进行网络报价的通道；同时为集团采购人员提供了采购管理的后台管理窗口来实现采购相关的一系列工作。主要功能如下：

3.1询比价方式采购

3.1.1新建采购计划 或由库存系统生产采购计划单

在未与其他系统对接的情况下有以下方式生成采购计划单：

A．明细导入：以Excel方式按照软件指定标准格式上传，项目一般都是固定的，不能按照自己的要求调整。

B．从系统中选择：一次只能选择一个，而且弹出窗口，效率较低。当采购条目较少时可以采用。

    在实现系统对接后，可以由软件系统自动生产相关的采购申请，经过审批后即可自动进入采购系统生成相应的采购计划。

3.1.2采购审批

可以在采购系统或者物资管理系统中执行采购审批。达到按权限审批控制的目的。

3.1.3新建采购比价项目

通过新建项目来统一管理采购的全过程。

设定是否需要收费、报价结束时间、开标时间等。

3.1.4项目分包

为了便于对大项目的管理，将项目分解成小的项目来进行管理，一般按照类别来分，相同大类的划归到一个项目下。最佳情况为先在系统中设置常用的采购大类，导入采购明细后，采购明细条目会自动根据所属类别进行自动分包。

3.1.5供应商报价

邀请采购时，供应商收到信息（短信、邮件、手机短信息）提示后登陆系统进行报价。在项目结束报价前可以对已报价情况进行修改。

3.1.6比价项目结束

当系统时间达到或超过新建项目时设定的项目结束时间，项目将自动结束，供应商不能再进行报价操作。

3.1.7开标

在项目到达预设结束时间后，采购人员可以进行开标，查看各供应商报价情况。开标前采购员不能进行供应商报价的查看。

3.1.8比价

可以按项目整体或按条目两种方式进行比价，价格最低者突出颜色标识。

3.1.9定标

确定中标供应商报价。并需经相关领导对定标结果进行审批。

3.1.10生成询价单、采购合同

根据采购项目定标情况自动生成采购询价单或采购合同。

3.2采购后续工作

3.2.1送货、发票

供应商送货时根据询价单打印出送货单。

供应商将发票寄送时在系统中进行记录，便于总部采购员了解发票流转情况；总部将发票寄送分厂时也在系统中进行记录，便于分厂提前掌握情况，并在收到发票时进行确认。供应商将直接查看发票收到结果。

可以提前在寄送发票前进行扫描，便于发票的提前检查工作。

3.2.2分厂收货、系统确认

生产分厂收货时，同时接收供应商送来的送货单，并根据送货单核对送货情况。

3.2.3质量检验

分厂在收到货的同时，应该进行质量检验，并且质检合格才允许进行收货及入库操作。

3.2.4商品入库、导入库存系统

商品质检合格后，生产分厂库管员可以根据送货单进行入库操作。数据可以自动关联进行入库，不必进行重复录入。

3.3供应商管理

3.3.1供应商注册、资料维护

供应商可以自行通过在采购平台网站进行注册，填写信息，上传相关的资质。供应商自主选择可以供应的商品类别。

3.3.2供应商资质审查

供应商在资质资料到期前进行更新维护，需要审核的资料需要采购管理员进行审核。

3.3.3供应商资质材料到期提醒

供应商各自上传的资质材料可以自主管理、更新，系统于资质到期前给供应商和采购管理员发送信息提示资质更新。

3.3.4供应商评级管理

采购管理员可以对供应商进行分级、评级等管理。采购部根据设定的供应商评级项目，对每次采购过程中供应商的相关表现进行打分评级，从而区分出优质供应商和一般供应商，以便于对供应商的进一步管理。

3.4其他管理功能

3.4.1审计查询

审计部门可以通过本系统直接查看采购的全过程查询浏览，起到监督管理的作用。

3.4.2历史价格数据趋势图

可以查看任何商品的历史采购价格数据图，在采购的全过程中都可以方便查看到。

3.4.3采购到货预警*

生成计划到货报表，显示出某一预定日期前的数量、已收货数量、未收货数量、收货仓库、收货组织、计划到货日期。该功能需要将库存系统与采购系统完全对接后实现。

3.5网络招投标方式采购

可以在电子采购系统中实现招投标项目的采购工作，采购方将招标文件通过采购平台网站发布后，供应商及潜在供应商可通过网络进行查看招标采购信息，通过注册登录系统后可以根据相关招标要求上传投标文件。在达到预定开标时间时，在各方同时在场的情况下，可以进行开标，评标专家可根据设定评标标准对各投标文件进行打分，最终确定中标单位。网络招投标项目因为涉及项目资金较大，参与人员较多，周期较长，因此实施起来难度较大。

四、集团采购流程

4.1采购部流程如下：

A.各生产车间上报采购计划、车间主任审批、子公司生产科审核必要性、物资库审核库存情况、子公司领导审批、集团生产部审批、集团领导审批。

（临时方案：各子公司上报采购计划，以Excel的形式上报，计划中包含物料代码、参考价格（根据物资库存软件生成），该步骤可由分厂人员或采购部人员代为上传。在物资库存软件重新开发后可从中直接生成采购计划并导入采购软件中。）

各分厂的采购计划汇总到一个大的计划中。

参考价格：在项目前期时由于没有以前的采购数据，可有在excel中中填写，实施一段时间后可以由比价系统系统自动生成。所以可以先开发出此功能。

B.采购部领导进行计划的一次审批确认。

C.采购部某一指定工作人员按照类别和分厂两个指标进行任务分派。

分派需设置两级，第一级分派到集团采购部或分厂主管领导，第二级由第一级接收领导继续向下分派到指定采购员。

分派界面要直观、易操作。

D.接收到任务的人员进行任务受理，对于分派有误的任务，接收人可以向上一级退回，并重新进行分派。

E.采购员根据受理的采购任务，可以按类别或其他习惯进行分建项目，形成采购项目。

F.分派的第一级审批领导继续对采购项目进行审批。

G.采购员根据受理的任务可自行创建多个采购项目，创建的项目发布到采购门户上由供应商进行报价。

H.供应商进行报价。

I.待三家供应商报价后，采购员可以进行开标，开标后可以查看供应商报价。

J.授标。

K.采购部经理对授标进行审批。

L.采购员根据系统报价信息生成询价单或合同。

M.供应商根据询价单生成送货单并进行备货、发货，发货的同时在系统中进行记录。

N.接货子公司可查询发货情况，并根据送货单接货入库，在系统中记录接货情况。

 4.2供应商管理工作流程

五、与现有系统关系及数据对接

    由于采购环节属于供应链的源头，属于供应链的一个重要部分，因此需要考虑其与ERP系统进行数据对接问题。

    鉴于集团现有的自主开发的库存管理软件需要与电子采购系统进行较密切的数据对接，可以在此次项目中一并进行考虑。由库存软件或电子采购系统中直接生成采购计划，并进行审批后进入采购环节，在电子采购系统中执行完毕的采购项目，可以直接生成送货单由供应商进行送货，子公司在收到送货单时可以进行关联产品入库。

六、应用方案建议

建议电子采购系统可以分两期来做，项目第一期计划主要实现原有手工汇总加传真的采购方式到互联网电子采购的转变，实现采购项目的网络发布，供应商可以自主注册、登陆系统参与报价，初步计划主要涉及网络询比价采购项目，并达到对供应商的系统化管理的目的，并且可以实现加强对供应商相关资质文件的及时管理的目的；项目第二期计划实现网络招投标采购、电子采购系统与集团自主开发的物资库存管理软件的数据对接以及在统一财务物料编码的基础上，进行采购后的关联入库等相关操作。