项目周报：写OR不写？如何写？

几乎每一个上班族都会涉及到周报的事儿，项目经理更是不能例外，每个周的周一，或者周五，项目经理都会很郁闷的想，又到写周报的时间了，能不能不写啊？是啊，项目周报能不能不写啊？如果不写的话，会有什么不好的事发生吗？下面一个一个问题解决。

 

能不能不写项目周报？

从根源上来讲，项目周报是项目沟通中的例行报告，应该是每周或者每两周或者与干系人约定的周期发送给干系人的包含项目信息的报告，这份报告的目的是取得干系人的理解、支持和配合。如果没有这份报告的话，可能会增加很多事情的难度，比如，项目组人手不够的时候，想申请加人，如果没有周报中的信息做铺垫，项目经理去要人的时候定会遇到仔细的盘问的，或被以“从没听你说过缺人，怎么突然想加人，现在我们人手紧张，你又不是不知道。。。。”等说法打发回去。再比如，客户说，你只要把我的东西做好就行，过程当中不要来打扰我。如果没有项目周报的话，在项目因各种原因需要延期或者需要客户提供支持（比如说明需求、参与测试等）时，也定会遇到客户方的仔细盘问。面对这些盘问，除了会让人觉得紧张之外，稍有应对不慎，就有可能进一步增加事情的难度，增加项目的风险，降低项目成功的概率，而这些，都是作为项目经理的我们所不愿看到的。

因此，从这个角度来说，不管我们愿不愿意，周报都是必须的，而且要想方设法提高周报的作用。

 

怎样才能提高周报的作用？

要想提高周报的作用，只要解决一个问题即可，即“在恰当的时间给恰当的人提供恰当的信息”。

1、何谓“恰当的时间”？

 “恰当的时间”，对周报来说，其实就是提交的频率，频率太高了，会多花费很多写周报的时间，频率太低了，又达不到及时提供信息的要求，因此，一般项目，每周提交一次即可，项目紧张的时候，可以每半周提交一次，满足干系人对项目信息及时了解的需求，项目比较平稳的时候，可以每两周提交一次，甚至每月提交一次，视干系人对项目信息的需求而定。

2、何谓“恰当的人”？

“恰当的人”，也就是把周报发给谁的问题。要解决这个问题，只要明确“把周报发给谁对项目组来说最有用”及“如果不发给谁，会带来什么麻烦”即可。

那么，到底应该把周报发给谁呢？

简单来讲，主要是可能对项目有正面或者负面影响，或者受项目正面或者负面影响的人，用比较专业一点的词来说就是项目的重要干系人，如公司的领导，QA、采购、销售、项目组成员等等，客户方的项目负责人，对项目比较关注的领导，以及监理等。

以前有同事开玩笑的说，XXX外卖是项目组的重要干系人，因为能不能及时把项目组订的餐送到，直接关系到项目组晚上加班的效率，而该项目组又经常加班。那是不是要把项目周报也发给外卖公司呢？很显然是不用的。

3、何谓“恰当的信息”？

“恰当的信息”，也就是项目周报中应该包含什么内容，要解决周报中应包含什么的问题，只要明确“从干系人的角度，需要哪些信息”和“从项目的角度，希望干系人做什么”就可以了。

一般来讲，至少应该包含项目目前的状态，处于什么阶段啊，本阶段的进展状况如何啊等等，最好是简单明了，另外还应该包含对前景的预测，预计项目会朝什么方向发展，是否能够比较顺利的结束等，其次还应该包含项目的风险和问题，让干系人明白我们的项目还存在哪些风险，准备怎样应对，遇到了什么问题，有什么影响等等，以便给干系人心理和行动上准备的时间。

 

做到了以上三点，相信你不仅可以做好自己项目的周报，甚至可以改进公司的周报模板、周报管理方式等与周报相关的工作了。