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提高效率的13个策略

标签: 效率时间管理wakeupjava
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想提高生产率吗?你找到了合适的文章。我不敢说是生产率专家(我总觉得还有完善的空间),但我非常关注提高生产率。我一直在寻找不同的方式变得更有效率——从哪里我可以偷走时间,忽略不重要的事,获取系统的检修等等。当我看到我付出的努力在一天当中的最后时间取得了成功,增加了产量,我很高兴。

在这篇文章中,我选取了13种最好的生产率战略——尝试,测试和验证。如果按照每一种操作,我可以向你保证,你的生产率将会比现在增加一倍或两倍,甚至更多。我自己每天按照下列步骤操作。我不这样做的那段日子,我的生产率骤降。我这样做的日子,我的生产率大增。相关性是显而易见的。为了让你进一步阅读,在有些步骤中我也编写了一系列参考书目。

他们是:

1. 设定生产率目标

提高效率的13个策略

可能一半的自助文章不断地告诉我们设定目标,确立对象。你知道为什么吗?这是因为这样确实有效。你设定目标后,你就会把精力集中在你想实现的事情上。你不能实现的事情就不会出现。这样无意识地就会让你更有效率。

我经常设定目标,使我的产量达到最大限度。例如,下个月我的目标之一是写30篇文章,平均每天1篇。这些文章包括我写在博客上的——个人优秀博客,为其他大型网站撰的稿——LifeHack.Org。我在过去几个月的平均产量是平均每周只有1-2篇文章,所以我决定设定一个30篇的目标,让自己比平常写的更多。设定这个目标,并为之奋斗的好处是,我的产量自然比没有设定目标之前增加了。

明确你究竟想要实现的。下个月你想完成什么?什么目标你实现后,会让你感到十分兴奋,充满自豪?把这个作为你的目标;然后根据这个,设定周目标;最后,你可以设定每日目标,每天要有目标对象。

2. 保持工作环境,有利于生产率

提高效率的13个策略

请问你的工作环境能激励你工作吗?或它往往能让你分心吗?你的工作环境为你的工作流程提供了舞台,所以要选择合适的工作环境。什么样的环境能激励你工作?这可能需要一点实验。尝试过不同的地方后,我发现我最好在安静的周围人少点的地方工作——比如我的房间,图书馆,咖啡馆和我的街道。所以,我只能在这些地方工作。

那些被聘用的人不能确切地选择工作环境。如果可以选择的话,那么请修饰你的工作环境,使之有利于工作。整理你的办公桌(这是下一步)。用你最喜欢的图片和鼓舞人心的话语装饰。放一两个相框。用你最喜欢的杯子。有时候你可能无法享受你所要做的所有工作,但是这并不意味着你必须让自己苦不堪言。如果你感觉像在家里,就会更激发你把事情做好。

3. 有一个组织的工作区

一张有序的办公桌,无疑将有助于提高你的生产率。如果你的工作区杂乱无章,你会觉得混乱低迷。因为工作区混乱,你甚至不想做任何事情。但是如果你有一个漂亮,整洁,有组织的工作区,你会得到启发并完成工作。你可以轻易地找到你的东西,而不是浪费宝贵的时间从一堆文件筛选你刚刚看过的东西。如果你是像我一样的个体经营者,有组织有重点是特别重要的。

我的房间里有一个小办公桌,我特别注意保持干净整洁。我的报告,文件夹和随机文件都放在一个期刊架上(这是我3年前从宜家买的,只花了几块钱——这是我最好的投资之一)。钢笔和文具放在文具盒里。在右侧我留了足够的空间放笔记本电脑和作为书写区。几个工作日下来,我的桌子自然也会凌乱,所以每隔几天,我会做一些清洁和整理工作,让每样东西都井然有序。甚至我自己的笔记本电脑也是我办公桌的一部分——我用便签纸和Excel表格来安排我的工作。对我来说,在一天中的任何时候,所有这些都营造了一个温馨的工作空间。

4. 把重要的事放第一位

这是史蒂芬·柯维的高效率人士的七种习惯中的第三种习惯。重要的事放第一位是指把重要的事情放在其他事情之前,放在第一位。为什么会这样呢?这是因为一天有24小时,我们大约要选择一百万种不同的事情做。有些是重要的事情,会产生重要影响。其余的是不重要的事情,不会产生重要影响。在这一百万件事情中,我们必须挑选,否则我们将永远淹没在工作中,永远不会完成任何事情。关注重要的事情,忽略不重要的事情。

过滤掉不重要的任务时,我常常问自己“做了这件事和在未来6个月产生重大影响吗?”如果答案是不会或有一点影响,我就会把这件事放在一边。如果答案是大大的肯定,那么我会特别关注。当然,我们永远不能做出100%准确的评估,因为我们不能预测未来,但我们有足够的知识可以给出一个良好的评估。例如,今年我的主要目标是发展我的博客,这是我个人业务发展的重要组成部分。当我把这个观点套用在我的博客任务清单时,我会自动关注的任务是(1)客人数量,这让我接触到更多重要的读者,博客上增加了新的长期的读者和订阅者(2)为我的读者撰写新颖且高质量的文章(3)写书,这将是一个个人里程碑,同时成为一个新的收入来源。剩余时间其他各项任务就不是很重要了,如查看电子邮件,整理邮件,编辑网站,浏览脸谱网/推特信息。

5. 规定的时间内完成任务

时间限制是指把任务在固定一个时间段内。例如,上午9点到10:30做任务A,然后10:30到下午1点做任务B,下午2点到4点做任务C。时间限制很好,因为它可以防止你做任务拖拖拉拉。有一种说法是你想多长时间完成工作,你就会多长时间完成,我发现这个说法很正确。有没有一个项目到了截止日期,你需要开夜车完成?我们大多数人通常会觉得如果最后期限没到,我们就没有必要这样着急。事实是,这与截止日期没关系。即使是1周后,2周后或1个月后,同样的像先前那样的最后一分钟匆忙仍会发生。我们花这么长时间去做,因为这是我们给自己的时间表。

因此,在规定的时间内完成任务。如果你设置了一个特定的时间段,并严格遵守,你会找到完成工作的方法。当然,设定一个具有挑战性并能完成任务的时间。如果一个任务需要3个小时,不要设置4个小时,因为你将会用完这4小时,设置3小时——最好更少,这样你就可以学习在规定的时间内对任务进行优化(同样,假设你严格按照规定的时间执行)。

当然,对我们中间的神经质的完美主义者来说,限制所用的时间很难,因为这将导致质量上出现问题。这就是我们下一个原则,就是……

6. 使用80/20法则

提高效率的13个策略

80/20指的是80%的产出要投入约20%的努力,其余20%的产出要投入80%的努力才能实现。

比如你有一个要到期的报告,为了能写出最好的报告,你大约需要100个小时。根据80/20法则,你可以花20个小时(100个小时中的20%)得到80%的质量。另一方面,最后提高本报告质量的润色,从80%提高到100%的质量,需要你花80个小时(100个小时中的80%)。从有效性的角度来看,这不会有所削减。80/20法则告诉我们,只得到80%的质量,放弃剩余的20%,因为所需的时间并不能证明我们得到的价值增加了。

因此,80/20法则让我们学会忽略细节。忘记只有你注意到的小细节。你可以继续修改完善,但那个时间最好能花在一个全新的任务上。关键是把你的精力放在你所做的每一件产生80%的效果的事情上——也是事情的80%。绘制一个图,划出界限,忽略界限之外的一切。

7. 有一个单独临时任务清单

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如果你像我一样,一整天的工作中会得到各种随机的完整任务列表。我对那些突然来的事情,常常给予重视。比如现在来的额外的1号任务,我会立即去做,因为它只需5-10分钟。对额外的2号任务,3号任务……一直到15号任务也是同样的。过了一会,我意识到这些事情需要很多时间,从中我甚至得不到任何有意义的结果。不仅如此,一天中我没有完成实际工作,因为我忙于这些随机的工作。当我完成这些随机工作时,我认为我会非常有效率,但事实是它只是假的效率。

所以,现在针对这种紧急任务,我用一个单独的列表。我抛弃列表中的临时任务,重点还是在我每天的目标列表。然后在这一天结束时,我拨一些时间来完成这些临时任务。我分批处理类似的紧急任务,然后一次处理完。结果是我总能不到一个小时就完成这些任务,相比较而言,如果在一天中分散处理这些任务就要花几个小时。

8. 技能升级

我们在产量方面的限制来自于我们自己技术水平的限制。升级你的技能,你就会增加产量。这就像用较新的版本升级我们的电脑软件,这样我们可以创造更多。我们的技能装备是帮助我们创造的工具。我们需要更好的工具来创造更好的材料。

例如,现在我想要平均每天写一篇新文章,我需要像以前一样学会保持/增加同样的写作质量,却用较少的时间写作。在这种准备期间,我读了很多博客上的个人发展清单(与写作清单更调谐);我写了博客,内容像复制博客和为了完成而写博客上的内容,我的写作技巧/技能得到了提高。这些无疑将帮助我提高写作速度。

工作中你用什么样的关键技能?你如何升级这些技能并变得更有效率?

9.了解你的动机行为

你知道当我们真正受启发而工作的时候怎么会有时间,其他我们总会感觉很懒惰的时候在哪里?这是正常的。当我们与内心沉思失去联系的时候,懒惰就会出现。如果你知道你的动机行为,那么你可以连接,并启动你的生产率。

例如,我通常受到启发而去写博客,我发现我会更有灵感当知道我已实现了一个目标后(如每月完成X用户),或有(友好的)竞争(为我与较大的个人发展博客的交易树立标杆),或有一个比我的大的事业(认识到有很多人支持我的文章,并从中有了收获)。当我筛选出这些行为,并与我每天的生活整合起来时——如订阅提供列表的博客,公开与读者的沟通渠道(评论区,脸谱网,推特,电子邮件),与同类博主交谈,我的动力大大增加。这个呈螺旋式上升,从而加强了本身。

你呢?你的动机行为是什么?你什么时候会有灵感?你怎么能把这些行为融入你的日常生活,加强你的动机?这样做肯定会提高你的生产率。

10.利用时间空隙

时间空隙,是指一件事和下一件事之间的短暂时间空隙。时间空隙通常出现在等待/交通期间,如等待公交车/火车,上下班时间,等待约会开始等等。在这个时间空隙很多有准备的活动就会完成。你会感到很惊讶在那么短的时间内完成那么多事。我做的一些活动包括听自助播客,往笔记本电脑上输入我的文章。通常我搭早班车,为了确保有座位。在40分钟的车程中,我大约可以完成文章的20%,或完成约400-500字的输入。相对来说如果我只是睡,那能在车上完成这个工作量真是太好了。

11.对你的目标负责

知道你是如何做的进度跟踪是至关重要的。如果我们知道没有问责制,我们就可以疯狂地工作提高生产率,在某些时候,我们放缓。每星期六早上我都要进行周回顾,回顾下前一周我设定的目标进程。如果我完成了目标,我给自己一个大大的拥抱,轻拍后背。如果我没有完成目标,我要明白什么地方出了错。然后从那里,我制定下周的行动计划,以实现下周的目标。这些周目标是月度目标的基础,到月底的时候,我会进行月度回顾。

12.早起

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这可能是因人而异,我仅分享真正适合我的。早起真的让我工作更快更好。我个人认为没有任何科学依据说早起,就会更有效率。我认为这是一种感觉良好的心理因素——既然你比世界上99.99%的人起得早,你想保持领先,所以激励你快速工作。你工作的速度快,完成的事情就更多,就能激励你保持领先,做更多事情。

为什么早起有帮助的另一个原因是因为,早晨的宁静有利于完成更多的工作。我爱早起(早上5点),我家附近几乎听不到任何声音。鸟儿甚至还没有歌唱,汽车还没在道路上,我的家人也还没起床。这是完成事情的完美时间。

13.记住休息

我们不是机器或机器人。我们不可能不休息而一直保持相同的产量。时间到了,我们需要休息/睡眠来恢复我们的体能,然后第二天我们可以继续工作。请记住,我们工作几小时要有质量,而不是数量。我发现我累了的时候,我选择继续工作的话,我仍然能够生产东西,但速度却很慢。然而我休息下,我可以完成更多的事情,实际花的时间却更少。

英文原文:Celestine Chua,编译:译言-elain
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