Omnifocus使用3【透视】

！！！有很多同学问透视的聚焦是灰色无法选择，请记住新建透视的正确方法是先在主界面调整好需要的透视结果，然后选择：透视-窗口另存为-新建透视 
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现在我们讲到了透视部分，是的，有相当一部分用户完全不知道怎么样利用这一功能，如果你已经可以灵活应用透视功能且颇有心得的话，你绝对可以算得上是半个高阶用户了（没错，我是在自吹自擂，被看穿了啊）。
要用到透视功能，你首先需要mac版，或者至少有一次使用mac版的机会——你可以问同学或认识的人借用一下，只需一次同步，就能开启ios版上隐藏的透视功能。对于那些拥有ipad版本的人来说，只需要补完透视功能，就能形成一个不错且独立的工作流程（workflow）了。

什么是透视功能？
透视是Omnifocus的精髓所在，尤其是自定义透视，它有点像饮水器的开关，打开红色的开关流出的是热水，蓝色的则是冷水，它只把你想要的给到你，而其他可能成为干扰的任务，则被隐藏掉了。如果说Omnifocus是一个装载着你的任务的数据库的话，那么透视就是一个让你以不同方式查看这个数据库的工具。

透视与工作流
定制怎么样的透视，与你的Omnifocus息息相关，来看看GTD基本的步骤吧

收集——处理——执行——回顾

每一个步骤，都至少对应一个到两个透视功能。

收集——【收件箱（Inbox）】
这个是Omnifocus自带的，无需多说

处理——【工作计划】【个人计划】【行动盒子】
这三个透视都是我自定义的。在我的工作流中，他们是处理的步骤之一。

执行——【已有旗标（Flagged）】【仪式（Ritual）】
这两个透视是我每天的To do list

回顾——【检查（Review）】【跟踪（Follow）】
这两个是每天Evening Review的主力军

1.工作计划（Work Plan）和个人计划（Personal Plan）
这两个设置的原理相似，我放在一起说。“工作计划”告诉我目前我所能做的所有事，那些还未开始的工作，不具备条件的工作，分配给别人的工作以及设置了“暂停”情境的任务将不会包含其中，因此也不会被分散注意力。需要提醒大家的是，这两个透视的视图模式选择的“项目”，因此无法同步到ios平台上。

每天晚上到Evening Review的时候，当我将收件箱的任务归到他们所属的项目文件夹之后，我会在【工作计划】和【个人计划】中选出明天需要完成的工作，标上旗标。

2.行为盒子（Action Box）
行为盒子的功能与前两个透视类似，只是在上两个透视的条件上在加上了没有旗标这一条件，这个透视使用的前提是，当我觉得除了已经标上旗标的那些任务，我还想多完成一些任务，就可以从行为盒子中选取你想要做的任务。对于没有mac版的人来说，这个透视可以替代“工作计划”和“个人计划”来维持工作流的正常运转——当然你得先想办法把这个透视设置出来。对于有mac版的人来说，这个透视通常用于工作的时候，还想增加To do list里的任务时，就不用到Project里艰难的寻找了。

3.已有旗标（Flagged）
首先要声明一点，如果你使用的是ios版的话，这个已有旗标并非是ios版默认的那个橘黄色的“旗标”——那个将所有任务混作一团，既无法排序有无法按照情境分类的玩意儿，请你把它忘记吧，它什么都不能帮到你。

当你与mac版同步一次之后，ios版上将会出现一个全新的“已有旗标”，它完全与mac上显示的一样，因此我们也可以将它进行改变。这里要说明的一点是，即使是omnifocus自带的那几个透视，你也可以改变他们的设置，以便让他们变得更好用。

我将“已有旗标”作为我最重要的一个To do list，这里有我每天必须要完成的大大小小的任务——我从工作计划和个人计划中将他们选出。为了保持这个透视的高效性，有几项规则非常重要，请务必遵守：

1）每一个旗标都具备神圣性
只列出旗标却不完成它，是一种可怕的习惯，一定要避免。必须严肃地对待每一个旗标，一旦标出，请尽一切可能完成它。如果你不能确定自己是否真的有时间完成它，那就别将它轻易放到“已有旗标”中，反正当你确定你可以做到的时候，你依然可以从“行动盒子”中将它挑出来。

2）别设置太多的旗标
请尽量避免出现20个以上的旗标，那样的话你会发现你总是没法全部完成旗标任务。我曾经试过每天标出平均25个左右的旗标，结果一天结束的时候，还剩下15个，才一周我已经对“无法按时完成旗标”这件事司空见惯了——这是绝对危险的信号，这表明你的系统已经开始失控了。我一般认为一天15个以下比较合适。

当然，要让旗标更适合做To do List, 就必须要做一些小小的改动。我们需要将“可用性”调成“可用”，这样对于那些隐藏了的任务，即使打上了旗标，在这个透视里也是看不见的。这样有一个什么样的好处呢？如果你当天的要完成的三件事中，必须完成了第一件，才能执行下面两件，那么你在标上旗标的时候，就把三件都标上，但当你执行的时候，只能看见第一件，当你完成这件事的时候，后面两件就会自动显示出来。另外，对于那些设置了特定开始时间的任务，在任务开始之前，即使标了旗标，在这个透视里也是看不见的。

4.仪式（Ritual）
关于仪式的概念，请参照 我的个人管理系统【理论篇】 ，是指每天都在重复的任务，比如早上出门前要记得关窗灌煤气，晚上睡觉前要做腹部运动等等，我通常也将每天的晚间回顾Evening Review放在这里面。仪式这个透视，就是要告诉我这些工作，他们琐碎却重要，如果放在旗标里，会扰乱视线。这个透视通常就几个时间段有效，早上、下班前、晚上，到这些时候，我打开这个透视就会出现我需要做的事情。

5.检查（Review）
严格来说，检查不能算是一个透视，我姑且先将它归到这里来说吧。
作为GTD环节中最最最重要的一环，我必须要再度强调一遍，GTD一切的精髓都在于回顾。请不要再问为什么Omnifocus没有提醒功能了，如果你每天晚上回顾一边的任务数据库，如果你每天早上回顾一边当天的to do list，你觉得你还需要一个鸡肋的提醒功能吗？Omnifocus要正常运转下去，至少需要每周回顾一次，那些半年都没有回顾过Omnifocus的人请用ios自带的reminder吧，omnifocus不适合你。

另外，在这里建议工作繁忙且同时手里有几个项目的上班族，对那些重要的项目，将omnifocus默认的Review时间改为一天一次，其他的一周一次的回顾足以。

6.跟踪（Follow）
这个是我最得意的一个透视，作为全原创的透视，目前我还没看到国内哪个人想到过这个方法，即使是Asian Efficiency，也是使用建立联系人项目的方法，但这种方法把工作割裂开来了。

所谓的跟踪，绝大部分混职场的白领应该知道，当你把一件事情分配给别人做的时候，其实事情还没有结束，你需要在后期跟踪事情的发展，比如发个邮件打个电话跟踪一下这件事的完成情况，如果你碰到那种患了拖延症的人，可能还要催促多次（我经常遇到这样的人），职场上美其名曰”跟踪Follow“，这样一个小的动作，也许只是一个电话，一封邮件，却曾经是我最头痛的事情。因为太渺小而忘记了，最后总会造成严重的后果。

对于那些分配给别人，却其实还和自己有着千丝万缕的关系的工作，就要用”跟踪“这个透视了。
首先，在建立一个工作项目的时候，我们要养成习惯，不要只写自己的工作，而是要把自己分配给别人的工作也写进去。如果是一个项目，这个项目中其他成员应该做的工作，也应该要写入。为了以示区别，我用”【】“将它们括起来。

当我将这件事分配给别人时，我从”Delegate“这个情境中选择该人的名字，并将Deadline填到截止日期中，那么我就会在跟踪透视中，看到他所分配到的工作，当这个工作快到期时，也就是它变成黄色是，我就知道，我应该打电话去”讨债“了。

这个透视的另一大优点是，把每个任务的先决条件列出来了。如果只列出自己的任务，那么当你把一件事情派出去之后，它的后续工作就是可执行的状态，但实际上在你的partner有结果之前，你根本不能推进这个项目，而那个后续工作又没有办法设置暂停，总是在你的工作计划里扰乱视线，多么的搓气啊。有了跟踪这个透视，只要分配给别人的工作没有结果，那么它的后续工作也始终处于不可执行的状态，一切都解决了。