利用RSS进行项目沟通

原创 2005年03月16日 17:15:00

当前,有一种与众不同的项目沟通方法,一种电子邮件的替换方案,一种向多个收信人发布信息的理想方式,这就是RSS。

假设场景:电子邮件可能是项目中最常用的沟通媒介。它被用于各种不同的任务,从个人的、一对一的交流(电子邮件为此而发明),到项目事件的自动群发通知。由于其低廉的成本和广泛适用性,电子邮件在许多不同的情况下的应用都被开发了出来。

尽管如此,这种大众化的电子邮件的用户还是在使用时遇到了越来越多的问题。第一个问题就是邮件的绝对数量。由于不同重要性等级的各种信息使用同样的渠道到达他们的接收端,用户就很难找到当前最重要的信息。这不是一个新问题,有几种方法可以解决这个问题,大都是基于用不同的标准将邮件整理归类成文件夹。

第二个问题是SPAM,即垃圾邮件,指那些不受欢迎的、不请自来的广告或更糟糕的邮件。垃圾邮件使得邮件数量大幅度增加,使得邮件的整理和分类变得更加困难。你也可能需要花一些钱和时间来安装一个垃圾邮件过滤器,借助它把大部分的垃圾邮件删除,不让它们到达你的邮件程序。

问题三是可能有很多邮件讨论组,其中大部分可能对于你手边的任务来说不重要,但我们却需要保存他们,因为订阅或解除订阅都需要耗费时间。这种情况下,主要的问题不在于这些邮件多余,而在于其使用对于发送方和接收方来说都是不方便的。服务方必须维护一个订阅者档案库并维护邮件服务,而邮件列表的用户则必须在对所提供的内容感兴趣时订阅它,不感兴趣时又要解除订阅。

问题四:邮件格式是为个人的使用而设计的,很难对文件内容进行处理。比如,很难自动地改变关于项目可交付物的通知。

对于这些问题,RSS如何帮助我们呢?正如文章开头所提到的,可以用它减少电子邮件的数量,以一种有效而自动的方式处理我们感兴趣的信息材料或通知。RSS还有一个优势,就是相关的费用比较低,但又比邮件列表方便得多。这个奇迹是怎么发生的呢? 

首先解释一下什么是RSS,以使我的提法显得更加合理可信。RSS是一种XML文件格式,被用于信息的自动发送和处理。RSS是为分发不同因特网关口的新闻标题(后称之为丰富的站点摘要,即RSS)而发明的。那时,一个RSS文件包括不超过10-15最新新闻的标题,并有到全文的链接。这里的好处是其他对这些标题感兴趣的网站可以获得这个RSS文件(通过一般的文件传递、FTP或HTTP)并在他们的站点显示这些标题和链接。许多群组导向的网站利用这种机制从其他网站为用户提供新闻。他们将不同的网站相关话题的RSS文件组合(AKA供给)起来,这样就创建了一个相关新闻的集中浏览平台。

在Weblogs技术(浏览 Project Weblog可获得更多有关Weblogs 的信息)的发展过程中,RSS得到了进一步的发展。许多weblog应用软件以HTML和RSS格式提供类似的内容公布。不管何时用户更新一个weblog,RSS供给也跟着更新。今天,这种供给不再局限于标题了,他们能容纳更多的信息,甚至是HTML格式的信息。同时有成千上万的有趣的私人或商业性质的weblogs,很难手工监控所有有趣的网站。即使在项目管理方面的网站也比我能每天访问的多。所以使用RSS供给来保持新资料的不断更新就变得十分便利。

怎样使用RSS供给?要有一个RSS阅读器,一个RSS集合器。有许多不同的应用软件可用,有的是免费的,有的是商业化的,有的是单独的,有的则与浏览器及电子邮件的应用软件集成到一起。使用方式很简单,用户只要进入她想阅读的供给的网址(例如,用于 PM World Today Weblog的 RSS供给和PM Clarion,它用来公布PMWT highlights(PMWT集锦).).RSS应用程序将文件传递给用户的机器,处理并显示文件内容。显示类似于通过电子邮件程序和新闻阅读器提供的显示。

在我们回顾文章开头提出的问题之前,我先要就RSS在项目环境的可能应用说一句。如果你使用weblogs来进行项目交流,RSS是保证对于感兴趣的weblogs的变化及时更新的机制。你不必每天访问他们的weblog,你也不必接收电子邮件来确定项目的进展,你只要检查你的RSS阅读器并只读他们网站上真正有兴趣的邮件。如果你同时在做几个项目或你的团队地理位置分散,没有很多直接的接触,这种方法尤其有用。

另一使用的情况是将RSS与提供项目成员感兴趣的信息的系统结合起来。版本控制系统就是例子,像MS Source Safe或CVS,它们对于库中内容的改变通过RSS供给来记录的。相似的功能性适用于许多基于网页的项目工作室提供给用户的通知。不是将这些用电子邮件发送给每个人,变化可以被收集存储在一个RSS供给中。每个对于特定通知或档案库的改变感兴趣的人可以订阅相关的RSS供给。客户端的使用方式和以前的是一样的,只是供给的产生是不同于weblogs的。

RSS供给的产生相对来讲还是比较简单的,有许多流行脚本语言库,像Java, C#和其他的语言都适用于创建这种供给;这只是意味着从原始材料中创建一个特定的格式化文件,原始材料在大多数情况下可能是一个数据库。RSS文件的结果是通过常规的网页服务器公布,如果有必要,服务器也提供用于加密和访问控制的标准机制。因此,如果你不想等某供应上提供RSS供给——这不久就会发生——你也可以为你的项目自己来做一个。由于RSS重用了大多已存在的项目基础技术,它也是一种可供选择的相对便宜的沟通渠道。

现在回到文章开头提出的四个问题。我们使用RSS如何解决这些问题呢?问题四是有关对接收的消息的处理的。与电子邮件相比,RSS被设计为一种自动处理的形式。RSS的格式是基于XML的,并且可扩展。RSS有好几个可用于创建包含正确的信息的RSS供给的模块。并且,如果有要求的话,你可以用自己的领域或整体模块。尽管标准的模块可以被大多数可用的RSS阅读器所处理并显示,但非标准领域要求定制的客户端或灵活的RSS阅读器,像NewsGator,它可以被配置来处理新的领域或模块。(可以参看本专栏结尾的链接以获得更多信息。)

问题三是关于便利性的。如前所述,RSS发布信息的方式与电子邮件不同。不必进行中心邮件列表的管理。发布信息仅意味着在网页服务器上生成并配置RSS文件。对于提供的供给信息,用户可以定义是否访问、何时访问以及如何访问这些信息。用户兴趣的改变仅意味着在阅读器应用软件中增加或删除一个供给地址。两边都可实现更为便利的使用和更少的精力花费。

问题二是处理SPAM。由于用户将RSS信息从服务器拉过来,因此没有向外界公布电子邮件地址。那些不请自来的电子邮件无处可送,这也是一种减少这些邮件的方式。

最后是接收邮件的总量。如果你能用以上描述的这种方法使用RSS供给,你就已经摆脱了你邮箱中的许多纯信息的消息(邮件列表、论坛、通知)。他们没有消失,现在他们在RSS阅读器中。但是更为理想的是,邮箱现在预备用于更为重要的一对一的交谈,而公众的讨论则在RSS阅读器中,你可以在那阅读讨论信息,也可以用你的脚本或其他应用程序处理这些讨论信息,如果你当前对这些信息不感兴趣的话,他们就会被新的内容所代替。

评论:以我自己的经验,这种方法并没真正减少你每天所处理的信息的数量,只是减少了电子邮件的数量。由于RSS使得处理大量项目内外的信息变得容易,所以我趋向搜寻更多有趣的信息!RSS真正的作用是帮助将信息放置在正确的位置并且比电子邮件能更有效地处理这些信息。

两个链接:my overview RSS - abridged version,为感兴趣者提供了更多的详细资料和有关RSS的更多链接。这里我也创建了另一个网页,作为一个实例说明定制RSS供给的生成及用NewsGator这样的灵活的RSS的客户端对之进行处理的过程。

(原文刊登在Project Management World Today, March, 2004.)

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