文档管理与文档规范

转载 2007年09月22日 17:24:00

        毫无疑问,文档管理是项目管理中最关键的部分之一,文档管理的规范与否关系到项目进展状况,关系整个项目工作的效率与效益。往往越是规模大的公司,其项目工作中的每一个环节都有相应的规范进行管理,这些规范都是都前辈呕心沥血,披荆斩棘所获的的经验总结,而非普通文书工作者的推猜可得。
       当然,如果刚刚创业起步的小公司如能更早的抓住项目规范、文档规范,更是使公司发展或者比大公司更大的推动力。
       做文档应当十分注意细节问题,可以文档的细节规范决定文档的成败,正所谓细节决定成败。
        1. 首先,绝对不允许有错别字。
        2. 文档标题:命名标准为:客户公司名称+项目名称+版本号。(××公司采编项目_V1.0 )。
        3. 文档属性:打开word文档->文件->属性 (标题、作者、单位)。
        4. 首页:文档标题,客户公司和实施公司LOGO,左下角标注(实施公司名,作者,更新时间,版本,文档编号)。
        5.文档管理:修改记录,审阅记录,分发记录,致被分发者。
        6.目录:动态更新目录,任何栏目修改都要及时更新。
        7. 项目编号:整个项目编号撑起了整篇文档的栏目构架,在视图->文档构架图中应可以看清这个脉络。
        8. 文档字体:文档的项目编号、正文、注释 都应有相应的字体大小。
        9. 图片表格:每个图片和表格都必须要编号。
       10. 段落:段落的之间的行距,是否空行,紧密程度应当十分注意,影响整体美观。
       11. 页眉和页脚:页眉,左边是实施公司LOGO,右边是文档标题;页脚,左边有公司名及版权声明。

       本文摘自:http://blog.csdn.net/achan2090/archive/2006/07/26/981961.aspx

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