“工作流”这个概念并不为大多数人所了解,即使是在专业的软件开发人员中,“工作流”这三个字也是远远比不上DBMS这样的术语为人熟悉和使用的程度,这并不是说工作流技术不及DBMS等技术,只是说明了工作流技术相对于DBMS等成熟、稳定的技术来说,还处于发展的初期。工作流是一种反映业务流程的计算机化的、实现经营过程集成与经营过程自动化而建立的可由工作流管理系统执行的业务模型。工作流起源于生产组织和办公自动化领域,其目的是将现有工作分解,按照一定的规则和过程来执行并监控,提高效率,降低成本。
工作流尚没有一个统一的、明确的定义,不同的组织和研究人员对工作流给出了各自的定义:
定义1
:工作流是一类能够完全或者部分自动执行的经营过程,它根据一系列过程规则,文档、信息或任务能够在不同的执行者之间进行传递与执行。
定义2
:工作流是将一组任务组织起来完成某个经营过程。在工作流中定义了任务的触发顺序和触发条件。每个任务可以由一个或多个软件系统完成,也可以由一个或一组人完成,还可以是由一个或多个人与软件系统协作完成。任务的触发顺序和触发条件用来定义并实现任务的触发、任务的同步和信息流(数据流)的传递。
定义3
:工作流是一个用来实施经营过程实践的机制。
定义4
:工作流是经营过程的一种计算机化的表示模型,定义了完成整个过程所需要的各种参数。这些参数包括对过程中每一个步骤的定义、步骤间的执行顺序、条件以及数据流的建立、每一步骤由谁负责以及每个活动所需要的应用程序。
以上这些工作流的定义,虽然在表述方式上有所不同,但是基本上说明了这样一个问题,即工作流是经营过程的一个计算机实现。