基于互联网的项目管理——Microsoft Project Central 及其应用

转载 2006年06月21日 21:02:00

基于互联网的项目管理——Microsoft Project Central 及其应用


2006.06.20  来自:Sawin   向佳 昌莉 靳春光 常程

 

1 引言

目前国内的项目管理起步很快,应用广泛。但在已经引入项目管理方法的中小型企业中普遍存在以下问题:


(1)团队结构庞大影响沟通效率。在项目进行中,团队中Team项目组成员间的信息沟通是重要环节。对于几个人的小团队,节点少,易连接,沟通容易。但是,如果是大中型团队,沟通效率会明显呈几何指数下降。

(2)项目信息来源多样影响信息共享。目前,项目信息的主要来源是书面报告、电子文档、传真、邮箱、电话等。如果企业有信息化建设还可能来源于信息系统中。沟通方式的多样性,造成Team成员、项目经理及高层经理没有固定获取项目信息的途径。项目信息不能及时反馈、项目进程不能实时监控、项目整体不能全程记录,无法形成企业的知识积累和储备,为以后的项目提供经验和数据。


传统的沟通方式由于受时间、地域、人员数量等因素的制约,信息没有统一存储和管理方式。如何解决项目管理中信息共享和提高沟通效率,是诸多企业面临的一个迫切问题。本文在讨论了互联网之于项目管理益处的基础上,给出了一套可行的解决方案。

2 基于互联网的项目管理

互联网带来了信息革命,它能使信息在最短的时间内传递给最多的人。利用网络,项目可以突破地域、时间和范围的限制,国际上已出现了的虚拟项目组织和日不落办公。


项目管理的焦点之一在于实现信息共享和提高效率,而互联网的应用恰恰能够提供这种解决方案:

(1)信息资源的统一。借助互联网可以实现统一的、定制的信息在项目组成员间传输,协调和管理。实现项目进程的实时跟踪、管理、控制和评价。

(2)借助互联网,通过共享,可以有效降低沟通成本。

(3)借助网络共享,项目经理管理和驾驭项目的能力可以最大程度得到发挥,项目成员可以参与更新项目计划并且可以细化自己的任务,工作积极性大大提高。

互联网给项目管理带来的有益补充使之成为现代项目管理软件发展的必然趋势。国际上现有的项目管理软件很多。功能强大、价格较高的有Primavera Project Planner for Windows (P3), OpenPlan, Artemis等。中小型软件有

Projectscheduler,SrueTrak, Project 2000等。随着互联网应用的普及,大部分较早的项目管理软件都开始由单机版向网络版升级。

在诸多软件中,Project 2000 及Project Central 性价比较高。考虑到其应用的广泛性,本文给出了以下解决方案。

2.1 基于Project Central的解决方案

Project 2000及Project Central利用互联网,能把项目所有相关人员联系起来,形成有效的网络管理,并可针对不同角色设置不同的权限。它能为获取项目状态和执行信息提供了统一的途径,而且部署快捷简单。它以图形和表格的形式描述项目信息,清晰直观。客户端是大家熟悉的浏览器,界面统一,操作简单。


Project 2000是管理项目的主体,安装在项目经理(或项目管理工程师)的客户端,实现项目计划的制定和更新、资源的管理和分配及成本和范围的管理。Project Central 在服务器端,底层数据库和Project 2000信息同步,通过IIS服务以站点的形式将项目信息公布,客户端用浏览器访问,如图-1所示

 


图1 Project Central 体系架构

Project Central中基本的角色有三类:项目经理、资源(负责具体任务的工程师)、执行经理并可依据其权限的交叉或子集定义新的角色。


利用Project 2000和Project Central 构建的项目管理平台可以实现如下功能:

(1)项目计划的制定和跟踪
® 项目经理:制定项目计划形成Project文件,(包含项目的时间计划、资源分配、成本等信息)发布到Project Central上 ,此后项目经理通过Project Central获取任务信息、资源的反馈及跟踪Milestones点,通过Project文件监控和调整时间计划及资源等。

® 资源:通过Central 上的个人帐户,可以看到本人的所有任务分配,并回复项目经理本人是否接受此项任务。还可以细化分配给自己的任务,建立子任务,发送给项目经理,如果项目经理同意,这些由资源建立的子任务会自动嵌入到项目经理的Project文件相应的位置中。任务进行过程中资源可以随时在Central上更新任务完成情况并提交给项目经理,项目经理确认后projct文件中的任务信息会自动更新。

® 执行经理:相当于高层经理,通过Central 可以看到所有项目的时间计划、进行状态、Milestones点、资源使用状况等,对所有项目进行监控。

(2)状态报告
在Project Central上项目经理可以定制周期性状态报告,要求资源定期提供任务的进展状况反映遇到的问题。状态报告根据不同需要可给相关的项目成员开放。

图-2是基于Project 2000及Project Central的解决方案在联想电脑事业部的应用实例。


 


图2 联想消费电脑事业部项目管理解决方案


2001年,在这套平台上运行了多个项目,如图-3所示。

 

图3 项目运行示例


应用这套方案后项目例会和沟通会明显减少,沟通效率明显提高。开会的时间少了,工程师有更多的时间用来解决具体问题。同时,项目经理对项目状态的掌握更加及时和准确,决策层可以随时从Project Central上查看项目进展情况和问题,而不必等待项目经理的汇报。

2.2 基于Lotus Notes的跨平台解决方案

微软Project 2000、Project Central中的消息机制结合Exchange、Outlook能够发挥很大的效力,但考虑到国内很多企业使用的邮件系统是IBM 的Lotus Notes,如何找到一个可行的解决方案实现Project及Central与Lotus Notes的无缝连接以发挥Central的作用是这些企业必须解决的一个重点问题。通过实践我们找到了一套切实可行的解决办法,联想的消费电脑事业部的应用证明其效果是非常显著的,并得到了项目Team成员的认可和其它事业部的关注。
Project 2000及Project Central是初涉项目管理的中小企业易见成效又灵活的解决方案。它既涉及到项目管理的时间、成本、范围和资源等项目要素的管理又解决了企业常有的沟通效率低,信息分散的问题。但是,针对较高层次的应用,如图形化的项目信息呈现方式、项目风险管理、资源状态呈现方式及决策模型等方面,基于Project Central的解决方案仍有待改进的地方。

3 结论

传统的项目管理理论需要现代化的实施方法和手段。激烈的竞争环境下,企业更加注重高效,随着知识管理理念的提出,企业越来越重视自身知识和经验的积累,因此如何高效利用互联网建立企业项目管理实施的信息平台,已成为现代企业项目管理发展的必然趋势。对于初涉项目管理的中小型企业采用Project 2000及Project Central 作为项目管理信息化的工具和平台是经济、灵活、见效快的过渡方式。

 

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