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使用SharePoint维持项目队伍的联系

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微软SharePoint团队服务是一个网络工具,为了支持项目团队,项目经理可以建立一个项目网站。团队可以通过SharePoint完成如下:

粘贴重要的项目问题和新闻的公告
粘贴重要的项目事件如团队会议、代码的预排、资料回顾和其他的项目里程碑等等告示
粘贴与项目有厉害关系的其他在线资源
进行项目、任务和相关主题的在线讨论
在线复习,共享项目资料。在线共享资料也同样产生了一个现成的项目资料库
在公司内部网服务器或外部网站上粘贴在线信息的超级链接
提供一份重要项目联系人的在线名单,包括生产经理、项目经理、开发人员、维护人员、外界卖主、鼓动和最重要的主顾关系


把你的项目通信移到SharePoint意味着跳过大量的开发时间,这也节省了资源。一些情况下一个组织可能已经厌倦了公司内部网络或它的网络已经象“蜘蛛网”了。Sharepoint是一个很好的选择,因为它不是非常的占用资源,并且在这范围之外还提供一个高级别的客户定做性能和互动性能。

获得Microsoft SharePoint Team Services
Microsoft SharePoint Team Services作为 FrontPage 2002 or Microsoft Office XP Developer Edition软件一部分,分开安装有效。这意味着项目管理资源可能已经在你的组织里使用了;你们只是不作为通信工具来使用。

 

粘贴项目公告

项目公告出现在Sharepoint的首页。你可以用项目公告栏粘贴项目新闻如最终期限和日期变化。公告栏不是用于确定项目的事件的,他们更适合用于与项目相关的新闻。点击增加公告以打开公告:新建项目页,如图A显示。

Figure A(图A)

 
粘贴项目事件


项目事件出现在SharePoint的首页。事件和公告不同,它能包括会议、公司的事件和需要团队其他成员参加的活动。从主页上点击增加新事件以打开事件:新建项目页。


粘贴项目联系人

SharePoint可以让你在网站中央仓库存储重要项目的联系人。你建立的条目可以是具体的如任何PDA或PIM,包括全名、公司名称、工作头衔、通信地址、e-mail地址、重要的电话和传真号码和网页。在主页点击增加新联系以打开联系:新建项目页,这里你可以填写新联系人的信息。

粘贴项目链接

对重要网站建一个书签列表是有可能的。随着在线资源的增殖网站在企业内部互连网和环球网的不断的增长使用中成为卖主的主要支援工具。然而这些链接通常作为队员浏览器的收藏停留在PC上,具有代表性的特点是整个团队利用不到。图B显示的一个链接页的例子。

Figure B

共享资料

你可以把项目的文档如要求、使用案例和项目计划放在SharePoint团队网站上。

你可以从团队网站主页或共享文档页进入项目文档。共享文档页完全是用户化,因此你可以建立一个共享文档库以满足你的项目团队的要求。队员也可以上载甚至可以在共享文档页新建Microsoft Office文档。

图C显示的是一个共享文档页的例子。

Figure C

进行在线讨论

在线讨论给项目队员提供一个可靠的方法来跟踪相关的讨论。队员能登陆到网站并通过把他们的讨论条目输入到一个基于网络的表格中加入讨论。一般性的讨论:新建项目页提供一个用于输入讨论的标题文本区域和一个用于输入讨论主体内容的文本区域。图D显示的是一个一般性讨论页面。

Figure D

粘贴和分配任务

你可以在线给队员粘贴任务和分配任务,取决于你的角色。当增加一个新任务是应用任务信息包括:

任务的标题
任务的状态
完成%率
分配给……
描述
开始日期
结束日期

Figure E shows an example of the Tasks page.

图E显示的一个任务页的例子。

Figure E

使用SharePoint

在这篇文章里我所描述的SharePoint站点是一个额外的工具停留在标准的PC上,运行Microsoft Windows XP Professional 和Microsoft International Information Service 5.1。Microsoft SharePoint Team Service 必须安装在服务器上,服务器用来组织应用机。

另外你可以建立多个SharePoint站点,因此安装一个SharePoint能支持多个项目。

你可以拥有定制SharePoint每个主要元素的选择。

保证Sharepoint的安全

你从网站设置页管理团队站点的安全。站点管理人员可以管理用户和分配他们一个能进入团队站点和细节的身份。对进入站点的人员能全部控制,这使它成为一个理想的平台,项目团队可以用来管理通信和文档。

被动 VS 主动使用站点
因此你说,如果你建立了站点,他们不愿来?为了帮你确信你的项目队员去站点,SharePoint包括了一个订阅的特点,使用户能订阅站点的主组件。这意味着当站点更换时拥护会收到email的通知。

订阅选项包括:

订阅公告、联系人、事件、一般性讨论、链接、共享文件夹和任务
当任何事情发生变化或当列表中项目增加、改变或删除时的通知
包括当变化一天一次或一星期一次出现时的定时通知
为了你的项目团队运用SharePoint
作为项目的通讯工具和项目信息中央库运用Microsoft SharePoint Team Services是一个生产力推进器因为它把团队的信息放到中央位置胜于在队员的硬盘间交叉穿越。最好的是,你可以拥有这个能力。你所需要做的就是充分利用它。

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