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会议讨论技巧实战录

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倘若将“六顶思考帽”这一思维逻辑引入到会议讨论当中,能帮助我们充分研究每一种情况和问题,讨论出超常规的解决方案。 会议中的许多议题,都可以通过设定时限控制好时间。影响会议效率的,往往是为达成某个决定的讨论环节,会议中最需要主持人和与会者具备技巧的,通常也是在这一环节。

 

  流程确保会议高效

 

  我们都希望会议更加高效,正确的会议流程应为:

 

  ①确定会议主持人

 

  ②确定会议目标及议程

 

  ③确定会议时间

 

  ④选择适合会议主题的会议地点

 

  ⑤确定与会人员

 

  ⑥准备适当的视听辅助设施

 

  ⑦确定达成会议决定的方法

 

  ⑧发布会议通知及会前准备事项

 

  ⑨会议记录

 

  ⑩会后发布会议备忘录,落实责任

 

  会议中需要注意以下事项:

 

  一、每次会议都应有明确的目标和主题。

 

  二、会前应确定好会议议程,并将议程发布给每个与会者,以便与会者做好充分准备。

 

 

  三、议程上的每个议题之间应具有逻辑关系。由于会议时间有限,对每项议题通常应设定时限,以保证所有重要问题都不遗漏。

 

  四、鼓励与会者积极发言。会议讨论一旦偏离主题,应及时拉回。

 

  五、注意总结,并做好会议记录。会后应将会议决定、行动计划及任务安排以书面形式发送给与会者,以保证会议目标的达成及任务的落实。

 

  会议要高效,必须避免“上司效应”。所谓“上司效应”,就是领导者把会议当成是对员工训话的工具,使员工对上司产生惧怕、反感、不敢畅所欲言等消极的反应。有人形象地将“上司效应”描述为:每次上司在会议中发言,都仿佛是在主持一场葬礼,他讲话时,与会者都只能低头默哀,不敢吭声。

 

  辨析四类互动行为

 

  行为学研究表明,两人或两人以上的交流就会产生互动行为。会议讨论当然也不例外。

 

  互动行为包括以下4类:

 

  第一、引发行为:

 

  1、提议,提出新建议、方案或行动计划。程序性提议,有关会议议题的提议,如:“我们先来讨论一下安检措施吧”、“我们回到议题上来吧”。内容性提议,在同一议题下有关该议题讨论内容的提议,如:“我建议我们在湖南建一个维修中心”、“我们应首先做一个员工满意度调查”。

 

  2、引申,将别人的建议加以引申、丰富,如“你的计划中如果再多一轮汇报可能会更好”、“你建议我们应尽快筹款购买,我就来谈谈我们可以怎样筹款吧。”

 

  第二、反应行为:

 

  1、支持。清楚明确地表示对别人或其意见、观点的支持,如“很好”、“我同意”、“我觉得这想法不错”。

 

  2、反对。直截了当地反对别人的意见、观点 (针对事),如:“对此我不能同意”、“你讲的第三点不属实”、“你的建议太不实际了”。

 

  3、防守/反击。攻击别人或抵制别人对自己的批评 (往往针对人,情绪化),如:“真是太可笑了”、“这主意蠢了点儿吧”、“这怪不得我,这是他的责任”。

 

 

  4、情感分享。表达心中不同于以上三种的感受,如:“每次一提起这个我就感到难受”、“你说你没耐性,我可从来没发现”。

 

  第三、澄清行为:

 

  1、了解情况。征询事实、信息或解释,如:“何时开始”、“谁能告诉我还有哪家公司也在竞标”、“这些客户的情况你了解吗”。

 

  2、征求建议。征求建议或行动方案,如:“你们认为我们应怎样处理此事”、“一旦这种情况发生,我们应如何应对”、“我们是否该决定项目负责人了”。

 

  3、提供情况。提供事实、信息或解释,如:“我们的A级客户数为16个”、“今天会议的议程包括……”、“我记得去年有类似事件发生”。

 

  4、检验理解。确认对已谈过的问题、发表的见解的理解,如:“我是否能说对此我们已达成一致”、“你是在谈促销的问题吗”。

 

  5、总结回顾。简要回顾已谈过的内容或做过的事,如“我们已就以下步骤达成一致:

 

  1)找律师;

 

  2)五月前确定律师人选并开始法律程序;

 

  3)在新闻媒体上发布消息,表明我们的立场”。

 

  第四、过程控制行为:

 

  通过以上3类行为中的某一种对交流过程加以控制的方式,包括:

 

  1、邀人加入。请与会者当中未积极参与的人发表观点、意见,如:“刘力,你对此有何见解”(用“了解情况”的行为邀人加入)、“老李一直没发表意见,能不能说说您的想法”。

 

  2、阻挡参与。不让别人说话或减少其说话的机会(中途打断别人说话是最普遍的表现形式),如:

 

  王路:“夏飞,你怎么想?”

 

  洪途:“我认为……” (洪途用“分享情感”的行为在阻挡夏飞参与)

 

 

  张丰:“我觉得客户服务部应加强培训,并……”

 

  石新:“培训什么?”(石新用“了解情况”的行为打断张丰)

 

  六顶帽子理清思路

 

  互动行为的答案旁边有不同颜色的“帽子”,这是一个对改善会议效率和质量极为有益的思维工具——六顶思考帽。六顶思考帽代表每个人都拥有的六种基本思维功能,分别是:

 

  白帽子:中性的事实与数据帽,处理信息的功能。

 

  黄帽子:乐观帽,识别事物的积极因素的功能。

 

  黑帽子:谨慎帽,发现事物的消极因素的功能。

 

  红帽子:情感帽,形成观点和感觉的功能。

 

  绿帽子:创造力之帽,创造解决问题的方法和思路的功能。

 

  蓝帽子:指挥帽,指挥其它帽子,管理整个思维进程。

 

  “六顶思考帽”的思维方式使我们将思考的不同方面分开。这样,我们可以依次对问题的不同侧面给予足够的重视和充分的考虑。就像彩色打印机,先将各种颜色分解成基本色,然后将每种基本色彩打印在相同的纸上,就会得到彩色的打印结果。同理,我们对思维模式进行分解,然后按每一种思维模式对同一事物进行思考,最终得到全方位的“彩色”思考。

 

  “六顶思考帽”是一种“横向(又称‘平行’)”的思考方法。人们通常使用的是以下两种思维方式:一、“对抗型”思考方法,辩论赛就是这类思维方式的典型例子;二、“垂直型”思考方法,形成观点后只认为自己的观点是正确的,因而寻找各种证据来证明自己的观点。尽管“对抗型”与“垂直型”思考方法能将某种观点深入到极致,却往往陷入“只见树木,不见森林”的片面性泥潭。而“横向思维”方式却能让我们分析问题时做到更加全面客观。六顶帽子戴起来的一般顺序为:

 

  一、“蓝帽子”,决定分析问题的程序;

 

  二、“白帽子”,先把同主题相关的事实和信息罗列出来;

 

  三、“黄帽子”,有关主题“利”的部分;

 

  四、“黑帽子”,有关主题“弊”的部分;

 

 

  五、“红帽子”,考虑主题可能给自己和他人带来什么情感反应;

 

  六、“绿帽子”,针对主题提出新的见解。

 

  除了“蓝帽子”必须先戴以外,其他颜色的帽子戴的顺序可以灵活,但须保证的是在某一时间段内只戴一顶帽子,即集中思考主题的一个侧面后再考虑另一个侧面,从而对主题作出全面深入的分析。

 

  帽子规则决定高效

 

  尽管每个人都具备“六顶思考帽”所代表的思维功能,在生活和工作中却经常能发现倾向于戴某种帽子的人。上文的互动行为辨别练习中,生产经理单明和技术工人林杰二人就倾向于戴“红帽子”,十分情绪化。正是由于与会者常常在会议中的同一时刻戴着不同颜色的帽子,致使人们思想混乱,相互争吵,导致会议效率低下,决策失误。互动行为辨别练习中序号25前的多数行为都是无效行为,是各种帽子同时满天飞的结果。

 

  倘若将“六顶思考帽”这一思维逻辑引入到会议讨论当中,能帮助我们充分研究每一种情况和问题,讨论出超常规的解决方案。世界许多著名企业已将其引入作为提升组织合力和创造力的通用工具。例如,芬兰的ABB公司曾就国际项目的讨论花了30天的时间,而通过使用“六顶思考帽”,仅用了2天。J.P.Morgan通过使用这一工具,将会议时间减少了80%,并改变了他们的争执性企业文化。

 

  “六顶思考帽”在会议讨论中的体现为:主持人和与会者首先必须带好“蓝帽子”,将讨论程序设定好,即接下来帽子的顺序,达成共识后就要遵循这一顺序,一个时段内只戴一种颜色的帽子进行讨论。在互动行为辨别练习中,序号25后以后,尽管单明和林杰偶尔还会戴“红帽子”出现,但由于人事经理方彤和一线主管安辉比较有“蓝帽子”和“白帽子”的意识,所以后面的多数时间与会者能够运用“白帽子”探讨与会议主题相关的内容。

 

  会议讨论中,与会者倘若能在某一时段内都只戴一种颜色的帽子,会议效率将大大提高。开头一定要戴“蓝帽子”,会议议程确定后,讨论时戴哪顶帽子的顺序可以灵活,这就需要看会议主持人的功力和与会者的配合程度了。但“蓝-白-黄-黑-红-绿”的一般顺序仍是会议讨论应遵循的常规逻辑。如果想深入了解有关“六顶思考帽”的应用,可以阅读爱得华·德·波诺的相关书籍。

 

  戴好帽子互动更佳

 

  会议主持人在讨论中的主要责任是保证讨论能够集思广益,同时又能使讨论过程高效有序,所以应尽量保持中立。要做到这一点,主持人应善于:

 

  一、戴蓝帽子:程序性提议、支持与反对与会者的程序性提议、检验理解、总结回顾

  行为学研究表明,会议中“检验理解”和“总结回顾”这两种互动行为同与会者会后任务的落实程度有十分密切的关系。会议中主持人和与会者这两种行为做得越多,与会者对会议决定的误解程度越低,会后的任务执行程度就越好。因此,主持人一定要引导与会者做好对重要议题和决定的检验理解和总结回顾工作。

 

  二、戴白帽子:了解情况、提供情况。

 

  三、戴绿帽子:征求建议

 

  与会者作为会议讨论的主要献策者,应善于:

 

  一、戴绿帽子:内容性提议、引申。

 

  二、戴黄帽子:支持、提供情况。

 

  三、戴白帽子、黑帽子:提供情况。

 

  四、戴蓝帽子:检验理解、邀人加入。

 

  与会者在讨论中应尽量避免“防守/反击”和“阻挡参与”这样容易引起消极反应的互动行为。

 
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