Word的使用技巧

 

word 应用技巧大全（一）

一、如何使用格式刷快速输入格式

  在一个格式相同的文档中进行格式设置的话，我们可以使用格式刷来完成此类操作，并且可以节省编辑时间。那么如何使用格式刷进行格式操作呢？

在Word中具有一个功能非常强大的格式复制图标，它不仅可以复制文字格式而且可以复制段落格式。

当插入字符在某一位置时或在选中一部分文字时，按下“格式刷”可以取出所在位置或所选内容的文字格式，用这一个刷子去刷别的文字可实现文字格式的复制。

如果选中段落符时，按下“格式刷”则取出所在段落的段落文字格式，用这一个刷子去刷别的文字可实现段落格式的复制。

如果选中的内容中同时含有文字和段落符，这时按下“格式刷”则同时取出所选文字的文字格式与所含段落符的段落格式，对刷过的文字同时施加文字格式和施加段落格式。

如果对格式刷双击可连续多次使用格式刷，直到单击格式刷或别的动作发生为止。

二、怎样在Word中获取更为精确的标尺

怎样在Word中获取更为精确的标尺？

在默认情况下，标尺的精度为十分之一英寸，你可以设置为2.5英寸，但不能设置为2.48英寸。

如果你想把水平标尺设置得更精确的话，可在移动水平标尺的时候按住“Alt”键，此时标尺将用数字显示出当前的位置，显示数字的精确度为百分之一英寸。

或者同时按住鼠标的左右健，进行移动

三、如何妙用“Ctrl+Z”键

如何妙用“Ctrl+Z”键？

我们大家都知道，“Ctrl+Z”键的作用是撤消一次操作，使我们在编辑文档过程中可以及时撤消所进行的误操作或是恢复到以前的某一步。但是你知不知道“Ctrl+Z”键还能够撤消系统自动项目编号。

当我们在Word 缺省设置的情况下，在空的一行中输入：“1.Word 2003操作技巧”，系统会自动将其变为项目编号的形式，并且输入第二行时会自动添印?.”字样。这时如果按BackSpace键，可以删除第二行中的项目编号，但是不能消除第一行中的项目编号形式，也就是说第一行中的“1.”已经变成项目编号了，不可选。如果碰到这种情况的话，我们使用“Ctrl+Z”键就可以解决这个问题。我们在输入“1.Word 2003操作技巧”敲回车后，顺手按一下“Ctrl+Z”键，一切OK！

这是因为系统有“自动更正”的功能，可以按一些约定将键入的内容自动更正。比如我们上面输入“1.Word 2003操作技巧”敲回车后，系统做了两件事，先是换到下一行，然后将这两行变为自动编号的形式。我们按一下“Ctrl+Z”键就取消了第二个操作，这就是妙用“Ctrl+Z”键功能之所在。

四、如何设置带圈字符

如何设置带圈字符？

(1)首先，我们要设置字符的大小、字体、颜色等。

(2)选中所要设置的字符，这里必须注意的是一次只能对一个字符进行设置，如果你要进行多个字符的设置，那么只好一个一个来了。

(3)单击“格式”→“中文版式”→“带圈字符”命令。

(4)这时弹出“带圈字符”对话框，我们可以在“样式”栏中选择所需要的样式模板。

(5)在“圈号”列表中可以选择圈的形式(如图 2-19)。

图 2-19

(6)最后单击“确定”按钮即可，这时选中的字符将变成你设置后的效果，如果有多个字符要设置的话，那么依次执行上面的操作即可。

五、如何快速改变英文字的大小写

如何快速改变英文字的大小写？

在文章中输入英文的过程中，你一定会因为英文字的大小定转换而烦恼，利用Shift+F3快捷键，可以方便地将英文改写为“全部大写”、“全部小写”或“首字母为大写其余为小写”，操作方法为：

(1)将光标移到英语单词之中，表示选中了该单词。

(2)按下Shift+F3，字母的大小写就在三种方式中变换，反复按Shift+F3，直到得到符合要求的字母大小写样式即可。

六、如何显示过宽文档

在打开文档时，有时会发现因为文档过宽，屏幕上显示不全，这可怎么办？

这时我们可以重新调整行的宽度，使其适合文档窗口的大小。如果使用的是普通视图或大纲视图，可以单击“工具”菜单中的“选项”命令，再进入“视图”选项卡，然后选中“窗口内自动换行”复选框即可(如图 2-14)。

图 2-14

我们也可以通过改变显示比例使文字适用于普通视图或页面视图中的文档窗口。单击“视图”菜单中的“显示比例”命令，然后选择“页宽”选项即可。我们还可以切换到Web版式视图中，使文字自动换行。

七、如何快速拆分窗口

  在两个窗口中同时编辑同一个文档会更方便操作，如何快速地将当前窗口拆分成两个窗口呢？

具体操作如下：

(1)将光标移到垂直滚动条顶端的拆分条上，鼠标箭头变成双向箭头。

(2)我们只要按住鼠标左健向下拖动窗口，即可拆分编辑窗口。

(3)这时编辑窗口变成了上下两个编辑窗口，我们可以把上边的窗口作为选择文本窗口，下面的窗口作为需要复制到文本的窗口。这样就可以把需要复制的句子和段落移到相应的位置。

八、如何快速删除行首行尾空格

如何快速删除行首行尾空格？

由于网页排版中的“低两格”都是通过插入空格来实现的，所以我们从网上拷贝下来的文章段落在Word中进行段落重排时，由于我们已经设置了自动“首行缩进”两个汉字，再加上这两个全角空格，就成了段首四个汉字空格，手工进行删除实在是太麻烦。

这时我们可以选中要去掉行首行尾空格的段落，然后单击工具栏中的“居中”按钮，使段落的对齐方式为居中，这时行首行尾的空格就都被去掉了，最后单击“左对齐”按钮，使段落恢复原来的对齐方式。

如何快速删除空行

如何利用替换命令快速删除空行？

我们用Word的替换功能就可删除文章中的空行。

执行“编辑”菜单中的“替换”命令，把光标定位在“查找内容”输入框中，单击“高级”按钮，选择“特殊字符”中的“段落标记”两次，在输入框中会显示为“^p^p”，在“替换为”输入框中用上面的方法插入一个“段落标记”，即“^p”，然后单击“全部替换”按钮，可删除单行的空行，对于多行空行，可进行重复替换，直到删除全部的空行为止

九、如何解决红“×”的现象

当编辑图片时，由于过大移出页面范围，会出现红“×”，如何解决红“×”现象呢？

图片变成红“×”的原因是被逼出了页面范围，只要能避免这一点，就能在文档中避免出现 “×”的现象。应该说，这其实就是Word中的一个Bug。

十、如何使用大纲创建目录

如何使用大纲创建目录？

编制目录最简单的方法是使用内置的大纲级别格式或标题样式。如果已经使用了大纲级别或内置标题样式，请按下列步骤操作：

(1)单击要插入目录的位置。

(2)执行“插入”→“引用”→“索引和目录”命令。

(3)单击“目录”选项卡。

(4)若要使用现有的设计，请在“格式”框中单击进行选择。

(5)根据需要，设置其他与目录有关的选项。

如果目前未使用大纲级别或内置样式，请进行下列操作：

(1)执行“视图”→“工具栏”→“大纲”命令。

(2)选择希望在目录中显示的第一个标题。

(3)在“大纲”工具栏上，选择与选定段落相关的大纲级别。

(4)对希望包含在目录中的每个标题重复进行步骤 2 和步骤 3。

(5)余下步骤与前面插入目录的操作相同。

word 应用技巧大全（二）

11、如何使用自定义样式创建目录

当已有目录不能够满足要求时，我们可以自定义目录，那么如何使用自定义样式创建目录呢？

(1)单击要插入目录的位置。

(2)执行“插入”→“引用”→“索引和目录”命令。

(3)单击“目录”选项卡。

(4)接着单击“选项”按钮。

(5)在“有效样式”下查找应用于文档的标题样式。

(6)在样式名右边的“目录级别”下键入1到9的数字，表示每种标题样式所代表的级别。

注意：如果仅使用自定义样式，请删除内置样式的目录级别数字，例如“标题 1”。

(7)对于每个要包括在目录中的标题样式重复步骤5和步骤6。

(8)单击“确定”按钮。

(9)若要使用现有的设计，请在“格式”框中选择一种设计。

(10)根据需要，设置其他与目录有关的选项。

12、如何使用自己标记的条目编制目录

如何使用自己标记的条目编制目录？

使用“标记目录项”框将目录域插入文档的具体的操作如下：

(1)请选择要包含在目录中的第一部分文本。

(2)按“Alt+Shift+O”组合键。

(3)在“级别”框中，选择级别并单击“标记”按钮。

(4)若要标记其他条目，可选择文本，单击“条目”框，再单击“标记”按钮。添加条目结束后，请单击“关闭”按钮。

(5)单击要插入目录的位置。

(6)执行“插入”→“引用”→“索引和目录”命令。

(7)单击“目录”选项卡，接着单击“选项”按钮。

(8)在“目录选项”框中，单击选择“目录项域”复选框。

(9)清除“样式”和“大纲级别”复选框。

13、如何快速将文字转换为图片

如何快速将文字转换为图片？

(1)将编辑的文件存为doc格式，然后将其关闭。

(2)再在Word中新建一个文件，打开资源管理器，把刚才存盘的那个文件拖到新建的文件中，你会发现，你看见的虽然是文字，但Word 2002已经把它转换成图片啦！

14、如何快速选取文章段落

如何快速选取文章段落？

当你将鼠标移到文章中，就可以利用“F8“键来执行不同的选取动作：

按一下“F8”键：设置选取段落的起点。

连续按两下“F8”键：选取一个字。

连续按三下“F8”键：选取一串句子。

连续按四下“F8”键：选取一段。

连续按五下“F8”键：全选。

如果想脱离EXT模式，只要按一下键盘左上方的“ESC”键就可以了。下面我们来实际操作一下，以跨页选取文章段落为例，我们一般都会按住鼠标左键不放，直接往下拖曳选取，不过往往一不小心就会超出文章范围，利用以下技巧可以让你的选定更精确：

首先将鼠标移到选取范围的起点。在欲选取的范围开头按一下鼠标左键。按一下“F8”键。窗口下方会显示“EXT”字样。

然后再指定段落结束的地方，就可以选取整段内文了。

在欲结束的地方按一下鼠标左键，整个段落就会成反白显示，你可以执行复制、剪切等动作。

15、如何紧急抢救文件

突遭停电、死机是难免的而你的文档却是最珍贵的，如何及时抢救你的宝贵文档？

这里有一招应急的小技巧，能帮你在重新开机后把文件“抢救回来”。

(1)首先单击“工具”菜单中的“选项”命令。

(2)接着找出Word自动记录文件的位置。进入“文件位置”选项卡，点选“自动恢复文件”，单击“更改”按钮。

(3)利用快捷键的技巧，复制文件位置：按住鼠标左键不放，拖曳选取“文件夹名称”。按住“Ctrl”不放，再按下“C”键；单击“取消”按钮回到Word下。

注意： 如果你的Word不太稳定，常让你做无用功，干脆把这个文件夹另外指定一个名称，以后找起来会更方便。

(4)打开资源管理器，寻找这个文件夹的位置：在地址处点一下鼠标左键，按一下“Ctrl”+“V”键，接着按“Enter”键。

(5)Word会自动把来不及存盘的文件“寄放”在这里，如果此处有一个以上的文件，你可以从日期上判定哪一个才你是想要的文件。

从“修改日期”这里可以看出文件的存盘日期。　在文件上双击鼠标左键，就能直接打开如何快速排列图形

  要想对文档中插入的多个图形进行排列，一个个地移动是很麻烦的事，这时我们可以利用Word中特有的功能进行排列。

首先按Shift键并依次单击想对齐的每一个图形来选中它们。然后单击绘图工具条上的“绘图”按钮，选取弹出式菜单中的“对齐或分布”选项，并选择一种对齐或分布的方法。

了。

16、如何对“图形对象”进行组合

多个图形的相应位置比较满意时，为了防止它们之间的相对位置改变，这时需要对其进行组合，如何对图形实行组合？

(1)首先，在按下Shift键的同时单击每个对象。然后，单击“绘图”工具栏上的“选择对象(空心左斜上箭头)”按钮，在文档中选择的对象处拖动鼠标，用出现的“虚线方框”圈住要组合的对象。

(2)单击“绘图”工具栏上的“绘图”按钮，然后选择“组合”命令。

17、如何对“图片”进行组合

如何在Word中对“图片”进行组合？

在Word文档中，无法把两个或几个“图片”组合在一起，但可以借助“画图”达到目的。

方法：先打开一个Word文档，插入要插的所有图片，调整好各图片大小及位置，选中要组合的图片，进行复制。开启“画图”，单击“编辑”菜单中的“粘贴”命令，则选中的图片粘贴到了画图文档中，保存图片，指定文件名。在要编辑的Word文档中，单击“插入”→“图片”→“来自文件”命令，找到“图片”的文件名，单击“插入”按钮，则组合在一起的图片插入到了文档中(这种插入图片的方法，本文称为“图片来自文件法”)。

18、如何对“文字对象”与“图形对象”进行组合

如何在Word中对“文字对象”与“图形对象”进行组合？

Word无法直接对“文字对象”与“图形对象”进行组合，但可借助其他方法实现。

方法一：利用“文本框”与“图形对象”组合法。

向“文本框”添加文字的方法：单击“绘图”工具栏上的“文本框”按钮，在文档中单击左键，在出现的“文本框”中输入要添加的文字，如果要文本框的框线，则直接在“文本框”外部点左键；如果不要“文本框”的框线，则在鼠标变为“十字箭头”时双击鼠标左键，出现“设置文本框格式”对话框，进入 “颜色和线条”选项卡，在“填充颜色”中选“无填充颜色”，在“线条颜色”中选择“无线条颜色”，最后单击“确定”按钮。

画图形的方法：用“绘图”工具栏上提供的图形绘制按钮绘制即可。

组合方法：选择“文本框”和“图形对象”，单击“绘图”工具栏上的“绘图”按钮，然后单击“组合”命令。

方法二：“添加文字的图形”与“图形对象”组合法。

向图形添加文字方法：单击“绘图”工具栏上的“椭圆”或“矩形”按钮，在文档中画出图形，鼠标变为“十字箭头”时单击鼠标右键，在出现的菜单中单击“添加文字”，输入要添加的文字，如果文字外要框线，则直接在图形外单击左键；如果不要框线，在鼠标变为“十字箭头”时，双击鼠标左键，在弹出的对话框中单击“颜色和线条”选项卡，在“填充颜色”中选“无填充颜色”，在“线条颜色”中选择“无线条颜色”，最后单击“确定”按钮。

“画图形的方法”和“组合方法”与上面的“方法一”中的情况相同。

方法三：图片法。

在另一个Word文档中输入文字、画好图形，排好版。选中要选的文字及图形，复制。开启“画图”，单击“画图”→“编辑”→“粘贴”命令，再保存，则“文字对象”与“图形对象”成为一个图片，存为一个文件。在编辑的Word文档中，利用“图片来自文件法”插入图片。

19、如何对“文字对象”、“图形对象”、“图片”进行组合

如何对“文字对象”、“图形对象”、“图片”进行组合？

打开一个新Word文档，输入文字、画出图形、插入图片，合理编辑好大小及位置。先选中所有对象，复制，再到“画图”中“粘贴”，最后保存。然后在编辑的Word文档中，采用“图片来自文件法”插入新组合的图片。

20、如何将Word文档中的文字转为图形

如何将Word文档中的文字转为图形？

(1)单击“插入”菜单中的“对象”命令，弹出“对象”对话框。

(2)在“对象类型”列表框中，选择“Micrsoft Word文档”，然后单击“确定”按钮。这时系统将新建一个新文档，在该文档中输入需要转换成图形的文字。

(3)输入完成后，关闭该窗口，返回到主文档中。

(4)单击“文件”菜单中的“另存为WEB页”命令，出现“另保存为”对话框，选择文件保存的路径，输入文件名，如angelo，单击“保存”按钮。

(5)在文件保存的路径下找到一个<文件名>.files的文件夹，如angelo.files，进入该文件夹——找到一名为image002.gif的文件，该文件即是你所需要的图形文件。