发邮件的基本礼仪

职场人士注意啦，给同事领导发邮件得注意的。。。

关于主题
主题要提纲挈领，添加邮件主题是电⼦子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏⾥里⽤用短短的⼏几个
字概括出整个邮件的内容，便于收件⼈人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。
1．⼀一定不要空⽩白标题，这是最失礼的。
2．标题要简短，不宜冗⻓长，不要让outlook⽤用⋯才能显⽰示完你的标题。
3.. 最好写上来⾃自**公司的邮件，以便对⽅方⼀一⺫⽬目了然⼜又便于留存，时间可以不⽤用注明，因为
⼀一般的邮箱会⾃自动⽣生成，写了反⽽而累赘。
4. 标题要能真反映⽂文章的内容和重要性，切忌使⽤用含义不清的标题，如 “⺩王先⽣生收”。也
不要⽤用胡乱⽆无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”
5．⼀一封信尽可能只针对⼀一个主题，不在⼀一封信内谈及多件事情，以便于⽇日后整理
6．可适当⽤用使⽤用⼤大写字⺟母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件⼈人注意，但应适
度，特别是不要随便就⽤用“紧急”之类的字眼。
7．回复对⽅方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE RE⼀一⼤大串。
8、最最重要的⼀一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正⽂文却在发出前
忘记检查主题。主题是给别⼈人的第⼀一印象，⼀一定要慎之⼜又慎。
关于称呼与问候
1． 恰当地称呼收件者，拿捏尺度
邮件的开头要称呼收件⼈人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件⼈人，此邮件是⾯面向他的，要求其
给出必要的回应；在多个收件⼈人的情况下可以称呼⼤大家、ALL。
如果对⽅方有职务，应按职务尊称对⽅方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先
⽣生”、“x⼩小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。
不熟悉的⼈人不宜直接称呼英⽂文名，对级别⾼高于⾃自⼰己的⼈人也不宜称呼英⽂文名。称呼全名也是不礼
貌的，不要逮谁都⽤用个“Dear xxx”，显得很熟络。
关于格式，称呼是第⼀一⾏行顶格写。
2． Email开头结尾最好要有问候语
最简单的开头写⼀一个“HI”，中⽂文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换⾏行空两格
写。
结尾常⻅见的写个Best Regards，中⽂文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊⻓长应使
⽤用“此致敬礼”。注意，在⾮非常正式的场合应完全使⽤用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上
⼀一⾏行结尾或换⾏行开头空两格，⽽而“顺利”和“敬礼”为再换⾏行顶格写。
俗话说得好，“礼多⼈人不怪”，礼貌⼀一些，总是好的，即便邮件中有些地⽅方不妥，对⽅方也能平
静的看待
正⽂文
1. Email正⽂文要简明扼要，⾏行⽂文通顺
若对⽅方不认识你，第⼀一件应当说明的就是⾃自⼰己的⾝身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以
⽰示对对⽅方的尊重，点名⾝身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对⽅方有关，主要功能是为了收
件⼈人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别⼈人不知道你是谁还得拉到最后看。
但也不可过多，有些联系⽅方式之类与正⽂文⽆无关的信息应在签名档中表明。
Email正⽂文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正⽂文应只作摘要介绍，然后
单独写个⽂文件作为附件进⾏行详细描述。
正⽂文⾏行⽂文应通顺，多⽤用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让⼈人晦涩难懂的语句。最
好不要让⼈人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。
2. 注意Email的论述语⽓气
根据收件⼈人与⾃自⼰己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语⽓气
进⾏行论述，以免引起对⽅方不适。
尊重对⽅方，请、谢谢之类的语句要经常出现。
电⼦子邮件可轻易地转给他⼈人，因此对别⼈人意⻅见的评论必须谨慎⽽而客观。 “邮件⻔门”就是深刻的
教训！
3. Email正⽂文多⽤用1234之类的列表，以清晰明确。
如果事情复杂，最好1、2、3、4的列⼏几个段落进⾏行清晰明确的说明。保持你的每个段落简
短不冗⻓长，没⼈人有时间仔细看你没分段的⻓长篇⼤大论。
4. ⼀一次邮件交待完整信息
最好在⼀一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发⼀一封什么“补
充”或者“更正”之类的邮件，这会让⼈人很反感。
5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使⽤用拼写检查
这是对别⼈人的尊重，也是⾃自⼰己态度的体现。如果是英⽂文Email，最好把拼写检查功能打开;
如果是中⽂文Email，注意拼⾳音输⼊入法带给你的弱智同⾳音别字。
在邮件发送之前，务必⾃自⼰己仔细阅读⼀一遍，检查⾏行⽂文是否通顺，拼写是否有错误。
6. 合理提⽰示重要信息
不要动不动就⽤用⼤大写字⺟母、粗体斜体、颜⾊色字体、加⼤大字号等⼿手段对⼀一些信息进⾏行提⽰示。合理
的提⽰示是必要的，但过多的提⽰示则会让⼈人抓不住重点，影响阅度。
7. 合理利⽤用图⽚片，表格等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以⽂文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以
阐述，收件⼈人⼀一定会表扬你的体贴。
8. 不要动不动使⽤用 :) 之类的笑脸字符，在商务信函⾥里⾯面这样显得⽐比较轻佻
Business Email 不是你的情书，所以:)之类的最好慎⽤用。只⽤用在某些你确实需要强调出
⼀一定的轻松⽓气氛的场合，⽐比如现在－:)
附件
1. 如果邮件带有附件，应在正⽂文⾥里⾯面提⽰示收件⼈人查看附件
2. 附件⽂文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，⽅方便收件⼈人下载后管理
3. 正⽂文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时
4. 附件数⺫⽬目不宜超过4个，数⺫⽬目较多时应打包压缩成⼀一个⽂文件
5. 如果附件是特殊格式⽂文件，因在正⽂文中说明打开⽅方式，以免影响使⽤用
6. 如果附件过⼤大（不宜超过2MB），应分割成⼏几个⼩小⽂文件分别发送，
语⾔言的选择和汉字编码
1. 只在必要的时候才使⽤用英⽂文邮件
英⽂文邮件只是交流的⼯工具，⽽而不是⽤用来炫耀和锻炼英⽂文⽔水平的。如果收件⼈人中有外籍⼈人⼠士，
应该使⽤用英⽂文邮件交流；如果收件⼈人是其他国家和地区的华⼈人，也应采⽤用英⽂文交流，由于存在
中⽂文编码的问题，你的中⽂文邮件在其他地区可能显⽰示成为乱码天书。
2. 尊重对⽅方的习惯，不主动发起英⽂文邮件
如果对⽅方与你的邮件往来是采⽤用中⽂文，请不要⾃自作聪明的发送英⽂文邮件给他；如果对⽅方发英⽂文
邮件给你，也不要⽼老⼟土的⽤用中⽂文回复。
3. 对于⼀一些信息量丰富或重要的邮件，建议使⽤用中⽂文。你很难保证你的英⽂文表达⽔水平或收件
⼈人中某⼈人的英⽂文理解⽔水平存在问题，⽽而影响邮件所涉及问题的解决。
4. 选择便于阅度的字号和字体
中⽂文⽼老实点⽤用宋体或新宋体，英⽂文就⽤用Verdana 或 Arial 字型，字号⽤用五号或10号字即
可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。
不要⽤用稀奇古怪的字体或斜体，最好不⽤用背景信纸，特别对公务邮件。
不要为突出内容⽽而将字号设置过⼤大，拉滚动条是很⿇麻烦的事情；也不要过⼩小，费神⼜又伤眼睛。
结尾签名
每封邮件在结尾都应签名，这样对⽅方可以清楚的知道发件⼈人信息。虽然你的朋友可能从
发件⼈人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的⼯工作。
1. 签名信息不宜过多
电⼦子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址
等信息，但信息不宜⾏行数过多，⼀一般不超过4⾏行。你只需将⼀一些必要信息放在上⾯面，对⽅方如果
需要更详细的信息，⾃自然会与你联系。
引⽤用⼀一个短语作为你的签名的⼀一部分是可⾏行的，⽐比如你的座右铭，或公司的宣传⼝口号。但是要
分清收件⼈人对象与场合，切记⼀一定要得体。
2. 不要只⽤用⼀一个签名档
对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进⾏行简化。过于正式的签名档会让
与对⽅方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调⽤用。
3. 签名档⽂文字应选择与正⽂文⽂文字匹配，简体、繁体或英⽂文，以免成出现乱码。字号⼀一般应
选择⽐比正⽂文字体⼩小⼀一些。
回复技巧
1. 及时回复Email
收到他⼈人的重要电⼦子邮件后，即刻回复对⽅方⼀一下，往往还是必不可少的,这是对他⼈人的尊重，
理想的回复时间是2⼩小时内，特别是对⼀一些紧急重要的邮件。
对每⼀一份邮件都⽴立即处理是很占⽤用时间的，对于⼀一些优先级低的邮件可集中在⼀一特定时间处
理，但⼀一般不要超过24⼩小时。
如果事情复杂，你⽆无法及时确切回复，那⾄至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，⼀一
旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对⽅方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认
⼀一下收到了。
如果你正在出差或休假，应该设定⾃自动回复功能，提⽰示发件⼈人，以免影响⼯工作。
2. 进⾏行针对性回复
当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要⽤用简单的，那样
太⽣生硬了，应该进⾏行必要的阐述，让对⽅方⼀一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。
3. 回复不得少于10个字
对⽅方给你发来⼀一⼤大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是⾮非常
不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显⽰示出你的尊重。
4. 不要就同⼀一问题多次回复讨论，不要盖⾼高楼
如果收发双⽅方就同⼀一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采⽤用
电话沟通等其他⽅方式进⾏行交流后再做判断。电⼦子邮件有时并不是最好的交流⽅方式。
对于较为复杂的问题，多个收件⼈人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越⾼高，这将导致邮件过
于冗⻓长笨拙⽽而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进⾏行⼩小结，删减瘦⾝身，突出有⽤用信息。
5．要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体）
如果只需要单独⼀一个⼈人知道的事，单独回复给他⼀一个⼈人就⾏行了
如果你对发件⼈人提出的要求作出结论响应，应该replay all，让⼤大家都知道；不要让对⽅方
帮你完成这件事情 。
如果你对发件⼈人的提出的问题不清楚，或有不同的意⻅见，应该与发件⼈人单独沟通，不要当着所
有⼈人的⾯面，不停的RE来RE去，与发件⼈人讨论。你们讨论好了再告诉⼤大家。不要向上司频繁发
送没有确定结果的邮件。
点击“回复全部”前，要三思⽽而⾏行！
6. 主动控制邮件的来往
为避免⽆无谓的回复，浪费资源，可在⽂文中指定部分收件⼈人给出回复，或在⽂文末添上以下语
句：“全部办妥”、“⽆无需⾏行动”、“仅供参考，⽆无需回复”。
正确使⽤用发送，抄送，密送
要区分To和CC还有BCC（区分收件⼈人、抄送⼈人、秘送⼈人）
1． To的⼈人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。
2． ⽽而CC的⼈人则只是需要知道这回事，CC的⼈人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的⼈人有
建议，当然可以回Email。
3． ⽽而BCC是秘送，即收信⼈人是不知道你发给了BCC的⼈人了的。这个可能⽤用在⾮非常规场合。
4．TO，CC中的各收件⼈人的排列应遵循⼀一定的规则。⽐比如按部⻔门排列；按职位等级从⾼高到低
或从低到⾼高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!
5．只给需要信息的⼈人发送邮件，不要占⽤用他⼈人的资源
6、转发邮件要突出信息
在你转发消息之前，⾸首先确保所有收件⼈人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要⼩小
⼼心谨慎，不要把内部消息转发给外部⼈人员或者未经授权的接收⼈人。
如果有需要 还应对转发邮件的内容进⾏行修改和整理，以突出信息。不要将RE了⼏几⼗十层的邮件
发给他⼈人，让⼈人摸不着头脑。
不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。