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投标书

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投标书(bidding documents )投标书是指投标单位按照招标书的条件和要求,向招标单位提交的报价并填具标单的文书。它要求密封后邮寄或派专人送到招标单位,故又称标函。它是投标单位在充分领会招标文件,进行现场实地考察和调查的基础上所编制的投标文书,是对招标公告提出的要求的响应和承诺,并同时提出具体的标价及有关事项来竞争中标。
投标书是招标工作时甲乙双方都要承认遵守的具有法律效应的文件,因此逻辑性要强,不能前后矛盾,模棱两可,用语要精练,要简短,对政策法规的准确理解与执行,有利于标书制作者剔除歧视性条款,是对甲方(采购方或发包工程方)“出钱想买什么就买什么”传统观念的强力阻击。
1)按招标的范围可分为国际招标书和国内的招标书。
国际招标书和投标书要求两种版本,按国际惯例以英文版本为准。
一般是以建设采购方所在地的语言为准。如国外的企业进行国际招标,一般是以英语(或当地语言)为准。
如果是中国单位进行国际招标,招标文件中一般注明,当中英文版本产生差异时以中文为准。
(2)按招标的标的物划分,又可分为三大类;货物、工程、服务。
根据具体标的物的不同还可以进一步细分。如工程类进一步可分施工工程、装饰工程、水利工程、道路工程、化学工程等。每一种具体工程的标书内容差异非常大。货物标书也一样,简单货物如粮食、石油;复杂的货物如机床、计算机网络。标书的差异也非常大。

a.全面反映使用单位需求的原则;
b.科学合理的原则;
c.公平竞争(不含歧视性条款)
d.维护本企业商业秘密及国家利益的原则;
全面反映使用单位的需求的原则:招标将面对的使用单位对自己的工程、项目、货物了解程度的差异非常大。再加上项目的复杂程度大,招标机构就要针对使用单位状况、项目复杂情况,组织好使用单位、设计、专家编制好标书。做到全面反映使用单位需求。
科学合理的原则:技术要求商务条件必须依据充分并切合实际;技术要求根据项目现场实际情况、可行性报告、技术经济分析确立,不能盲目提高标准、提高设备精度、房屋装修标准等等,否则会带来功能浪费。
公平竞争(不含歧视性条款):招标的原则是公开、公平、公正,只有公平、公开才能吸引真正感兴趣、有竞争力的投标厂商竞争,通过竞争达到采购目的,才能真正维护使用单位利益、维护国家利益。作为招标机构编制、审定标书,审定标书中是否含歧视性条款是最重要的工作。作为政府招标管理部门,监督部门在管理监督招标工作,其中最重要的任务也审查招标文件中是否存有歧视性条款。
这是保证招标是否公平、公正的关键环节。
维护企业利益、政府利益的原则:招标书编制要注意维护使用单位的商业秘密,如我们给联想公司招八条电脑生产线(为了保护联想公司电脑制造技术秘密而变换图纸),也不得损害国家利益和社会公众利益,如噪音污染必须达标,为了维护国家安全给广电部招宽带网项目分包时就非常注意这个问题。

招标书主要内容可分为三大部分:程序条款、技术条款、商务条款。包含下列主要九项内容:
a.招标邀请函;
b.投标人须知;
c.招标项目的技术要求及附件;
d.投标书格式;
e.投标保证文件;
f.合同条件(合同的一般条款及特殊条款);
g.技术标准、规范;
h.投标企业资格文件;
i.合同格式。
一般无论工程还是货物都包括以上几部分内容。
招标邀请函:招标机构编制,简要介绍招标单位名称、招标项目名称及内容、招标形式、售标、投标、开标时间地点、承办联系人姓名地址电话等。开标时间除前面讲的给投标商留足准备标书传递书的时间外,国际招标应尽量避开国外休假和圣诞节,国内招标避开春节和其它节假日。
投标人须知:本部分由招标机构编制,是招标的一项重要内容。着重说明本次招标的基本程序。投标者应遵循规定和承诺的义务。投标文件的基本内容、份数、形式、有效期和密封、及投标其它要求。评标的方法、原则、招标结果的处理、合同的授予及签订方式、投标保证金

这里须说明的以下几点:
a.提供投标书的份数多少应根据标的物大小、参加评标专家人数而定,以便于评标为原则。4-5份、5-15份。
b.评标方法、货物、服务、工程各不相同,下面在讲评标方法中再介绍。
c.投标有效期要保证到签约后28-30个工作日。
d.国际招标必须要投标保证金国内招标因开保证金证明困难,而且保证金证明的信誉不好,我们尽量推选投标保证金制度。
e. 明确招标要求。
f. 实事求是,不可弄虚作假。
g. 语言简洁,语气谦和。
标书技术要求及附件:是招标书最要的内容。主要由使用单位提供资料,使用单位和招标机构共同编制。
下面以机床为例说明编制技术要求和附件时应注意的事项。
当然项目不同对编制标书有不同的要求,但我们这里不涉及不同点,只讲共同点。设备的技术要求及附件包括的主要内容有:设备规格、技术参数、质量性能指标、控制方式及自动化程度、工艺流程、检查验收方式及标准,还包括对原材料、零配件、工具、包装的具体要求,以及安全、环保、节能、劳动保护等方面的要求。附件通常包括典型零件加工图纸等。
以机床为例说明技术要求及附件的编写。
标书大致可分为11项。就11项内容简要说明。
A.招标编号:便于项目管理,由招标公司编号。
B.设备名称:注意准确,符合国际、行业规范。
C.数量:单位明确、防止误会,数量准确。
D.交货日期:要求合理的制造工期,避免因工期不合理,排斥潜在投标者。一般机床3-6个月,大型机床8-10个月或更长。
E.设备用途及技术要求:
这部分内容主要有四个方面内容
第一方面为机床的基本要求。基本要求主要描述设备用途,设备的加工对象,如需附图纸,作为附件附在后面。为了维护企业的商业秘密可根据加工工艺和精度要求另设计招标标用加工图纸。这部分是是重点,是技术部分的核心,要详细描述生产大纲、被加工产品的材料、重量、外型尺寸及设备的各种功能要求。基本要求中还应描述加工节拍,生产单位工作时间、能耗等。基本要求还应说明对噪音、三废、环保、劳保等要求。
第二方面为技术要求及主要参数。根据加工件的需要提出主要参数,主要参数最好提出一定的范围,数据尽可能多的涵盖各厂相应型号的数据。如:最大回转半径≥?某值主轴功率≤KW。
第三方面为机械结构。提出原则要求各投标厂详尽描述机床结构、材质等,便于对机床的稳定性,寿命、精度保持性等比较。
第四方面为电气及控制。这部分常遇到电源问题,我国电源和欧美国家有差距,我国各地供电质量差距较大,提出合理的电源条件。电气元件、电机的要求,如用交流电伺服电机。控制系统:国际使用较多的FANUC系统西门子系统,NUM系统,各大机床厂专用系统。标书应对控制系统选择规定较宽松的范围。控制系统的功能即软件功能多少,应根据需要合理提示,以防在签约时出现价格问题。控制水平较高的机床提示如下。
F.附件及备件:这部分前期工作中往往忽略考虑,但附件、备件有时价值很高,如刀具校准仪、备用卡盘等。附件及质保期内的零配件应包括在总价内。质保期以外的零配件建议供应商提供推荐零配件清单并分项报价,以便取舍。
G.技术文件:写明所需技术文件的种类、份数和文种。要求提供各种合格证书要求提供各种精度检验证书及性能测试记录。
H.培训及技术服务:
a)安装调试要求
b)人员培训要求
I.验收方式和标准:采用国际通行的标准,或我国承认的国外标准、欧洲标准等。另外不应排斥符合要求的其他标准。
J.报价和保价方式:标书必须要求分项报价,这样便于评标和签约。报价方式一般采用FOB、CIF两种,两种方式风险转移都是离岸港口船舷。交货地点是风险转移的时间、地点。
K.包装、运输要求很重要,关系到货物能否按时无损地顺利到达使用单位手中。
投标书格式:此部分由招标公司编制,投标书格式是对投标文件的规范要求。其中包括投标方授权代表签署的投标函,说明投标的具体内容和总报价,并承诺遵守招标程序和各项责任、义务,确认在规定的投标有效期内,投标期限所具有的约束力。还包括技术方案内容的提纲和投标价目表格式,目前我们争取做到性能对表在标书售出时一同交投标商,以便招标者对所有投标者的文件进行同口径的比较。
投标保证文件:是投标有效的必检文件。保证文件一般采用三种形式:支票投标保证金银行保函。项目金额少可采用支票和投标保证金的方式,一般规定2%。投标保证金有效期要长于标书有效期,和履约保证金相衔接。投标保函由银行开具,是借助银行信誉投标。企业信誉和银行信誉是企业进入国际大市场的必要条件。投标方投标有效期内放弃投标或拒签合同,招标公司有权没收保证金以弥补招标过程蒙受的损失。
合同条件:这也是招标书的一项重要内容。后面谈合同部分时再谈。此部分内容是双方经济关系的法律基础,因此对招投标方都很重要。国际招标应符合国际惯例,也要符合国内法律。由于项目的特殊要求需要提供出补充合同条款,如支付方式、售后服务、质量保证、主保险费用等特殊要求,在标书技术部分专门列出。但这些条款不应过于苛刻,更不允许(实际也作不到)将风险全部转嫁给中标方。
设计规范:有的设备需要,如通讯系统、输电设备,是确保设备质量的重要文件,应列入招标附件中。技术规范应对施工工艺、工程质量、检验标准作出较为详尽的保证,也是避免发生纠纷的前提。技术规范包括:总纲、工程概况、分期工程对材料、设备和施工技术、质量要求,必要时写清各分及工程量计算规则等。
投标企业资格文件:这部分要求由招标机构提出。要求提供企业生产该产品的许可证,及其他资格文件,如ISO9001、ISO9002证书等。另要求提供业绩。

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