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物料编码原则<有码还是无码>

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大部分物料很明显是需要一个编码的。但是有一些却不是很明显。单是决定要不要为它们编码就是一件很头疼的事。比如,办公用品,电脑耗材,劳保用品,清洁用品。

以墨盒为例。我这里是指作为办公用品使用的墨盒,可不是墨盒生产厂家的那个墨盒。如果是墨盒生产厂家要上SAP,不给墨盒编码那会是天理不容的事。

墨盒这东西,如果用量比较大,需要常备存货,应该是采用直接费用性采购呢,还是给它们编上物料编码并且实行库存管理?两种方案肯定各有利弊。

如果纯粹采用费用性采购,系统上操作简便,但实际管理时往往需要线外再走一本账,用传统的纸质凭证进行采购、入库、领料等操作。费用划分方面,有时候由综合办统一采购回来,按需发放给各个部门,那么在系统采购的时候记哪个成本中心?而且,实物管理方面会留下一些漏洞,因为系统中是无法看到当前有多少库存的。不进行库存管理,当然也无法计算需求,要人工提报采购申请。

如果编上码,采用库存管理方式呢?麻雀虽小,五脏俱全。要确定物料主数据吧?要设立单独的库存地点吧?要收货入库吧?要发货吧?这一切都会增加操作上的复杂程度,增加需要培训的人员,而且更重要的是,往往需要增加用户数——这个东西可是要银子的!

其他劳保用品之类也是一样。如,手套。这东西,不值几个钱,可是在系统中怎么处理也是个比较烦的事。你要编个码给它,就会产生所有物料共有的问题:如何设置采购单位和基本单位?如何处理差错?谁来管理实物库存,谁来进行库存记账?

另一类有这种问题的物料是所谓的非标物料。在离散制造型行业里,这种物料尤其常见。很多时候,设计书出来之后,有些备件根本在市场上是找不到的,必须要向厂家定制。这种定制的物料,要不要编个码给它?如果不编,它的实物买回来之后会在仓库里放上很久,有一定的实物管理风险;如果编个码呢,将来再次用到它的机会将会很少很少。编码费时费力,还不讨好。

答案?不要问我答案,这种问题没有答案。

这种问题,没有标准答案,只有适合企业本身的最不坏的答案。本副总认为,一般来说,对于低值易耗品,应该由各部门联合制定一个标准用来确定是否为物料编码。就象国家规定的固定资产标准一样,两千元,使用期限一年以上,可以单独使用,就作为固定资产。在一个特定的企业里,由财务、物流、采购、生产等部门共同确定一个标准,对于符合该标准的物料进行编码,否则直接以费用性采购方式执行。而这个标准中,最重要的一条应该是金额标准,其次应该是库存状况,即是否经常需要进行实物库存管理。

对于不能通用的非标物料,应以不编码为主要原则。

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