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物料编码原则<外部分配还是内部分配>

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SAP系统中,对于每种物料类型,必须设置一个编码范围,并设定该编码范围是内部分配号码还是外部分配,还是两者均可。那么,是内部分配好,还是外部分配好?
本副总见过的最变态的一种编码范围和分配方式的组合是,由12位纯数字构成编码范围,只能外部分配。我没有考证到当初为什么是这种设计方法,也没有找到外部分配号码时的规则。这让我感觉自己很愚蠢,在创建一个物料主数据时竟然不知道该写个啥号码进来。
对于一个特定的企业来说,选择内部分配号码还是外部分配号码?两种方式各有利弊。
如果选用外部分配,在良好的物料管理体系下,会给未来的业务带来很多便利之处。编码本身已经承载了物料非常多的属性。用户只要知道物料编码就大概知道这是个什么东西。有时候,不知道物料编码的情况下要查找一个特定的物料,直接用编码的一部分进行模糊查询即可查到。进行一些统计报表分析的时候,只使用物料编码就可以从不同角度统计出结果,而不需要再使用物料组等其他条件去组合查询。如果有另外一个系统也在使用之中,用外部编码就更有利于两个系统之间的数据共享。在一个有多个工厂的企业里,使用外部分配的编码也有利于各个企业之间共享编码,减少重码的出现。
但是这一切便利的获得,有一个前提,就是“良好的物料管理”。包括物料分类是否科学,物料主数据创建是否管理得力等。如果物料管理不得力,却使用外部编码,将有可能引起混乱。用户按一定的规则去查询和使用物料主数据,却发现按既定规则找到的物料并非自己需要的物料,让他们如何是好?要知道,物料编码创建之后是不能修改的。如果创建时出错,而且没有及时发现错误并且废止该物料,那么它的影响将会非常深远。
如果选用内部分配呢?物料分类的功能由物料组这个概念来执行。物料编码就是一个流水号,不代表任何意义。创建物料的时候不必输入已经编好的编码,直接输入物料主数据。看起来这种方式很简单,免除了一个系统外先进行规范的动作。对于一些杂品,应该是一种不错的选择。重码就重码吧,反正影响不太大。
但是这种方式的不利之处也是很明显的。在不太规范的主数据管理体系下,它更容易导致重码的产生。由于从编码上看不出它的归属,不容易检查相似的物料是否已经在系统中存在。没有统一的编码规则,各个工厂之间不容易知道系统中正在被其他工厂使用的物料是否也是自己在使用的物料,容易产生重码,不利于集中采购。
本副总对此的建议是,对于“重要的”物料,有可能的话最好使用外部编码。比如大宗原材料,产成品等。对于“不太重要的”物料,则可以使用内部编码以减少编码管理工作的压力,比如辅料,杂品等。
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