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浅谈SAP期末清帐和重分类

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浅谈SAP期末清帐和重分类
通常企业都会制定完善的应收应付管理制度,ERP应该能提供及时登记往来款项和准确反映应收应付帐款的形成、回收、支付及增减变化情况并按月进行核对与清理的功能。

SAP提供了强大的应收应付管理,简单列举几个其应收应付功能:

(1).购销合同中明确各项条款

应收应付从购销单据开始就可明确各种条款,通常,顾问们会倾向于使用采购/销售文本(请参考相关篇幅)功能来定义各种条款,这些条款被写入采购订单或销售订单主数据, 主要包括付款方式、付款日期、运输情况、包装方式、送货期限甚至违约违约责任, 这些条款将随采购订单或销售单据被打印或被传真并形成法律效应,SAP提供了Output Message来完成打印或传真功能,可以将来发生争端时根据寻求诉讼保全。

(2).双方往来对帐

 一个公平竞争的市场环境下整个企业链应该是双盈的,在SAP财务模块提供了阶梯式的往来通信功能,包括:

a.     信函功能(Correspondence)

典型的信函有支付通知(Payment notifications) 、对帐单(Account statements) 、

余额确定单(Balance confirmations)等, 支付通知实际上也包括到期需要付给人家的款项,应收过大容易形成坏帐,应付过大也容易造成资不抵债高负债运营。

 b.自动支付(Tcode:F110

    SAP提供了自动支付功能,可以自动找到到期的应付形成付款,当然企业可以根据其支付计划进行一定调整,按照国外习惯,到期即需付款,延期的应收和应付需要计息,而按国内实情,显然自动付款实现不大现实。

c.催款(Dunning,Tcode:F150)

  相对普通信函而言,催款更加正式,SAP提供了多级催款,甚至在催款时可以计算利息,当

然催款也包括企业的应付帐款的催款(自催)。

(3).制定激励政策

SAP对商业折扣,现金折扣,销售返利等业务提供了相应处理方案。

(4).评估和信用机制

SAP有供应商评估和完善客户信用控制功能。

国内ERP管象预付冲应付、预收冲应收等业务处理叫核销,SAP管这些业务叫结帐/清帐,清帐一般包括平时手工清帐和月末自动清帐两种方式。

手工清帐相关Tcode:

(1).F-03/ FB1S:手工清G/L account未清项(针对使用了未清项管理的一般总帐科目

(2).F-44/ FB1K:手工清Vendor未清项(各供应商的应付未清项清帐

(3).F-32/ FB1D:手工清Customer未清项(各客户应收未清项清帐

(4).F-04:G/L account的带清帐的过帐

(5).F-51:Vendor的带清帐的过帐

(6).F-30:Customer的带清帐的过帐

F-04,F-51,F-30这些Tcode初始屏幕显示的默认凭证类型不同而已,可以使用OBU1设置,使用这些Tcode在平时记帐时就可清帐。

SAP中的应收应付模块和总帐集成设计简洁,如下:

第一步:应收应付/预收预付/其它应收其他应付被设置成为统驭科目,这些科目或被设置到供应商/客户主数据或被设置为特殊总帐标志,在记帐时是直接输入供应商/客户(或+特殊总帐标志)自动带出的,而国内传统做法是记帐时输入应收应付/预收预付/其它应收其他应付这些科目再将供应商/客户作为辅助核算字段。

        显然,SAP不大可能会出现应收应付和GL不匹配的业务场景。

第二步:SAP提供了一套表来记录供应商/客户已清项(Cleared Items)和未清项(Open Items),典型的Table: BSIS/BSAS | BSIK/BSAK | BSID/BSAD。

平时实际上就可使用F-44或F-32及时清帐,比如将某供应商的一笔预付去清某笔应付,而不需等到月底凑热闹统一去做。在本书的相关章节,曾论证了SAP应付帐款未清行项中为什么没有带采购订单号 +  利润中心,实际上供应商的一笔预付可能是针对某采购订单的应付未清项,此时SAP没有提供默认解决方案,原因是SAP供应商发票校验时可能根据多个采购订单集中校验,这些采购订单可能采购了多个利润中心的多个物料,汇总的一笔应付无法钩稽到采购订单 +  利润中心,而在有些企业的实务中可能应付是唯一对应到一采购订单和利润中心的,在这种情况下,如果需要加强清帐功能,可以考虑使用SAP的凭证增强功能写入采购订单和利润中心。

除了手工清帐,SAP还提供了自动清帐功能。

自动清帐相关Tcode:

(1)F.13:不带清帐货币(针对未清项管理的总帐应收应付和GR/IR科目自动清帐

(2)F13E:带清帐货币的自动清帐

手工/自帐清帐规则

A. 无论手工清帐还是自动清帐,相关科目一定要需设置未清项管理。

B. 使用手工清帐,科目主数据“创建/银行/利息”屏的的自动过帐标致不能选上。

C. 自动清帐可以针对应收应付和特殊总帐标置的预收预付其它应收其它应付间进行,

注意:A和W默认的特殊总帐标志不能进行自动清账处理。

自动清帐还包括进行未清项管理的一般总帐科目,特别强调一下GR/IR科目的自动清帐。

D.自动清账通常根据借方贷方金额相同,和辅助条件字段如采购订单+采购行项目或分配字段相同项目归类清帐,典型的如GR/IR科目,清帐字段是可配置的。

E.自动清帐也可在满足清帐条件的多个借贷项进行处理。

F.自动清账适用于银行待清账户的处理(比如实施了电子银行的的电子对帐单),由于手动清账的灵活性,多数情况下,企业还是愿意采用这种方式,特别是清帐时需要人为职业判断的情况下,不准确自动清帐有时还会造成帐龄分析问题。

下图为清帐的配置路径,清帐配置包括定义清帐过帐码、清帐规则和自动清帐的附加规则。
 

应收应付自动清帐困惑

GR/IR和采购订单+行项目是一一对应的,即其每个行项目必定能带上采购订单和行项目,

这是SAP的设计特点(除了采购订单外,也带不出利润中心).
 
GR/IR作为中间科目,在收货和发票环节实际上余额(包括凭证货

币、本位币和附加本位币)必定平衡。可应收应付就不那么容易了,以应付为例,和GR/IR

不同的是,因为后勤发票校验时是多个采购订单或一个采购订单多个行项目,所以它不大可

对应到采购订单+行项目,应收也同样,所以,应收应付使用好自动清帐是不容易的,不过,

财务如果连付钱和收钱都懒的去做好而等着系统自动做的话,你老板又怎么可能放心呢?
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