探析企业的MIS建设(中)

原创 2004年06月27日 18:47:00

                                                  四、企业MIS建设的核心
 
     MIS建设要花费大量的人力物力,最终要得到什么?这是用户最关心的问题。一般说来是希望得到尽可能先进的硬件设备和尽可能多的功能。其实正如美国学者马丁提出以数据为中心的思想时所指出的:企业的数据处理过程是多变的,但是其基本的数据却是稳定不变的。我们把分类组织到数据库中的数据称为数据平台。MIS建设的根本性任务就是将人工方式下的零乱的数据组织成统一的数据平台。因为MIS的硬件设备会由于设备的升级被更换,所开发的功能也会由于管理工作的变化而更换;而数据平台却能随着数据库的升级而升级,只要基础数据不发生变化,就可以长期使用下去。因此,数据平台才是系统建设的核心。以数据平台为核心的系统具有以下特点:
    系统性。在统一的数据平台的基础上,各种汇总和分析结果都可以由系统直接得出来,因而可以减少处理环节,达到使管理工作规范和节省人力的效果。这样,围绕着MIS就把各个部门的数据处理工作连接起来,形成一种系统性的处理方式。
    合理性。企业中的数据有着不同的类别,要按照这些类别对数据进行分类。有些部门子系统的数据相互间比较独立,数据量也较大,属于不同的大类,这些大类构成了数据平台的主体结构。这种分门别类组织起来的数据平台就具有了合理的结构,加之此后安排好数据平台的积累和完善,这样在统一数据平台的基础上,就能保证系统成为一个统一合理的整体。
    适应性。实际的管理工作中,大量的数据处理并不需要复杂的数学计算,只要有了详细而又合理组织起来的数据,凭借现有的开发工具,其实还是较为方便的。另一方面,所开发的各种功能都是由数据平台直接得出来的,相互间是独立的,功能的改动仅仅涉及独立的程序,这使得系统的功能可以灵活的增加和改动,能适应实际工作的各种需求。
    为形成以数据平台为核心的MIS,可采取以下方法予以实现:
    分治的方法。对于较大的系统,可以根据数据的类别把原有的系统分解成多个小系统,排列出它们的开发顺序,从而将建立统一的数据平台的问题转换为分别建立多个类别的小数据平台的问题。通过分别开发各子系统,建立各类数据平台,最后再集成为统一的数据平台。 
    渐进的方法。识别大量的数据必须通过用户,并要有一个过程。为此,在分别开发各个子系统的过程中,要能尽早地投入试运行,根据用户提出的各种问题进行反复的修改,通过满足用户的需求吸引用户;并在反复修改的过程中,真正了解用户的意图和数据的属性,在此基础上才能组织数据,达到建立数据平台的目的。
    直接抽象的方法。一般的开发习惯是用数据流程图描述原有的系统,并在这些材料的基础上进行开发。实际上这是在模拟原有的工作方式,并不能形成以数据平台为核心的系统结构。组织数据只需掌握数据的源点、类别和出现的频率等属性,并从数据平台的结构、数据的入口、数据出现的频度等方面直接描述数据平台。组织好数据以后,就可以直接开发程序得出各种所需的结果。

                                                  五、企业MIS建设的目标
 
    要建立一套成功的管理信息系统,还须明确把握系统开发的基准目标。以下几个标准是成熟MIS的主要体现:
    全局性。MIS建设最能表现其效益的是一些综合性的分析和查询。在各部门使用的数据中,有些是本部门自己使用的,有些则是上一级部门或其它部门共同使用的,即全局性的数据。判断数据是否要进入到系统中来,不能从局部的便利和需要着眼,而是要从系统的全局去考虑。对于全局有影响的数据必然要上,局部的数据则可以晚上或者不上;而有的数据产生的频率很高,数据量较大,是构成系统的主体。在系统开发过程中,就要重点组织输入量较大的数据,其它数据的组织可以穿插在开发过程中完成。
    实用性。系统开发中不能因为程序可以实现就实施开发,而是要对使用计算机确有效果的内容才进行开发。对于某一个具体的问题,使用计算机的效果是显而易见的,而对于系统建设,由于其内容较多,哪些工作上计算机效果好,哪些工作效果差,并不是一目了然的。确定开发目标单纯依靠用户就某一问题提出来是远远不够的,需要开发者进行全面、认真地分析,使整个开发工作有一个统一的目标和衡量的尺度。
    稳定性和规范性。MIS建设不能仅仅满足于能开发出来,还要解决长期稳定运行的问题,对于此问题有影响的两个重要因素是数据的稳定性和规范性。经常变动的数据其稳定性就差,如果将这些数据直接纳入到系统中来,频繁地改动会影响到系统的稳定性;还有些数据不规范,直接纳入到系统中来会增加系统复杂性,也不利于日后的维护。因此,要把数据对系统的稳定性、复杂性产生的影响的程度,用户维护系统的能力,采用计算机系统所带来的便利等因素进行综合分析,以求作出正确的结论。为保证功能开发的便利和系统的长期稳定运行,可采取分层处理的方法,即在数据平台的高层存放规范和稳定的数据,连接输出;底层则存放不规范或不稳定的数据,连接输入。通过程序变换,将底层的数据变换成高层的数据。这样就把不规范或不稳定因素局限在输入端,而系统开发重点是对数据平台的高层进行控制。

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