doc文件？【图文详解】docx文件？xls/xlsx/ppt/pptx/pdf等办公文件怎么打开？

一、问题背景

        有时候电脑里蹦出个 “XX.docx” 文件，想打开却懵圈 —— 这后缀名跟 “XX.doc” 就差个 x，到底有啥不一样？存表格时纠结存成 “xls” 还是 “xlsx”，怕选错了下次打不开；看到 “ppt” 和 “pptx” 更是犯嘀咕，明明都是演示文稿，为啥名字尾巴不一样？还有 PDF，明明跟 Word 都能存文字，却死活改不了内容，这又是为啥？

        其实啊，这些长得像 “小尾巴” 的后缀名，就是办公文件的 “身份证”！咱们每天用电脑处理工作、写报告、做表格，要是搞不懂这些后缀名，轻则半天打不开文件急得冒火，重则误存格式导致内容丢失，那可太影响效率了！

        所以，今天咱就展开讲讲，把这些常用办公文件的后缀名讲明白，以后再碰到它们，保准你心里门儿清！

 

二、解决方案

        想快速搞懂 doc、docx、xls、xlsx、ppt、pptx、PDF 这些后缀名？别慌，跟着下面这几个步骤走，保准你看完就会！

步骤 1：先搞懂 “后缀名” 是啥 —— 给文件 “贴标签”

        咱们先打个比方：就像水果店里的苹果会贴 “红富士” 标签、香蕉贴 “海南蕉” 标签，文件的后缀名就是给文件 “贴的标签”，告诉电脑 “我是啥类型的文件，该用啥软件打开”。

        比如带 “doc” 或 “docx” 尾巴的，电脑一瞅就知道 “哦，这是 Word 文档，用 Word 打开准没错”；带 “xls” 或 “xlsx” 的，那就是 Excel 表格没跑了。

        记住一点：后缀名都是跟在文件名后面，用一个 “.” 隔开的，比如 “工作总结.docx”，“工作总结” 是文件名，“docx” 就是后缀名。

        要是你电脑没显示后缀名也别慌，后面步骤会说到如何显示出来这个后缀名，先记住这个 “标签” 的作用就行！

 

步骤 2：逐个拆解常用后缀名 —— 再也不搞混

        这一步咱们逐个说，每个后缀名啥来头、咋用，一次讲清楚，以后再碰到绝对不迷糊！

（1）Word 文档：doc和docx—— 老款和新款的区别

        你肯定见过这俩后缀名吧？简单说，“doc” 是 Word 的 “老款格式”，比如 Office 2003 及以前的版本，存文件默认就是 “doc”；而 “docx” 是 “新款格式”，从 Office 2007 开始就成了默认格式，现在咱们用的 Office 2016、2019，还有 WPS，基本都用 “docx”。

• 为啥推荐用 “docx”？举个例子：就像老手机只能存短信，新手机能存图片、视频一样，“docx” 能存更多样式，比如复杂的表格、高清图片，还能让文件体积更小，传文件更快！要是你存成 “doc”，碰到新版本软件打开可能会乱码，多闹心呀～

 

（2）Excel 表格：xls和xlsx—— 能装更多数据的 “升级款”

• 跟 Word 类似，“xls” 也是 Excel 的 “老格式”（Office 2003 及以前），“xlsx” 是 “新格式”（Office 2007 及以后）。这俩最大的区别在哪儿？看数据量！“xls” 最多只能存 65536 行数据，要是你做的表格数据多，比如公司全年的销售数据，“xls” 根本装不下；而 “xlsx” 能存 1048576 行，再多数据也能轻松装下，这不比 “xls” 香多了？

• 还有个小细节：“xlsx” 支持更多函数和图表样式，做出来的表格又好看又实用，现在谁还愿意用 “xls” 呢？除非是要发给用老版本 Excel 的人，不然果断选 “xlsx”！

 

（3）PPT 演示文稿：ppt和pptx—— 更流畅的 “演示神器”

• 还是老规律：“ppt” 是 PPT 的 “老格式”，“pptx” 是 “新格式”。你有没有过打开 PPT 时，半天加载不出来，还弹出 “格式不兼容” 的提示？十有八九是用老版本软件打开 “pptx”，或者存成 “ppt” 后丢了动画效果。

• “pptx” 的优势特别明显：插入的视频、音频更流畅，动画效果不容易丢失，文件还比 “ppt” 小，传给同事、客户时，再也不用等半天加载了。要是你做汇报、演讲，用 “pptx” 准没错，保证演示时顺顺利利！

 

（4）PDF 文件：独树一帜的 “只读王者”

• 跟前面几个不一样，PDF 不是 Office 家族的，但却是办公里最常用的！你有没有发现，PDF 文件打开后只能看，没法直接改内容？这就是它的特点 ——“只读性”，就像打印出来的纸质文档，不管用啥设备打开，格式、字体都不会变，特别适合传正式文件，比如合同、简历、报告。

• 为啥要用 PDF？比如你给客户发报价单，要是发 Word 文档，客户可能不小心改了价格；发 PDF 就不用担心，客户只能看不能改，多放心！现在很多软件都能转 PDF，比如 Word、Excel 做完文件，直接另存为 PDF 就行，超方便～

 

步骤 3：教你 “显示后缀名”—— 看清文件 “真面目”

有些朋友说：“我电脑上看不到后缀名啊，咋分辨？” 别着急，这就教你两步调出后缀名，不管是 Windows 还是 Mac，都能轻松搞定！

• Windows 系统：两步就能显示

    （1）任意打开一个文件夹，比如 “此电脑” 或 “桌面文件夹”等；

    （2）看顶部菜单栏，找到 “查看” 选项，点一下，然后在 “显示 / 隐藏” 那栏，把 “文件扩展名” 前面的勾打上 —— 搞定！然后你再看文件，后面的 “.docx”、“.xlsx” 就都显示出来了，是不是超简单？

（3）如果explorer文件资源管理器打开异常，卡慢，可能是文件管理器缓存文件过多导致，可以点击文章尾部的官网链接卡片，前往其官网并使用极智C盘清理软件的系统垃圾清理功能来清理缓存垃圾文件，保持系统干净清爽，远离文件资源管理器打开卡顿。

 

• Mac 系统：一步到位

        打开 “访达”（就是 Mac 的文件夹），然后按键盘上的 “Command + Shift + .”（句号键），瞬间就能显示后缀名；想隐藏的话，再按一次这个组合键就行，是不是比 Windows 还方便？

 

步骤 4：总结 “使用小技巧”—— 避免踩坑

        最后再给大家几个小技巧，以后用这些文件再也不踩坑：

（1）存文件优先选 “新格式”：

        比如 Word 存 “docx”、Excel 存 “xlsx”、PPT 存 “pptx”，兼容性更好，还能避免格式错乱；

（2）发文件给别人前 “查格式”：

        要是对方用的是老版本 Office，就把文件另存为老格式（比如 “doc”“xls”），不然对方打不开，多耽误事；

（3）正式文件首选 PDF：

        比如发合同、简历，转成 PDF 再发，保证对方看到的跟你做的一模一样，还不用担心内容被篡改。

 

三、总结

        看完这篇，是不是觉得那些烦人的办公文件后缀名，突然就变简单了？

        其实，这些 “小尾巴” 一点都不可怕，只要记住：doc 和 docx 是 Word 的 “老款新款”，xls 和 xlsx 是 Excel 的 “老款新款”，ppt 和 pptx 是 PPT 的 “老款新款”，PDF 是 “只读王者”，再调出后缀名看清它们，以后处理文件绝对是又快又准！