WORD经典实用!

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WORD经典实用!

1.2 编辑排版技巧(1)


1.2.1  页面设置快速进行调整
       要对Word进行页面调整,用鼠标左键双击标尺上没有刻度的部分,就可以打开页面设置窗口。


1.2.2  巧选文本内容

在Word文件中进行编辑操作时,经常需选定部分文件内容或全部内容进行处理,

(1)任意连续的文字:

将光标点在要选取的文字首(或末),再按住“Shift”键不放,然后将鼠标指针点在要选取的文字末(或首)。

(2)将指针移到该行的行首空白处,在光标指针变成向右的箭头时:单击鼠标左键—— 一行文字;

双击鼠标左键 —— 一段文字;

快速单击鼠标左键三次 —— 整个文件内容;

组合键“Ctrl+A” ——整个文件内容。

(3)几个特别的快捷键可以加快选取:

Ctrl+Shift+Home:从光标处选至文件开头处。

Ctrl+Shift+End:从光标处选至文件结尾处。

Shift+移动光标:逐字逐行地连续选中文本,可多次单击。

Shift+Alt+鼠标左键单击:选中原光标所在位置至后鼠标左键单击光标位置的矩形区域。

小提示:在选取时还可利用“F8”键来进行快速选取。

先按“F8”键激活系统内置的“扩展选取”模式(窗体状态栏的“扩展”会由灰变成黑色),

然后按“F8”键便可选择光标位置后的一个字符,

若再按一次“F8”键则可选择光标所在位置的整行字符,

再按一次便可选择光标所在的整段字符,

再按一次选择整篇文章。

如果结合其他键还可实现更多功能,

如按下“Home”键或“End”键,则能选择当前光标所在行以光标为界的前半行或后半行。

如果按住“Ctrl”键再按下这两个键,则选择以当前光标所作位置为分界点的整篇文章的前半部分和后半部分。

如果按“PageUp”键或“PageDown”键,则是按上、下页选择文本。在使用完并要取消扩展模式时,只需按一下“Esc”键即可。


1.2.3  合并文件
要将另一篇文件内容全部合并到该新文件中

(1)打开要合并的一篇文件,然后在菜单栏选择“工具→比较并合并文件”选项。

(2)选择需要合并的另一篇文件,并在窗口右边的“合并”中选择“合并到该文件”项即可。通过这两步操作后,这两篇文件就会合并在一起,同时若要合并多个文件,则可按此方法依次进行。

 

1.2.4  快速定位光标
       对于一些特殊的位置,可以利用快捷键进行快速定位。用得较多的几个快捷方式如下:

Home:将光标从当前位置移至行首。

End:将光标从当前位置移至行尾。

Ctrl+Home:将光标从当前位置移至文件的行首。

Ctrl+End:将光标从当前位置移至文件结尾处。


1.2.5  字号快速调整

 “Ctrl+[”组合键缩小字号,每按一次将使字号缩小一磅;而利用“Ctrl+]”组合键可扩大字号,同样每按一次所选文字将扩大一磅。另外也可在选中需调整字体大小的文字后,利用组合键“Ctrl+Shift+>”来快速增大文字,而利用“Ctrl+Shift+<”快速缩小文字。


1.2.6  快速对齐段落

Ctrl+E:段落居中。   Ctrl+L:左对齐。   Ctrl+R:右对齐。

Ctrl+J:两端对齐。   Ctrl+Shift+D:分散对齐。

Ctrl+M:左侧段落缩进。  

Ctrl+Shift+M:取消左侧段落缩进。

Ctrl+T:创建悬挂缩进效果。

Ctrl+Shift+T:减小悬挂缩进量。

Ctrl+Q:删除段落格式。

 

1.2.7  移动光标快速定位

在需要返回到前次编辑位置时,可直接在键盘上按组合键“Shift+F5”。同时使用该组合键还可使光标在最后编辑过的三个位置间循环转换。


1.2.8  快速调整Word行间距

  选择需要更改行间距的文字,同时按下“Ctrl+1”组合键便可将行间距设置为单倍行距,按下“Ctrl+2”为双倍行距,按“Ctrl+5”组合键可将行间距设置为1.5倍行距。


1.2.9  轻松统计Word文件中字数

(1)统计文件中总字数,单击“工具→字数统计”命令;

(2)还可在文件中选中一部分内容进行该部分字数统计。

(3)接把统计字数插入到文件中:

在菜单栏单击“插入→域”命令,在对话框“类别”列表中选择“文件信息”选项。再在“类别”下拉列表中选择“NumWords”选项,并在右侧相应栏设好置域属性格式及域数字格式,最后单击“确定”按钮即可。

小提示:以后在文字有变动时,在菜单栏单击“工具→选项”命令,在打开的窗口中选择“打印”选项卡,选择“更新域”复选框,这样打印时,便会得到新的统计数目。


1.2.10  轻松选取文件列

首先把指针移到要选取的列首或列尾,然后按住键盘上“Alt”键,配合鼠标或键盘进行选取即可.


1.2.11  巧去网址超链接线(下划线)

(1)组合键“Ctrl+Z”或“Alt+BackSpace”。

(2)也可关闭其相应的自动功能:选择“工具”菜单栏中的“自动更正”选项,选择“键入时自动套用格式”选项卡,取消选择“Internet及网络路径替换为超级链接”复选框,单击“确定”按钮完成关闭。


1.2.12  英文单词换行截断

让英文单词截断换行排:需对单词或网址加入一个不间断空格,先选择词组中每个单词(除最后一个单词)后的空格并按下“Ctrl+Shift+Space”组合键。


1.2.13  不同页面的设置

(1)把不同页面做成另一个文件进行设置。

(2)在菜单栏单击“文件→页面设置”命令,在“页面设置”对话框中,将文件前一种页面版式设置好后,将光标移至需更换版式的页面,再打开“页面设置”对话框,并按需要对页面进行调整后,在“应用于”下拉菜单中选择“插入点之后”项,即可。 


1.2.14  修改自动加标注

利用Word的追踪修订功能,在把文件交给其他人修改之前进行一些设置:

打开文件,再在菜单栏单击“工具→修订”命令打开修订功能,这样进行文件阅读修改时,Word将自动地做修改标注,而且对于不同修订者的修改会自动采用不同的颜色进行区分。

 

1.2.15  字体设置快速做

(1)选中内容:

文字加粗—— “Ctrl+B”;

斜体文字 ——“Ctrl+I”

下划线文字 ——“Ctrl+U”

(2)若接下来将输入的文字设置(加粗,斜体,下划),按组合键“Ctrl+X”,输入完内容后,再“Ctrl+X”。


1.2.16  怎样调出多重剪贴板

在菜单栏单击“编辑→Office剪贴板”命令。


1.2.17  如何调整下划线和文字的距离

选择好要添加下划线的文字,单击“格式→字体”命令,在对话框中选择“字符间距”选项卡,再在“位置”下拉列表框中根据需要选择“提升”或“降低”项,在“磅值”框中调整好需要的距离数值要提升的幅度。下面的自动演示框中可看到设置效果。设置好,单击“确定”关闭对话框。回到编辑窗口,再选择刚才设置字符间距的文字内容,用组合键“Ctrl+U”设置。


1.2.18  快速去除回车、分页等特殊设置

防止从网上复制文章并粘贴中时出现的格式混乱。

(1)使用“编辑”菜单栏中的“替换”命令来完成。

(2)利用Word提供的“选择性粘贴”进行:

在进行了复制操作后,再转入Word,在其菜单栏上单击“编辑→选择性粘贴”命令。

小提示:对于一些特殊符号则需要知道它的输入表示法。

“^l”——软回车,    “^p”——硬回车, “^t”——制表符,

“^m”——手动分页符,“^+”——长划线, “^=”表——短划线,“^l”——人工换行符,“^n”——分栏符。

一、运用“^c” 把a内容替换为b内容:

(1)可以先把要替换成的b内容(包括字符、图片)复制到剪贴板中,点击“替换”,在“查找内容”框中输入要查内容,在“替换为”框中输入“^c(c一定小写)”;(2)也可以点击“替换”标签下的“高级→特殊字符→剪贴板内容”,“^c”被自动填入“替换为”框中。之后,单击“全部替换”,完成。

二、运用“*”,若要将全文双引号内的内容都设为仿宋、绿色,只能使用通配符“*”,因为双引号内的内容肯定不同。

启动“替换”功能,在“查找内容”中填入“*”(含双引号),在“替换为”中点击鼠标,再应用“高级”选项,将字体设为仿宋、绿色,并在“使用通配符”前打勾,之后单击“全部替换”即可。
三、运用“^p”,删除文章中的空行:

在“替换”对话框中,把光标定位在“查找内容”框中,按下“高级”按钮,选择“特殊字符”中的“段落标记”两次,在输入框中会显示为“^p^p”,在“替换为”框中用上面的方法插入一个“段落标记”,即“^p”,然后按下“全部替换”按钮,即可删除单行的空行。对于多行空行,可进行重复替换,直到删除全部的空行为止。

 

有的网上文章粘贴进Word 空文档后,每行都有硬回车,如何删除?

首先在每段段尾加上文章中没有的标记如“&&&&”,然后打开“查找和替换”对话框,把光标插入“查找内容”框,逐一点击“高级→特殊字符→段落标记”,再把光标插入“替换为”框中,依次点击“特殊字符→不间断空格”,“^s”出现在“替换为”框中,接着按“全部替换”,所有硬回车都没有了。随后,再打开“查找和替换”对话框,在“查找内容”框键入“&&&&”,再把光标插入“替换为”框,点击“特殊字符→段落标记”,最后按“全部替换”。

 

1.2.19  轻松调用Access、Excel等数据库文件中数据

利用“插入数据库”方法:

选择“视图→工具栏→数据库”选项,使数据库工具出现在Word界面上,然后将光标移至需调用数据的位置,再单击工具面板上的“插入数据库”,在新打开的“数据库”对话框中单击“获取数据”按钮,在选择好要调用的数据库文件后再单击“确定”按钮返回“数据库”对话框,此时“设置查询选项”将起作用。在此要对调用数据库进行设置筛选等,可以设置所选数据的条件、按何种方式排序等参数。还可在“排序记录”中对引入的数据进行排序,在“选择域”中对引入数据的字段进行筛选等。当所有的筛选条件均设置好以后,就可以插入数据了。

小提示:当插入的数据发生改动时,可单击“工具栏”中的“更新域”命令来快速进行更新。


1.2.20  精确进行文本移动

先选中要精确移动的文本内容,再在键盘上按“F2”键,此时左下角状态栏中会显示“移至何处?”。把光标移至目的地,按回车键便可。


1.2.21  相同格式段落快速选定

可先选中其中任意一个段落,然后单击“格式→显示格式”命令,在弹出的任务窗口中单击“所选文字”区域示例文字框右边的下拉按钮,选中“选择所有格式类似的文本”即可。


1.2.22  编号自动生成

可利用Word的虚拟表格功能:

方法如下:假设要输入一个1~300的一个编号。首先在Word中单击工具栏中的“表格和边框”工具按钮,然后在文件中画一个表格,并把该表格设置为列数为1,行数为300。然后选中制作的表格,选择“格式”菜单中的“项目符号和编号”选项,在弹出的对话框中选择“编号”选项卡,再在下面的格式中选择一种自己中意的编号形式,这样电脑就会自动生成这种编号。然后再次选中该表格,选择“编辑”栏下的“剪切”项,然后在选择“编辑”菜单栏中“选择性粘贴”选项,在弹出对话框中选择“无文本格式”,最后单击“确定”按钮完成。此时在文件中就会产生一个1~300的编号,而没有了表格。只要在各个编号中输入内容即可。

  

1.2.23  如何自动生成目录

在格式工具栏上单击“格式窗格”按钮(或直接在格式选择栏中直接选择“其他”)打开“样式和格式”设置栏,再在其中要设置的格式名称上单击鼠标右键,从快捷菜单中选择“修改”选项,按提示对字体、段落等设置好后,再在Word菜单栏单击“视图→工具栏→大纲”命令打开大纲,并在“大纲级别”中设置好该格式的级别,然后再对文件中各段落进行格式选择,设置完成后再把光标移到需放置目录的位置,再在Word菜单栏单击“插入→引用→索引和目录”命令打开“索引和目录”对话框,在该对话框选择“目录”选项卡,然后根据自己的需要设置好“显示级别”,完成后单击“确定”。


1.2.24  轻松去掉页眉的横线

在页眉区域双击鼠标左键激活页眉,然后单击“格式→边框和底纹”命令,在弹出的对话框中把边框设置为“无”,并在“应用于”下更改为“段落”,再单击“确定”。


1.2.25  快速设置段落缩进
将插入点定位在需进行设置的段落上,

重复按“Ctrl+M”组合键:增加该段落的“左侧段落缩进”;

按“Ctrl+Shift+M”组合键:减少该段落的“左侧段落缩进”;

按“Ctrl+T”组合键:增加该段落的“悬挂缩进”,

按“Ctrl+Shift+T”组合键:减少该段落的“悬挂缩进”。


1.2.26  快速设置左缩进和首行缩进
       “Tab”:左缩进; “BackSpace”:(左箭头)首行缩进。


1.2.27  快速复制Word字体、段落格式

一个大段落进行格式操作:

首先把插入点移到段首,按“Ctrl+shift+↓”组合键选中整个段落,然后按“Ctrl+Shift+C”组合键复制字体、段落格式;接下来把插入点移到目标段落,按下“Ctrl+Shift+V”组合键粘贴该格式。值得注意的是,如果首先只是把插入点移到源格式段落中而不进行选定操作,那么复制和粘贴的就只有段落格式,而不包括相关字体格式。

 

1.2.28  精确对齐轻松做

可以利用标尺上拖动首先缩进的方式进行,但和一般拖动不同的地方是在进行精确对齐拖动时按“Alt”键不松开,此时便可随心所欲地在标尺上对该段落首行缩进进行调整。

另外对于一些特殊的情况,如制作试卷时的选择题答案对齐,则可利用Word的表格与文本转换功能轻松实现。

具体方法是:对于需精确按列对齐的选项,我们可以按照它的行列数绘制一个相关表格,利用表格列宽可以自动调整的功能进行对齐设置,然后再把表格转换成文本就可避开从键盘输入的烦琐,简单地输入了。

 

 

 

现在以英语试卷中输入一个有5道选择题的完形填空答题选项为例来了解一下它的操作过程:

(1)绘制一5行5列的表格(确定列数的时候,要注意把题号算进去)。

(2)在表格的第1行第1列输入题号“1”,后四列依次输入答案编号“A、B、C、D”和相对应的答案选项。

(3)依次在各行的第1列输入相应题号,后四列依次输入答案编号“A、B、C、D”和相对应的答案选项(答案编号可以使用“复制→粘贴单元格”命令进行快速输入)。

(4)由于第1列显示的是编号,通常列宽较窄,可以单独调节。再选中其余四列,单击鼠标右键,选择“平均分布各列”选项。

(5)选中整个表格,单击“表格→转换→表格转换成文本”命令,再单击“确定”按钮即完成了答案选项的输入。

 

1.2.29  让鼠标助你快速复制

(1)选中内容:“Ctrl+C”——复制;“Ctrl+V”——粘贴。

(2)利用鼠标:

A在选中内容后,再按住“Ctrl”键不松开,鼠标左键进行拖动。

B在选中要复制的内容后,单击鼠标右键, “复制”后 “粘贴”。 C首先同样选定需复制的文字,然后按住鼠标右键拖动该文字块至目标位置,松开鼠标右键即完成复制操作。

 

1.2.30  一次完成中英文两类字体设置

选中要设置字体的所有文本,把鼠标移到该文本上单击右键,在弹出的菜单中选择“字体”选项打开“字体格式”对话框。在对话框中分别对中、英文字体进行格式设置,最后“确定”。


1.2.31  让标题不再排在页末

把插入点移到标题所在段落,单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“段落”选项,并在随之出现的对话框中的选择“换行和分页”选项卡选择在“与下段同页”复选框,单击“确定”。

小提示:如果选中“孤行控制”复选框,系统则会自动向下页移一行文字来避免一页底部出现某段的第一行文字或是某页顶部出现某段的最后一行文字。


1.2.32 在文件中添加个人信息方法技巧

1.利用Word的宏命令

(1)在“工具”菜单上,选择“宏”子菜单的“录制新宏”选项。在“宏名”文本框中输入宏的名称,比如“个人签名”。并在“将宏保存在”列表框中,单击将保存宏的模板或文件。然后单击“确定”按钮开始录制宏。将要输入的个人信息录制好。然后再单击“工具”菜单的“宏”命令,选择“停止录制”选项。

(2)以后要输入这些信息的时候,我们可以执行如下操作来运行“宏”,在“工具”菜单上单击“宏”命令,然后再选择下一级子菜单“宏……”选项,选择开始建立好的“宏”的名字,单击“运行”按钮,这样个人信息就出现了。

2.利用域操作

(1)在“工具”菜单上单击“选项”命令,然后再单击“用户信息”选项卡。

(2)在“通讯地址”文本框中输入个人信息。

(3)在“插入”菜单上,单击“域”命令。

(4)在“类别”列表框中,选择“用户信息”项,在“域名”中选择“UserAddress”或者“通讯地址”,单击“确定”按钮,个人信息就自动填写好了。

3.利用自动更正实现

(1)在“工具”菜单上,选择“自动更正”选项。

(2)在“替换”文本框中,输入一个不经常使用的符号(这主要是为了防止替换了正常使用的文字或符号),如“?”。然后在“替换为”文本框中,输入个人信息,单击“添加”完成。设置好以后,下次只要输入“?”,就会出现个人信息了。但是分行需手动。

4.利用自动图文集来实现

(1)首先选择要保存为自动图文集词条的个人信息。

(2)在“插入”菜单,单击“自动图文集”,选择“新建”选项。

(3)输入要新建图文集的名称,这样个人信息就录制好了。

当以后要输入个人信息时,只需要在“插入”菜单上,单击“自动图文集”命令,再选择“正文”项,最后单击“个人信息”即可。

小提示:如果其他内容经常要重复输入的话,我们也可以利用这些方法。


1.2.33  快速添加联合文件头

(1)根据联合文件头的文字行数和式样插入行列数合适的表格。

(2)按文件头样式把相应需显示大字体的单元格合并。

(3)选中所有的单元格,单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中单击“表格属性”,打开对话框内单击“单元格”选项卡,单击“选项”按钮,在随之出现对话框中,选择“适应文字”复选框,单击“确定”按钮退出。我们即可以根据需要调整各个部分的设置。

(4)取消表格边框。单击右键,选着合并单元格。


1.2.34  巧改文本框的形状

选中文本框,然后单击“绘图”工具栏上的第一个“绘图”右边的按钮,在菜单中选择“改变自选图形”,设置。

1.2.35  页码任意位置插入
(1)“插入→页码”,但其位置总被固定在几个区域。

(2)在需要插入页码的区域插入一个文本框,调节文本框的大小,在框内输入相应的页码编号,右键单击文本框边框线,在快捷菜单中选择“设置文本框格式”,“线条”颜色设为“无”,“确定”。用此方法插入的页码,只要单击页码,仍可调出虚线文本框,按住鼠标左键不放随意拖动文本框,页码位置也可随之移动。

(3)直接利用鼠标的拖动功能:先利用“插入→页码”命令完成页码插入后,再在页码框上双击鼠标左键(此时便可对页码进行编辑),然后把指针移到页码框上,按下鼠标左键进行拖动。


1.2.36  如何给文件添加行号

在菜单栏单击“文件→页面设置”命令,然后选择“版式”选项卡,在“应用于”下拉列表中选择设置行号的范围,单击“行号”,选择“添加行号”复选框,在“编号方式”选择项中可以进行连续编号,如果要统计文件的总行数,就选择“连续编号”。

 

1.2.37  如何设置不同的奇/偶页页眉及页脚

(1)单击“视图→页眉和页脚”命令,在弹出的“页眉和页脚”对话框中单击“页面设置”按钮。然后选择“页眉和页脚”框下的“奇偶页不同”和“首页不同”复选框并单击“确定”返回对话框。

(2)在文件首页页边距区域内出现“首页页眉和页脚”区域,若首页无需页眉和页脚,则在此可不输入任何内容。

(3)单击“页眉和页脚”工具栏上的“显示下一项”按钮,则在第2页顶部会显示“偶数页页眉”,可以根据需要在页眉区域输入相关内容;如果需要设置页脚,可单击“在页眉和页脚间切换”按钮,切换到页脚区域输入相应页脚信息。

(4)再次单击“显示下一项”按钮,第3页顶部会显示“奇数页页眉”字样,可以参照步骤3完成奇数页页眉和页脚的设置。

(5)单击“页眉和页脚”工具栏上的“关闭”按钮,即可看见奇/偶页不同的页眉和页脚设置应用于整篇文件了。

 

1.2.38  巧为拼音设置不同颜色及字体

(1)先用鼠标选中已经添加了拼音的文字,并在选择区上单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“切换域代码”选项,这时我们发现拼音和文字已经变成了一串奇怪的字符,即拼音、文字的相关代码。

(2)要想对拼音和文字设置不同的字体及颜色,只需分别选定拼音内容或汉字代码进行字体或颜色设置。

(3)设置完成后,再选中所有的代码,单击鼠标右键,再次选择“切换域代码”选项。


1.2.39  取消已插入的页码

首先在页码编号上用鼠标左键双击进入编辑状态,选中需取消的页码号,再按“Delete”键即可。


1.2.40 创建页码

(1)每页:“插入”菜单,点击“页码”。选择位置,确定。

(2)页面中,分栏,如产生诸如8开纸上的两个16开页面的效果:单击“视图”菜单的“页眉和页脚”,切换至第一页的页脚(或页眉)。在与左栏对应的合适位置输入“第{={PAGE}*2-1}页”,在与右栏对应的合适位置输入“第{={PAGE}*2}页”。输入时先输“第页”,再将光标插在两者中间,连续按两下“Ctrl+F9”,输入大括号“{}”。然后在大括号“{}”内外输入其他字符,完成后分别选中“{={PAGE}*2-1}”和“{={PAGE}*2}”,单击鼠标右键选择快捷菜单中的“更新域”,即可显示。

(3)如果文件分三栏,并要在每栏下显示页码,可以将“第页”之间的域代码修改为“{={PAGE}}*3-2}”、“{={PAGE}*3-1}”和“{={PAGE}}*3}”。并由此得多分栏的设计。

(4)若要在更新域后修改域代码,可以将其选中,单击鼠标右键,选择快捷菜单中的“切换域代码”选项,即可看到完整的域代码。

 

1.2.41  为部分文件创建不同页眉或页脚

首先要对文件进行分节,然后断开当前节和前一节中页眉或页脚间的连接。如果尚未对文件进行分节,那么应该在要使用不同的页眉或页脚的新节起始处插入一个分节符,然后单击要为其创建不同页眉或页脚的节,再单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令即可。当然如果需要,也可将光标移到要修改的页眉或页脚处。再单击“页眉和页脚”工具栏上“同前”选项。修改已有的页眉或页脚,或为该节创建新的页眉或页脚。则Word会自动对后续各节中的页眉或页脚进行同样的修改。再为下一节创建不同的页眉或页脚时,则重复上述步骤即可。


1.2.42  如何去除格式标记

使用Word时总会在段落开始或末尾出来一些各式各样的符号,叫做“格式标记”,它们并不影响打印效果。如果想去掉它们,可以在“工具”菜单中选择“选项”,在弹出的对话框中,选择“视图”,在“显示”栏下列出许多格式标记,可以选择相应的或取消选择“全部”。


1.3.1  已输文字巧妙转换成表格

(1)按照自己的计划先将表格中的各项内容输入Word文件中,利用一种特别的字符隔开准备产生表格列线的文字内容。

(2)选中需产生表格的文字内容,在菜单栏单击“表格→转换→文本转换成表格”,在对话框中的“文字分隔符位置”选项中选那特殊的字符,同时按适当的调整表格形式,单击“确定”。

 

1.3.2  用“+”、“-”号巧制表格
“+”号表示下面将产生一列线条,而“-”号起到连线的作用。

首先在要插入表格的地方输入“+”号,用来制作表格顶端线条,然后再输入“-”号,用来制作横线(也可以连续输入多个“-”号,“-”号越多表格越宽),接着再输入一些“+”号(“+”号越多,列越多),完成后再按回车键,便可马上得到一个表格。

小提示:用此方法制作出的表格只有一行,若需制作出多行的表格,则可将光标移到表格内最后一个回车符号前,按“Tab”键或回车键(Enter),即可在表格后插入行。

 

1.3.3  轻松微调行列宽度

如果要知道行或列的宽度,只需在按住鼠标左键调行的同时按下右键,标尺上(调整行时会在垂直标尺上显示,而在调整列时会在水平标尺上显示)就会显示出行或列的尺度,

小提示:此时表格标尺的精确度为0.01字符。


1.3.4  表格行列宽度调整技巧

(1)选中要调整的行或列,并在选择区域上单击鼠标右键,在弹出菜单中选择“表格属性”,然后再根据实际情况选择,再选择“指定高度”复选框,在其后输入具体数值,完成后单击“确定”。

(2)也可利用鼠标拖动表格线的方式进行调整,按着

“Shift”——其他行宽度不变;“Ctrl”——整个表格的宽度不变。

 

1.3.5  如何让文字自动适合单元格

(1)选中要设置自动调整的单元格。

(2) “表格→表格属性”。

(3)再在“表格”选项卡下单击“选项”按钮打开“表格选项”对话框,取消选择“自动重调尺寸以适应内容”复选框。

(4)单击“确定”返回“表格属性”对话框,然后选择“单元格”,再单击“选项”,在新打开的对话框中选择“适应文字”复选框。

 

1.3.6  快速缩放表格

在Word 2000及Word XP中,将指针停留在表格内部任意一处,稍等片刻便可在表格右下角看到一个尺寸控点(小“口”形),将指针移至该表格尺寸控点上(此时指针会变成二四象限倾斜的双向箭头),按下鼠标左箭再往需要的方向拖动表格,便可实现表格的整体缩体。

 

1.3.7  表格的整体移动

在Word 2000及Word XP中也提供了这种功能,在将指针移到表格上任意单元格上,稍等片刻便可在表格最左上端出现一个移动控点(小“田”形),将鼠标移到控点上方(指针变成四个方向的箭头形时),按下鼠标左键,并移动鼠标便可移动。

1.3.8  表格重复标题一次设置

选中要重复的表格标题,单击“表格→标题行重复”。

1.3.9  表格、文字排版技巧(环绕)

(1)在表格上任意位置单击鼠标右键,在弹出菜单中选择“表格属性”,在“表格”选项卡下,选择需要的排版方式,

(2)如果采用手工绘制表格,可在绘制表格之前按“Ctrl”。

1.3.10  表格中文字排版技巧

如果是要对整个表格中单元格采用相同排版方式,则可先选中整个表格(如果只是对几个单元格进行设置,可分别选中这几个单元格再设置),然后在选中区上单击鼠标右键,选择快捷菜单中的“单元格对齐方式”选项,在其下一级菜单中选择。

1.3.11  巧制斜线表格

选中需要绘制斜线的单元格,单击“表格→绘制斜线表头”,在打开的“插入斜线表头”对话框中可以选择不同的表头样式,在预览窗右侧相应栏中输入文字,后单击“确定”。同时采用这种方法制作好的斜线表格,若需要更进一步进行调整,则可在该单元格上单击鼠标右键,在菜单中选择“组合→取消组合”,然后再进行调整。

1.3.12  快速拆分表格

将光标移至即将拆分成第二个表格的首行上,然后同时按“Ctrl+Shift+Enter”,可把光标前插入一空行。

 

1.3.13  快速合并多行(或多列)线条
对于Word中的表格,如果要去除一行或一列线条,可以利用橡皮选择无边框线擦除,但如果是要合并连续的多行或多列,我们有没有其他更好的办法呢?

答:好办法是有的。可以先选中要去掉线条的表格线,并在选择区其上单击鼠标右键,在弹出菜单中选择“表格属性”选项,在新打开的“表格属性”对话框中单击“表格”选项卡下的“边框和底纹”按钮,然后在打开的“边框和底纹”对话框中“预览”旁单击去除不要的相应线条按钮即可。

 

1.3.14  快速设置表格排版方式
在制作完成一个表格后,它总是以左侧为对齐点,有没有办法使其居中排版呢?

答:方法当然有,并且相当简单。首先将指针停留在表格上任意的地方,稍等片刻,表格最左上端便会出现移动控点。再单击该移动控点,便可选中整个表格(当然也可利用行或列的选择方式进行选定),然后单击格式工具栏上的“居中”图标按钮即可使表格居中排版。

 

1.3.15  快速变换表格虚实线条

(1)打开“表格和边框”对话框(直接在常用工具栏上单击“表格和边框”图标按钮即可),再在“线型”中选择“无边框”,在需要虚化的线条上再进行绘制一遍。

(2)选中需要虚化的表格线条,然后在其上单击鼠标右键,选择“表格属性”,在新打开的“表格属性”对话框,选择“表格”选项卡下的“边框和底纹”,然后在打开的“边框和底纹”对话框中“设置”下选择“无”再单击“确定”。

1.3.16  表格内数据按小数点对齐

首先按正常方式在Word表格中输入有关数字,然后以列为单位将需要实现按小数点对齐的单元格定义为块;再点“视图”菜单的“标尺”,显示标尺栏;然后在该列上端标尺栏上用鼠标左键双击,打开“制表位”对话框,在“对齐方式”列表框中选择“小数点对齐”,单击“确定”后关闭对话窗,标尺栏上便会出现一个“小数点制表符”,随意拖动标尺栏上的“小数点制表符”。

1.3.17  表格跨页,表头自动跟随

选中表头,然后单击“表格→标题行重复”。

1.3.18  在表格中快速进行计算

完成数据输入后,把指针移到准备输入公式的单元格,在菜单上单击“表格→公式”,在“公式”文本框输入公式,再“确定”。同时在“公式”对话框中“粘贴函数”下拉列表下有很多函数供选用,通过选择便可完成很多复杂的计算任务。

小提示:在输入公式时,可以采用类似于Excel中的样式来引用表格中的数据。表格中的列数可用A、B、C、D……来表示,行数则可以用1、2、3、4……来表示。如“= (A3+B5)/5”即表示第一列的第3行单元格中的数据加上第二列的第5行单元格中的数据然后除以5的结果。另外在表格中进行求和计算时要注意:如果是对行(列)求和,插入点需放在此行(列)最右侧(下面)存放计算结果的单元格中,才能正确显示运算结果,否则会把插入点所在单元格的数据覆盖;而如果求和单元格的上方列和左边行都有数据时,在进行求和计算时列求和优先权大于行求和。

 

1.3.19  表格中的删除小技巧
在复制粘贴一张表格后,对其中的数据进行删除,但不删除表格:

(1)选中要删除的单元格中数据,再按“Del”;

(2)若在选中整行或整列、整个表格时,按“空格键”则可删除。

 

1.3.20  快速删除表格中指定的行或列
(1)选中,再在其上单击鼠标右键,从弹出菜单中选择“删除”。

(2)先把指针移到要删除的指定行或列中任一单元格中。

删除光标所在的行:按“Alt+A”,接着按“D”,再按“R”;

删除光标所在的列:按“Alt+A”,依次按“D”,再按“C”。

 

 

1.3.21  Word表格自动排“序号”

选中要填序号的区域,再单击“格式→项目符号和编号”,在打开的“对话框中选择“编号”,根据需要选择好编号形式后,再单击框下边的“自定义”,出现“自定义编号列表”对话框,在“编号格式”文本框中输入自己想要的格式形式,注意框中数字“1”不能删掉,而其后的点“.”或半圆括号“)”可去掉或变成其他样式;在“编号样式”下拉列表框中选“1,2,3,……”,“起始编号”数字框中填上序号的第一个数字,如“1”,同时还可在“编号位置”下拉列表选择对齐方式,如“左对齐”、“居中”或“右对齐”;在“字体”栏可对文字做修饰工作;完成后单击“确定”。

1.3.22  一次插入多行或多列

先在选择行与列时,可以选择多行,即如果要插入三行,则可先一次选中三行,再在选择区上单击鼠标右键,在弹出的菜单中选择“插入行”选项即可,

1.3.23  防止表格跨页断行

在表格上单击鼠标右键,在弹出菜单中选择“表格属性”,再在对话框中选择“行”,取消选择“允许跨页断行”复选框,再单击“确定”。

小提示:在Word 97中则选择“表格”菜单中的“单元格高度和宽度”选项,在出现的对话框中,打开“行”选项卡,取消选择“允许跨页断行”复选框,确定后即可防止跨页断行。

 

1.3.24  表格中数据快速排序

首先选中要排序的列,再单击Word菜单栏中的“表格→排序”打开对话框,选择该列数据要按何类型排序,比如学生成绩当然是选择“数字”,再在其后设置排序方式:升序或降序。

1.3.25  巧用表格制作漂亮罗列式结构图

首先根据结构图的行、列及括符数制作出相应行、列数的表格,然后对结构图前一级文字所处的单元格选择合并,输入文字并设置为垂直居中,再在绘图工具栏插入相对应的大括符,最后再选中整个表格,在其上单击右键,选择“表格属性”,再单击“表格”选项卡下的“边框和底纹”,在新窗口设置栏下选择“无”,单击“确定”。

1.3.26  如何让表格左右两边绕排文字

把该表格的最后一列(或第一列)合并成一个单元格,设置好该单元格只有左边(或右)有边框。

1.3.27  利用表格分栏、竖排文字

先把各栏(块)内容分别放入根据需要绘制的一个特大表格单元格中(如和报纸版面一样大的表格),然后再合理设置好各个栏(块)内的文字排版样式,最后再设置好各个栏的边框(如无边框)等,这样就能得到如报纸上的排版效果了。

1.3.28  巧用分隔法让一栏同存两表格

可以把一个表格“一分为二”来间接得到双表格:先选定表格中间作为“分隔”的某列,然后通过“边框和底纹”对话框中的“预览图”取消所有的横边框。

1.3.29  表格文本缩与进

(1)表格中按“Tab”——光标会跳到下一单元格;

(2)按“Ctrl+Tab”——光标在表格中缩进。

1.3.30  如何实现表格的分割

(1)表格的水平分割——“表格→拆分表格”

(2)表格的垂直分割:先选中分割处的那一列,然后右键单击该列,在弹出的菜单中选择“边框和底纹”,然后在弹出的对话框中单击“边框”,在预览区中取消该列的顶、中和底边框,单击“确定”。

1.3.31  巧做设置,避免表格断裂

单击“表格→表格属性”,在弹出的对话框中选择“行”选项卡,并选择“允许跨页断行”复选框,单击“确定”。

1.3.32  巧用表格实现特殊格式要求

由于一般选择题答案选项都是4个,我们可以把输入整个试卷的选择题部分看做是在制作一个4列多行的表格。利用“合并单元格”,输入题目内容。在答案输入行依次输入相关的答案选项。操作完成后,在“边框和底纹”对话框中取消表格的边框就可以了。

1.3.33  快速在铅笔和擦除工具间转换

选中铅笔,按住“Shift”即可使用擦除功能。

1.3.34  快速设置统一图形格式

如果需要将多个图形设置为同一格式,和设置文本格式一样,使用“格式刷”。

 

1.4.1  快速在图片上插入文字

在要加入文字的图片上新建一个文本框,在文本框内输入要加入的文字,在“设置文本框格式”中把线条色设置为“无”。

1.4.2  巧取他人Word文件中的图片

先打开那个Word文件,选择“文件→另存为”后会弹出对话框,选择好文件名和路径,并从“保存类型”下拉菜单中选择“Web页”保存,完成后再去所选择的保存路径下看看,此时会发现一个与选择的文件名相同名称的文件夹,进入文件夹,所要的图片已在里面,选择那个容量大的图片文件。

1.4.3  将Word文件转换为图形文件

将要转换的Word文件保存并关闭,然后再新建空白Word文件,在资源管理器中将需转换的文件图标拖到空白Word文件中就可。

1.4.4  Shift键让绘图更标准清晰

如在绘图工具栏选择椭圆工具时要画一个圆,而常绘制出不标准的圆,此时可在绘画时按住“Shift”键便可画出标准的圆,同样在选择矩形工具时按住“Shift”键便可画出正方形,选中直线工具时按住“Shift”键便可绘画笔直的直线(但只能会绘制出四个方向的直线)。

1.4.5  文件中图片为何无法显示

只要对这些图片重新进行页面设置,使它们全部位于页面范围之内,那么下次再打开时就不会出现这种现象了。

 

1.4.6  在Word中转换图像格式

转换图像格式是图像编辑处理软件所具有的功能。其实用Word XP也可以实现图像格式的转换。如想把一幅BMP格式的图像转换成JPG或GIF格式。可以执行如下操作:先新建一个空的Word文件。再“插入”,选择“图片→来自文件”,在弹出的文件选择对话框中选择需要转换格式的目标图像文件,然后“插入”。插入指定的图像后,还可以根据需要适当调整图像的大小以及位置,处理好后,选择菜单栏中的“文件”—“另存为Web页”,再输入文件名和保存

路径,单击“保存”按钮后Word文件就转换为Web文件了。这样系统会自动根据原始图像的颜色多少,将其转换为JPG或GIF格式。

1.4.7  用图像替换文字

在“替换为”本框中我们无法输入图像:

首先通过图像编辑软件打开要替换的图像,然后在编辑区中选定该图像,再单击编辑界面中的复制命令将图像复制到系统剪贴板上,然后在Word中“编辑”菜单中的“查找”,在弹出的对话框中选择“替换”。在“查找内容”文本框中输入要替换的文字,并在“替换为”文本框中输入“^c”(其中c字符要小写),单击“替换”。

 

1.4.8  在Word中画简单线图

(1)绘直线——单击绘图工具栏的“直线”后按“Shift”拖动鼠标。

极短直线—— 单击“矩形”图标按钮再拖出,然后在“设置自选图形格式”对话框中选择0,高宽则可以自由设置。

(2)涂盖:单击绘图工具栏“文本框”,调节文本框大小,然后用鼠标左键双击框边,选择颜色。把“线条颜色”设为“白”,最后用四向箭头将文本框拖到要被涂盖处即可。

(3)旋转:选中要对象,在“绘图”的“旋转或翻转”中选择“自由旋转”,把鼠标移动到一个绿色的小点上,鼠标会变成一环型箭头指针,按住左键,拖动鼠标使对象绕其中心旋转;

若需以15°为角度改变单位旋转,可在牵引同时按“Shift”。

(4)标注文字输入:单击绘图工具栏“文本框” ,输入文字,用鼠标左键双击框边,选择“颜色和线条”,“填充颜色”选择“无”色,选择“无线条颜色”,将文本框拖到准备放置处。

(5)微移:先按“Alt”执行拖动操作,将“水平间距”和“垂直间距”都设置为最小,即为0.01字符,将鼠标指针移动速度调小。

 

1.4.9  让图形位置随文字移动

选中文件中需要禁止移动的图片,鼠标右键单击它,打开快捷菜单,选择“设置图片格式”。再单击“版式”选项卡中的“高级”,打开“高级版式”对话框中的“图片位置”。取消选择其中的“对象随文字移动”和“锁定标记”两个复选项,单击“确定”。

 

1.4.10  快速插入图片表格

选中Excel工作表中的单元格区域,按“Shift”打开“编辑”菜单,单击“复制图片”,即可粘贴插入Word文件。

1.4.11 如何将文字转化为图形

(1)打开需转化为图形格式的文件,单击“插入→对象”,在“对象类型”下拉列表中选择“Microsoft Word文件”,单击“确定”。

(2)Word系统会自动新建一个文件,在该文件中输入需要转换为图形的文字(可以通过“复制→粘贴”操作来实现),完后,关闭。

(3)在原文件窗口中单击“文件→另存为Web页”,在文件名文本框中输入该文件的文件名(如:123),单击“保存”。

(4)在该文件的保存目录下找到一个名为“文件名.files”的文件夹,在该文件夹下找到名为123.gif的文件,就是转化后的图形文件。

1.4.12  快速调用图章

首先选定该图章,按“Alt+F3”,在打开的“创建自动图文集”对话框中输入一个印章的代用名,单击“确定”设置完成。以后要加入该印章,只需输入此代用名,再按回车键。

1.4.13  图片插入(粘贴)技巧

单击“工具”菜单下的“选项”打开对话框,“编辑”选项卡中的“图片插入/粘贴方式”,单击打开下拉菜单,选择其中提供的某种插入或粘贴方式,选择好后单击“确定”。

1.4.14  快速实现图片裁剪

(1)单击“视图→工具栏→图片” 调出“图片”工具栏,

(2)单击“图片”工具栏上的“裁剪”。

 小提示:鼠标放在工具栏处,单击右键,选择要调出的工具栏。

 

1.4.15  快速将图片恢复原状

(1)单击“图片”工具栏上的最后一个“重设图片”。

(2)利用常用工具栏上的撤销操作。

 

1.4.16  如何快速复制图形

选中要复制的图形,按“Ctrl+D”。

 

1.4.17  巧改图片形状

(1)利用单击“视图→工具栏→绘图”,选择合适的图形。

(2)鼠标右键单击该图形,选择“设置自选图形格式”,在随后弹出的对话框中单击“填充颜色”框右边的下拉按钮。

(3)选择“填充效果”选项,在图片对话框中单击“图片”选项卡下的“选择图片”按钮引入需改变形状的图片,再单击“确定”按钮即可在Word文件中看到形态各异的图片了。

 

1.4.18  在文件中巧绘折线

用“自选图形”中“线条”中“直线”画出一条直线,单击右键该直线,在弹出菜单中选择“编辑顶点”,在直线上单击鼠标右键,从弹出的菜单中选择“增加顶点”,并在直线上合适位置单击增加一个顶点,把鼠标指针指到该顶点上按住左键进行拖动,即可画。按“Ctrl”不放,同时单击该顶点便可取消折线顶点。

 

 

1.5.1  快速调整Word文件工具栏(快速还原到Word原默认方式)

到C:\Windows\ Application Data\Microsoft\Templates\,

将Normal文件复制粘贴到另一台电脑相应位置(复盖原有的Normal文件)。

 

1.5.2  如何设置Word默认页面

(1)启动Word,新建一空白Word文件,单击“文件→页面设置”调出页面设置对话框,调整页面大小及上下左右边距的值。

如要设置为16开,、宽度-“19.5厘米”,高度-“27厘米”;

同时为了设置好,先缩进格式,单击“格式→段落”命令,选择“缩进和间距”选项卡,在“特殊格式”下拉列表框中选择“首行缩进”项,度量值采用其默认值“2字符”,即设置每段自动缩进两格。

(2)“文件→保存”,选择保存类型为“文件模板”文件,并把它保存为“Normal.dot”模板文件。若提示无法保存,可另外设置一个文件名,如“Elong.dot”。

(3)进入“C:\WINDOWS\APPLICATIONDATA\ MICROSOFT\TEMPLATES”,会看到两个模板文件“Normal.dot”和“Elong.dot”,先把原“Normal.dot”文件更改为其他名称,如“long.dot”,再把“Elong.dot”文件名称更改为“Normal.dot”;以后在启动Word或新建Word文件时便会都采用更改后的模板了。

 

小提示:Word XP的模板文件夹在不同系统中位置不同,

如在Windows 9x/Me下为“C:\windows\application data\ Microsoft \Templates”文件夹下,

而在Windows 2000/XP 下为“C:\Documents and settings\用户名\application Data\microsoft\templates”文件夹下,该文件夹为隐藏文件夹,必须对文件夹选项进行设置才能够进入,会看到在此文件夹中有个“Normal.dot”文件,此就是Word XP的默认模板文件。

 

1.5.3  快速克隆个性化的Office设置

可以通过“用户设置保存向导”来保存这种设置和恢复这种设置:

单击系统的“开始”按钮,在“程序”栏中找到“MircosoftOffice工具”,单击“用户设置保存向导”。然后在弹出的对话框中根据选择,若要保存当前设置应选择第一项,而若要从保存设置文件中恢复设置,则选择定二项;接下来根据提示进行操作设置。下次如果要让其他系统中的Office设置符合你的习惯,或者重装系统后要恢复先前设置,就可使用该向导来完成恢复。

 

1.5.4  “文件”菜单栏下调整最近使用文件列表数目

单击“工具”菜单栏中的“选项”。在弹出的对话框中选择“常规”选项卡,在“列出最近使用文件”后面的设置框中,可以自由调整希望的文件数目,最多只能显示9个最后使用的文件。

 

 

1.5.5  将样式传给其他文件(在其他文件中也使用几样式)

先启动Word打开包含这些样式的一个文件,选择“格式”-“样式”。在弹出的对话框中单击“管理器”。在弹出的对话框中,当前打开的文件的样式信息,会显示在左边的文本框中,右边文本框中则是Normal.dot模板的样式显示框。在左边框中用鼠标单击或拖动的方式选择要保存的样式信息(包括段落、页眉等),然后单击“复制”,会将刚才选择的样式包含信息添加到了右侧的Normal.dot样式框。单击“关闭”。下次就可从normal.dot文件中使用这些格式。

 

1.5.6  关闭语法错误标记

在菜单栏单击“工具→拼写和语法”,打开“拼写和语法”对话框,单击“选项“,在“拼写和语法”对话框中选择“隐藏

文件中的拼写错误”及“隐藏文件中的语法错误”两个复选框。

 

1.5.7  显示过宽文件

(1),“工具”菜单中的“选项”,再单击“视图”选项卡,选择“窗口内自动换行”复选框,可以重新调整行的宽度。

(2)单击“视图”菜单栏中的“显示比例”,单击“页宽” ,可以改变显示比例。

(3)以将视图切换为Web版式,这样文件就会实现自动换行。

 

1.5.8  让Word文件动起来

将光标定位于想要插入滚动文字的行。选择“视图”菜单栏中的“工具栏”,单击“Web工具箱”,编辑窗口会显示Web工具栏。在显示的“Web工具箱”控件面板上单击“滚动文字”,这时会弹出一个滚动文字设置窗口,在“请在此键入滚动文字”下面的文本框中输入要显示的文字,在“方式”下拉列表框中可以选择“滚动”、“滑行”和“摇摆”三种方式,在“方向”列表框中可以设置滚动的方向“从左到右”或“从右到左”。此外还可以设置“背景颜色”和“循环次数”。通过调节“速度”下的滑块还可以设置文字的滚动速度。

1.5.9  编辑英文时让Word自动断字

(1)选择“工具”菜单栏中的“语言”,单击“断字”,在弹出的对话框中选中“自动断字”复选框,在“断字区”中输入数据设置最后一个单词右边的空白间距的最大值。在“连续断字次数限为”框中设置最多允许连续几行可以执行断字。

(2)单击“手动”,系统会寻找所有可以断字的地方,并自动在可以设置断字的地方预先加上连字符。光标闪烁的地方是系统默认的断字位置,单击“是”按钮,表示接受。如果不接受,可将光标移动到合适的位置,再单击“是”。如果有哪个段落不想设置断字,可将光标定位于该段落中,单击鼠标右键,在弹出的菜单中选择“段落”选项,在对话框中选择“换行和分页”,选择“取消断字”复选框,最后单击“确定”即可。

 

1.5.10  美化工具栏按钮

单击“工具”菜单下的“自定义”打开对话框,然后在上述某个按钮上单击鼠标右键,将快捷菜单“命名”后面的文字删除,输入一个不容易看到的字符(如点号“.”),并从快捷菜单中的“更改按钮图标”子菜单下选择一个图标。也可以“编辑按钮图像”。

 

1.5.11  添加和删除“工作”菜单

(1)单击“工具”栏中的“自定义”,然后在弹出的对话框中单击“命令”选项卡,在类别列表框中选择“内置菜单”,再在命令框中用鼠标左键按住“工作”不放,然后拖动鼠标到菜单栏上想放的位置再放开。如果要删除该选项,可以执行以上的逆操作。在最后一步时用鼠标拖动“工作”放到“内置菜单”的“命令”框中。

(2)单击“工作”菜单上的“添加到工作菜单”——把当前文件添加到工作菜单里;

按“Ctrl+Alt+-”,鼠标指针变成粗体底线,单击想要移走的文件——把文件从工作菜单中移走。

 

1.5.12  取消Office助手自动响应,调出Word的整个帮助文件

(1)在弹出的Office助手给出的提示问题上单击,这样系统就会自动弹出该问题的解答提示框,这是在这个提示框上面有一排按钮,单击最左边的一个“显示”,Word的整个帮助文件就出来了。

(2)鼠标右键单击Office助手(如果桌面上没有Office助手,可以单击“帮助”菜单栏上的“显示Office助手”项),在弹出的菜单中选择“选项”,再取消选择“响应F1键”复选框。取消该功能,这样就能在Word中直接按下“F1”键打开整个帮助文件了。

 

1.5.13  在Word 2002中创建自动图文集(用于多次重复粘贴名词)
(1)打开“记忆式键入”功能。先单击“插入→自动图文集”子菜单中的“自动图文集”,将显示有关“自动图文集”和日期的“记忆式键入”提示复选框单击选择。选择好需要存储在自动图文集中的文字(或图片),依次选择“插入→自动图文集→新建”选项,这时会弹出一个“创建自动图文集”对话框,输入要建立的自动图文集的名字,再单击“确定”按钮。

(2)以后想使用这个词条,只需在文件中输入自动图文集词条名字的前两个字符就可以了。这时Word会自动提示完整的“自动图文集”词条,按下回车键或“F3”键即可完全输入该词条了。

 

1.5.14  自定义扩展名

单击菜单栏“文件”,选择其下的“另存为”选项打开对话框,将文件名用双引号引起来(注意为英文输入法下的双引号),如:”自定义.elong”,单击“保存”,Word就会接受你输入的文件名,而不再添加另外的扩展名进行保存。

 

 1.5.15  定制改变用户模板路径和工作组

在“工具“菜单中单击“选项”,再选择“文件位置”选项卡。单击“修改”,在弹出的对话框中输入相应路径。

小提示:若想得到更多关于Word模板的信息,单击“帮助”菜单中的“Microsoft Word帮助”,在Office助手或回答向导中输入“模板概览”,后单击“搜索”就能看到相应主题了。

1.5.16  快速恢复Word的工作环境

先关闭Word。选择“开始→运行”,输入Regedit进入注册表编辑环境。找到键值“HKEY_CURRENT_USER\Software\ Microsoft\Office\9.0\Word\Data”,再把Data改为其他名字,如可以改为Data1,最后关闭注册表编辑器再重新启动Word。

1.5.17  设置任务栏快捷键

单击Word “工具”菜单下的“自定义”,打开“自定义”对话框中的“命令”选项卡。在左边的分类列表中选择“编辑”,然后在右边的“命令”列表中找到“Office剪贴板”。将其选中后单击对话框中的“键盘”,打开“自定义键盘”对话框。选中其左边“命令”列表中的“编辑”,然后在右边找到“Edit officec lipboard”,用鼠标单击“选择新的快捷键”,根据需要选择键盘上的键或其组合键(如“Ctrl+B”组合键)。完成后单击对话框中的“指定”按钮,将打开的对话框全部关闭。此后再按前面设置的组合键(如“Ctrl+B”组合键),剪贴板任务窗格就会快速打开。

 

1.5.18  巧改Word度量单位

单击“工具→选项→常规”命,找到“度量单位”,单击文本框的下拉按钮(形状为“▼”),选择适合的度量单位。

 

1.5.19  找回丢失的菜单

用鼠标右键单击工具栏任意处,在弹出的快捷菜单中选择“自定义”选项,然后选择“命令”选项卡,并在左栏类别下选择“文件”类别,在右边的“命令”框中找到“邮件收件人”,用鼠标把“邮件收件人”命令拖到文件菜单中即可,此也适用于找到其他菜单功能。

 

1.5.20  保存工具栏个人风格

用户自己定义的工具栏风格保存在扩展名为“.xlb”的文件(可能为隐藏文件)中。当Office重新安装后,找到已备份的“.xlb”的文件,用鼠标左键双击对应的文件名就可恢复用户的工具栏风格。

 

1.5.21  打造个性菜单栏和工具栏(复制或移动)

按“Ctrl+Alt”不放,用鼠标单击任一菜单项或工具栏上某工具按钮,并按住左键不放在菜单栏或工具栏位置进行拖动(鼠标指针为“+”),当松开鼠标左键,完成复制;如果只按住“Alt”键,进行同样操作,则为移动。

 

 

1.5.22  拼写检查的修改

如果在Word中定义了许多需要拼写检查跳过的字或词,那么最好经常备份C:\WINDOWS\APPLICATION DATA \Microsoft\Proof中的CUSTOM. DIC文件,这样以后重装系统或Word时可以将其恢复到原来的位置,从而节省大量时间。另外,如果在定制的字典中加入了错误的词,也可以用记事本打开这个文件,将其从中删除掉即可。

1.6.1  快速打印Office文件

若有很多文件需要同时打印,可以按住“Shift”或“Ctrl”键选取批量文件,用鼠标右键单击该文件图标,弹出菜单中有个打印选项,选它就可直接打印。

1.6.2  使Word打印更清晰(黑白)

单击“插入→图片→来自文件”,将图片文件插入后会出现“图片属性”窗口,单击“属性”工具栏的第二个按钮,选择“灰度”,或者在图片上单击鼠标右键,选择“设置图片格式”,再在“设置图片格式”窗中选择“图片”选项卡,在颜色栏选择“灰度”。

1.6.3  轻松进行缩放打印

单击菜单栏“文件→打印”,在“打印”对话框中单击“按纸型缩放”下拉列表,从中选择打印所使用的纸张。如果当前页面设置为A4,而想使用B5纸进行打印,可以在下拉列表中选择B5,Word会通过缩小字体和图形的尺寸,将A4纸型的文件打印到B5纸上。反之它会自动放大字体和图形的尺寸,将较小纸型的文件打印到较大的纸张,同时不会发生版式变化。

1.6.4  在Word中进行多版打印(一张纸上打印多个页面)

打开欲打印的文件,单击“文件→打印”打开“打印”对话框,在对话框中单击“每页版数”下拉列表,选择每张纸打印的版数。对于A4之类的小规格纸张,可选择“2版”或“4版”。使用8开纸时选择“2版”,可以打印“公文”格式的两分栏文件(即在一张8开纸上打印两页16开文件)。

1.6.5  轻松实现文件异地打印

先在自己的计算机上安装一个和单位相同型号的打印机,进入“控制面板”,打开“打印机”进行添加,然后按提示放入打印机安装盘进行安装即可。接下来再打开要带到单位打印的Word文件,再单击“文件→打印”打开对话框,选中其中的“打印到文件”复选框,按“确定”按钮后弹出“打印输出到文件”对话框,在其中输入文件名并选择保存位置,如D:\文件.prn,完成后再单击“确定”按钮。接下来把该文件拷贝到单位计算机上(如C:盘根目录下),再在MS-DOS窗口提示符号后输入命令“copy c:文件名.prn prn /B。

1.6.6  轻松进行页码范围打印

(1)打开要选择打印的文件文件,再单击“文件→打印”,在“打印”窗口“页面范围”下便可进行打印页面选择,如

打印该文件的第1及第5页:在“页面范围”栏直接输入“1.5”,

打印第3~7页和第9~11页:输入“3-7,9-11”。

打印第2节和第6节:“S2,S6”。

打印第2节的第3页至第5节的第4页:“P3S2-P4S5”。

(2)若仅打印文件的某一部分,可以将该部分先选中,再单击“文件→打印”打开“打印”窗口,在“页面范围”下选择“所选内容”复选框,单击“确定”。

1.6.7  任意调整打印Word文件

先选择要打印的文件信息,单击“复制”,再单击“编辑”菜单栏中的“选择性粘贴”,在弹出的“选择性粘贴”对话框中选择“图片”格式,单击“确定”,将内容粘贴到文件中。这样,刚才选定的文件信息就转换成了一张图片,可以通过“绘图”工具箱对其进行任意的调整(当然也包括旋转),设置好后再进行打印。

1.6.8  如何实现双面打印

要使其中一侧的宽度比另一侧宽一些以便装订。

先单击“文件”菜单栏中的“页面设置”,在弹出的设置对话框中,主要是对“页边距”选项卡中内容进行设置,它决定能否进行双面打印。装订线的值一般为1~1.5厘米左右,也可根据纸张和用户的要求来具体设置。然后选择“对称页边距”复选框。使其处于启用状态,这样双面打印的页面设置完毕。接下来还要对打印进行设置。单击“文件→打印”命令,再单击“设置”按钮进入打印设置窗口,在其中选择双面打印。需要注意的是由于激光打印机出纸的顺序的不同,在设置时也要有所区别,如使用打印机为上出纸,要进入“选项”设置,在“双面打印”选项中,将“打印顺序2”选中。如果使用下出纸,就不要进行该步设置。通过打印设置后,就可实现上述的双面打印效果了。

1.6.9  即时取消后台打印

用鼠标右键双击“打印机”图标打开“打印”窗口,在要取消的打印项上单击鼠标右键,选择“取消打印”。

小提示:另外也可把打印机的联机关闭,使其处于未联机状态,稍等便会弹出一个对话窗口,从中单击“取消”按钮即可取消打印操作。

1.6.10  自动按纸张大小调整打印

单击“文件→打印”,在“缩放”中选“按纸型缩放”。

1.6.11  减少多余空白页

单击菜单栏“文件→打印预览”,单击工具栏中的“缩至整页”按钮,Word就会通过缩小字号等方法消除孤行,如果不满意,可以单击“编辑”菜单下的“取消缩至整页”命令还原。

小提示:我们也可尝试采用这种方法来去掉空页,只需要把插入点移到文件的最后一段,把这一段的行间距设置为固定值“1”就可以了。

1.6.12  消除Word打印文件时的空白页

单击“常用”工具栏上的“显示/隐藏编辑标记”,显示段落标记。这样文件最后一页中的文字的段落标记会显现出来,删除它。然后可以再单击“打印预览”,预览打印出的文件的外观,以确保。
1.6.13  页面版式精确打印

要使Word 为文件设置格式,并使其符合所用打印机的纸型。

单击“文件”菜单中的“打印”,在“缩放”下的“按纸型缩放”框中选择所用纸型。

小提示:如果想要在每次打印时都以这种方式调整文件比例,可单击“工具”菜单中的“选项”,单击“打印”选项卡,选中“允许重调A4/Letter纸型”复选框。

1.6.14  巧妙隐藏不需打印的部分文本

选中要隐藏的文本,单击“格式”菜单中的“字体”,再单击“字体”选项卡,选中“隐藏”复选框。

1.6.15  打印隐藏的文字

在不更改其属性的情况下,打印出这些被隐藏了的文本:

单击菜单栏“工具→选项”打开“选项”对话框,再选择“打印”选项卡,选择“隐藏文字”复选框,单击“确定”。

1.6.16  让Word当翻译

单击“工具→语言→翻译”,然后在“文字”栏输入要翻译的英文单词,并在“词典”栏要选择好翻译的类型,如“中文(中国)到英语(美国)”,最后按回车键。

1.6.17  Word中直接启动Outlook

在Word中选择“工具→自动更正→自动套用格式”中的“Internet及网络路径替换为超级链接”,然后在文件中输入“Outlook:inbox”,按回车键,此时该文字下方出现下划线,用鼠标左键双击该链接,即可启动Outlook的收件箱。按照这种方法,输入“Outlook:contacet”或“Outlook:calendar”则可打开Outlook的联系人和日历。

 

1.6.18  Word启动技巧

单击“开始→运行”,输入Word所在路径及参数确定,“C:\ PROGRAM FILES \MICROSOFTOffice \Office 10\ WINWord.EXE /n”,这些常用的参数及功能如下:

/n:启动Word后不创建新的文件。

/a:禁止插件和通用模板自动启动。

/m:禁止自动执行的宏。

/w:启动一个新Word进程,独立与正在运行的Word进程。

/c:启动Word,然后调用Netmeeting。

/q:不显示启动画面。

另外对于常需用到的参数,我们可以在Word的快捷图标上单击鼠标右键,在“目标”项的路径后加上该参数。

1.6.19  Word巧制web网页

先在Word中输入并设置好想制作的网页后,单击“文件→保存”(或单击工具栏上“保存”图标按钮),在弹出的窗口中下端“保存类型”中选择“Web页”,再输入文件名及设置好保存的目录。

1.6.20  Word中自动滚动翻页

单击菜单“视图→工具栏→自定义”,在打开的对话框中,选择“命令”选项卡中的“所有命令”项,此时在右边会列信息选项,找到“AutoScroll”,用鼠标将该命令直接拖至工具栏上,在阅读长文件并需进行自动滚动翻页时,可单击该按钮,然后向上或向下移动鼠标便可进行滚动翻页。

小提示:或者在“类别”下选择“工具”项,然后在“命令”下找到“自动滚动”项,并将其拖入工具栏即可。以后在需要滚屏时,可单击“自动滚动”按钮,鼠标指针就会进入竖直滚动条。若将三角形指针放在滚动条上半部,页面自动向上滚动。若将倒三角形指针放在滚动条下半部,页面自动向下滚动,单击鼠标就可以将自动滚屏功能关闭。如果想停止页面滚动,只需将指针放到滚动条中部(成为双向指针)即可。上述情况下的屏幕滚动速度可以用指针位置调节,指针越靠近滚动条两端速度越快,反之越慢。对于阅读长文件是相当方便的。

1.6.21  选择IE方式的文件前进(后退)

单击菜单栏“工具→自定义”,在打开的对话框的“命令”选项卡中,选中“类别”下的“所有命令”项,然后在“命令”下找到“Nextwindows”按钮,按上面相同的方法拖入工具栏,以后只要打开了多个文件,单击“Nextwindows”按钮就会跳到下一个文件,而“Prevwindows”按钮则可返回前一个文件。

1.6.22  简体与繁体中文快速转化

单击菜单栏“工具→语言→中文简繁转换”打开转换窗口,根据需要在转换方向下选择转换方式,单击“确定”,并且在确定前选择“转化时包括词汇”复选框,则Word在转换时会自动地根据两地语言的习惯进行翻译,转换完成后再进行保存。

1.6.23  如何加快文件操作

(1)Ctrl+N:建立一个Word默认模板的新文件;

若要建立其他模板文件的新文件,可单击“文件”菜单下的“新建”,再从模板选择框中进行选择。

(2)Ctrl+O:快速打开文件(相当于单击菜单栏“文件→打开”)。

(3)Ctrl(或Shift)选取:一次打开多个文件(在打开对话框中每次只能选择一个打开,若要一次打开多个文件,可利用“Ctrl”或“Shift”键选择,完成后再单击“打开”按钮)。

(4)Alt+F+1(或2、3、4):快速打开最新编辑过的4个文件(相当于单击“文件”菜单,再从其下选择最近打开的四个文件)。

(5)Ctrl+F6:在打开的文件中循环切换。

(6)F12:快速把当前文件另保存其他文件。

(7)Ctrl+F4(或Alt+F4):关闭当前文件。

 

1.6.24  保存文件对话框中的快捷键

Alt+1:回到上一个文件夹。

Alt+2:回到当前文件夹的上一级文件夹。

Alt+3:从网络上搜索文件。

Alt+4:删除当前选中文件。

Alt+5:在当前文件夹下新建一个子文件夹。

Alt+6:循环改变文件显示模式,如预览、详细资料、属性、列表等。

Alt+7:显示工具菜单,如查找、删除、重命名、打印、添至“收藏夹”、映射网络驱动器等。

 

1.6.25  恢复字体所见即所得功能

单击菜单栏“工具→自定义”,再在“自定义”对话框中选择“选项”,选择“其他”下“列出字体名称时显示该字体的实际外观”复选框,完成后关闭自定义窗口。

1.6.26  给文件嵌入字体(保持文件在不同电脑的效果)
        打开要嵌入字体的文件,单击“工具”菜单中的“选项”,再选择“保存”,选中“嵌入TrueType字体”以及“只嵌入所用字符”复选框。
1.6.27  快速启动屏幕程序

在Office XP安装成功后会在安装文件夹中产生一个“osa9.exe”文件,运行时给它加上一个“-s”参数就可以立即启动屏幕保护程序:

先在桌面上单击鼠标右键,新建一个快捷方式,并在命令行方式输入:“C:\Program Files\ Microsoft Office\ Office\OSA9.EXE”-s(前面的路径根据具体情况进行更改),然后修改快捷方式名称为“快速启动屏保”,以后便可双击该快捷方式运行屏保。

小提示:如果Windows系统中没有设置屏保护程序,则运行此程序后会弹出警告窗口,此时我们可在显示属性窗口中进行设置。

 

1.6.28  给Word文件减肥
Microsoft Word在存DOC文件时只是把一些后来的信息存入,这样就会出现哪怕删除了文件中的内容也会使它的文件越来越大的情况。

1.另存法

点击“文件”, 选择“另存为”。

2.选项法

单击菜单中的“工具→选项”,单击“保存”选项卡,在设置窗口中取消选择“快速保存”复选框。

另外,如果使用了Word的嵌入字体技术,则在选中“嵌入Truetype字体”后,还应选“只嵌入所用字符”复选框。

3.“虚假”法

在保存之前,单击“文件”菜单下的“页面设置”打开对话框,然后用鼠标任意单击几下其中的“纸张大小”、“页边距”等选项卡(其中的内容可以不改动),单击“确定”后保存。会发现文件莫名变小。

4.RTF文件法

另存为一RTF格式的文件,不但格式完好如初,而且能够被许多Windows应用程序所支持,同时大大减少容量、

 

 1.6.29  让Word 2000与Word XP共存

在安装Word XP时不选择“Upgrade Now”,而是选择“or choose an install type”,并选择“complete”,注意把安装文件夹更改至Office XP下,与原先安装Office 2000安装文件夹不相同;在弹出的下一步窗口中选中“Removing Only The following applications”,并取消选中所有选项;然后为Word 2000和Word XP中的WinWord.exe各建立一个快捷方式。

1.6.30  Word中批量转换文件

单击“文件→建立新文件”,打开“新建”对话框(注意不能单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”组合键,这样Word会使用其默认模板建立一个新文件),在右侧“根据模板新建”下选择“通用模板”,然后在模板窗口中选择“其他文件”选项卡,用鼠标左键双击其中的“转换向导”项目,如果机器中没有安装此模板,系统会自动启动Office 2000或XP的安装程序,并会提示插入office安装源光盘,再根据向导完成转换向导安装,然后利用该转换向导便可把要转换的Word文件转换成纯文本格式。

 

1.6.31  让Office XP支持Acrobat 5

将“Acrobat 5.0 \PDFMAKER”下的PDFMAKER.DOT、PDFMAKER.PPA、PDFMAKCE.XLA复制到“Office 10\STARTUP”文件夹中,将“ACROBAT5.0\PDFMAKER\Office 2000中的PDFMExcel.DLL、PDFMPOWERPOINT.DLL、PDFM Word.DLL拷贝到Office10文件夹中,然后启动Office XP,它会询问是否使用宏,单击启用宏,ACROBAT 5.0会被添加到菜单栏。

 

1.6.32  巧用“插入文件”功能合并多个文件

先打开源文件,然后在该文件中单击“插入”菜单中的“文件”,在弹出的对话框中输入要插入的文件。如有多个文件,则可以按住鼠标左键拖动全部选中,则可以一次性全部完成。

1.6.33   巧用“版本”功能保存修改信息

打开一篇Word文件,然后对其进行修改,修改完成以后,单击“文件”菜单栏中的“版本”,在弹出的对话框中单击“现在保存”,这时会弹出一个文本框,要求输入对当前修改要保存的版本的注释,此时可根据实际情况输入,如“Word xp”,最后“确定“。如果再次修改后重复上述操作即可。就是注意在输入版本注释时,最好加入对各次修改后的情况的注释。以区别不同的版本。这样当我们需要调用该文件的早期修改版本时,就可以再次单击“版本”命令,通过“查看注释”就可找到想要的文件。最后单击“打开”。

如果在弹出的“版本”对话框中选择“关闭时自动保存版本”复选框。这样当每次修改完一个文件,在保存关闭该文件时,系统会自动文此次修改建立一个备份版本。

1.6.34  同文件双窗口浏览不同部分

先找到窗口右边可使滚动条向上移动的黑三角形按钮上方的一个小横杠(这个是文件分隔标记),移动鼠标指向该标记,鼠标变成指示箭头,双击鼠标左键,这样当前窗口就会上下两部分。修改完成后,只要再用鼠标左键双击两个窗口中的分隔条就可以恢复。

1.6.35  通配符的使用技巧

1.“?”用来代表任意单个字符

当大家不清楚查找目标中指定位置的内容是什么的时候,就可以用“?”来代替。注意一个“?”只能代表一个未知字符。如果要查找不止一个字符,可以用多个“?”。

2.“*”用来代替任意多个字符。

比如输入“*n”,系统就会自动找出所有以“n”结尾的单词或字符集,而不管它前面有多少个字符。

3.“<”表示单词的开头。

如输入“<(th)”,系统就会查找到以“th”开头得单词,如“think”或“this”,但不查找“ether”。

4.“>”表示单词的结尾。

如输入“(er)>”,系统会自动查找以“er”结尾的单词,如“thinker”,但不查找“interact”。

5.“[x1x2... ]”(x1,x2表示任意字符)

该通配符可以指定要查找该括号内(x1,x2…)的任意字符。

如输入“m[ae]n”,则系统会查找“man”和“men”。

6.“[x1-x2]”(x1,x2表示任意字符)

该通配符可以设置指定范围(x1到x2之间, 包括“x1”和“x2”)内任意单个字符。

如输入[r-t]ight ,则系统会查找“right”和“sight”。(即在“r”和“t”之间的任意单个字符)。括号内的字符要按升序来排列。

7.“[!x1-x2]”(x1,x2表示任意字符)

该通配符可以设置括号内指定字符范围(x1到x2之间,不包括包括“x1”和“x2”)以外的任意单个字符。

如输入“t[!a-m]ck”,则系统就会查找到“tock”和“tuck”,但不查找“tack”和“tick”。

8.“{n}”(n表示正整数)

该通配符表示n个重复的前一字符或表达式。

如输入“ro{2}m”查找“room”,但不查找“rom”。

9.“{n,}”(n表示正整数)

该通配符表示至少 n个前一字符或表达式。

如输入“fe{1,}d”,则系统会查找“fed”和“feed”。

10.“{n,m}”(n,m表示正整数)

该通配符表示n到m个重复的前一字符或表达式。

如输入“20{1,3}”查找“20”、“200”和“2000”。

 

小提示:在使用过程中需要注意四个方面:

(1)在使用时可使用括号对通配符和文字进行分组,以明处理次序。

可以通过键入“<(pre)*(ed)>”来查找“presorted”和“prevented”。

(2)可使用“\n”通配符来搜索表达式,然后将其替换为经过重新排列的表达式,例如,在“查找内容”框键入“(Newton)(Christie)”,在“替换为”文本框键入“\2\1”,Word 将找到“Newton Christie”并将其替换为“Christie Newton”。

(3)在选中“使用通配符”复选框后,Word 只查找与指定文本精确匹配的文本(请注意,“区分大小写”和“全字匹配”复选框会变灰而不可用,表明这些选项已自动选中,不能关闭这些选项)。

(4)如果要查找已被定义为通配符的字符。请在该字符前键入反斜扛(\),例如,要查找问号,可键入“\?”。

1.6.36  多个文件一次关闭

按“Shift”的同时,再单击“文件”菜单。这时会发现原有的“关闭”选项已变为“全部关闭”,单击。

1.6.37  一次性保存多个文件

按“Shift”不放,然后单击“文件”菜单,这样在下拉菜单中会多出来一个“全部保存”命令,单击。

1.6.38  为多个相关文件建立超级连接

(1)先请打开源文件和目标文件文件,然后重新设置这两个程序窗口的尺寸,使它们同时可见。再在目标文件选择要链接的文本、图片或其他内容,然后用鼠标右键将选定内容拖至源文件要建立超级链接的位置,这时就会弹出一个菜单,选择“在此创建超链接”。

(2)要建立这种超级链接还可以通过粘贴的方式来实现。首先复制好要链接的文本内容,再在要插入文本的位置单击鼠标左键,然后选择“编辑”菜单中的“粘贴为超链接”。

这样建立好超级链接后,选定的超级链接的内容就会以蓝色字体显示在源文件中。如果下次要参考这些内容时就不用在打开目标文件了。在要查看整个目标文件的内容时,可以按住“Ctrl”键,然后再单击该超级链接,系统就会自动打开该目标文件。

1.6.39  巧设置隐藏书签(对于特定内容)

先在要插入书签的位置单击鼠标,“插入”选择“书签”,在弹出的对话框中给该书签命名,单击“添加”。

当想使用或是查找这个书签时,可以单击“编辑→查找”打开“查找和替换”对话框,单击“定位”选项卡,然后在“输入页号”中键入书签名,再单击“定位”按钮系统就会自动跳转用书签标记过的内容了。

 

1.6.40  快速翻页

先把指针移到右侧的垂直滚动条上,按下左键不松,并对滚动条按需要拖动,滚动块旁边的提示框便会显示页码和标题等信息。

 

1.6.41  打开文件也有技巧

单击Word工具栏中的“打开”,将“打开”对话框中的文件选中。单击“打开”下拉按钮,即可看到一个菜单,其中“打开”命令是默认的文件打开方式,和直接单击“打开”按钮效果相同。

若选择其中的“以只读方式打开”选项,则对文件所做的任何修改,只能以“另存为”方式保存,不能直接修改并保存原文件。  

若选中某个文件并“以副本方式打开”,则系统会在原文件所在目录“克隆”出一个副本。例如,以副本方式打开了C盘下“Elong”文件夹中的“简介.doc”,则在“Elong”文件夹中会出现一个名为“简介(2).doc”的新文件。如果在“打开”对话框中选中了“Web页”或URL,则菜单中的“用浏览器打开”命令有效,选择该命令可用浏览器打开Web页或拨号连接到某个Web站点。

 

1.6.42  更改Word邮件发送默认软件

(1)打开InternetExplorer。

(2)选择“工具”菜单中的“Internet选项”,再选择“程序”。

(3)将正在使用的邮件发送软件设为系统默认E-mail程序。

1.6.43  妙用剪贴板进行图形或特殊字符的替换

打开“查找和替换”对话框,在“替换”选项卡的“查找内容”输入被替换的内容,将光标停留在“替换为”框内,单击“高级”按钮展开选项卡,再单击下面的“特殊字符”,Word 2000中可从菜单中选择“剪贴板”,而Word XP可从中选择相应类型,单击“替换”。

1.6.44  快速打开Word格式文件
(1)若Word已经开启,可以直接将要打开的DOC文件图标用鼠标左键按住并拖动到Word窗口中再放开,凡是Word支持插入的都可以。(2)若Word还没有启动,那么如果在桌面或者快捷工具栏上有Word快捷方式的图标的话,可以把这个DOC文件的图标拖到Word快捷方式的图标上,Word会立即启动并直接开启这个文件。

1.6.45  用Word打开WPS格式的文件

在第一张安装盘上找到

\pfiles\common\msshared\textconv\文件夹(其中有相当多的文件转换器),运行“wps2Word.exe”安装Mircrosoft Office中附带的WPS的转换器。当重新启动Word 2000并单击“文件”菜单中的“打开”,在“文件类型”列表框中找到“WPSDOS file”导入和“WPS file(*.WPS)”。

1.6.46  快速获取帮助信息

利用“Shift+F1”组(或单击“帮助”菜单下的“这是什么”命令),光标就会变成一个带有箭头的问号形状。用它单击文件中的文本或图片,就会显示有关格式信息的对话框。如果用它单击Word 2000窗口中的元素(如工具栏按钮或标尺等),可以看到关于它们的功能描述,使用结束后按一下“Esc”。

1.6.47  五秒钟输入3万个汉字(彩蛋)

新建一个Word文件,然后输入:“=Rand(200,99)”(双引号不用输入,同时括号及逗号都需采用半角),回车后再单击“工具→字数统计”。

1.6.48  窗口元素使用技巧(鼠标左键双击)

(1)双击Word水平或垂直标尺的空白处,打开“页面设置”对话框。

(2)双击水平标尺两端的某个缩进标记,打开“段落”对话框;

(3)若在水平标尺上设定制表符,双击,打开“制表位”对话框;

(4)双击状态栏上的任意位置,可以打开“查找和替换”对话框,执行“查找”、“替换”和“定位”操作;

(5)鼠标双击工具栏右端的空白处,打开“自定义”对话框,调整工具栏或增减其中的按钮,以满足自己的要求。

1.6.49  Word快捷键列表巧妙查

(1)按“F1”键,在弹出的帮助系统的搜索窗口中输入“快捷键”,单击“搜索”,就会弹出搜索结果列表,在列表中单击“键盘快捷方式”或“打印快捷键列表”就可把快捷键列表显示或打印出来。

(2)单击“工具→宏”菜单下的“宏”。在弹出的对话框中,找到“宏名”区域,在其下拉列表中选择“ListCommands”,同时在下面的“宏的位置”下拉列表中选择“Word命令”,单击“运行”。在随之出现的对话框中根据自己的要求,选择“当前菜单和快捷键设置”或“所有的Word命令”中的一项,再按“确定”,显示出。

1.6.50  快速预览文件内容

选中要查看预览的文件,单击“视图”菜单中的“预览”,则被选中的文件的内容可在右窗格中显示。

1.6.51  快速缩放Word文件

使用的是一个滚轮鼠标,可以直接按“Ctrl”不放的同时,滚动滚轮(向上放大、向下缩小)便可调整文件显示比例。

1.6.52  巧在Word中调用外部程序

(1)运行Word后,按下“Alt+F8”组合键弹出“宏” 对话框。在“宏名”文本框中输入宏的名称,如:Winamp,再单击“创建”。

(2)Word自动弹出一个VB代码窗口。在插入点所在位置添加一行代码:Shell"c:\ProgramFiles\ Winamp\winamp.exe"(注意双引号必须输入,Shell是Word宏中调用外部程序的命令,空格后双引号内是调用的外部程序的路径和文件名),再关闭该窗口。

(3)用鼠标右键单击工具栏任意位置,在弹出的对话框中选择“命令”选项卡,在左边的“类别”下拉列表中选择“宏”,在右边的下拉列表中找到一个名为“Normal.NewMacros.winamp”,并把它拖放到工具栏上。我们就可以通过单击这个按钮来调用相应外部程序了。

1.6.53  避免文字被错误超链接

单击“工具→自动更正选项”。单击弹出对话框的“键入时自动套用格式”选项卡,找到“键入时自动替换”选择区域。取消选择“Internet及网络路径替换为超级链接”复选框。

1.6.54  隐藏空白增大视野

将鼠标指针放到两页文件交界的空白处,会显示“隐藏空白”的提示,单击去掉空白,显示一条黑线,再次单击恢复。

1.6.55  利用Word创建PowerPoint演示文稿

先要打开用来创建PowerPoint演示文稿的Word原文件,然后单击“文件→发送→Microsoft PowerPoint”。

1.6.56  巧妙设置,消除一些眼疲劳

单击“工具→选项→常规”命令,选择“蓝底白字”复选框,单击“确定”按钮即可把文件显示为蓝底白字,在一定程度上就能解决视疲劳的问题。

1.6.57  快速引入其他文件对象使之实时更新

选择弹出的“对象”对话框中的“由文件创建”功能,通过“浏览”按钮直接引入需插入的文件就能达到上述要求。

1.6.58  Word中直接调用数据库

单击“视图→工具栏→数据库”命令调出数据库工具栏。再单击“插入数据库”,在弹出的对话框的“数据源”区域单击“获取数据”,找到需插入的数据库,打开并选定其中需插入的字段即可。

 

1.6.59  用语音控制宏

单击“工具”菜单中的“宏”子菜单下的“录制新宏”命令,建立一个执行操作或输入文本的宏。再单击“工具”菜单下的“自定义”,打开“自定义”对话框中的“工具栏”选项卡。再单击其中的“新建”,在对话框的“工具栏名称”文本框内输入“语音宏”之类的文字,单击“确定”后把它拖到Word XP窗口顶部的合适位置。

接下来就可以在新建的工具栏上添加宏的按钮。打开“自定义”对话框中的“命令”选项卡,选中“类别”列表中刚才建立的宏。然后把它从“命令”选项卡中拖到新建工具栏的右端。最后将“自定义”对话框关闭,就可以用语音控制宏的运行了。

 

1.6.60  巧用Microsoft Office工具恢复响应

单击“程序→Microsoft Office工具→Microsoft Office应用程序恢复”,把未响应的应用程序关闭即可。

 

1.6.61  解决字体带来的烦恼

如果一个Word文件无法正常查看,可能是作者使用了系统里面没有的字体。

选择 “工具”菜单,选择“选项”,在“兼容性”选项卡中单击“字体替换”,这样可以发现那些缺少的Truetype字体,选择认为可能的字体然后单击“确定”按钮,再去查看文件即可。

 

1.6.62  如何让总页数计数“自动化”

以文件总页数显示在页脚区为例,要想实现这一功能,先得执行“视图→页眉页脚”,把插入点移到相关位置后,输入“{={SECTION PAGES}}”(“{}”需按组合键“Ctrl+F9”来输入。),用右键单击该域名的任意区域,在弹出菜单中选择“更新域”,返回值即是文件的总页数。

为了是显示更直观,我们也可以这样来输入:“共{={SECTIONPAGES}}页”即可显示“共x页”字样。

 

1.6.63  如何修复已损坏的Word文件

按“Ctrl+O”,弹出“打开”对话框。选定要打开的已被损坏的文件。单击“打开”按钮右边“▼”,选择“打开并修复”功能。

 

1.6.64  功能超强的查找与替换

单击“编辑→查找”或“编辑→替换”即可。在相应对话框中单击“高级”选项按钮,则会出现一些复选项和一些功能按钮:

(1)区分全/半角:选中,在查找时将区分全角和半角的数字和符号。

(2)搜索范围:用于指定查找的范围。

包括有:向下(即从插入点所在位置向文件末尾查找)、向上(即从插入点所在位置向文件开头查找),全部(即在整篇文件中查找)。

(3)区分大小写:选中,只查找与文本框中大小写完全相同的文本。

(4)全字匹配:选中,只查找与文本框中内容完全相同的单词,而把包含有该单词的其他单词排除。(如:在查找框中输入“Windows”,如果选中此项,则只查找“Windows”这个单词;若没选中此项,则可能查找到“Windows、Windows 98、Windows2000”等。)

(5)同音(英文):选中,可找到与查找文本框中单词同音的单词。

(6)查找单词的所有形式(英文):选中,则可找到查找文本框中单词的现在时、过去时、复数等所有形式。(如:在查找框中输入“go”,则可能找到go、going、went等单词。)

(7)使用通配符:选中可在查找文本框中输入通配符来代替些字符。

(8)“格式”按钮:单击,会弹出一个选项菜单,其上含有“字体”,“段落”,“样式”等项并可进行相应设置来确定查找内容的样式。

(9)“特殊字符”按钮:单击,则可以查找一些特殊的符号。

 

1.6.65  巧用通配符来快速查找与替换

(1)在输入查找内容时,可以加入表达式{n},表示重复前一个字符n次。例如:输入“of{2}ice”,查找到的将会是office。

(2)也可以加入[],表示查找中括号指定的字符中的任意一个。例如:输入“[学硕博]士”,查找到的将会是学士、硕士、博士。

(3)还可以加入[!],表示查找指定字符以外的任意字符。例如:输入“[!a]n”,查到的将会是除an以外的所有可能组合如:in、on等。

 

1.6.66  快速实现Word文件内容查找

在Word窗口右边的垂直滚动条下方,有一个小圆点按钮,它的作用是“选择浏览对象”,单击,可进行快速查找。
1.6.67  如何设置指定的文件页码起始值

(以封面、目录共3页,正文页从第4页开始为例):

(1)把插入点移到第3页文件后,单击“插入→分隔符”,在弹出的“分隔符”框中找到“分节符类型”,选择“下一页”复选框,再单击“确定”。

(2)单击“插入→页码”,在“页码”对话框中单击“格式”,找到“页码编排”区域,选择“起始页码”复选框并输入“1”,单击“确定”。

小提示:如果编辑的该文件目录部分也要从“1”开始插入页码,又该怎么操作呢?其实此时只需在封面页后目录页前也插入一个分节符,然后按照上面所讲的方法对目录部分也操作一遍,即可实现目录部分页码从“1”开始,正文部分页码也从“1”开始的编辑习惯。注意页眉页脚工具栏上的“同前”单选按钮要取消选择,否则后面的页码会出现连续的情况。

1.6.68  制作专用Word(使电脑上word都私人化)

运行Word后,单击“工具→宏→宏…”,在弹出的对话模型中输入宏名,如“autoexec”(不包括双引号),然后单击“创建”按钮,并在代码窗中输入如下内容:

 

Sub autoexec()

Dim psw As String '定义psw为字符串,可省略

psw = inputbox("请输入密码:","登录?")

If psw = "elong"Then

  Application.ShowMe

   Else

   msgbox "对不起,请与本机主人联系使用!"

  Application.Quit

   End If

End Sub

附破解办法:只需直接删除normal.dot模板文件。该

文件在Win98的系统文件夹下,如我的电脑就在“C:\WINDOWS\Application Data\Microsoft\Templates”里。

而该文件在WinXP系统中却在用户文件夹下,如的文件就在“E:\Documents and Settings\elong\Application Data\Microsoft\Templates”里。

1.6.69  更改默认保存目录

(1)是在菜单栏单击“工具→选项→文件位置”,再单击“修改”按钮并通过浏览设置好常用于存放文件的目录(如“D:\公司文件”),最后单击“确定”;

(2)在桌面上用鼠标右键单击“我的文档”,选择“属性”,然后在“目标位置”中输入新的文件夹位置(如“D:\公司文件”)即可。

1.6.70  给Word文件加密

打开要加密的Word文件,然后在菜单栏上单击“工具→选项”,在打开的选项窗口中选择“安全性”选项卡,在其下我们便可根据需要在“打开权限密码”或“修改权限密码”文本框中输入要设置的密码,完成后单击“确定”,在返回Word窗口后再对该Word文件进行保存。

1.6.71  轻松防止宏病毒

因为宏病毒在Word中寄居的文件就是默认的模板文件Normal.dot(在默认安装情况下该文件位于C:\WINDOWS\Application Data\Microsoft\Templates文件夹中),我们只要在安装好Word后,把该文件的属性更改为“只读”,以后宏病毒便不能进行侵入寄存。

小提示:判别是否已感染宏病毒:打开这个文件,单击“文件→另存为”,若另保存对话框中保存类型固定为“文件模板”,则表示该文件已经感染宏病毒。

1.6.72  如何清除记录

按“Ctrl+Alt+–”,此时鼠标指针会变成黑色的减号。后在菜单栏单击“文件”,移动指针至需要清除的文件名称上并单击。

1.6.73  调整自动保存时间间隔

在Word中单击“工具→选项”命令打开“选项”对话框,选择“保存”选项卡,选中“自动保存时间间隔”项,并调整其时间间隔(默认为10分钟)。

 

小提示:

(1)定时保存文件功能仅为Word格式的DOC文件,其他文件无效;(2)若在Windows 95或Windows98的计算机上使用Word,用于保存自动恢复文件的默认文件夹为:Windows\Application data\Microsoft\Word文件夹。如果使用的是Windows 2000/XP,或者计算机上有不止一个活动用户配置文件,自动恢复文件会保存在Windows\MyDocuments and Setting\用户名\Applicationdata\Microsoft\Word文件夹下,用户可以自行恢复。

1.6.74  如何保护好自己的文件(窗体加锁)

在工具栏后端空白处单击鼠标右键,在弹出菜单中选择“窗体”选项打开窗体工具栏,再在窗体工具栏上单击“保护窗体”,使该工具按钮处于使用状态,然后再关闭窗体工具栏便有防护作用。
1.6.75  直接建立新文件夹保存文件

在窗口右上方的一排图标中单击“新建文件夹”图标,就可以建立起新文件夹后,然后再把文件保存到该文件夹中即可。

1.6.76  巧妙隐藏文件内容

(1)需选定整篇文件内容,把字体颜色设置为“无”。

(2)也可以通过插入文本框或是自选图形来覆盖需隐藏的部分文件内容。且应该进行“对象不随文字移动”设置。

小提示:如果文件中为英文,则可选中内容后,再把它们的字体设置为“wingdings”或“webdings”,相关英文就会变成乱码

 

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