外发文件安全如何管控？| 企业如何管控员工外发的文件

在全球化商业环境中，企业间的合作与交流日益频繁，文件外发成为日常工作中不可或缺的一环。然而，随着文件在外部网络中的流动，数据泄露的风险也随之增加。如何有效管控外发文件的安全，防止敏感信息泄露，成为企业信息安全管理的重要课题。

外发文件安全面临的挑战

1. 无控制的文件分享：员工可能通过电子邮件、云存储服务等非安全渠道随意分享文件，增加了数据泄露的风险。
2. 权限管理不当：对外发文件的访问权限设置不严谨，可能导致未授权人员获取敏感信息。
3. 加密措施不足：未对文件进行有效加密，使得文件在传输和存储过程中容易被截获和破解。
4. 追踪审计困难：缺乏对外发文件使用情况的追踪和审计机制，难以发现潜在的安全隐患。

企业文件外发防泄密方法

1. 严格审批流程

建立严格的文件外发审批流程，确保每一份外发文件都经过相关负责人的审核和批准。审批流程中应明确文件的接收方、用途、保密等级等信息，并记录在案以备查。

2. 加强权限管理

对外发文件的访问权限进行精细化管理，根据接收方的需求和职责设置不同的访问权限。同时，定期审查和更新权限设置，确保权限的准确性和时效性。

3. 实施文件加密

采用先进的加密技术对文件进行加密处理，确保文件在传输和存储过程中的机密性。加密方式可以选择透明加密或非透明加密，根据实际需求灵活选择。

4. 追踪审计与监控

建立外发文件的追踪审计和监控机制，记录文件的发送时间、接收方、访问情况等关键信息。通过定期审计和监控，及时发现潜在的安全隐患并采取相应措施。

5. 利用专业系统辅助管理

引入专业的文件外发安全管理系统，如洞察眼MIT系统，以提高文件外发的安全性和可控性。洞察眼MIT系统不仅具备上述提到的加密、权限管理、审计等功能，还能提供以下独特优势：

• 智能识别与拦截：通过智能算法识别敏感信息，自动拦截违规外发行为，降低人为疏忽导致的数据泄露风险。
• 动态水印技术：在文件上添加动态水印，包括接收者信息、时间戳等，一旦文件泄露可快速追踪到泄露源头。
• 外发文件追踪：实时追踪外发文件的访问情况，包括访问时间、地点、设备等详细信息，为安全审计提供有力支持。
• 灵活的部署方式：支持云端部署和本地部署，满足不同企业的实际需求，确保系统的稳定性和可用性。