高效排版长文档

高效编排长文档

• 使用样式

1. 新建样式

• 从列表中选择“新建样式”选项，打开“新建样式”对话框，设置参数
• 打开“字体”对话框，设置字体。单击“格式”按钮，选择“段落”选项

1. 应用样式

• 新建样式后，在“预设样式”面板中会显示新建样式的名称，用户只需要选择标题文本，在“预设样式”区域中单击新建的标题样式。即可将样式应用至标题文本上。

1. 修改样式

• 为标题应用样式后，用户可以统一修改相同应用的标题样式。在样式上单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“修改样式”命令。在打开的“修改样式”对话框中对样式的字体格式、段落格式等进行修改即可。

• 设置页眉与页脚

1. 在页眉中插入Logo

• 在“插入”选项卡中单击“页眉页脚”按钮，将光标插入页眉中

• 打开“页眉/页脚设置”对话框，勾选“首页不同”复选框，在“页眉页脚”选项卡中单击“图片”按钮

• 从中选择Logo图片，单击“打开”按钮，将Logo图片插入页眉中，然后调整图片的大小

1. 设置页眉奇偶页不同

• 在页面顶部双击，进入页眉编辑状态，勾选“奇偶页不同”复选框，单击“确定”按钮

• 在“页眉页脚”选项卡中单击“同前节”按钮，在“页眉页脚”选项卡中单击“域”按钮

• 将光标插入偶数页页眉中，设置页眉的字体格式和段落格式后

1. 从指定位置开始插入页码

• 在“引言”页面底端双击，进入页脚编辑状态，从列表中选择“页码”选项
• 打开“页码”对话框，设置参数，即可从“引言”位置开始插入页码。

• 设置分页与分节

1. 设置分页

• 分页功能是人工强制分页，即在需要分页的位置插入一个分页符，将一页中的内容分布在两页中。为文档分页的好处是，在分页符之前，无论是增加或删除文本，都不会影响分页符之后的内容。如果想在文档中手动插入分页符来实现分页效果，则可以使用“分页”命令。将光标插入需要分页的位置，在“插入”选项卡中单击“分页”下拉按钮，从列表中选择“分页符”选项。即可在光标处为文档分页。

1. 设置分节

• 用户可以通过文档分节，将同一文档设置为不同的页面格式。将光标插入需要分节的位置，在“分页”列表中选择“下一页分节符”选项。即可在光标处对文档进行分节。
• 在“分页”列表中还包括分栏符、换行符、连续分节符、偶数页分节符和奇数页分节符等。分栏符：文档中的文字会以光标为界，光标之后的文档将从下一栏开始显示。换行符：可以使文档中的文字以光标为基准进行分行。同时，该选项也可以分隔网页上对象周围的文字，如分隔题注文字与正文。连续分节符：表示分节符之后的文本与前一节文本处于同一页中，适用于前后文联系比较大的文本。偶数页分节符：表示分节符之后的文本在下一偶数页上进行显示。奇数页分节符：表示分节符之后的文本在下一奇数页上进行显示。

1. 插入文档封面

• WPS文字中预设了几种常用的封面样式，通过“封面页”命令，用户可以在文档中插入封面页。在“插入”选项卡中单击“封面页”下拉按钮，从列表中选择需要的封面样式。即可快速插入封面。

• 引用文档内容

1. 插入题注

• 题注是给文章的图片、表格、图表、公式等项目添加自动编号和名称。用户在“题注”对话框中就可以实现。题注：可以预览设置的效果。标签：根据插入的项目选择对应的标签，例如“表” “图表”“公式”等。如果没有所需要的标签，则单击“新建标签”按钮，输入对应的标签即可。位置：有“所选项目下方”和“所选项目上方”两种。一般图片题注会放在图片下方，表格题注会放在表格上方。编号：设置带章节号的题注。例如
• 在“引用”选项卡中单击“题注”按钮，设置“标签”和“位置”

1. 插入脚注和尾注

• 通常情况下，脚注位于每一个页面的底端，标明资料来源或者对文章内容进行补充注释；尾注一般位于文档的末尾，列出引文的出处。选择需要插入脚注的内容，在“引用”选项卡中，单击“插入脚注”按钮。此时光标会自动跳转至页面底端，直接输入脚注内容即可。“插入尾注”命令在“插入脚注”命令旁边。尾注和脚注除了位置不同，其他设置基本相同。

1. 交叉引用文档

• 在“引用”选项卡中单击“交叉引用”按钮，设置标签和编号

1. 自动提取目录

• 对于长文档来说，为了方便查看相关内容，需要为文档制作目录。用户通过“目录”命令，可以自动提取目录。在“引用”选项卡中单击“目录”下拉按钮，从列表中选择合适的目录样式即可。

• 审阅与修订文档

1.  批注文档

• 批注是用户对文档的部分内容所做的注释，是附加到文档中的内容，显示在文档的右边距中。如果需要为内容添加批注，则可以在“审阅”选项卡中，单击“插入批注”按钮，在批注框中输入相关内容即可。

• 如果用户想要删除批注，可以在“删除”列表中，选择一条条删除或删除所有批注。单击“上一条”或“下一条”按钮，可以逐条查看批注信息。在批注框的右侧，单击下拉按钮，可以对批注进行答复。如果批注中提出的建议已经解决，则选择“解决”选项，批注框上就会显示“已解决”字样。选择“删除”选项，就可以将这条批注删除。

1.  修订文档

• 在“修订”状态下，用户可以直接修改内容，并且会保留修改的痕迹。在“审阅”选项卡中单击“修订”按钮，使其呈现选中状态，用户对文档内容进行修改、删除、添加后，会显示修改痕迹。其中，文本左侧的竖线表示这个区域有修改；添加的内容会改色并添加下划线；删除的内容会改色并添加删除线；修改的内容会显示先删除后添加的格式标记。

• 修订文本后，文档是以嵌入的方式显示所有修订，如果想要更改修订标记的显示方式，则可以单击“显示标记”下拉按钮，从列表中选择“使用批注框”选项，在级联菜单中可以根据需要选择显示方式和信息。若接受修订，则单击“接受”下拉按钮，从列表中根据需要进行选择；若拒绝修订，则单击“拒绝”下拉按钮，进行相关选择即可。

1. 校对文档

• 在“审阅”选项卡中单击“文档校对”按钮，从中单击“开始校对”按钮

• 添加当前文件所属领域的关键词，用户可以根据需要选择“马上修正文档”或“输出错误报告”

实战演练：批量生成邀请函

1. 首先先打开名单

     2、点进邀请函，点击引用，再点击邮件合并

   3、点击打开数据源，点击数据源中的名单，再点击查看合并数据，就可以看成品了