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因你而变——JIRA使用心得

随着互联网行业的快速发展,互联网公司也面临着越来越激烈的竞争。互联网公司每生产一个产品,都要涉及很多部门角色协作,来共同完成,譬如产品、交互、视觉 、前端开发 、后端开发、测试、运维、PMO(项目管理部)等多个部门的共同协作。如何提升组织内部各部门管理的效率和效果?这对于处于不同发展阶段的企业来说都是很重要的研究课题。

 

工具是项目运作的承载

 

项目管理的四个核心要素可以总结为SPPT,即Strategy项目战略目标、People优秀人才、Process规则流程以及Tools工具方法。这四个核心要素相辅相成,就像四个联动的齿轮。在整个项目管理能力的改进过程中,都伴随着项目管理四个核心要素的支持。而项目管理工具作为项目管理的四个核心要素之一,在项目管理过程中发挥着重要作用,也可以说是项目执行流程运作规则的承载。             

 

在多年IT/互联网行业的工作中,我接触使用过很多管理工具,如:IBM Lotus Notes 、Bugzilla 、Butterfly、Trac、JIRA 、Microsoft Project 、Redmine、禅道等。从使用感受来讲,这些工具各有优缺点。这些工具共同的优点是它们都能做到对项目执行的管控、对团队事务(问题)的跟踪,对需要多人协作任务的快速处理。以上列出的几种工具,除了JIRA,其余几种工具共同的缺点就是提供给用户的基本都是标准化的规范、模板和流程,无法很好地做到针对不同组织或团队进行随需应变的自适应、自定义。而实际情况是不同的组织或团队,在体系、制度、流程等方面千差万别。导致一些已经在管理工具里内置好的看似标准化的规范、模板和流程其实无法真正满足用户个性化的需求。

 

JIRA是澳大利亚Atlassian公司出品的一款Issue跟踪及项目管理软件 。我从2008年开始在我服务的互联网公司管理并推行JIRA,六年多的JIRA项目管理实践,让我对JIRA有一种特殊的感情。JIRA没有立场,非IT/互联网行业的非技术项目,也一样易用。平心而论,我认为JIRA最好之处在于可以因你而变,依据不同团队、运作规则、制度流程实现随需定制,譬如:可定制个性化页面导航、Logo、页脚标识、页面视觉效果、文案术语表达、状态、自定义字段、工作流、过滤器、分析统计报表等。

 

人,应该做自己喜欢并且擅长的事情。工具也一样,利用它最出色的特点。对JIRA来说,项目执行管理 、敏捷开发管理、体系流程管理 、产品Bug跟踪、提案跟踪、需求管理、客户服务等领域就是它最擅长的。

 

当然,JIRA自身也存在不足或者说用起来不爽的地方。譬如,在JIRA的用户管理中,管理员创建完用户分组名称之后,无法在对该分组名称做修改,这导致如果根据业务需要必须修改用户分组名时,就得删掉旧分组,重新再创建新的分组。这一问题并不只是JIRA某版本的缺陷,在3系列、4系列、5系列和6系列版本中,都缺少允许JIRA管理员修改用户分组名的功能。

        

实践:从主导推荐到主动使用

 

回想起六年前,我刚开始在技术产品部门推行JIRA的时候    ,并不顺利,也遇到过阻力 。当时大家管理产品Bug   、需求以及分配工作任务时,基本都用Word、Excel以及零散邮件传来传去,并且习以为常,大家并不愿意轻易改变。其实部门里的很多事务都有相对固定的流程,但这些流程在大家看来都是“潜规则”,没有拿到台面上来。当时我的想法是用JIRA把这些大家都知道的“潜规则”提升到台面上来,让这些运行在台面以下的流程规则浮上来清晰可见。

 

一方面,把JIRA作为在线沟通协作平台,让部门内部、各部门间以及其他合作部门大致了解我们部门各团队当前的工作内容及排期,做到相对开放透明。尤其是能让需求方的同事在JIRA上看到开发任务和排期。其实是想让他们知道,他们提出的新增功能需求点,不是开发人员在故意抵挡,而是目前开发人员手头确实有正在处理的高优先级的任务,需要排期。通过JIRA减少冲突和误解,提高沟通效率。

 

另一方面,通过JIRA将现有相对固定流程的自动化落地,实现工作任务表单按照实际业务流程自动化地流转,改善部门内部各团队之间的协作关系和效率,让整个部门更高效地运作。

 

于是我分两个阶段来实现,第一阶段先把部门产品Bug管理起来,让产品、开发和测试部门协同工作,让部门里的一部分同事先用起来。摆脱他们之前使用Word、Excel和零散邮件等跟踪方式;第二阶段是面向整个部门,适用于部门各类项目、各类工作(包括产品、设计 、开发 、测试等)的任务流程管理,成为部门工作的备忘录、工作过程的记录,所有确定要做的事情,都有一个最终的Close状态,避免那些领导不催不问或者忘记推进的事情不了了之  。

        

紧接着,我当时从梳理部门相对固定的项目协作流程入手,用JIRA做个性化的定制,包括关键节点状态、项目角色划分、项目资源分配、各环节时间点把控、上线Deadline等,用JIRA工作流及其模型,按照实际业务流程规则实现自动化的定制,最后再用JIRA强大的过滤器,按不同产品线划分,把部门正在执行的项目做成一个“现行项目时间计划与资源分配”的分析统计报表,并生成永久链接,放在JIRA导航栏上作为常用入口提供访问,立马就给大家眼前一亮的感觉。这样一来,平时管理Bug 、需求、计划时间点、资源占用和再分配情况,各环节部门之间的协作,都通过JIRA串了起来。

 

后来部门里大家切实感受到了JIRA给实际工作带来的好处,主动用JIRA的同事也越来越多了,经历了从我主导推荐大家去用JIRA,受到阻力,再到大家自己主动想用JIRA的过程。

 

随着JIRA的深入使用,大家结合自身的工作实际,也提出了越来越多的JIRA应用需求。公司其他部门看到我们部门用JIRA带来的工作管理变革,也主动找我帮忙给他们搭建、管理和培训JIRA,或者干脆就直接就用我们部门的 JIRA。这样每个部门的工作效率和业绩提升了,整个公司的效率和业绩也就随之提升。

 

JIRA因你而变,但并不是说你一个人会用JIRA 就行了。JIRA促进项目执行中人与人之间的协同 ,而不是“私享”。只有整个团队一起用 ,才能让大家感受到效率和效果的提升。否则JIRA很难运转起来,就算暂时转起来了,将来也可能出问题导致中途放弃使用JIRA。

 

如果问我心目中完满的团队协同管理工具是什么样的?我想应该是能根据不同组织或团队的不同需求做个性化定制、本地化的视觉展示,可以跨平台或终端,可以让核心的功能应用“因你而变”,你觉得呢?


特别鸣谢  新浪微博事业部项目管理经理杜炎供稿,本篇文章将同步刊登在CSDN《程序员》杂志4月刊中,如需转载请注明出处!

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JIRA使用及规范

2018年01月23日 884KB 下载

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