敏捷项目管理之项目日报的重要性分析

项目日报是什么

日报的内容：指每天定时统计反馈的当前计划任务的总体情况。包括：任务内容，进展效率、完成质量，遇到的问题、潜在的风险，工作计划等。包括各项关键指标的统计。

 

日报的意义

1、 全面反映当前计划任务的情况。包括进展、成本、质量、安全等关键的指标。

2、 通过日报的全面公示和工作效率的对比排名，使团队成员形成比、学、赶、超的自我鞭策、提升意识。

3、 使得管理层能够充分掌握项目的风险，能够及时调整策略或协调资源，避免造成损失。

4、 长期、系统的日报能够形一个全面的项目管理趋势分析报告，能够看到项目以往的进展变化趋势，可以发现一些比较不容易直接发现的问题，从而能够帮助管理层分析规划提高和改进团队的措施。

5、 日报的分析还能帮助管理层监控各个关键岗位人员的能力和表现，也能成为考核成员绩效的有效依据。

6、 日报既是项目生产过程中的需要，也是管理层对项目管控和长远发展的需要。

 

日报要注意的地方

1、 及时性：项目资料员要将项目每天的基本数据在第一时间上报，“日报”的时效性是对其最基本的要求，但在实际中“漏报、迟报”现象频发，从而导致信息上报的意义因过时而丧失或大大地降低，项目中急待解决的问题也会因日报的延误而错过最佳处理时机。

 

2、 准确性：只有真实、准确（尤其是数字等信息）日报，才能真实地反映项目的实施情况，也才能充分发挥其价值，只有准确的信息才能让管理者对项目的“现状”得出正确的判断，采取的措施才能做到“有的放矢”,项目的管理效果也才能得到保障

 

3、 完整性：日报的完整是项目整体效果达到理想目标的根本保证。完整的“日报”应包括：计划内容（做了什么 ?），工作效率（做了多少，能量化的要量化），工作效果（结果好坏），工作问题（是否存在影响项目顺利实施的因素），工作计划（想做什么?如何做?）。只有完整的信息才能使管理者做到：对项目的整体情况了解全面、判断客观、避免犯“以偏盖全”的错误。

 

4、 日报的形式应该是直观的，方便查阅的。例如：关键的指标数据统计可以采用图表形式、不同进展状态的任务采用不同的颜色标识、对需要重点关注的问题和风险采用显眼的形式和字体标识。