CEO们：你70%的工作时间都被浪费了，该如何应对？

处理邮件、参加会议以及处理团队突发时间等零碎的工作会消耗你大量的时间。虽然你一直在努力工作，可还是总感觉时间不够用。你不禁要问：时间都去哪儿了?你需要去挽回这些逝去的时间。

科技企业的CEO平均每年工作300天，每天工作14小时。这意味着CEO每年的工作小时数为4200小时。

相信很多创业者看到这个数字都会有同感，是的，我们就是这么忙碌。看上去我们每年的工作很长，但是对我们中的大多数人来说，我们其实并没有充分利用这些时间。在我们的市场工作中，有60%-70%的时间被用在了处理邮件和参加会议上面，研究显示，这些邮件和开会实际是在浪费时间。

如果你看看一个CEO的每日时间安排，你会发现其中70%的时间是可以进行优化的，我自己对此也深有感触。在我成为First Round的合伙人之前，我曾经在三家企业担任过CEO，其中就包括了LiveOps，所以我对这样的情况非常了解。如今，我每周都要与多位创始人和CEO进行会面，帮助他们组织团队，并且让他们自己和他们的团队变得更有效率。每个CEO都深知他们应该利用好工作中的每一分钟，让企业不断前进、开发出优秀的产品、完成销售和找到并雇佣最好的人才。但是并不是所有人都有能力将时间利用做到最优，我们要如何针对这种情况做出应对?

今年，我花费了数周的时间与多位擅长管理时间的商业人士进行交流和探讨。我的目标，就是了解他们管理时间的方法以及他们所使用的工具，从而帮助更多创业者在时间管理方面做的更好，让工作中的每一分钟都能够充分利用。接下来，我将分享8个进行时间管理的方法，这些方法均来自这些优秀的企业管理人员，而且我也相信这些方法能够帮助你完成目标，让我们能够不再浪费时间以及错失良机。

1. 学会拒绝

随着你的企业变得越来越知名，你也会在此前的生活圈中变得更加有影响力。会有更多的人通过LinkedIn、电子邮件等方式联系到你，他们会求你为他们介绍商业伙伴、邀请你去喝咖啡，或是求你为他们提供帮助。甚至，还会有20年以前你的某个儿时伙伴，请你帮他介绍一些你在经商过程中认识的一些名人，而你其实早已记不起这个儿时玩伴到底是谁了。这些看似举手之劳的事情，实际上将花费你大量的时间和精力。在这种情况下，你必须要学会拒绝。

拒绝别人是一件很难的事情，因为你觉得所有人都是朋友。也许以前有很多人都曾经帮助过你，所以你决定也去帮助其他人。但是你一定要有自己的底线，一些事情是必须要拒绝的。而且有一些方法也能够让拒绝别人变得更加简单一些。

你可以试试这个“拒绝模版”，在大多数当你需要拒绝别人的情况下，这个模版都可以起到不错的效果。我第一次听说这个模版，是从创业者兼投资人Mark Suster那里，他表示这个模版可以帮助你节省下大量的时间和精力：

Hi Bill,很高兴收到你的邮件，希望你一切安好。很幸运，我的公司开始有所起色了，我现在正在尝试实现一些雄伟的目标，所以最近压力非常大。我确实经常参加一些社交聚会，但是很遗憾我现在无法将你介绍给一些知名的商务人士。Best,Josh

你可以将这个模版保存在草稿箱中，每一次你收到这样的请求的时候，你需要做的只是填上对方的名字就可以了，甚至不需要重新再将这些话打一遍。最重要的事情，就是你必须确保自己关上了对方进一步对你进行请求的门。只要你做到详细向对方解释了你现在的处境，以及正在面临的压力，并且措辞温和，这样的邮件就不算不礼貌。记住，不要给这封邮件加上一个开放式的结尾，例如：“如果你有其他需要我帮助的事情，请随时给我发邮件。”

这样的模版，你应该多准备几份，用不同的版本来应对不同的人，例如推销人员等。甚至，当你不需要进行融资的时候，你也可以去拒绝投资人举行的会议。世界上有很多投资人，他们经常会举行各种会议，你不需要去和每一个投资人都进行对话。还有董事会成员，他们经常会对你提出各种要求，你无需同意他们的每一个要求。你应该为每一种情况都准备好一份邮件模版，以及各种社交媒体上的消息模版。即使是一位好久不见的朋友，发消息来想要和你聚会，如果正赶上你最忙碌的时候，你也应该学会拒绝。

2. 成为邮件忍者

如果你还没有用过SaneBox，那么我非常推荐这个软件。它的设计和使用都非常简单，有点类似Google Priority Mailbox，而且完美支持iPhone。它可以分析用户与发件人之间的关系，从而自动确定邮件的优先级。

所有你不用亲自阅读的邮件，都不会出现在SaneBox的收件箱中。它的分级机制非常准确，而且能够为你节省下大量的时间。

我所认识的大部分工作效率极高的CEO，都会通过设定邮件的优先级来管理邮件。想想你家中的信箱，当你发现一封广告信件的时候，你还会拆开它仔细阅读吗?不幸的是，很多人在处理电子邮件的时候，就是这样做的。要想成为一名邮件忍者，我建议你从以下三种方式中任选一种：

一整天的时间都开着邮件收件箱，当邮件到来的时候随时进行处理。这样做的好处是能够第一时间对邮件进行回复，但是当你需要深度思考的时候，经常会被打断，难以集中精力。

每隔2-4个小时查看一次邮件，然后进行处理和回复。

让助理或是虚拟助理帮你整理邮件，为重要的邮件添加旗标。如果你选择让助理来帮你处理邮件，你需要事先建立一个私人收件箱，让一些私密性较强的邮件进入这个需要额外验证才能打开的收件箱，以免出现隐私泄露。这种方式也能帮你节省大量的时间。

如果你没有私人助理，那么我建议你采取第二种方法，它让你能够只在必要的时候将精力用在处理邮件上，将宝贵的时间和精力放在其他需要立刻完成的工作上。要知道，经常性的转移注意力，会让你所有的工作都无法做到最好，最后成为一个平庸的人。

小提示：如果一封邮件到来之后，回复其内容需要花费你2分钟以下的时间，那就立刻回复;如果回复和处理所需要的时间超过2分钟，那就先将手头的工作完成，之后再处理邮件。当你采取了这样的做法之后，你就能够在保证完成好手头的工作的情况下，合理处理邮件。每天大量的电子邮件也就不会像以前一样让你感到焦头烂额了。

另外，很多创业者都曾经对我说，掌握Gmail中的快捷键使用，能够帮他们节省30%的邮件处理时间，因此如果可能的话，你也应该记住这些快捷键。Gmail还有一项功能，那就是让你在发送邮件之后，立即将邮件进行归档。这个功能我也非常喜欢，至少能够保证收件箱的整洁有序。

最后，你也可以试试一个名为TextExpander的软件。这是一个文字扩展工具，它通过预设规则，让用户只需要通过输入简短的字符，就可以自动将其替换成大段的文字、符号、代码、图片等内容，为用户节省大量无谓的键盘和鼠标点击。除了TextExpander之外，市场上还有一些其他的类似软件。

3. 管理精力

离现在不太长的时间以前，人类平均每天要步行12英里，而现在我们每天几乎都在坐着。我们坐的时间太长了。这对我们来说很不利，很多研究都指出，久坐已经成为了我们这一代人最大的健康危害之一。如果你在一家科技企业工作，这意味着你每天坐着的时间平均达到了9.3小时，比你睡觉的时间还要长。我们是人类，人类是需要运动的。运动对健康来说是必不可少的一个组成部分，也是提高我们工作效率的一个好方法。运动不一定非要到操场上狂奔，在办公室里，你一样可以运动。

例如最近大火的7分钟锻炼法，它让你在7分钟的时间内完成12项锻炼。而且据《纽约时报》报道，这种锻炼法效果很不错。如果你忙到连这7分钟都抽不出来，你可以试试下面这几种方法。

散步会议

几乎所有人都参加过1对1会议。与其坐在会议室或是咖啡厅里与对方谈话，不如去花园里边走边聊，这样即能解决问题，还能健身，而且还能拉近与对方的距离，让无聊的会议变得有趣一点。

站立式办公台

研究指出，这种站立式办公桌，能够有效降低心脏病和癌症的患病率，而且还能让使用者心情变好，提高反应能力。如果你觉得光站着还不够，市场上还有一种移动办公桌，让你可以一边走路一边办公，你可以试一试。小提示：注意安全。

管理精力不仅仅是进行锻炼，它的核心是要你了解自己的精神节奏。我们都知道一个名叫睡眠节奏的东西，调整好自己的睡眠节奏，能够让你获得更多的深度睡眠时间，让睡眠质量变得更高。同样，精神也有节奏，在一天中，总有那么几个小时是你注意力最集中的时候，你应该了解自己的精神在一天当中的哪个时段达到最高峰，并且用这段时间去完成最重要的工作。

以下是一位CEO的时间安排：

8点：研究项目

10点：查收邮件、例议

12点：午餐

1点半：战略会议

3点半：新品会议

5点半：邮件、总结笔记

7点：晚餐、个人时间

研究显示，大多数人在早上的时候创新能力最高，因此这位CEO利用了早上的时间来进行最重要的项目。另外，这位CEO选择在晚上快下班的时候处理电子邮件。另外你要注意的是，在完成一个工作之后，开始下一个工作之前，你应该给自己设定一段休息时间，这样你才可以在一天中的所有时间中都保持比较充沛的精力。

休息也是工作的一部分，我们的身体需要休息。在休息的时候，你可以选择去散散步，或是听听舒缓的音乐，与办公室中的其他人聊一聊天，了解以下他们在工作之外的时候都做些什么。最重要的，就是要做一些与工作无关的事情。

4. 制定工作手册

如果你做的一件事情，重复了3次以上，你就应该将这件工作的过程详细记录下来。因此你需要制定这样一个工作手册，你也可以将这份手册分享给公司中的其他人，这样他们就可以按照你最希望的方式进行工作了。要知道，如果你的下属没有得到你的帮助，当遇到困难的时候，他们就会不断来向你进行请示和询问，这也会占据你大量的宝贵时间。

这就是Uber实现快速成长的原因之一。他们如今已经进入了世界各地超过70个城市，而且还在不断扩张。每进入一个城市之后，他们就会记录下他们为进入这个城市所做的一切工作。在准备进入下一个城市之前，他们需要做的，只是参考以往的经验，再进行相应的微调就好了。他们的这份工作手册，就像是每个城市大门的钥匙一样，使得他们不用进行无谓的重复劳动。

“完成了伟大事业的人，都喜欢将自己做的事情写在纸上。初创企业也应该一直这样做。”

我所见过的所有在扩大规模方面获得成功的初创企业，都会在企业的初期阶段，就系统化整理他们的工作和核心程序，随着这些企业的不断成长，他们也都将这种工作变成了他们的习惯。

5.提高外部会议效率

有多少次你遇到了这样的情况：你与一位重要人士进行会面，但是在会议之后，你发现你没有能够从对方那里获得什么宝贵的信息，也没有能够与对方建立起良好稳定的关系?在与商业发展合作伙伴或是客户的会面中，你都有可能遇到这个问题。有些话也许你不喜欢听，但是事实就是如此，你并不了解对方。在进行了一次失败的对话之后，想要扭转对方对你的印象，是一件非常困难的事情，因此你必须“一击致命”。

要想完成这个目标，你必须要了解对方在工作中最大的困难和挑战。

如果你不了解他们的困难，你就必须要开口询问。假如你是一家B2B领域的企业，你的客户最大的诉求是什么?你的企业如何能够满足他们的诉求?

“我们当中有多少人能够马上说出我们的核心客户所面临的最大的3个困难?”

在这样的会面中，你如果想要得到最大化的效果，就必须在私人层面和专业层面上都进行努力。除了了解对方工作中的需要，你还应该与对方建立起私人关系。例如问问对方下次假期的时候要去哪里度假。对方回答之后，暗暗记在心里，然后在会议结束之后尝试进一步接触。例如，如果对方表示自己想要去骑行，你可以制定一个优秀的骑行路线，然后发给对方。这样你就有机会与对方建立起更加深化的私人间的关系，这样的努力，能够让你从花费在外部会议上的大量时间中获得回报。

6. 提高内部会议效率

初创企业经常会开内部会议。有的时候这些会议的数量已经超过了你所需要的数量。你应该减少会议次数，转而提高会议效率。你不用每一次在对应用进行日常升级之前都把所有团队成员叫来开一个会。你需要的只是将目标写下来，放在Google Doc上，让所有团队成员每周查看一次就可以了。

永远不要在找到解决办法之前离开会议。

当你开会是为了做出一些决定的时候，你就必须尽快做出决定。要想提高初创企业内部会议的效率，你就应该做到找到正确的数据、正确的团队成员，然后马上做出决定。

如果你要做出的决定不是那么重要，那就应该坚持这样的做法。如果你要做出的决定将左右企业的发展方向甚至是生死存亡，你就要叫来你的顾问和董事会成员。如果只是一般的决定，那就自己做决定，然后去执行。最为一家初创企业，你最大的优势，就是由于企业规模较小，执行力较强，可以随时进行快速的调整。

7. 善用助理

科技让我们的效率变得更高，但是科技也有局限。因此，聘用一个优秀的助理，就成为了一个很有必要的投资，办公室助理以及远程助理，都能够帮助你节省下很多时间。

TaskRabbit等虚拟助理技术在处理具体任务时作用非常强大。然而，这些工具无法理解你的想法，也无法帮你做出判断。

如果条件允许的话，你可以聘请一位全职助理，让他/她帮你处理一些事物。助理的作用比你想像的要强大的多。他们不单可以站在你的立场上为你出谋划策，他们还可以为你提供许多其他的帮助。如果你没有聘请全职助理的条件，你可以尝试一些公司推出的助理类服务。市场上有很多这样的服务，而且价格也比较合理，例如Prialto，他们可以帮你解决很多事情，例如预定和发送礼品、记录你的口述内容、安排会议安排等。

尤其是记录口述内容和语音转文字服务，这种输入方式是一种很好的提高工作效率的做法。我推荐你们安装一个名为Voxie的应用，在打开这个应用之后，你可以对设备进行语音操控和语音输入。例如，当你需要发送邮件的时候，你可以直接对着设备说：“给Chris发送邮件”，然后说出邮件内容，这个应用可以将你的语音转化为文字，你需要做的，只是点击发送按键就可以了。这种应用可以省去大量打字的时间，尤其是在智能手机这样的小屏幕上，打字有时会花费很长的时间。

8. 调节团队心态

我最近遇到的效率最高的CEO对我讲述了他的“踱步管理方式“。顾名思义，他经常会在办公室内来回走动，然后突然停下来与团队成员进行对话，这种对话有时是一对一的，有时则是小组讨论。他会问团队成员如下几个问题：

• 是什么因素降低了你的效率?

• 你的障碍是什么?我能不能为你提供帮助，移除这些障碍?

• 如果你愿意的话，哪些资源或是工作方式能够帮你提高效率?

我建议你也应该问问你的团队这些问题，并且切实的为他们提供帮助。而且，如果你想让他们提高效率，你应该先以身作则，提高自己的效率。你要为员工提供必要的帮助，让他们在单位时间内完成质量最高的工作。

在很多时候，你的员工会出现这样的问题：由于害怕新的软件功能无法达到预期的效果，而使他们畏首畏尾，停滞不前。在这个时候，你应该问他们这个问题：新功能若是失败会给你带来什么后果?你要告诉他，如果200万用户中只有2个人发现了新功能的缺陷，那就不要害怕。你要为员工进行减压。作为一名管理者，有时为员工减压是最值得你花时间去做的事情。

无论你在进行什么工作，你都应该考虑80/20原则。也就是说，用80%的时间去做最重要的工作，剩下的20%用来处理重要程度较低的工作。你还要调节团队的心态，不要总是试图追求完美。有太多的初创企业员工，尤其是软件工程师，都希望在最初的时候将一切做的尽善尽美。但是你需要的不是完美，而是效率和速度。

如果你在工作中注意到了以上8点，你就能挽回那被你浪费的70%的工作时间。你可以在参加会议和处理邮件上少花一些时间。最重要的是，你将可以重新开始改变世界。