关注这几点,远程办公不犯迷糊

受疫情的影响,很多公司选择了延期开工,即使开工也是远程办公,我所在的公司也不例外。今天是第 1 天办公,因为和现场办公体验不一样,现总结几点觉得可以提升远程办公效率,现与各位交流讨论。

提前做功课很有必要

在决定全员远程办公前,公司的管理层开了好几次会议,动态规划了好几种方案。这真的算更新的比较频繁,但考虑到特殊情况这也是没有办法的事情。

实际上,真正实施的一天过去了,效果还不错。

我觉得和提前做功课有很大关系。

我们都知道,凡事预则立,不预则废。

这说明计划的重要性。

为了准备新年后的开工,我们是这样做的。

  1. 计划(根据当前的情况动态计划复工的形态)。
  2. 梳理(每天进行所有员工的健康状态确认、办公软硬件环境统计)
  3. 宣贯(将各项规定、会议文件更新到群组,各级组织向下传递并做详细解读)。
  4. 监控(确认员工对于信息的理解程度,防止理解偏差)

试想一下,如果没有提前去计划这些事情,那么复工的时候,大家会有些恍惚,毕竟人都是惯性动物,在一种精神状态待久了会比较难转移到另外一种状态。

本节的内容,说专业点就在于尽量提高信息的编码、传输、解码过程的处理效率。

任务的时间粒度

这一节是关于个人效率的。

因为远程办工,公司要确保每个人的实际产出,这反而不如平时上班那么自由。

因为平常上班时,我们拟定一个工作任务也许需要持续几天。

但如果远程上班时,这样做不怎么合适。

所以,我们团队的采取的方式是尽量拟定每天可以完成的任务。

并且每天的任务也可以再细分。

比方说,如果你一天拟定一个比较大的任务,而上班有 8 个小时,也许在某几个小时内你会比较空闲和焦虑,而其它时间又感觉很紧凑,这就是任务的时间颗粒度太粗了。

你可以把一天的任务再细分到上午或者下午,甚至每个小时。

给每天列一个 To-Do 清单,可以有效防止焦虑。

关于专注

专注也是关于个人效率的。

我们都知道,人是很容易走神、思想开小差的,尤其是脑力劳动者,长时间走神后,会突然惊醒,然后随之而来的是内心的歉疚和罪恶感,及它们引发的巨大空虚感。

提高专注度有个小窍门,就是运用番茄时钟工作法。

  1. 番茄时钟以 25 分钟为一个周期。

  2. 周期开始前可以深呼吸,喝一口水。

  3. 在番茄时钟运行期间,保证自己不被打断。

  4. 如果被打断,结束这个时钟。重新开始。

  5. 如果正常完成,就在本上记录一笔。

  6. 一个番茄时钟结束后,适当放松 5 分钟,轻松一下,迎接下 1 个时钟。

  7. 一天结束时,可以简单复盘一下,看看今天完成了多少个番茄时钟,看看被打断了多少个,以此,按照实际需要更新一下明天的计划。

番茄时钟的好处在于 25 分钟刚刚好。太长了容易分神,太短了进入不了状态,干不了活。

当然,每个人的精神状态不一样,你可以根据实际情况调整时钟的时长。比如,我自己状态好时,一个番茄时钟可以长达 2 小时。状态不好时,15 分钟都很难受。

起初,不习惯,慢慢执行时会发现这个很管用。

远程办公的生态和形态

马老板的企业在 17 年前起步。

然后钉钉在这段时间也非常火热。

很多东西是困难,也是机遇。

目前远程办公,运用到的软件很给力,虽然暴露了很多问题,但总体上是非常棒的,我们不能把重心放在这个上面。

远程办公的会议管理、屏幕同步、在线直播、文件在线编辑协同让我意思到平常工作当中很多冗余的步骤是可以精简的。

当然,远程办公只是特殊时期的一个非常态,但另外一方面来讲,如果未来社会高速发展,这种远距离协同生态会发展的越来越凶猛,甚至会出现翻天覆地的变化。

过去我们解放手、解放腿、解放眼睛,现在解放空间,个人认为当前的形态并不完美,但不会因此阻碍历史的车轮滚滚向前,未来会越来越好,这离不开软硬件技术的变更,通信方式的蜕变,及众人的协力。

希望我们可以早日战胜困难,世界会变得更美好。

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